员工离职管理法律风险防范

1 / 10 员工离职管理法律风险防范 在企业人力资源管理工作中，职工离职管理最后一个环节，也是容易被忽视的环节。这个环节处理的好坏，直接关系到劳动争议是否发生，关系到企业人力资源管理能否成功，甚至会影响到企业的经营和发展。因此，企业建立科学规范的离职管理制度势在必行行。本文式从人力资源管理的几个层次分析如何防范职工离职造成的风险。 一是招聘过程的风险防范。招聘中风险防范的基础是详细、明确的工作岗位的工作任务以及具备什么样的条件才能完成工作任务以及具备什么样的条件才能完成这些工作任务等内容，还要提 供什么诚信度的人才能适合这个岗位。招聘人员时，在审查学历、工作经验、个人能力的同时，还应当特别重视职工诚信程度的测试。如果职工诚信度不高，跳槽、泄露商业秘密等事件经常发生，企业的招聘、培训等人力成本就会造成不必要的浪费，往往给公司造成很大的损失。同时，招聘工作要脱离对 “ 高学历、高能力 ” 等条件的偏好，坚持 “ 适合就是最好 ” 的原则，既不出现聘用人员的能力达到不岗位要法语的情况，也不出现聘用人员能力远远超过岗位要求的情况，使企业人尽其才，减少职工跳槽的机会。 二是培训过程的风险防范。防范培训风险，首先要尽量避免在跳槽频敏的职工上投入大量的培训费用，同时对接2 / 10 受培训的职工要有充分的了解，正确地选择受训职工。其次，在合同或培训协议上要对培训相关事宜进行明确约定，即培训期间的待遇、培训的费用结算、培训后服务期以及违约责任等。同时，企业也应妥善保管培训期间各种证件，以备不时之需。 三是商业秘密的风险防范。对于掌握企业商业秘密的关键岗位的重要管理 人员和专业技术人员的离职，企业不仅要在离职手续办理中注意风险的防范，而且应在劳动合同等法律文书中做出约定。首先，要有脱密期的约定。所谓脱密期，是指对负有保守企业商业 秘密义务的职工，企业在劳动合同解除或终止前的一定期限内，使其脱离涉及商业秘密的岗位。在企业与关键岗位的核心职工签订的劳动合同中，可以对职工要求解除劳动合同的提前告知义务做出约定，在这个期限内，企业可以让了解、掌握商业秘密的职工脱离原工作岗位一段时间或变更其工作内容，同时企业应采用适当的秘密保护设施及其它合理的脱密措施，使企业的商业秘密得到有效的保护。其次，要有关竞业禁止的约定。据劳动部关于企业职工流动若干问题的通知的解释， “ 用人单位可以规定掌握商业秘密的职工在终止或解除劳动合同后一定期限内（不超过 3 年） ，不得再生产同类产品及有竞争关系的产品或经营同类业务，但用人单位应当给予该职工一定数额的经济补偿 ” 。企业可以在职工刚进入企业工作时、工3 / 10 作期间签订竞业禁止的协议，也可以在职工离职时签订。需要注意两个问题，一是竞业禁止的期限，二是竞业禁止的补偿。因此，对于掌握商业秘密职工的离职，企业应从职工在职时通过与职工签订的法律文件来约整其离职行为，依据法律规定进行企业权益的自我保护，防范法律风险的出现。 四是薪酬福利的风险防范。离职时劳动纠纷的发生往往是因劳资双方没有就工资、福利、经济、补偿金等问题成达一致意见 引起。对此，企业应从以下几个方面防范法律风险：首先，在依法解除或终止劳动合同时，企业应当一次性付清劳动者的工资。职工向企业提供了劳动，有取得劳动报酬的权利，企业克扣或无故拖欠劳动者的工资是一种违法行为，要承担相应的法律责任，还可能会引起职工的报复和仇视心理，影响企业的形象。其次，处理好薪酬福利事项。职工在企业工作期间，企业应当依法为职工缴纳社会保险及住房公积金，这些财产属于职工的个人财产，在职工办理离职时，企业应当为职工完成相关手续的转移提供便利，而不应该想方设法阻止。对于作为企业对优秀职工的奖励、由企业出 资购买的商业保险，企业可以与职工约定，自购买保险之日起一定期限之后，保险权益才转移给职工，反之，若职工为企业服务没有保险权益。这种做法有利于调动职工的工作积极性，使职工愿长期为企业服务。 五是工作交接中的风险防范。职工离职时企业应准备4 / 10 齐全的离职手续文件。在制作这些文件时应着重考虑劳动关系双方的权利义务的履行情况，并在文件中明确表述，请相关接转责任人签字确认。离职手续文件至少应包括：第一，工作的交接。根据劳动法的规定，职工解除劳动合同应当提前 30 日书面通知企业。这样可以有效地避免因合同到期而决定 离职的职工造成的工作青黄不接，影响企业正常业务的发展。根据法律规定，工作交接同样是离职中必须履行的手续。如会计法中规定， “ 会计人员调动工作或离职，必须与接管人员办理交接手续 ” 。据此规定，若会计人员不予配合办理工作交接手续，企业有权暂缓给其办理离职手续。第二，办公用品的交接。在实践中，常发生离职职工带着贵重办公用品擅自离职不办理离职手续的情况，对企业造成的一定的经济损失和负面影响。因此，一方面，企业要在职工办理上岗手续时应要求提供并核实清楚相关证件材料，以备追查之用；另一方面，对于职工带走财物价值较大的，企业应及时向公安机关报案，维护企业利益。第三，往来款项的交接。在得知职工确定离职时起，企业应着手调查理清职工近期业务发生的外欠款情况、业务收款情况、内部借款情况等，没有收讫或结清的款项应督促其抓紧办理，确实不能办理的应安排人员及时接手。否则，应视为没有办理完毕工作交接手续，可以暂缓办理职工离职手续。第四，印鉴及证明文件的交接。在实践中经常出现离职职工利用企业印鉴5 / 10 及证明文件继续同原合作伙伴发生业务的情况，给企业造成了不必要的经济损失。针对这种情况，企业应健全企业印鉴的使用审批权限及流转手续，确定责任人；对于证 明文件，应严格开具手续，一事一开，及时落实证明文件的使用情况，能收回的应及时收回。另外，企业还要对业务合作伙伴及时通知职工离职的事实，明确离职职工今后发生的任何法律行为将不再代表企业。 一、员工辞职的程序 所谓好聚好散，不管企业再怎么舍不得员工离职也好，尤其是无力留用人才的时候，只能考虑如何在员工离职的时候控制好企业的法律风险。企业应当依据法律规定，制定员工离职管理办法，或者在 规章制度中明确规定员工离职的程序，例如： (1) 员工填写离职申请，经主管领导审批。 (2) 完成工作移交，办妥所有离职手续后，到财务处领取工资。 (3) 淸算财务部门的领借款手续。 (4) 结清福利待遇，应得到但尚未使用的年休假时间；应付未付的奖金、佣金；其他尚未支付的款项等。 (5) 扣除相关费用：员工拖欠未付的公司借款、罚金；员工对公司未交接手续的赔偿金、抵押金；原承诺培训服务期未满的补偿费用。 6 / 10 (6) 完成财物交接：公司的文件资料、电脑磁盘 ；公司的项目资料；公司价值在多少元以上的办公用品；公司工作证、名片、识别证、钥匙；公司分配使用的车辆、住房；其他属于公司的财物。 除上述程序之外，企业还必须做好如下企业的审査工作，以避免相关法律风险： 企业审査与该员工的劳动合同内容，审査文件、资料的所有权；审査其了解公司秘密的程度；审査其掌管工作、进度和角色；审査保密协议与竞业禁止协议的签订情况等。员工离职，必须先完成交接工作，注意防止员工在对外业务、债务方面造成什么遗留问题，并以完成交接工作作为开具离职证明和结算工资的前提条件。如员工 辞职时未经上述法定程序，则企业可以依法维护自己的合法权益。 另外，也可在员工离职之前进行谈话沟通，阐明公司和员工的权利和义务。记录离职谈话清单，经员工和谈话经理共同签字，并分存公司和员工档案。 二、员工的通知义务 除了法律规定企业存在过错，而无须提前通知企业的，一般情况下，在试用期内员工须提前 3 天通知企业，非试用期的则必须提前 30 天以书面形式通知用人单位，使用人单位有必要的时间准备安排工作日程和衔接工作，用人单位可要求员工出具书面的辞职报告，并说明辞职理由，并在7 / 10 辞职报告中体现员 工自愿请辞的真实意愿，避免日后员工诉企业未提供约定劳动条件或工作报酬等使其被迫离职为由，要求企业承担补偿金的法律风险。另外，辞职生效时间界限为员工在提出辞职之日起 30 天后，也就是说 30 天内，企业未同意解除劳动合同的，企业与员工的劳动合同关系仍处于保留和有效状态，在 30 日内，如员工未按时上班又未请假的，企业可以视情况按照员工违反规章制度进行处理。 三、员工的服务期问题 在员工提前离职的时候，除了由于企业存在过错原因造成的情况之外，员工均应对服务期承诺的无法兑现承担相应赔偿责任。 用人单位与劳动者订立劳动合同之时，或者履行劳动合同过程中，对员工进行培训的，应当特别签订载有服务期承诺条款的协议，并约定违反该协议的违约责任。用人单位因该劳动者进行的技术培训以及对因培训开支的费用负有举证责任，因此，用人单位切记留存相关培训记录及发票凭证等书面证据。在员工提前离职时，违反了服务期的承诺，企业可以向其主张未履行服务期限相应的培训费用支出。 四、商业秘密的保护 针对离职员工在职期间所接触的本公司商业秘密，作必要的审查，如离职员工所在岗位涉及到本公司商业信息等机密的，为防止其到 同行业竞争性单位就业，利用本单位重8 / 10 要商业秘密如客户资料、财务数据、技术参数等损害本单位利益，则应与该离职员工签订保密协议或者竞业禁止协议。 五、离职员工在职期间福利和大件办公用品处理 早些年时候，很多企业的员工可以享受福利房待遇，即以较市场价低很多的价格购买单位的福利房，并承诺在单位工作满一定年限。在劳动者离职的情况下，往往不肯退房，认为自己是出了钱购买的，也因此出现很多纠纷。那么在这种情形下如何保障企业的利益？在房屋所有权变更的情况下，要求劳动者同意重新变更所有权到 用人单位名下的可能性几乎为零，因此也是出现纠纷较多的类型。这就要求用人单位除了应当在服务期协议中明确约定劳动者提前离职时不享有房屋所有权之外，更有必要约定，若不归还房屋时劳动者应当承担的具体赔偿责任数额，使得该约定更具有可操作性。 如企业认为有必要对员工以房屋的形式作为激励机制或福利改善，建议只约定使用权，即用人单位只与劳动者约定房屋使用权在服务期内归劳动者享有，劳动合同解除、终止的情况下，劳动者须在解除后合理期限内搬离。另外，建议企业也可采取住房补贴的办法代替实物补贴，以免日后产生腾房的纠纷。 9 / 10 企业为员工配置手提电脑、通讯设备、交通工具等大件设备或设施时，应当明确约定该用品的产权归属。如以补贴形式发放的，为避免日后产生纠纷，建议在发放前与员工签订补充协议，按照工作年限和补贴总额的比例 进行返还。例如：企业可以与员工约定，在购买手提电脑时，为其承担 2000 元报销额度，员工须服务满 5 年，如提前离职的，少服务 1 年则须归还企业 400 元 ? 根据上海市高级人民法院关于适用若干问题的意见，劳动者违反合同约定的期限解除合同，用人单位要求劳动者返还特珠待遇的处理， 用人单位向劳动者支付报酬，劳动者付出相应的劳动，是劳动合同双方当事人的基本合同义务。用人单位给予劳动者价值较高的财物，如汽车、房屋或住房补贴等特殊待遇的，属于预付性质。劳动者未按照约定期限付出劳动的，属于不完全履行合同，根据合同履行的对等原则，对劳动者未履行的部分，用人单位可以拒绝给付；已经给付的，也可以要求相应返还。因此，用人单位以劳动者未完全履行劳动合同为由，要求劳动者按照相应比例返还的，可以支持。