企业规范化管理问题思考.doc

企业规范化管理问题思考说到管理，人们会想到管理的计划、组织、领导、协调、控制的职能，“管理是一门科学，更是一门艺术”，关于企业管理的研究也有各种各样的理论专著。说到现代企业制度建设，人们更多的是联想到国企改革，想到产权明晰、权责分明、政企分开、管理科学，各种研究企业体制机制问题、如何摆脱国企困境的文章也随处可见。然而，从企业微观情况出发，着重企业内部规范化管理问题及实务的研究并不多见。从企业内部入手，进行规范化管理，建立现代企业制度是中国每一个企业都需面对的问题，更是中国众多成长中的IT企业以及民营企业面临的紧迫性问题。正如有关专家指出，目前中国的企业尤其是中小企业还不到聘请专业咨询机构来解决问题的时候，眼下关键的是建立和完善一套属于自己的规范化管理制度体系。 企业规范化管理的三部曲是管理制度的制定、制度的贯彻执行、制度执行的监督。笔者在一家国内著名的软件企业从事管理制度的规范化建设工作，在具体的工作实践和讨论中，我们遇到了各种各样的问题，其中不乏有一些好的建议、思路。本文是想针对公司整个规范化制度建设过程中遇到的一些具有共性的问题进行分析、思考、总结，并希望借此引发大家共同参与探讨，达成共识，最终寻求到解决问题的办法，从而使公司的规范化制度建设取得不断的成功。 一、规范化管理制度的制定问题企业管理制度是企业员工在企业生产经营活动中共同需遵守的规定和准则的总称，包括组织机构设计、部门划分及职能分工、岗位描述、专业的管理制度、工作流程、管理表单等管理制度文件，是管理的依据。管理制度文件的制定是一项复杂的工作。首先，制定的制度必须科学、合理、系统、规范、可操作。其次，制度要符合企业实际，不仅要与公司内部体系相吻合，还要考虑与外部环境如市场、客户决策链等的匹配性，具有复杂状态下的应变能力和灵活性。三是制度的制定过程是长期的不断完善的过程，一项制度经起草、研讨、评审、试行到发布执行后，并不代表制度的制定工作已经完成，制度的制定并不是一劳永逸的，要根据企业内外部环境的变化和不断出现的问题做出不断的调整、修订和完善。 为此，公司自上而下要有一个统一的认识，整个制定过程要有全员参与的思想，和不断创新的思想。制度制订的前期要进行广泛深入的调研，各级相关部门、一线员工要积极配合、参与，各抒己见，这项工作不仅仅是某一个部门的工作，更是全公司各部门的工作。起草后的制度草案要进行研讨，广泛征求各部门及员工意见，尤其是部门领导的意见。在此过程，各相关的领导应将其作为一项重要的工作来做，只有这要，才能保证制度的更符合企业实际，减少今后操作中的障碍，提高其可操作性。为了提高制度的适应性和灵活性，制订的制度要有粗有细，粗的地方符合灵活性管理要求，细的地方则符合原则性管理的要求。可以将制度分为两大类，第一类是基本的管理制度，如组织管理制度，其条款尽量是根本性的、准则性的和原则性的；第二类是一般的管理制度，如管理规范、管理办法、实施细则、工作条例等，其内容是具体的、流程性的、可操作的，如统计管理系统及操作规范。（各项企业管理制度文件有不同的称谓，因其各自的功能作用、影响范围、制定实施的程序等而有不同的含义。）同一项制度的不同条款也可有粗有细，对一些刚性的条款可根据外部环境的特殊性或紧急性要求制定相应的“快速通道”。说到创新，它贯穿于整个过程，一项制度从无到有，制度文件的设计、编制本身就是一项创新，要考虑内外环境、各种要素、条件和制约因素，以及与其他制度的相互联系等等。管理制度的规范性和创新性是相互影响相互作用互为基础的关系。所以，参与起草、研讨、修订及相关员工都要开动脑筋，不断创新。 当然，现代企业制度的核心是要有完善的法人治理结构，这是前提。如果把制度比作企业规范化管理的软件系统平台，良好的组织体系和健全的机制便是硬件，而各项制度的贯彻执行就是系统平台上的应用。所以组织体制、制度平台、实施应用三者缺一不可。 二、制度的贯彻执行问题企业发展到一定规模必须走向“法治”化，把大量的重复出现的事项，许多优秀的管理方法、经验以制度的形式定下来，变个人的智慧为集体的智慧，服务于各部门与广大员工。所以首先要解决的还是认识问题，公司自上而下要达成共识，执行各项制度不仅不会降低效率增加劳动，反而可以使员工尤其是经理们在同样条件下大大提高效率，使之从原有琐碎的事物中解脱出来，降低其劳动强度与复杂度。 其次是制度贯彻执行的组织保证问题。公司各项制度（基本管理制度和一般管理制度）应由董事会或总裁发布执行，各级领导、部门经理在制度的贯彻执行中一定要起带头作用，保证制度的权威性。各级部门、领导、员工在执行中遇到问题时要做到一律先按制度执行，若认为制度不合理的，可及时向有关领导或有关部门反映，由有关部门考虑是否需要按规定程序进行修订。同时，为了使制度的实施和监督反馈有一个畅通的渠道，可按一定比例在各部门设置制度辅导员或审核员，并在各事业部分别设置一名总督导，总督导由总裁任命。从而构成从公司到各部门经理、总督导，到各制度辅导员再到公司全体员工的制度实施、监督、反馈体系。 三是人治与法治的平衡问题。制度的执行要讲究原则性与灵活性相结合。法治的特点是它的原则性和刚性，要照章办事；而人治的特点是它的灵活性和可变性，根据人的主观意志做出抉择。人治与法治两者必须平衡，过分强调人治，会导致主观随意性，导致制度形同虚设，导致“老实人吃亏”现象，这正是许多管理问题的根源所在。而过分强调法治，有时会导致管理的僵化、死性，致使企业没有生机或活力。事实上，两者是相互依存，相互补充的。原则性是灵活性必须考虑的前提，灵活性是原则性在管理实践中的一种创新。一方面，制度本身要有一定的灵活性和适应性，要有粗有细。另一方面，制度的执行要有灵活性，正所谓“制度是死的，人是活的”。我们实践中总结出一条可供参考的原则是“制度的执行要注重流程，但不拘泥于形式”。 著名经济学家张维迎教授研究发现，海外华人的企业大都是企业家比企业有名，如企业家李嘉诚，但外国公司往往是企业比企业家更知名，如可口可乐，通用。这说明中国的文化历来崇尚个人魅力，重人不重制度，人治大于法治。华人企业是领袖中心型企业，而跨国公司是制度中心型企业。在西方，每个人的能力有限，但一旦进入企业这个系统，每个人的能力被充分地发挥出来，甚至有放大效应，管理的成功很大程度上靠的是一套完善的制度、模式。而中国的企业则大不相同，中国企业的管理更多的是靠“能人”。因此，关于人治与法治的把握，对中国的企业将是一个长期的课题。 再者，是制度执行的手段问题。企业许多制度的执行可以借助计算机进行管理，如财务管理、合同管理、信息资源管理等等。一项管理工作从手工到计算机自动化管理需要员工更新观念，改变操作习惯，全员积极配合，协同处理。 三、制度执行的监督检查问题要使各项制度在全公司范围得以贯彻实施，有效的监督机制是必不可少的。否则，同样会导致制度形同虚设和随意性的人治管理问题。制度执行的监督检查，其目的是通过外在压力的约束和控制，使管理的执行行为符合企业的经营目标、任务和计划的实现要求。所以，首要的还是解决认识问题，要使各部门、领导认识到监督检查并不是目的，并不是监督或干涉员工的具体工作，是就完善企业的管理而言的。正如ISO9000质量体系的执行有赖于内审和外审制度一样。 其次是检查的组织问题，检查工作具有权威性，必须由总裁或总经理牵头或授权，由相关部门的总督导负责，通过有关辅导员或审核员组成审核小组来有计划的实施。 在此基础上，剩下的就是方法问题。一个公司可能有数十项管理制度和行为规范，各项制度与各部门的相关程度又不一样，所以要对公司各部门对所有的制度的执行情况作一个系统的监督、检查、评审，是非常复杂的工作。首先，要根据一定的依据划分部门与制度的相关关系或关联程度，如直接相关、紧密相关、基本相关、基本无关。然后，根据制度与经营管理的重要程度，及其与各部门的关联程度，分类别通过不同的办法进行监督检查。如对核心管理制度，直接相关与紧密相关的部门要进行全面的检查，而与各项制度基本相关的部门可随机抽检等。检查着重“应知”“应会”和执行效果方面。“应知”是检查员工是否熟悉或掌握相关的制度条款、内容，即“知不知道”的问题，这是执行的前提。“应会”是检查员工是否吃透有关内容，掌握有关流程，能进行相关的操作等