钥匙管理办法文档.docVIP

1.目的规范钥匙管理，消除安全隐患。2.范围适用于红星教育各部门。3.定义3.1办公钥匙是指办公室房屋钥匙（含会议室）3.2管理用钥匙是指除办公室个人领取钥匙以外的所有钥匙，包括办公区域内各种钥匙、设备房、消防通道门钥匙等。4.职责4.1办公室负责学校本部各类办公区域钥匙和办公区域各类文件柜钥匙的管理。4.2各部门1）办公室负责所属部门各类办公区域钥匙和办公区域各类文件柜钥匙的管理。2）办公室负责各部门办公管理用房、设备房、消防通道门、公共场所、设备操作等钥匙的管理。3）办公室负责会议室钥匙的管理。4.3各部门负责人应指定专人负责不定期的检查本部门个人所持钥匙。5.方法和过程控制5.1管理用钥匙5.1.1各类办公区域钥匙和办公区域各类文件柜钥匙的管理1）各类办公区域钥匙和办公区域各类文件柜钥匙应一式二把，一把由使用人保管、一把留存由办公室保存。2）办公室应指定专人（即公司档案管理人员）对学校各类办公区域的钥匙和办公区域各类文件柜钥匙加以标识，进行分类保管。3）办公室钥匙管理人员负责钥匙的配制，并作好配制、领用、归还情况记录。4）任何人未经办公室许可，不得私自配制各类办公区域的钥匙和办公区域各类文件柜钥匙，若因工作需要配制时，须由填写钥匙配制（废止）申请表，经办公室主任审核、分管领导、校长批准后方可配制。5）保险柜钥匙配制必须经所属学校财务经理和总经理同意后，由财务经理指定专人（原则上为保险柜的使用人）负责配制。6）钥匙领用后必须随身携带，不可将钥匙随意离身放置或把钥匙转借给他人，更不能请他人代还钥匙。7）钥匙管理人员每月应清点钥匙数量，发现忘交现象应及时追回，如有异常，应在管理钥匙使用登记表的“备注”栏中予以记录。8）钥匙管理人员外出时需把钥匙交给由办公室主任指定的人员代管。9）钥匙不慎遗失，必须即刻报告本部门领导和办公室，由办公室做出处理意见，并登记备案。10）钥匙管理人员应制订各类办公区域的钥匙和办公区域各类文件柜钥匙的 钥匙清单，并将钥匙的持有人的变更情况和钥匙的变动情况进行记录。5.1.2管会议室、设备房、消防通道门、公共场所等钥匙的管理5.1.2.1钥匙的更换、配制、报废：1）办公室应指定专人（即钥匙管理员）负责会议室、设备房、消防通道门、公共场所等钥匙的管理工作。2）任何人未经许可不得私自配制钥匙；若因工作需要配制时，须填写钥匙配制（废止）申请表，经办公室主任、分管领导同意后方可配制；配制时须由办公室主任指定专人负责。3）门锁损坏或钥匙丢失需更换锁芯时，应填写钥匙配制（废止）申请表，经办公室主任、分管领导审批后方可予以更换，重点部位门锁应在24小时之内更换完成（节假日时可口头报部门经理、分管领导同意），所更换的钥匙交钥匙管理员在 钥匙清单上予以登记。4）如因锁芯更换等原因导致原钥匙已无使用和保留价值，钥匙管理员应填写钥匙配制（废止）申请表，经办公室主任、分管领导审批后予以报废处理。5.1.2.2钥匙的保管1）办公室应指定专人（即钥匙管理员）接收所有会议室、办公室、设备房、消防通道门、公共设施，并分类在 钥匙清单上登记，如办公室钥匙、设备房钥匙等。2）钥匙管理员负责将所有钥匙分类加以标识，并确保标识的清晰、准确及持久性。3）所有办公室、会议室、设备房、消防通道门、公共场所等钥匙应一式两把，相关工作人员（如设备责任人、操作员）一把，办公室统一留存一把。4）由钥匙管理员或委托的当值人员负责对钥匙的领用、归还情况进行记录。钥匙管理员或当值人员每天下班前应清点钥匙数量，发现忘交现象应及时追回，如有异常，应在管理钥匙使用登记表的“备注”栏中予以记录。5）钥匙管理员请假外出时需把钥匙交给办公室主任指定的人员，并在管理钥匙使用登记表上签名确认。5.1.2.3钥匙的使用1）因工作需要而借用钥匙，须严格履行领用手续，填写管理钥匙使用登记表；同时使用完毕应当即交还，不得拖延。2）钥匙领用后必须随身携带，不可将钥匙随意离身放置或转借给他人，更不能让他人代还钥匙，下班前须交还钥匙管理员或当值人员。3）钥匙不慎遗失，必须即刻报告办公室主任或钥匙管理员，由办公室做出处理意见，钥匙管理员在 钥匙清单上予以登记备案。4）如果部门人员调动、离职，钥匙管理员负责收回其持有或借用钥匙，并将变更情况在 钥匙清单上予以记录。6.1学校财务部门与办公室每月必须对相应备用钥匙及个人领用钥匙进行盘点跟踪6.2学校办公室负责本办法的解释和修改。6.3本办法自2014年8月1日起生效施行。 钥匙配置（废止）申请表申请人申请类别配置 废止钥匙名称钥匙数量申请配置（废止）原因： 申请人： 年 月 日办公室主任 签名： 年 月 日 部门