公司印章使用管理办法.doc

西安锦鹏商业管理有限公司公司印章管理规定为加强对各类印章的管理，明确印章使用工作流程和使用权限，规范各类印章的刻制申请、批准、领用、保管、使用、变更和废止管理，特修订本制度。 一、印章的重要性分类（一）印章的重要性：印章是印信凭证的一种，是公司行使权利的象征。盖印，标志著文书生效和对文书负责，具有极强的合法性和权威性。印章代表着企业领导的意志，无论是公文还是一般信件，只要加盖公章，就产生了法律效用。印章须严格管理，以免造成不良影响或无法挽回的损失。 （二）印章分类及保管：公司印章主要包括公司公章和部门印章。公司公章：公司必须向公安机关登记备案的具有法律效力的印章，包括公章、合同专用章和财务专用章等。公司公章、合同专用章由综合管理部管理；法人代表私章、财务专用章由财务部管理。部门印章：刻有部门名称的印章，限于公司内部各部门之间的业务沟通和协调，对外不具备法律效力。 本规定所指的公司印章管理不包括财务印章（财务专用章、发票专用章、法人章等），财务印章管理按财务部制定的管理程序执行。二、印章的制发、更换与领取程序（一）所有公章都必须由综合管理部负责到公安部门规定单位统一刻制。（二）公司各单位、各部门刻制、更换印章，必须提交刻制申请。1、公司公章的刻制、更换等工作，须经董事长批准。2、各部门级印章的刻制、更换等工作须经总经理批准。3、各部门业务所需条形章、个人签章等由部门主管领导批准。（三）印章领取程序领取印章时，须办理印章领取手续，申请部门人员、档案管理人员、综合管理部负责人三方共同签字确认。更换印章的，还须将原印章交回至档案管理人员存档。1、法人代表私章、财务专用章等财务类印章由财务部统一管理，领取时，须由公司财务部门负责人与指定印章保管人共同领取。2、部门印章领取时，必须由申请部门负责人或者本部门印章管理员亲自领取。三、印章的作废、销毁及交接1、印章的作废包括不适用作废、磨损作废和遗失作废等。2、经确认作废的印章由使用部门提出作废申请，将作废印章交回综合管理部档案管理封存；如需销毁的，填写印章销毁申请表，经公司领导批准后方能销毁。3、遗失印章，须填写印章废止申请单，并呈公司领导批准，签批遗失处理意见及处罚办法。4、遗失、作废公章、财务专用章和法人代表私章都必须到公安部门报备。5、印章管理人员离职或调动时，必须认真履行印章交接手续。交接时必须由主管领导在内三人以上在场，共同清点、确认交接手续。6、每个印章的起印、废止、使用部门、管理者等详细情况均由综合管理部档案管理人员记入台帐，并将此台帐永久保存。四、印章的使用管理（一）用印审批各类印章的使用须严格执行审批程序，完成审批手续后方可用印；不符合用印管理规定的档案、资料、合同等，印章管理者有权拒印。（二）档案分类及用印批准权限1、合同类（不含财务中心日常工作业务中的与私人借款合同及协议）。需有签字批准的合同会签单，且合同上有公司负责人或授权合同签定人签名，方可用印。合同印章批准人为：公司负责人（董事长或总经理）。2、非合同类档（如：工程结算单、开票证明、委托书、财务报表、银行报送资料等）须填写用印审批单或在用印登记本“批准栏”签批后，方可用印。非合同类档印章审批人为：业务部门主管领导（副总、经理）签批；无主管领导则由部门主管签批，如：财务主管。3、对有些已经签署了董事长或总经理意见的档案资料，可直接用印，并在“用印登记本”上登记。4、任何人不得以任何事由要求在空白书面上加盖公章。5、“合同会签单”“用印审批单”作为档案存档，由档案管理人员一并存档。6、原则上所有用印文件均要复印留底。（三）印章携带外出1、 公司各类印章原则上不得携出或外借。若因工作需要，确须将印章带出，需根据用印性质，经公司领导或主管副总（总监）批准后，方可带出。印章带出期间，印章带出人只可将印章用于批准事项，并对印章的使用承担责任。2、原则上至少两人共同携带印章使用或综合管理部安排专人亲自至现场监印。3、印章携带外出遵循当日借当日还的原则，如有特殊原因使用需超过1天以上者必须由印章携带者写书面申请，陈述具体原因经部门负责人和总经理批准后方可执行。五、印章管理者（一）印章的管理者需严格执行公司印章管理规定，不得私自使用印章，不因任何人指示、要求而违规用章。（二）印章管理员必须认真检查用印文书是否履行相应的审批手续，所有审批手续全部完成、审批内容和用印内容完全一致且相关责任人均已签字确认才能用印。（三）坚持用印原则：印章管理员必须有高度的原则性，严格按照公司印章管理制度及有关规定用印。如遇特殊情况，必须书面或电话请示具有审批权的公司领导，不允许出现公司规定权限以外的非正常用印。（四）用印要领1、公司印章应盖在档案正面。2、盖印文件必要时应盖骑缝印。3、印章一般盖于公司名称，并能骑年盖月。六、失职责任由于审批人的过错决定或印章管理者的过错行为履行盖章手续而导致公司遭受重大损失的，公司将对责任人给予经济处罚和