公司印章管理制度A0.docx

文件名称文件编号页码 3 / 3公司印章管理制度文件号: Q/JZL-AS005-2014行文单位:类别:管理标准密级:机密版本号：A0编制: 审核:复核:批准：熟读 背诵页码:1/3日期:日期:日期:日期:可阅范围:生效日:1. 目的为加强公司印章管理，规范公司印章的刻制、发放、保管、使用，以及停用和作废，特制定本制度。2. 适用范围本制度适用于公司及所属、托管各单位印章管理。3. 应用名词3.1 印章：本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。3.2 公司公章：公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。3.3 公司业务专用章：代表和行使某项专业内容和权力的印章，包括人事章、行政章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等。3.4 法人章：刻有法定代表人的名字具有法人效应的法人专用章。由财务部出纳保管。主要用于公司法人代表授权书；银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。3.5 财务专用章：由财务经理保管。主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用。3.6 合同专用章：由印章管理员保管。主要用于公司各类合同的确认用印。4. 职责4.1 档案室：4.1.1 负责公司印章制作申请、备案以及使用记录资料的存档。4.1.2 负责公司印章的保管和批准后盖章、借用执行及监管。4.2 各业务部门负责公司业务专用章的管理：人事部负责人事章的管理，行政部负责行政章的管理，财务部负责财务专用章、发票专用章的管理。4.3 合同签订部门：负责合同盖章的申请以及合同签订完成后送档案室存档。5. 重大管理权限5.1 档案室负责公司印章的管理。5.2 各业务部门负责公司业务专用章的管理。5.3 档案室负责公司印章档案资料的管理。6. 管理内容6.1 印章的申请6.1.1 公司公章、合同章、法人章、财务专用章和发票专用章在公司注册时，由注册办理人员或指定人员按国家规定办理。6.1.2 必要的业务用章：业务专用章、财务、人事、采购、验收等业务部门专用章由需刻制印章的部门负责人提出申请，填报OA印章刻制申请单，写明印章刻制申请部门、经办人、印章名称、用途，并在印章刻制申请单后附印章样式示意图。将填好的印章刻制申请单根据不同类别的印章分别报批同意后，交由行政部处理。6.2 印章的刻制公司印章的刻制由行政部统一负责，行政部接到批准后的印章刻制申请单，到有资质单位刻制，刻制标准应符合国家相关规定。6.3 印章的废止6.3.1 公司印章在受到散失、损毁、被盗的情况时，各管理者应迅速向印章管理员递交说明原因的报告书，报告书须经部门负责人和运营长确认，行政部根据法律法规及批示办理。6.3.2 由于机构变更或其他原因废止的印章，由使用部门及时将经运营长批准的报告书及印章交印章管理员处理。除特别需要，由印章管理员将废止印章保存三年，然后在征得原使用者的意见后再行处理。6.4 印章的登记申请刻制好的印章应在印章管理员处进行登记。印章管理员应将每个印章戳记印章登记表内并留样保存，以便备查，连同印章申请、采购单据复印件、刻章单位的资质复印材料建立公司印鉴档案，并将此档案永久保存。6.5 印章管理要求6.5.1 公司印章应该由总裁办负责进行统一监督管理，但是公章、财务章和法人私章必须分开管理。印章使用必须严格做到“严格手续，认真审阅，详细登记，盖章正规。6.5.2 印章管理员具有允许使用、监督、保管等多重责任与权力，但印章保管人无独立使用权，因此印章保管人对未经签批的文件、合同等进行用印的，印章保管人对本文件、合同的内容承担主要责任，并视情况承担法律责任。6.5.3 印章管理人离岗时，应将所管印章移交给指定代理人，不能出现因离岗而造成的盖章的空档，而造成工作的延误。批定代理人的确定需经运营长同意。6.5.4 对批准带出公司使用的印章，只准用于批准的事项，在盖章前须先将须盖章材料以传真、发电子邮件等方式给部门最高负责人及运营长确认后，方可盖章。回公司后需提交盖章材料再次确认并向批准负责人和印章管理员提供盖章材料复印件一份。6.5.5 印章管理人员应在盖章前检查所盖章内容是否与签发的原件相符，如有错误等不相符的应拒绝盖章；对不符合规定的和不经主管领导批准的文件、合同等，印章保管人有权拒印。6.5.6 严禁在空白合同、协议、证明、介绍信、空白纸等上盖章。6.5.7 因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须经公司运营长审批并及时归还。6.5.8 如个人需开具个人相关在职证明、工资证明等各类资料时，需由部门负责人及人力资源部签批后方能使用，但如涉及到个人经济担保时，原则上一律不予证明，其不良结果由签批人与保管人视情节共同负责，个人经济证明时需注明用途，并由个人出具签名的使用保证书，公司不承担担保责任，由此产生的后果公司不予承担。6.5.9 所有印章的使用，必须严格执行公司的公章使用要求，做好申请和使用登记。公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。6.5.10 印章使用申请人及管理负责人要严格按照上述规定申请使用印章，如出现问题，后果自负。给公司造成重大损失的，公司将依法追究其法律责任。6.6 印章使用流程6.6.1 使用流程： OA用印申请单审批（按审批权限）印章保管人执行并填写印章使用登记表存档6.6.2 审批权限印章名称部门审核专业审核复核批准公章部门负责人见表后说明合同章部门负责人审计、律师财务章部门负责人财务经理法人章部门负责人财务总监财务章部门负责人财务总监业务章部门负责人业务部门负责人公章专业审核：公章使用涉及非申请部门业务范围内的数据及资料时，需提交到相应的部门进行专业审核，如个人在职证明等需人力资源部做专业审核，同意后方可进入下一流程。6.6.3 印章管理人员需对用章情况进行登记，填写印章使用登记表，写明盖章材料名称、份数，用印名称、用印日期、用印部门等内容，并签字确认。6.6.4 合同盖章时需盖编号章，编号章由公司名称代码+年份+四位流水码组成需存一份双方盖章完成的原件存到档案室。6.6.5 印章原则上不许外借，需要时需按以下规定执行：a. 需部门负责人签字确认担保，按盖章流程审批后方可。需要在用印申请单上注明外借时间、外借办理人、资料明细。b. 盖章后需复印或拍照带回公司提交再次审批，并交印章管理员存档。c. 印章管理人需在印章使用登记表记录清楚借用时间，并签字确认。7. 禁令7.1 严禁未经批准私自刻制公章，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任。7.2 严禁违反印章刻制、