合同管理作业指导书

1 / 4 合同管理作业指导书 1目的：明确合同管理责任、规范各类合同的管理。 2适用范围：适用于公司各部门。 3定义 购合同：以公司或部门为甲方的物资采购、服务分包、工程分包等合同。 务合同：以公司或部门为乙方的、提供服务的合同。 动合同：以公司为甲方的劳动用工合同。 4职责 力资源部负责劳动合同的签订。 运管理部负责公司业务设备设施及工具等统一采购合同的签订。 场发展部负责公司服务合同的签订。 裁办公室负责公司其他合同的签订。 门经理负责以部门名义签订的合同的签订。 5方法与过程控制 同内容： 同内容要完整、具体、明确，必须符合双方营业执照规定的业务范围、权限和期限，不违反国家法律法规和政策规定，合同签约手续完备、合法。 同内容一般应包括： 2 / 4 a） 合同双方的名称和地址； b） 合同标的、数量； c） 价款或报酬以及付款方式 ； d） 质量及售后服务要求； e） 履约期限、地点、方式； f） 合同双方权利和义务； g） 违约责任及解决争议的方法等。 同样本须由总裁办公室进行条款审核，以免因条款描述不清而导致合同无法有效执行。 同期限：采购合同的合同期最多为 1 年，以利于定期进行评估，其他合同视情况确定合同期限。 约方资质：对于采购合同，在合同正式签约前，须要求对方提供加盖公章的营业执照、相关资质证书、技术许可证书等复印件，并审查该公司 的履约资格、履约能力、资信情况及公司背景等，以保证合同能够有效执行。 同签字： 公司名义签订的合同由双方公司法人代表签字，如任何一方法人代表无法签字，须开具法人代表证明书、法人授权委托证明书授权相关人员签字。 部门名义签订合同由部门经理签字，如部门经理无法签字，须委托直属上级代理签字，不得向下授权代理签字。 3 / 4 部门名义签订的合同须加盖部门公章，方为有效。若合同标的在 5 万元以上（含 5 万元）， 必须加盖公司公章或公司合同专用章方为有效。 量体系文件规定的格式化合同或协议（租赁合同、车辆停放协议）由部门经理负责签订，或以书面授权形式，指定专人负责签订。 同保管： 裁办公室负责保管盖有公司公章或公司合同专用章的一份合同正本。 务管理部负责保管所有合同副本，以便于款项处理； 力资源部负责保管公司的一份劳动合同正本，员工本人在劳动合同发放登记表上签字后，领取本人的一份劳动合同正本。 同保管部门或责任人须将所保管的合同统一编号，并登记在合同登记表上，对于已签订而未及时交回正本的合同，要根据印鉴、证照使用申请表的记录及时追回。 同保管须将合同正本、合同附件、法人代表证明书、法人授权委托证明书、履约方的资质、合同评审记录表、分承包方评估表原件、邮件批转记录原件等共同存档。 4 / 4 部门负责保管由部门签订的合同及协议的正本，同时负责保管与部门相关的公司合同的副本。 公司名义签订的合同失效后至少保存 2 年，以 部门名义签订的合同失效后至少保存 1 年。 同查阅： 司合同只限部门经理以上人员及相关授权人员查阅，查阅时须向总裁办公室申请，在借阅登记表上登记并由相关人员审批后方可查阅。 门合同只限该项工作负责人员查阅，查阅时须在借阅登记表上登记，报部门经理审批后方可查阅。 同保密 司的各类合同需严格保密，任何人不得私自复印合同，如须复印合同文本，须由部门经理审批，由合同保管人员进行复印，在合同登记表备注栏内注明 复印时间、复印份数