系统维护手册样例.doc

海南海航航空信息系统有限公司海南海航航空信息系统有限公司 XXXXXX 项目项目 系统维护手册系统维护手册 海南海航航空信息系统有限公司海南海航航空信息系统有限公司 文档版本：V2.01 文档日期：2005 年 07 月 21 日 文档名称：XXX 系统维护手册版本： 1.0 文档编号：日期: 2019-03-01 密级：秘密 ?海南海航航空信息系统有限公司 版权所有 第 2 页 共 14 页 本文件中出现的任何文字叙述、文档格式、插图、照片、方法、过程等内容，除另有特别 注明，版权均属海南海航航空信息系统有限公司所有，受到有关产权及版权法保护。任何 个人、机构未经海南海航航空信息系统有限公司的书面授权许可，不得复制或引用本文件 的任何片断，无论通过电子形式或非电子形式。 版本记录版本记录 版本版本编编号号版本日期版本日期修改者修改者说说 明明 文档名称：XXX 系统维护手册版本： 1.0 文档编号：日期: 2019-03-01 密级：秘密 ?海南海航航空信息系统有限公司 版权所有 第 3 页 共 14 页 目目 录录 1.1.主机配置主机配置.4 2.2.系统安装和配置系统安装和配置.4 3.数据备份数据备份.5 4.4.系统维护说明系统维护说明.6 5.5.故障解决经验故障解决经验.12 文档名称：XXX 系统维护手册版本： 1.0 文档编号：日期: 2019-03-01 密级：秘密 ?海南海航航空信息系统有限公司 版权所有 第 4 页 共 14 页 1. 主机配置 （包括一台发布服务器和一台数据库服务器）（包括一台发布服务器和一台数据库服务器） （一）（一） 发布服务器发布服务器 (1)发布服务器配置如下： 主机型号： IBM X255 CPU： 主频 XEON DP 1.4GHZ 2 内存： 2G DDR 硬盘： 36.4G2(RAID1)+36.4G2(RAID5) 磁盘阵列： 36.4G9 (RAID5)(分成 80G、90G、100G 三个逻辑盘，与主 机通过百兆光纤连接) 磁带机： IBM 20/40G 网卡： 10/100M/1000M 自适应网卡 主机名： hoasrvhk03 IP 地址： 10.2.1.77、10.2.1.86（在一张网卡上配置两个 IP 地址） 操作系统：windows 2000 server advance （二）（二） 数据库服务器数据库服务器 主机型号：HP LH6000 CPU： PIIIXEON 2 内存： 1280M 硬盘： 18.2G4(RAID5) 磁带机： HP 8G 网卡： 10/100M/1000M 自适应网卡 主机名： hoasrvhk01 IP 地址： 10.1.1.69 操作系统：windows 2000 server advance 2. 系统安装和配置 （一）（一）发布服务器发布服务器安装和配置安装和配置 1、 打 SP4 系统补丁及各安全补丁 2、 发布程序路径： D：group_oa D：group_oa_history D：minsheng_oa 文档名称：XXX 系统维护手册版本： 1.0 文档编号：日期: 2019-03-01 密级：秘密 ?海南海航航空信息系统有限公司 版权所有 第 5 页 共 14 页 3、 公文呈报件存储路径： E： (呈报件按年、月、日分类分别存放在不同文件夹中) 4、 ODBC 配置：在系统 DSN 中建立名称为 HNA_OA 和 HNA_OA_HISTORY 的数据库连接，连接到数据库服务器。 5、 注册组件：将组件 hnasoa.dll 拷贝到硬盘上（例如 c:upload 目 录），然后在运行中输入 regsvr32 c:uploadhnasoa.dll 。 注：注：“c:uploadhnasoa.dll”“c:uploadhnasoa.dll”为组件所在的绝对路径及组件名称为组件所在的绝对路径及组件名称 （二）（二） 数据库服务器安装和配置数据库服务器安装和配置 1、打 SP4 系统补丁及各安全补丁 2、安装 SQL SERVER 2000 数据库 3、公文流转系统数据库：hnair_oa、HistoryOa（归档数据库） 3.数据备份 （一） 发布服务器备份 备份内容备份介质备份策略 D：group_oa D：group_oa_histor y D：minsheng_oa E： 硬盘、磁带 硬盘全备份每天覆盖保存；磁带全 备份每天 1 盒（共 14 盒，循环保存 两周） （二） 数据库服务器备份 备份内容备份介质备份策略 hnair_oa 数据库硬盘、磁带 硬盘全备份每天覆盖保存；磁带全 备份每天 1 盒（共 14 盒，循环保存 两周） HistoryOa 数据库硬盘、磁带 硬盘全备份每天覆盖保存；磁带全 备份每天 1 盒（共 14 盒，循环保存 文档名称：XXX 系统维护手册版本： 1.0 文档编号：日期: 2019-03-01 密级：秘密 ?海南海航航空信息系统有限公司 版权所有 第 6 页 共 14 页 两周） master 数据库硬盘硬盘全备份每天覆盖保存； 4. 系统维护说明 （一）简单系统原理：（一）简单系统原理： 通过公司的内部网络，将传统的人工公文呈报方式改为网上传递， 加强文秘的管理职能，缩短公文流转时间。 （二）系统主要模块简单说明（二）系统主要模块简单说明： 公文呈报： 按照公文的样式分类：目前有发文稿纸、呈批单、合同、采购审批表、 出差审批表、出国审批表、请假审批表、印刷品制作申请表、礼品宣传 品申请表，主要功能是将用户输入的信息提交至数据库中。 用表格表示的对应关系如下表所示： 公文类型所在类别 发文稿纸所有类别 呈批单所有类别 合同财务类 采购审批表采购类 请假审批表人事类 出差审批表人事类 出国审批表人事类 印刷品制作申请表行政类 礼品宣传品申请表人事类 文档名称：XXX 系统维护手册版本： 1.0 文档编号：日期: 2019-03-01 密级：秘密 ?海南海航航空信息系统有限公司 版权所有 第 7 页 共 14 页 公文签发：系统每隔 2 分钟检索数据库，将需要签批的文件显示 在页面上，主要显示、内容摘要、提交部门、提交人、提交时间、 类型、机密等级）。 公文跟踪：追踪公文流转情况，所有与该公文相关的人员都可以 追踪公文的流转情况(trace.asp)。普通员工和领导看到的是： 我呈报的公文、我签发的公文；文秘分为公司文秘、部门文秘、 处室文秘三类，分别跟踪相关的公文，文秘看到的是：本部门呈 报的公文, 外部门呈报的公文, 我签发的公文；领导秘书看到的 是：我呈报的公文，我签发的公文，领导签发的公文；机要员看 到的是：我呈报的公文，我签发的公文，领导签发的公文，机要 跟踪。 公文查询：主要按照标题、我呈报的公文、我签发的公文、分发 给我的公文、时间、公文类型查询，返回结果为：类型、标题、 公文编号、提交人、提交日期。流转没有结束的公文无法在此查 询。 待办公文：通过页面 do.asp 来显示需要您参与的公文，查看结 束后系统将自动把该公文标为已读，并将公文转入公文查询页面 query.asp 中。 公文统计：该模块是根据集团办公室的要求开发的，通过相关的 公式对集团决策和执行层领导的公文审批情况进行汇总和分析， 同时能够随时监控相关领导超过审批时限的公文，通过短信提醒 功能进行催办。通过该模块可以统计相关领导的审批工作量和效 率，同时可对公文流转系统的一些运行指标进行统计，积累相关 的数据。目前设置的统计功能包括： 文件总量统计：统计某时间段内公文流转系统审批结束的文件总量； 分类文件比重：统计某时间段内结束的各类文件的数量以及该类别结束 文件占所有结束文件数量的比例； 文件流转率：按月统计每月最后一天流转的公文与当月结束流转公 文的比率； 样本文件处理率：统计集团决策层及执行层领导每月决策公文的数量和 所占比例； 文档名称：XXX 系统维护手册版本： 1.0 文档编号：日期: 2019-03-01 密级：秘密 ?海南海航航空信息系统有限公司 版权所有 第 8 页 共 14 页 样本分类文件处理率：统计集团决策层及执行层领导每月决策分类公文 的数量和所占类别比例； 样本文件过手率：统计集团决策层及执行层领导每月参与审批并已结束 的公文数量和所占比例； 样本分类文件过手率：统计集团决策层及执行层领导每月参与审批并已 结束的公文数量和所占类别比例； 超时审批公文统计：统计并列出集团决策层及执行层领导当前未审批的 超时公文； 月度超时审批统计：统计并列出集团决策层及执行层领导某月超时审批 的公文； 公文统计程序目录 D:grpup_oastatistic，公文统计的相关权限 分别在此目录的相关程序中添加。 审批时限功能： (1)、提醒设定标志 根据海航集团公文审批与管理规定：特急件收到后立即审 批，急件审核不超过 7 个工作小时，平件审核不超过 14 个工作小 时，合同、费用预算审核不超过 21 个工作小时，人事任免审核不 超过 28 个工作小时。 在审批提醒中，除特急件自始至终红色显示外，其他公文开始 为绿灯亮，时间过半后黄灯亮，超时后红灯亮。遇红灯才审批的， 在流转过程中红色显示“审批超时”。 (2)、提醒时限计算方法 1、公文流转审批节点的算法：以公文流转账号库所示组织为基准,自 本部门向外呈报的时刻开始计时，在后续的审批过程中，每个部 门、每位公司领导（包括助理）和集团领导视为一个审批节点。 2、公文流转审批工时的算法：工作日 8:30-12:00；13:30- 17:00(金鹿公务机有限公司为 9:00-17:30)。在工作时间以外或是 在公休日、节假日提交的公文，则从下一个最早的工时开始计算。 文档名称：XXX 系统维护手册版本： 1.0 文档编号：日期: 2019-03-01 密级：秘密 ?海南海航航空信息系统有限公司 版权所有 第 9 页 共 14 页 一般公文审批遇到公休日、节假日或跨越公休日、节假日，审批 时间相应顺延；急件、特急件的审批时间则不做顺延处理，仍按 工作日时间计算。 撤回、删除、查阅功能：所有人员均能把自己呈报或签发后的 公文做撤回操作；文秘可以把本部门或处室的所有未结束公文做 撤回操作；机要员可做连续回退操作。文秘和机要员具有删除本 部门或处室所有呈报的公文。只有领导和文秘可以查阅还在签批 中的公文签批意见。 （三）（三） 后台管理经常的维护内容后台管理经常的维护内容: : (1)添加删除账号程序：进入系统管理页面的“admin 添删帐 号”菜单，然后添入正确的内部网账号、姓名、岗位、排序号 （默认 999，数字小的排在本部门的前面，默认按岗位和姓名排 列）。若要删除某账号，只需选出该用户，然后双击确认即可。 (2)修改账号信息：进入系统管理页面的“admin 修改帐号” 菜单，在“内部网帐号”栏输入需修改的帐号，点击“查询”， 在弹出的页面可更改用户中文名、岗位、手机、序号以及单位信 息，管理员可无限次更新某人的单位信息。管理员在管理页面中 更改某用户单位信息后必须手工在 attachment 表 和 approval 表中更改该用户单位信息（company 和 sub_company 字段）。 （3）添加修改单位信息:若要添加新单位，把相应单位写入 company 表中，单位代码编号的原则为：前两位为公司代号，中 间两位为部门代号，后两位为处室代号，一定要确保 company_id 没有重复且按顺序增加, 公司的 ordernum 字段内容必须为 199 之间的数字，部门及处室的 ordernum 字段内容可以是 1999 之 间的数字。更改单位名称时，进入系统管理页面的“admin 公司 维护”菜单，点击“原单位名称”选择需更改的单位，在“新单 位名称”中输入新名称，点击“确定”即可。 管理员更改完单位名称后，还必须手工更改 attachment 表中 原单位人员的单位名称(company 字段)。 （4）上传领导签名程序：把相应已处理好的领导签名图像文 件（以内部网账号命名）分别拷到 D: :/group_oa/image、D: :/group_oa_history/image、D: :/minsheng 文档名称：XXX 系统维护手册版本： 1.0 文档编号：日期: 2019-03-01 密级：秘密 ?海南海航航空信息系统有限公司 版权所有 第 10 页 共 14 页 _oa/group_oa/image、D: :/minsheng_oa/group_oa_history/image 、目录下，同时在 personnel 表中，把相应人员中的 sign 字段设 为 1. （5） 更改设置领导秘书程序：相关的表为 secretary,把领 导的账号写在 lead 字段里，把他的秘书账号写在对应的 name 字 段里。这样，领导在公文签发时收件人里默认显示的是他的秘书， 同时，在公文跟踪里，领导所签发的文件其秘书都能跟踪到。 （6） 更改文秘账号程序：在 personnel 表的 kinds 字段中， 普通员工为 0，领导为 1，文秘为 2。在 other_kinds 中,公司文秘 为 2，部门文秘为 3，处室文秘为 4，领导秘书为空(null)。 （7）机要跟踪的设置:集团总部跟踪主要领导签发由 toplead 视图提供；海航股份跟踪主要领导签发由 toplead21 视图提供； 长安航空跟踪主要领导签发由 toplead2 视图提供；美兰机场跟踪 主要领导签发由 toplead6 视图提供；新华航跟踪主要领导签发由 toplead4 视图提供；山西航跟踪主要领导签发由 toplead34 视图 提供；集团办公室提供相关跟踪领导的设置资料，由管理员更改 相关视图中领导的账号。更改步骤：机要员设置在 personnel 表 的 trace_kinds 字段中，1 对应 toplead,21 对应 toplead2, 6 对 应 toplead6, 21 对应 toplead21， 4 对应 toplead4, 34 对应 toplead34, 相关内容在公文跟踪的机要跟踪中显示。机要员可连 续做撤回的动作。 （8）、节假日的添加维护：在审批时限中对节假日有相关的规 定，节假日写在 festa.inc 文件的 festa 字符中;不放假的周六、 周日也设置在 notfesta 字符中，(注意：festa.inc 文件中原来 的内容不要删除，只需继续添加新的内容即可)。 (9)每添加一个公司，需做一个公司名称图片（*.gif 格式,文 件名为 company 表中 company_id 编号的前两位（公司编号）， 并保存在发布程序 D:/group_oa/image/com、D:/group_oa_history/image/com、D:/minsheng_oa /group_oa/image/com、D:/minsheng_oa/group_oa_history/image/com 目录 中。 （四）、前台用户端常见的问题和解决（四）、前台用户端常见的问题和解决 文档名称：XXX 系统维护手册版本： 1.0 文档编号：日期: 2019-03-01 密级：秘密 ?海南海航航空信息系统有限公司 版权所有 第 11 页 共 14 页 （1）用户自己添加账号：有 E 网账号的用户若还未被加入 到公文流转账号库中，在他进入公文流转系统时，会有提示让他 自己添加公文流转账号库，登记自己的姓名、单位和岗位。 （2） 用户自己更新账号信息：当用户单位变更、岗位变化时， 可在点收件人后有一条“按此修改自己的账号信息”的连接，点 击后通过 updateme.asp 修改自己的单位、或岗位等信息。单位每 更改一次，在 personnel 表的 changetimes 字段中的数值将加一， 超过 3 次将不提供修改机会，需管理员把该值请空。注意：文秘 秘书类人员账号权限较特殊，不提供其直接更改自己账号信息的 能力，需她们发 email 给管理员，由管理员代其更改相关信息。 （3） 最经常的是用户端的浏览器未作以下设置：进入 Internet工具Internet 选项常规删除文件删除所有脱机 内容（在前面打上“”）确定设置（在常规中）选“每次启 动 Internet Explorer 时检查”确定确定。 如果用户端未作 好这些设置，有新公文时将不显示；已报出的公文在公文跟踪还 显示在本地；报出的公文标题发生变化（变成上一条公文的标题） 等问题。 （4） 用户点击附件时打不开，首先让用户看看附件是什么格 式的文件，用户端是否有打开此格式文件的工具。如用户端有打 开附件的工具仍打不开附件，可能是工具版本不一致造成，可让 用户将附件保存到本地后打开或换其他电脑试试其他版本的工具 是否可以打开附件。 （5） 如用户呈报公文时呈报件太大造成公文无法呈报，一般 是呈报件中带有图片，且图片占用空间较大，应让用户使用 photoshop 将图片缩小并保存成 jpg 格式的图片文件，再将图片导 入到 WORD 文档中重新呈报公文即可。 （6） 当用户反映就其使用不了公文流转问题时，可让他在另 外一台电脑上测试，若可以正常使用则是 ie 浏览器的问题。 （7） 其他问题请参考 E 网-教育栏目中的公文流转常见问 题解答（一）。 （五）、管理员常用存储过程（五）、管理员常用存储过程 （1）Clean_OaSpilthCode 文档名称：XXX 系统维护手册版本： 1.0 文档编号：日期: 2019-03-01 密级：秘密 ?海南海航航空信息系统有限公司 版权所有 第 12 页 共 14 页 hnair_oa 数据库存储过程，作用：将 attachment、approval、allot 表中的垃圾数据（update_flag 字段 not null）分别移到 attachment_del、approval_del、allot_del 表 中(已建立计划任务，每月 30 日自动执行一次，)。 （2） return_OaSpilthCode hnair_oa 数据库存储过程，作用：将 attachment_del、approval_del、allot_del 表中的数据分别还原到 attachment、approval、allot 表中。 (3)sp_collection HistoryOa 数据库存储过程，作用：将 hnair_oa 数据库中 结束三个月的公文记录移到 HistoryOa 数据库相应表中。（hnair_oa 数据库中的 attachment_bak、approval_bak、allot_bak 表中的相关 记录分别移到 HistoryOa 数据库的 attachment_bak、approval_bak、allot_bak 表中）(已建立计划任务， 每月 30 日自动执行一次，)。 (4)sp_resume_collection HistoryOa 数据库存储过程，作用：将 HistoryOa 数据库中的公文 记录恢复到 hnair_oa 数据库相应表中。（注：如果用户要求将结束后 的公文恢复流转，管理员先执行此存储过程将相应公文记录移到 hnair_oa 数据库，再由文秘恢复此公文流转。） (5) sp_Cooperate 作用：把公文流转系统 hnair_oa 库中公司、用户、可以使用图片 签名的用户同步到 HistoryOa 库（归档系统）中。(已建立计划任务， 每天自动执行一次)。 (6)存储过程执行步骤： 例：恢复 HistoryOa 数据库中 attachment_bak 表中 id 号为 19778 的公文恢复到 hnair_oa 数据库 attachment_bak 表中，具体操作为： 进入 SQL 查询分析器，输入并执行以下语句即可： execexec sp_resume_collectionsp_resume_collection id=19778id=19778 文档名称：XXX 系统维护手册版本： 1.0 文档编号：日期: 2019-03-01 密级：秘密 ?海南海航航空信息系统有限公司 版权所有 第 13 页 共 14 页 5. 故障解决经验 （一）系统（一）系统 BUGBUG 导致的故障导致的故障 （1）公文呈报 1 1、 呈报公文时提示“公文无法提交”，公文接收人也接收不到公文，但 呈报人在公文跟踪中却可以跟踪公文，点击公文标题提示“”，检查 公文呈报表（attchment）可以看到此公文记录，但公文流转过程表 (approval)或其他相关表（例：呈报采购立项申请表时的 stock 表) 中没有此公文记录。 解决：要求用户参照解决：要求用户参照 E E 网网- -教育栏目中的教育栏目中的公文流转各类公文字段长公文流转各类公文字段长 度说明度说明检查各字段长度的允许范围，然后在各字段长度允许范围内检查各字段长度的允许范围，然后在各字段长度允许范围内 填写公文呈报内容。填写公文呈报内容。 （2）公文签发 1、用户在公文签发过程中上传附件，后又不想带附件撤回重签发，但 数据库中仍记录附件路径，导致附件撤不了（无论哪种类型的公文） 。 解决方法：手工在数据库中清除附件上传记录。解决方法：手工在数据库中清除附件上传记录。 2、公文撤回出错，会出现以下情况之一： （i）attachment 表 update_flag 字段被屏蔽，造成除呈报人外的其他 人不能跟踪文件，但签发人可以正常签发。 解决：手工清除解决：手工清除 attachmentattachment 表表 update_flagupdate_flag 标志。标志。 (ii)approval 表 underwrite 、dodate 字段没正确更改，造成公文撤 回人看不到公文，无法继续签发。 解决：手工更改数据库解决：手工更改数据库 underwriteunderwrite 、dodatedodate 字段。字段。 3、公文屏蔽功能在 windows2000 系统中登录域能正常使用，但在 windows 98 系统中必须不登录域才能使用。 解决：如用户确实屏蔽不了，可手工在解决：如用户确实屏蔽不了，可手工在 approvalapproval 表中屏蔽表中屏蔽 （hide=0hide=0）。）。 4 4、有时某些用户可以连着签发同一个公文两次，造成记录重复。 解决：手工在解决：手工在 approvalapproval 表中屏蔽删除多余记录（在相应记录的表中屏蔽删除多余记录（在相应记录的 update_flagupdate_flag 字段标上删除者帐号）。字段标上删除者帐号）。 5 5、用户帐号删除或更改单位信息后，正在流转的 approval、attachment 表中的单位信息没有相应改变，造成公文无 法继续流转。 解决：手工更改解决：手工更改 approvalapproval 表、表、attachmentattachment 表中的相应用户的单位信表中的相应用户的单位信 文档名称：XXX 系统维护手册版本： 1.0 文档编号：日期: 2019-03-01 密级：秘密 ?海南海航航空信息系统有限公司 版权所有 第 14 页 共 14 页 息，如