接待管理办法

中商风轮轮胎有限公司 接待管理办法标准编号：ZSFL/C（Q)-ZJB-004版次V1.0生效日期： 年 月 日第 6 页 共7页密级编制审核批准日期日期日期修 改 记 录序号版次修订日期修订部门/人员修订内容生效日期文件会签栏文件签收栏发文部门部门会签人岗位收文人发文日期办公室办公室文控识别印位营销部营销部财务部财务部采购部采购部质量控制部质量控制部人力资源部人力资源部设备能源部设备能源部生产管理部生产管理部技术研发部技术研发部安全管理部安全管理部1目的:为了明确和规范公司各部门在对外接待中的责任和行为，提高接待质量、树立企业形象，特制定本管理办法。2 适用范围 本标准适用于公司对外接待事务。3 执行程序31办公室为公司对外接待管理的归口部门，负责公司重要对外接待业务的审定、筹划、安排及公司所有对外接待工作的审核、认定、监督、检查、考核，促使对外接待工作朝规范化、标准化、优质服务化的方向运作。32对于与公司具体部门重要业务往来或职责范围内的对外接待事务时，相关部门需预先向办公室报送有关信息，提出并制定相应的会务计划与接待要求，并按要求填写对外接待申请单。办公室将根据来人情况，核定其接待标准，统筹落实相应的责任部门。对在接待过程中,未进行申请的部门或个人,所有接待产生的费用自负,并追究其责任。33 重要接待业务对象331 政府高级官员(处长及以上)。332 境外客人以及重要合作单位高级代表。333 知名人士(政党、社团负责人或重要人物、知名民主人士)。334 记者或传媒界有影响人士。335 行业主管部门重要人员（对公司业务具有重要影响）。34 对外接待办理流程:联系部门向主管部门提出申请办公室审核来宾身份,确定接待对象一般接待对象非接待对象重要接待对象确定接待标准并通知申请部门通知申请部门办公室统一安排申请部门配合具体接待工作1. 确定接待时间,编定会议安排2. 申请部门提交会议或接待的具体内容2. 安排必要的人力和物力资源 4. 确定接待人员5. 确定有关接待人员 6. 通知相关部门人员 与参观人事员最后确定安排项按照拟定的计划实施根据执行情况,及时跟进计划执行结果评价与意见反馈3.5 对外接待申请单见附录。接待当事人根据具体情况，判断是否需要接待或招待，并填写公司规定的“对外接待申请单”，由部门负责人签字同意后，办公室审核通过后，作为费用结算的重要依据。严格遵守“先填表后接待”的原则。3.6 对于公司重要对外接待业务时，由办公室负责承办，相关部门按照各自的职能履行相应的职责，配合做好具体的工作。4 接待管理4.1 本公司有关客户、供应商、融资方以及其他外部关系者的交际费、接待费和招待费（以下简称“接待费”）的开支一律按本规定执行。4.2 有关接待费的申请、批准、记账、结算等，一律按本公司内部控制流程和本规定的相关要求办理。凡不按规定办理者，任何对外接待与交际的开支费用，公司一概不予承担。4.3 公司一切外出接待活动，均由办公室承办，原则上其它部门人员不直接参与或独自承担接待工作，如遇特殊情况时，经由总经理或公司主要领导批准后，方可由其它人员承办。4.4 公司所有人员，一律按本规定执行，不得擅自或任意动用接待和交际费用开支。但本规定允许业务接待人员委托代理人办理必要的手续。4.5 使用接待费注意事项4.5.1 业务接待费支出项目与接待用途及目的一致。4.5.2 合理接待，有效使用经费开支。4.5.3 严格审核每一次接待任务与接待方式。4.5.4 对重要的接待对象要设立接待卡，详细记载其嗜好、兴趣与特点等。有关接待卡的填写由归口部门填写好后,报总经理工作部备案(接待卡见附表)。4.5.5 接待的目的按下列原则分类，并在“接待申请”上写明规定的“接待目的”。(1) 招待新交易伙伴；(2) 销售收入提高后的致谢；(3) 出访时的请客；(4) 来访时的招待；(5) 接纳各种建议后的致谢；(6) 达到各种目的后的致谢；(7) 重要的节日或庆典；(8) 庆祝合作关系的建立；(9) 其它事由。（备注）4.5.6 接待按对象、目的以及场合，分为以下三档：（住宿及就餐安排的具体标准）A档（特别重要和重大的接待）；B档（比较重要和重大的接待）；C档（一般的接待）。46 就餐标准： A档:费用按实结算B档：按每人每餐60-100元结算； C档：按每人每餐30-60元结算。 4.7 在每次接待任务实施之前，当事人必须提前向接待主管部门提交对外接待申请，按照公司审批流程批复后，方可进行。接待工作结束后三个工作日内，当事人应及时办理接待费用的结算清理，如果没有收据或开支凭证，一切费用由本人承担。逾期将不予授理（特殊情况，如出差逾期的需及时向部门主管请示予以签字证明)。5 其他5.1 本制度由办公室制定并负责解释。5.2 本制度自下发之日起实行。附录1： 对外接待申请单 （级别 ）来宾时间安排日期单 位国 家接待目的人员姓名/职务/性别人 数申请部门相关部门主管部门接待方式开始时间：需要准备物品清单数量需要准备物品清单1728394105116其他（请详细说明）费用预算：召集人电话：传真：主办部门电话： 传真：宴请安排：早餐：时间 地点 午餐：时间 地点 晚餐：时间 地点 交通安排（分类说明）：其它事项说明(来宾的饮食习惯):住宿安排（分类说明）：下榻酒店：订房天数： 共 天（ ）订房标准：单间 /间 双人间 /间 豪华间 / 间主管部门意见:批准：接待室管理几项细则：1、 环境管理1、时刻保持会客厅地面及桌椅的清洁，做到一尘不染，及时清理客人遗留的毛发、尘土及垃圾等，保持所有设施设备的整洁。2、保持物品的协调整洁，及时归位。3、保持环境的清新、气温适宜、光线自然。4、随时准备好所需物资，如茶叶、茶杯、一次性水杯、热水、冷饮、糖果、水果、纸、笔、宣传册等。4、客人走后及时清洗茶杯并归位。5、饮料及食品管理： A、物料准备充足，随时补充。 B、来访客户的消费及时登记在客户消费登记表上，据实