员工差旅管理制度

1 / 18 员工差旅管理制度 第一章 总则 第一条 为规范出差管理流程、加强出差预算的管理并做到有章可循特制定本制度。 第二条 本制度参照本公司行政管理、财务管理相关制度的规定制定。 第二章 一般规定 第三条 员工出差依下列程序办理： 出差前应填写出差申请单。出差期限由派遣负责人视情况需要，事前予以核定，并依照程序核实。 第四条 出差的审核决定权限如下： 1、 当日出差 出差当日可能往返，一般由部门经理核准。 2、 远途出差 由部门经理核准，报主管副总审批，部门经理以上人员一律由总经理核准。 第五条 交通工具的选择标准： （ 1） 短途出差可酌情选择汽车作为交通工具。 （ 2） 远途出差一般选择火车作为交通工具，特殊情况下采用汽车出行，一般火车超过六个小时可以选择卧铺出行，特殊情况，可向总经理申请选择乘坐飞机。 第三章 出差借款与报销 2 / 18 第六条 费用预算 坚持 “ 先预算后开支 ” 的费用控制制度。各部门应对本部门的费用进行预算， 做出年计划、月计划、周 计划，报财务部及总经理审批，并严格按计划执行，不得超支，原则上不支出计划外费用，特殊情况报总经理审批。 第七条 借款 （ 1） 借款的首要原则是 “ 前账不清，后款不借 ” 。 （ 2） 需借支的出差人员依据审批后的出差申请表填制借款单，财务部门收到经核签的出差申请及借款单时，需再对出差费用预算进行合理性测算，若认为合理则给以办理借支，若认为有不合理之处，可与申请人进行沟通，沟通后如未获共识则交付总（副）经理进行裁决。 （ 3） 出差或其他用途需借大笔现金时，应提前向财务预约，并有 总经理审批； （ 4） 借款要及时清还，公务结束后 3 日内到财务部结算还款。无正当理由过期不结算者，扣发借款人工资，直至扣清为止。 （ 5） 借款额度与借款人工资挂钩，参照出差费用标准，原则上不得超过借款人的月工资收入。 （ 6） 借款金额原则上限制为：普通员工借款金额在10002000 元，主管级以上员工金额在 10003000 以内，特3 / 18 殊用途超过 5000 元等特大金额应上报到主管副总标明原因审批。 第八条 报销程序及出差费用的报销 严格按审批程序办理。按财务规范粘贴 “ 差旅费报销单 ” 部门主管或经理审核签字 财务部核实 总经理审批 财务领款报销。 出差人员需于出差返回三日内向财务部门提报经部门主管签核的该行次差旅费报销单、出差报告，财务部门依据相关财务规定进行初次审核，同时还需对费用支出的合理性进行审核。如未按规定期限提报者，财务部直接于最近期发放工资 时扣减该员所预支之金额，且于日后报销时，按报销单所填金额 90%予以报销。 第四章 差旅管理 第九条 出差申请与报告 1、出差前应填写出差申请表并注明出差路线、事由、计划及出差费用预算，经主管部门经理同意并签字确认后方可出差，否则出差费用一律不予报销。 2、部门经理对出差申请进行审批时，除须对申请人员所填具之出差目的及时间安排进行审核外，还应对其所提出的出差费用预算进行合理性测算。 3、出差期限由派遣负责人视情况需要，事前予以核4 / 18 定，并依照程序核实。 4、将出差申请表送至行政部留存、记录考勤。原则上出差出发时间在中午 12 点以前的可以不来公司报到；出差出发时间在中午 12 点以后的要来公司报到，特殊原因不来公司的必须有部门经理批准并报行政部备 案。 、出差返回时间（以机票、车票上的到达时间为准）在中午 12 点以前的要来公司报到；出差返回时间在中午 12点以后的经部门经理批准并报行政部后可不来公司报到。 、出差后须按出差申请表中拟定的时间、路线、拟计划拜访客户名录等事项开展出差工作。到达当地第一时间予以报点，报点须用当地电话，由行政内勤按报点时间、地点、电话号码、车次等内容予以登记（销售人员交由销售内勤登记）。出差后回公司报销时须与报点相吻合，否则不报销有出入的部分。 、销售人员出差后每天向销售部门负责人报告工作进展及下一步工作计划安排。 、出差途中生病、遇意外或因工作实际，需要延长差旅时间的，应打电话向公司请示；不得因私事或借故延长出差时间，否则其差旅费不予报销。 、出差人员返回后均需提报出差报告，出差报告中需将本次出差的任务完 成情况（包括出差目的达成情况、费用支出情况等内5 / 18 容）做详细说明，同时该报告也是出差费用报销的依据之一。 、出差报告的审核及审批：流程同出差申请。 、出差结束后，应于 3 日之内提交出差报告，并到财务部费用报销。未按以上手续办理出 差手续或未经审批所发生的费用，公司将不予报销。 、销售部门各驻外办事处业务人员，除财务审核环节外，在办事处内部需严格按前述内容执行，但与总部财务部门核销时，根据实际情况或根据财务部门的要求进行核销，并以财务部门的为准。 、为强化出差费用管控及提升远途出差（本市以外）成本效益，远途出差人员在填具差旅费报销单时，必须与相对应的出差申请表上所载明的预算金额相接近，如高于预算金额 10%或超过 300 元者，则必须提出说明并经部门经理核准后超出部分始得报销。 第十条 员工出差 活动的监管 各部门经理对自己部门的员工出差活动负责进行监督管理，定期（按月）开展检查，对检查过程中发现的违规行为应及时处理。 违规处罚标准 ： 1、员工出差未办理申请手续的，处罚责任人 20 100元 /次，期间产生的费用不得报销入帐。 2、员工出差期间获得的信息未按规定整理，总结上6 / 18 报的，处罚责任人 20 200 元 /次，获得的资料未按时办理归档手续的，处罚责任人 50 200 元 /次，如因此造成的直接经济损失由责任人承担。 3、出差人员未按时办理费用报批手续并入账的， 处罚 20 200元 /次，对超期报销的出差费用按 %报销入账。 4、出差费用报批存在弄虚作假的，按照作假部分的多少处罚责任人，同时做假部分的费用不得入账，已入账的应进行剥离。 5、财务部门未按相关规定审核报销票据，存在违规的，处罚责任人 50 200 元 /次，如因此造成的直接经济损失由审核人承担。 第十一条 出差相关规定 1、本市出差： 1）、原则上要求使用本公司交通工具，不报销任何费用和补助； 2）、如因特殊原因未派车的，出差之交通费用凭乘车票据实数 报销，乘坐出租车需取得部门主管同意后方可； 2、市外出差： 非业务人员原则上应当天往返，若确需住宿留驻，应取得部门主管同意后方可报销相关费用；业务人员则根据其出差申请进行相关时间安排；出差人员所乘交通工具及食宿标准具体按附件 1 的规定执行，特殊情况经主管副总及7 / 18 以上级别批准后执行。 3、差旅费应据实填报，如发现有虚报不实者，除将所领差旅费追回外，并视情节轻重，予以惩处。 4、差旅费报销必须一次一清，上次不清下次不借，不能结清者，从当月工资中扣回，直至扣清。 5、出差不享受休息待遇，不得报支加班费或轮休，要保证每天工作 8 小时和一定的工作绩效，但重大节假日（春节、元旦、劳动节、国庆节、中秋节、端午节）可酌情给以补贴。 第五章 附则 第十二条 出差纪律 1、遵纪守法； 2、遵守公司制度； 3、注意安全，不从事危险活动； 4、不从事有损公司形象、品牌形象、公司政策的活动； 5、不谈论与公司形象、品牌形象、公司原则和公司政策相违背的言论； 6、不给客户制造正常工作以外的难题和提出正常工作以外 的要求； 7、未经部门主管批准，不得向客户借款； 8、不得接受客户的宴请和招待； 8 / 18 9、严禁挪用公司货款。 第十三条 本制度（暂行）经总经理核准后实施，如有未尽事宜，可随时修改。 第十四条 附件 附件 差旅费用管理细则 附件 出差申请表 附件 借款单 附件 差旅费报销单 附件：出差申请表 附件：借款单 附件：差旅费报销单 的 为加强公司员工 的出差管理，结合公司有关人事管理或出差费用管理的有关制度，制定本规定。 围 公司全体员工 考文件及概念 参考费用报销管理制度，概念：公司员工及各级管理人员因工作需要或受上级领导指派离开办公间外出办事（工作）超过一天时间的，视为出差。（一天以内为公出，一天以上为出差。） 责 各级管理人员对所属员工的出差负有直接管理职责，9 / 18 综合部协助各级管理人员对公司员工出差进行管理。 作流程 差申请 岗位业务工作需要或上级委派出差，员工需以书面的形式填写出差申请表。申报内容：出差事由、具体项目、计划出差时间、行程路线安排、工作内容及费用预算方面，明确出差任务。 工根据出差的天数及行程，必须填写出差申请表中的费用预算栏。 差申报、审批和备案 事业部总经理、经理的出差需报财务部核准预算部分，总经理审批； 经理主管的各总监、经理、主管出差需由财务部核准预算部分，报总经理审批； 部 门员工出差须经直接主管审核，直属各经理核查，财务部核准预算部分，事业部总经理或总监审批； 述的审批结论按申报流程执行抄送。 差前准备 差经费的支出有两种方式：个人垫付及预支借款，如涉及提前预支出差费用，则费用申请的借款流程按公司 财务制度执行，参见费用报销管理制度。 工填写出差申请表并经审批批准后，应10 / 18 准备相关的资料，并与任务相关人员取得联系，做好出差前准备工作。 级管理人员出差临行之前必须做好部门工作安排，将自己的出行情况告知部门员工并做好职务代理及授权工作。 差期间的管理 格遵守公司各项管理规定，每天应主动与直接主管取得联系，及时汇报工作进展情况和遇到的问题； 格按照出差申请表上事先计划的出差路线和行程执行，不得 擅自改变出差路线和延误行程，如有特殊情况需要改变路线和延长出差时间，须事先向直接主管汇报，经同意后方可改变； 紧急情况或重大事件时，可不分时间和级别随时汇报，获取上级领导意见后遵照执行； 差期间手机始终处于开机状态 ,以便能随时取得联系 ,否则不予报销手机通话费用。 差总结及评价 出差人员应于返回二天内向直接主管提交出差总结（包括行程总结、工作总结及费用支出情况），同时直接主管收到总结后 1 天内应对任务完成情况做出评价。评价内容应包括： 1、有无违反行程安排计划； 11 / 18 2、出差工作任务完成情况； 3、出差费用有无预算超支。 总结与评价按 行审批与抄送程序。各事业部经理、主管的出差总结由事业部总经理做出出差评价，各销售内勤将审核后的出差总结与评价抄送综合部，由综合部负责存档。并负责提供给财务部作为报销的依据。 差费用结算 返回后一周内，须办理费用报销手续，逾期未报者，财务部门有权拒绝报销。 具体报销流程和结算补贴标准按费用报销管理制度执行。 差责 任处理： 有以下行为出差费用不予报销，且情节严重者处予通报批评。 1、未执行审批及抄送流程； 2、未执行出差申请表中的行程、路线、时间的出差计划，且更改行程、变更路线时未经上级领导批准； 3、因出差人员工作严重失误，不及时汇报，导致完不成任务且失去补救机会； 录： 出差申请表 录 : 录一：出差申请表 出差申请表 注：在出差事项栏里，明确填写： 1、计划事项； 2、12 / 18 处理措施； 3、预期结果。 不符合乘坐飞机条件 的人员，因工作需要，必须经过总经理批准才能乘坐 ;业务招待费领导无批示应示为不同意该笔款项支出，报销时无领导特批，不予审核报销。 出差业务报告书 部门： 姓名： 年 月 日 上级主管： 部门主管： 填表： 省外出差报告书 上级主管： 部门主管： 填表： 员工差旅管理制度 20156:40:20 览次数 271 苏州星恒电源有限公司文件 主旨：员工差旅管理制度 一、 目的： 为加强员工外出管理，明确差旅费用支出标准，规范审批权限及借款报销手续， 特制定本管理制度。 二、 适用范围：苏州星恒电源有限公司员工外出、出差及驻外管理。 三、 名词解释： 3 1 外出： 员工因公务外出当日返回， 不产生住宿费；费用包括交通费、误餐费；当 13 / 18 日 12 ： 40 后返回者享有中餐误餐费；当日 19 ： 00 以 后返回者享有晚餐误餐费；员工外出必须事先征得部门经理同意。 3 2 境内出差：员工因业务需要离开常驻办公地到国内其他地区（除台湾、香港、澳门）， 当天不能往返的公务外出行为；费用包括交通费、 住宿费、伙食费。 3 3 境外出差：员工因业务需要离开常驻办公地到台港澳或其他国家、地区，当天不能 往返的公务外出行为；费用包括交通费、 住宿费、伙食费。 3 4 长期驻外：员工因工作需要离开常驻办公地到国内其他设立办事处的地区工作，连 续 20 天及以上不能往 返的公务外出行为，以及到供应商处的驻厂人员；费用包括往返交通费、驻外补贴。到供应商驻厂的人员，原则上不接受供应商安排的食宿，如果厂商提供伙食和住宿，则由公司核算后返还给供应商，以强化住厂人员的独立性。公司就地招聘的以上人员不属于长期驻外人员。 3 5 涉及的几个费用定义： 3 5 1 城市交通费：指出发地与到达地之间的火车票、飞机票或其他交通方式支付的费用。 3 5 2 往返机场、火车站、汽车站和轮船码头14 / 18 的交通费：因乘坐飞机、火车、汽车、轮船而发生的从市区往返出发 地而发生的长途汽车费、出租车费、过路过桥费。 3 5 3 外埠市内交通费：指员工在出差到达地的市内交通费用。 3 5 4 出差天数：指员工返回当日减出差当日加 1 天得出的天数。 3 6 出差申请 3 6 1 员工出差需填写出差申请单 , 详细说明出差原因、目的、时间、地点、出差单位、预计费用等情况；经部门经理审批后方可出行，否则作旷工处理；审批人需对出差的业务需求 , 出差的合理性、经济性及效果负责。（本条款非强制条款，各部门酌情采用，针对出差管控不力的 部门，会根据情况强制采用） 四、 报销费用标准 4 1 1 外出人员的交通费实报实销 , 误餐费按每餐 10 元报销 , 但外出地点在特殊地区者可按 15 元报销。 4 1 2 私车公用（仅限苏州附近上海、浙江和江苏省内）：因工作需要私车公用，经管理部批准后产生的停车费、过路费实报实销，汽油费每 100 公里报 15 升汽油费（汽油费单价按 照发票实际单价），销售人员私车公用标准另定。 15 / 18 4 2 境内出差人员的报销费用，基本标准如下 ， 单位 ： 元 / 人 . 天 4 2 1 超出以上标准的，超出部分公司不予报销，确因特殊情况的，必须说明原因并报主管领导批准后方可报销。 4 2 2 特殊地区指上海、广州、北京、深圳、海南、厦门。 4 2 3 同性别员工出差，无特殊情况，两人要住一房，按单人住宿标准报销，标准按职务高者报销。 4 2 4 职员级（含）以下的外埠市内交通费一般为公交车交通费用，如需坐出租车需事先向部门经理申请。 4 2 5 外出及出差以火车和汽车为主要交通工具 , 遇特殊 情况（如事情紧急、时间性因素等），员工需书面申请，经主管副总审批批准后可乘坐飞机；员工乘坐火车 从当日晚 8 点至次日早 7 点之间、在车上过夜 6 小时以上，或连续乘车时间超过 12 小时，可购同席 卧铺票， 如没有卧铺，将按差价进行乘车补助；总监级（含）以上人员需乘坐飞机时，必须是经济舱。 4 2 6 由于个人原因造成误车或退票的损失自行负担。 4 2 7 享受公司自购车补助的销售人员区域范16 / 18 围内出差不再报销交通费。 伙食补贴标准如下 （ 单位 ：元 / 人 . 4 3 境外出差人员的住宿费及交通原则上实报实销， 天） 4 3 1 超出以上标准的，超出部分公司不予报销，确因特殊情况的，必须说明原因并报主管领导批准后方可报销，如报销出差期间的伙食费用，不再享受伙食补贴。 4 3 2 同性别员工出差，无特殊情况