电子文件管理（上）ppt.ppt

电子文件管理（上）,绪 论,讨论题： 1、建立电子文件管理学的必要性和可能性。 2、电子文件管理学的研究对象和基本内容。 3、电子文件管理学的学科性质。 4、电子文件管理学与相关学科之间的关系。,一、信息技术的发展对档案工作的影响,1.计算机在档案管理中得到广泛应用，改变着人们管理档案的方式和手段 2.为档案领域提供了新的管理对象电子文件 3.对档案学理论提出新的挑战（4个方面） 4.档案信息的记录形式和记录载体发生了变化,（一）建立电子文件管理学的必要性 1、建立电子文件管理学是信息技术发展的必然要求 2、建立电子文件管理学是档案学专业人才培养的时代要求 3、建立电子文件管理学，保护电子记忆，是档案工作的历史使命 4、建立电子文件管理学是档案学理论和学科建设的内在需要,二、创建电子文件管理学的必要性和可行性,1.有传统的文件管理、档案管理研究理论和实践经验可供借鉴 2.有大量的电子文件管理研究文献和较为成熟的理论为基础 3.有我国电子文件管理实践的支持 4.可借鉴国际上相关的管理理论、经验和方法,（二）建立电子文件管理学的可行性,三、电子文件管理学的研究对象和任务,（一）电子文件管理学的名称和概念 “电子档案工程学” “电子档案学” “电子文件管理学”它既可以避免因偏重技术而造成不必要的混乱现象；也可以使电子文件管理学内涵与外延名实相符，准确概括地反映电子文件管理的实践活动和理论需要。其涵义如下： 电子文件管理学是研究电子文件运动规律及其组织管理的原则与方法的一门学科。,电子文件管理学的研究对象是电子文件和电子文件管理。,（二）电子文件管理学的研究对象,电子文件管理学研究的基本任务是在研究电子文件的形成、特点和价值的基础上，依据和利用现代信息技术环境，总结电子文件管理工作实践经验，探索电子文件管理规律，建立电子文件管理的基本理论和基本方法，建构电子文件管理学学科体系，指导电子文件管理工作实践，从而保证归档电子文件的真实性、完整性和有效性，最大限度地发挥电子文件的作用。,（三）电子文件管理学研究的任务,初创时期电子文件管理学研究的具体任务 :,（1）认识和把握电子文件产生的领域和范围、存在的形式和特点； （2）建立电子文件管理的基本框架及工作体系，围绕电子文件的立卷、归档、鉴定、分类、著录、保管及开发等环节建立新的方法、标准和要求； （3）健全和完善档案学理论体系和电子文件管理学应用理论体系； （4）培养一支高素质的电子文件管理研究队伍，并完成档案管理人员由管理传统档案向管理多种载体档案的过渡。,四、电子文件管理学的学科性质,1.电子文件管理学是档案学的一门分支学科 2.电子文件管理学是一门综合性学科 3.电子文件管理学属于应用学科，具有较强的实践性,从载体形式上划分档案学：,档案学 ,档案管理学 电子文件管理学 特殊载体管理学,文书档案管理 科技档案管理 会计档案管理 人事档案管理 诉讼档案管理 ,五、电子文件管理学的研究方法,“我们不但要提出任务，而且要解决完成任务的方法问题。我们的任务是过河，但是没有桥或没有船就不能过。不解决桥或船的问题，过河就是一句空话。不解决方法问题，任务也只能瞎说一顿。”（毛泽东选集，人民出版社1964年，第125页）,（一）马克思主义唯物辩证法是电子文件 管理学研究的方法论准则 （二）继承与创新相结合的方法 （三）吸收、借鉴科学研究的一般方法 （四）引进移植的方法,第一章 电子文件概述,第一节 电子文件的概念和种类,一、电子文件的来源 （一）办公自动化（OA）过程中产生的电子文件 （二）计算机辅助设计（CAD）和计算机辅助制造（CAM）过程中产生的电子文件 （三）模数转换过程中产生的电子文件 扫描仪、数码相机 （四）电子商务（E-business）过程中产生的电子文件 （五）收发电子邮件（E-mail）过程中产生的电子文件,二、电子文件的定义,（一）“电子文件”名称的出现 （二）电子文件定义的各种表述 （三）对电子文件概念内涵的理解,第一节 电子文件的概念和种类,三、电子文件的种类,（一）按电子文件的信息存在形式分类，可分为文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、命令文件等。 （二）按电子文件的组成方式分类，可分为简单文件、复合文件、复杂文件。 除了上面两种主要分类方法外，我们尚可根据文件的功能，将电子文件分成主文件和支持性、辅助性、工具性文件根据文件的生成方式，将电子文件分成直接生成的原始文件和传统文件经模数转化而成的电子文件；根据文件的属性，将电子文件分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件、压缩文件等；根据存储载体，将电子文件分为磁盘文件、磁带文件、光盘文件等。,第一节 电子文件的概念和种类,第二节 电子文件的基本特点和作用,一、电子文件的基本特点 （一）中外对电子文件特点的研究概述 美国教授David MLevy: Stable（稳定）、Permanent（永久）、Static（静态）、Inactive（不积极）、Fixed或Rigid（固定、严格）等词语来描述纸质文件；而用Unstable（不稳定）、Impermanent（非永久性的）、Dynamic（动态）、Active或Interactive（积极、交互式）、Fluid或Transformable（流动的、能改变）等描述电子文件。 我国档案界最早对电子文件特点加以分析的是中国人民大学冯惠玲教授,（二）电子文件的特点 1、信息的非人工识读性 2、系统的依赖性 3、信息与特定记录载体之间的可分离性 4、信息的可变性 5、信息存储的高密度性 6、多种媒体信息的集成性 7、信息的可操作性,第二节 电子文件的基本特点和作用,（三）对电子文件特点的评议 1、上述电子文件的特点，其理论与实践意义都是重大的。 2、在现有对电子文件特点的研究上，仍有不少值得商榷之处。 如关于电子文件的“虚拟性”和信息与载体的可分离性，是引起人们广泛争议的两个问题。,第二节 电子文件的基本特点和作用,二、电子文件的作用,（一）使用电子文件可以改变办公方式和提高办公效率 （二）电子文件的产生，意味着信息处理走向自动化，并有利于文档一体化的实现 （三）电子文件能够进行网络化传输，充分发挥信息资源共享的优势 （四）电子文件能集成多元化信息 （五）电子文件有利于组建国家综合信息系统,第二节 电子文件的基本特点和作用,第三节 电子文件的原始性与法律证据效力,一、电子文件的原始性 （一）传统文件的原始性 （二）电子文件原始性认定的困难 电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。 电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难以实现。 电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地“迁移”，以适应新的“生存环境”。 电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。,（三）重新界定“原始性” （四）国外对电子文件原始性（或原件）问题的确认方法 对“原件”的扩大解释。 功能等同法。 置换“原件”法。,第三节 电子文件的原始性与法律证据效力,电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。 目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。,二、电子文件的法律证据效力,（一）电子文件法律证据效力的含义 （二）电子文件作为法律证据的可采纳性 所谓证据的可采纳性（Admissibility）是指证据资料在法律上允许其作为证据的资格。 （三）电子文件作为法律证据的证明力 证明力是证据对查明事实所具有的效力。 （四）电子文件的法律证据地位 1、书证说。 2、视听资料说。 3、独立证据说。 4、传统证据的演变说。,第三节 电子文件的原始性与法律证据效力,第四节 电子文件的形成规律和生命周期,一、电子文件的形成规律 电子文件的形成规律是指电子文件从制作到生成的过程中所表现出来的种种内在规律性。 1、电子文件的形成与业务活动的开展同步进行 2、电子文件的形成依赖于系统 3、电子文件信息形成与存储分散化 4、数据类型与文件格式多样化 5、电子文件信息的生成动态性,二、电子文件的生命周期 文件生命周期理论的基本内容可以概括为三个方面：文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程；这一过程依据文件价值形态的变化可以划分为若干阶段；文件在每一阶段因其特定的价值形态与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一定对应关系。 （一）国际档案理事会对电子文件生命周期阶段的划分 国际档案理事会电子文件委员会 提出“电子文件生命周期”（The Life Cycle of Electronic Records）概念，并将其划分为三个阶段：概念阶段（Concept Stage）、产生阶段（Creation Stage）、维护阶段（Maintenance Stage）。,第四节 电子文件的形成规律和生命周期,（二）何嘉荪对电子文件运动阶段的阐释 第一阶段：文件的孕育形成阶段。 第二阶段：文件的现实使用阶段，即现行阶段。 第三阶段：文件的暂时保存阶段。 第四阶段：文件的保存阶段或历史阶段。 （三）佛兰克厄普沃德的“循环周期论” 澳大利亚档案学者佛兰克厄普沃德(Frank Upward)等从另一角度对电子文件生命周期理论进行了描述：“往复运动于生成到处置的连续体中的一个过程。”,第四节 电子文件的形成规律和生命周期,三、文件连续体理论,20世纪80年代由澳大利亚档案学者伊恩麦克莱恩和佛兰克厄普沃德在吸收借鉴著名社会学家吉登斯的结构化理论的基础上，融合传统档案学理论而提出的一种新型文件管理理论或概念模型。 文件连续体是指“从文件形成（包括形成前文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中采用连贯一致的管理方式”。 图示略,第四节 电子文件的形成规律和生命周期,第一围：电子系统中的前传递系统，即指文件的生成，这时会形成相应的活动轨迹。 第二围：电子系统中的后传递系统，包括传统的登记功能，文件的接收和分发过程中形成的附加数据，文件的保存（包括文件处置活动过程中形成的数据）。在这一阶段，轨迹被捕捉并整合成为档案。 第三围：用来建立、回忆和传播机构记忆的系统（将文件组织起来作为记忆）。 第四围：用来建立、回忆和传播集体记忆的系统（社会、文化或历史的）。 四条坐标轴的含义如下： 文件保管轴：该轴表示用来存储人类活动中形成的记录信息的工具，轴上的坐标分别为：文件、档案、全宗和档案组合。 凭证轴：该轴是由行动轨迹、档案所提供的凭证以及它们在机构和集体记忆中所处的地位所组成。 业务活动轴：该轴上的四个坐标分别是行为、活动、功能和目的。 实体轴：包括行为者、与行为者有关联的工作单元、工作单元所属的机构和社会认可的制度。,第四节 电子文件的形成规律和生命周期,第五节 电子档案,一、电子档案的名称与定义 （一）“电子档案”名称的演变 电子档案与电子文件一样，最初也被称为机读档案。 20世纪80年代末之后，“电子文件”一词开始使用，出于职业习惯，人们也开始使用“电子档案”这一名称。 1996年第十三届国际档案大会上，戴维比尔曼作了题为虚拟档案（Virtual Archives）的报告，一时间“虚拟档案”一词被广为使用。 （二）电子档案的定义 目前最明确的电子档案定义是我国1999年出版的国家标准CAD电子文件光盘存贮、归档与档案管理要求（GB/T17678.11999），其中将电子档案定义为：“具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明”。 （三）关于“电子档案”名称适用性的思考 1、“电子档案”这一概念反映出档案所蕴含的社会价值意识。 2、“电子档案”这一概念体现了档案内涵及其形态演变的连续性。 3、“电子档案”这一概念满足了档案学研究的理论需要。,二、虚拟档案与电子档案（文件）的虚拟性,（一）虚拟档案 一般而言，我们把“虚拟档案”作为“电子档案”的同义词或代用词，两者特性相同，但范围却不同。电子档案是指那些在计算机环境中形成与运行的并作为档案保存的电子文件；虚拟档案不仅包括电子档案，同时也包括了那些传统档案的数据化产物。因而，虚拟档案有比电子档案更为广泛的信息来源，它可以囊括各种类型的档案信息。虚拟档案与电子档案都是在电脑上运行的，因此，虚拟档案具有电子档案所具有的各种特性和功能。 （二）电子档案的虚拟性,三、电子文件与电子档案,第五节 电子档案,本章结束,1、国际档案理事会电子文件委员会（1993年）：能够为数字电脑操作、传输和处理的文件。 2、国际档案理事会电子文件管理指南（1997年）：电子文件是通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件。 3、国际文件管理基金会（IRMT）电子文件管理导论（1999年）：用计算机操作、传输和处理的数字文件。 4、美国联邦管理法规（1992年）：电子文件包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的规定。 5、美国联邦文件管理术语手册（第二版，1993年）：其存储形式只能由计算机处理的文件。 6、澳大利亚记录未来电子文件管理的方针和政策（1995年）：其记载信息的形式适合于用数字计算机进行检索、加工和交流的文件。 澳大利亚文件管理标准（1997年）：由电子计算机交流和维护的文件。 8、我国国家标准CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB/T17678.11999）：能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。 9、我国档案行业标准档案工作基本术语（DA/T12000）：以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。,电子文件定义的各种表述,对电子文件概念内涵的理解,1、电子文件首先是文件，它应满足文件的所有要求。 2、电子文件是以数字形式进行记录的，并可为电子计算机等设备所处理。 3、电子文件的构成方式由内容、背景信息、结构三要素构成的。,内容是指文件中所包含的表达作者意图的信息。 背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 结构是指文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排，电子文件所使用的代码、格式、以及载体、附件等方面的信息。,第二章 电子文件管理,第一节 电子文件管理内容,一、电子文件管理的基本内容 （一）电子文件的微观管理 所谓电子文件微观管理是指文件和档案管理人员以电子文件为客体对象，运用一定的技术方法对其加以组织和控制，形成有序、系统的电子文件信息资源，维护电子文件信息的真实性、完整性、有效性，并向社会提供利用服务。 （二）电子文件的宏观管理 所谓电子文件的宏观管理是指文件和档案的行政与业务管理部门以电子文件管理为客体对象，运用法律法规、制度办法、规划、标准等对电子文件管理工作中的组织和人员加以指导和控制，并提供相应的技术和条件支持，以形成有效的运作机制和管理机制，使电子文件微观管理工作规范化和制度化，确保电子文件完整保存的历史责任得以实现。,二、电子文件管理流程 （一）电子文件管理环节总况 对于电子文件及其归档的各管理环节，可通过下列示意图大致反映出来。,第一节 电子文件管理内容,直接利用,安全措施,电子文件管理流程图,（二）电子文件管理流程的变化 1、电子文件管理流程在时间上的变化 2、电子文件管理流程在内容上的变化 3、电子文件管理流程在顺序上的变化 （三）电子文件管理“业务流程重组”,第一节 电子文件管理内容,第二节 电子文件管理的指导思想和原则,一 、电子文件管理的指导思想 （一）辩证唯物主义是电子文件管理的根本指导思想 （二）电子文件与传统文件管理共存与互动的思想 （三）注意防止两种倾向 一种倾向是不顾主客观情况，认为电子文件将要取代纸质文件、档案 ； 另一种倾向是认为电子文件的法律证据价值还未确立，而忽视对电子文件的管理，片面强调纸质文件的管理，让生成的电子文件处于失控状态 。,二、电子文件管理的基本原则 （一）全程管理原则 全程管理原则是指根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理与监控。 电子文件全程管理有三个方面的深刻涵义： 其一，全程管理是一种全面的管理，涉及电子文件的流程、管理规则、管理方法以及质量要求，从而建立一个涵盖电子文件全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系； 其二，全程管理是一种系统的管理，建立在“大文件”的概念基础之上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的系统整合和总体效应； 其三，全程管理是一种过程管理，是通过过程控制实现结果控制，在过程管理中，所有有助于说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息都被记录在案，以证实电子文件在管理系统中的运转状况，确保电子文件的管理质量。,第二节 电子文件管理的指导思想和原则,（二）前端控制原则 所谓“前端控制”是指针对电子文件的管理，从文件形成之时甚至形成之前（即电子文件管理系统设计阶段）一直到归档整个过程给予全盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督。 前端控制的内涵包括两个方面： 一是整体规划。即将文件管理与档案管理中涉及的所有因素都统筹加以考虑，并纳入电子文件管理系统，以功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。 二是业务环节提前。即在对电子文件生命周期的全过程通盘规划的基础上，把某些分散在各个业务环节，关系到电子文件真实、完整、有效和带有一定重复性的作业提前实施，保障电子文件的安全可靠，有效地减少重复作业。,第二节 电子文件管理的指导思想和原则,（三）真实性、完整性和有效性保障原则 1、真实性 电子文件的真实性是指电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 2、完整性 电子文件的完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 电子文件的完整性包括两个方面的含义：一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件完整齐全；二是每一份“电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损”。 3、有效性 有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。,第二节 电子文件管理的指导思想和原则,三、“后保管模式”思想 后保管模式是加拿大档案学者T库克在第十三届国际档案大会的报告中提出的，他将未来档案事业的关注焦点概括为七个转变，即： 从文件实体转向文件的形成过程。 从分析个别文件的性质和特征转向更好了解导致文件产生的业务职能、活动、任务、事务处理和工作流程。 从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定转向宏观鉴定形成者的主要职能、计划和活动，并挑选出反映它们的最精炼的文件永久保存。 从文件实体的整理、编目和保管转向了解信息系统和形成者的相关文献之间的有机联系。 从档案馆作为一个希望与文件形成机关合作的“恳求”机构转变为一个监督形成者、维护和保管在其管理下的档案文件活动的审计机构。 从档案馆建筑作为文件保管基地转变为一个便于公众利用数百个由形成者控制的系统内各种文件的中央信息中心。 从以等级结构中原始文件产生部门为中心的实际来源转变为以变动、临时、甚至“虚拟”的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源。,第二节 电子文件管理的指导思想和原则,第三节 电子文件管理模式,一、机构内部电子文件的管理模式 （一）对电子文件实行统一管理 电子文件归档与管理规范规定：“文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。” （二）实行文件、档案一体化管理 电子文件、档案一体化管理的最佳实现方式是建立功能涵盖电子文件生命周期全部管理活动的电子文件管理系统。,二、档案馆电子文件的管理模式 （一）分散保管模式 所谓分散保管模式（或称为分布式保管模式）是指政府机构以及各种社会组织产生的电子文件不集中在各级档案馆保存，而采用分布式管理方法，将其保存在产生这些文件的机构内，由档案馆对电子文件信息加以控制，并对其保管加以指导和帮助。 分散保管的理论基础是“后保管模式”。 目前对电子文件采用分散保管的国家主要有澳大利亚、德国、俄罗斯等国，特别是在澳大利亚。,第三节 电子文件管理模式,（二）集中保管模式 所谓集中保管模式是指将具有永久价值的电子文件传送到档案馆集中保存，即对电子文件实体和信息实行双重控制。 实行集中保管是基于以下方面考虑： 1、电子文件生成机关不具有保管电子文件的法律责任，容易造成电子文件的损毁 2. 从文件生命周期理论来说，电子文件理应由档案馆集中管理 3. 从组织机构和人员的稳定性来说，形成机关分别管理会影响到档案长期政策的制定 我国对电子文件的管理基本采取集中制模式，这与我们的归档制度有着直接的联系。我国电子文件归档与管理规范中指出：“对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。”,第三节 电子文件管理模式,三、国家电子文件的管理模式 国家电子文件的管理模式也称国家电子文件管理体制。它是一个国家对电子文件管理工作的组织方式与组织制度。 我国在长期的档案工作实践中，逐步形成并建立了集中统一的档案管理体制，即“统一领导、分级管理”体制。 （1）从中央到地方建立档案事业管理机关，在各级党委和政府领导下，统一地制定政策、法规、标准，对全国档案工作予以指导，分级、分专业的掌握全国、本地区、本专业系统的档案事务； （2）按行政区域和中央条块管理体制，对国家全部档案进行分级、分类集中管理； （3）实行党政档案和党政档案工作的统一管理。,第三节 电子文件管理模式,第四节 电子文件管理系统,一、电子文件管理系统的含义及其开发的必要性 （一）电子文件管理系统的含义 电子文件管理系统（Electronic Records Keeping System）又称电子文件保管系统，有广义和狭义之分。 狭义的电子文件管理系统是以信息技术为支撑，具有文件保存功能，能够对机构内产生的电子文件、档案部门保管的电子文件进行严谨完善的管理，保证电子文件的行政有效性和法律证据性的计算机软硬件系统，尤其是与之相应的软件程序。 广义的电子文件管理系统是包括所有与电子文件管理有关的技术、管理、法律、标准、人员等相关因素在内，以保证电子文件的行政有效性和法律证据性，保证电子文件的科学管理和高效利用为目的的信息系统。它构成一个更为宏观的管理系统，最大限度地完善电子文件的管理。,（二）开发电子文件管理系统的必要性 1、电子文件管理系统是电子文件的生存环境。 2、良好的电子文件管理系统能够确保机构职能活动的顺利开展，并提供机构职能活动的证据。（文件、业务活动、职能、文件系统等各要素关系图 ） 3、电子文件管理系统是具有行政有效性和法律证据性文件的“聚集地”，在为机构提供业务活动的证据过程中发挥着至关重要的作用。,第四节 电子文件管理系统,二、电子文件管理系统的特点 （一）系统中的电子文件具有行政有效性和法律证据性 （二）系统中的电子文件由文件内容、背景信息和结构等构成 （三）是执行业务活动的辅助系统 （四）种类繁多 （五）具有独特的技术思路,第四节 电子文件管理系统,三、电子文件管理系统的功能需求 （一）基本功能 1、综合管理文件 2、系统配置 3、实时收集 4、实时鉴定 5、记录和维护元数据 6、日志管理 7、工作流程管理 8、互联网文件发布和访问互联网功能 9、多样化检索 10、多样化提供利用 11、数据迁移（Transfer）和转载（Migrate）,第四节 电子文件管理系统,（二）拓展功能 1、知识收集功能 所谓知识收集功能，是指及时获取专家和员工头脑中的技能和工作经验，及时收集，实时整理，随时提供利用。 2、深度挖掘信息内容功能 3、主动提供利用功能,第四节 电子文件管理系统,第五节 电子文件管理现状,一、信息技术在我国的广泛应用和电子文件的大量产生 二、我国电子文件管理的现状和障碍 主要表现在四个方面： （1）是认识上的障碍。 （2）电子文件的管理方法没有完全确立。 （3）电子文件管理的软、硬件没有配套。 （4）管理人员的知识结构不能适应电子文件管理的需要。,本 章 结 束,文件、业务活动、职能、文件系统等各要素关系图,第三章 电子文件的鉴定,第一节 电子文件鉴定的内容,一、电子文件鉴定工作重要性的提升 由于形成、传输和利用的方便，电子文件的数量巨增，远远超过纸质文件，尽管这些文件的储存空间小于纸质文件，但是，一则这些文件并非都具有长久保存的价值；二则数量巨大的电子文件会增加电子信息的负担，既降低系统响应检索提问的速度，也增加维护保管的费用。 电子文件的鉴定是指根据有关规定鉴别电子文件的档案价值，确定其保管期限，删除、销毁已积累但无保存价值的电子文件。 在电子文件管理中，文件一经产生，所经历的第一个环节就是鉴定，档案工作的其他一切环节都紧随其后。从这点上说鉴定在顺序上是居首位的。没有鉴定也就没有其他工作产生的必要。另一方面，鉴定工作又是控制文件质与量的关口，文件是否要作为档案进行保存，保存数量的多少和时间的长短都是由鉴定决定的。从这一点而言，鉴定在重要性上又是居第一位的。因此，把鉴定作为电子文件管理的控制核心，是对鉴定地位的重新认识。,二、电子文件鉴定的内容、特点和程序 （一）电子文件鉴定的内容 1. 内容鉴定 内容鉴定也称为内容价值鉴定或内容分析，是指根据电子文件自身的状况和信息内容来确定电子文件的档案价值和保管期限。即根据电子文件所含信息的有用性和社会需求，鉴定电子文件的实用价值和历史意义，并在此基础上确定其保管期限。这是传统鉴定工作的核心。 2. 技术鉴定 技术鉴定是指根据电子文件保存、识读等方面的技术状况来确定电子文件的档案价值和保管期限。 内容价值鉴定和技术鉴定这两个要素对于确定电子文件的保存价值来说缺一不可，这就要求电子文件的鉴定从内容和技术状况两个方面同时展开，并最终将两个方面的鉴定结果联系起来，综合判定电子文件的保存价值。,第一节 电子文件鉴定的内容,（二）电子文件鉴定的特点 1、多维性 首先，是其鉴定范围的拓宽，使得电子文件鉴定不仅仅要鉴定其内容上的有用性，还要对其文件属性、文件技术状况进行鉴定。其次，电子文件的鉴定工作不像传统文件那样只是在文件运行的一个节点进行，而是在电子文件管理的许多环节都存在，这就使得电子文件鉴定与多项工作相联系，内容上有很多交叉的地方。 2、连续性 从文件的形成、办理、归档到存储、开放、利用、销毁整个过程，每一个环节都有鉴定的身影。 3、分散性 分散性是指电子文件鉴定需要多方承担，而不是由档案工作人员独立完成。 4、风险性 电子文件鉴定工作的内容比传统文件鉴定更加复杂，这也就是说，鉴定过程中出现意外的几率也就远远高于传统文件的鉴定，电子文件的鉴定具有一定的风险。,第一节 电子文件鉴定的内容,（三）电子文件鉴定的程序 我国传统的档案价值鉴定一般分三个阶段来完成：即文书处理部门对应归档材料的完整性鉴定和保管期限的划分；档案室对进馆前具有永久保存价值的档案鉴定；馆藏期满档案价值的鉴定。 电子文件的初次鉴定主要是对电子文件的内容价值进行鉴定。它实际上是在电子文件形成、积累的同时完成的，在归档前就完成了。 电子文件的二次鉴定，是介质归档鉴定，可以在介质物理归档（实体归档）时，即将电子文件脱机保存到移动载体上时进行。鉴定内容包括内容价值鉴定和技术鉴定两个方面。 电子文件的三次鉴定一般由机关（企事业）档案室在电子文件保管期满时进行，也是一种全面鉴定，可结合电子文件的复制进行。 电子文件的四次鉴定是电子文件向档案馆信息系统移送时进行，以确保进入档案馆的电子文件信息具有永久保存的价值。 电子文件鉴定贯穿于电子文件管理的始终，因此也被称为全过程鉴定。各环节的鉴定是相互联系、相辅相成的，初次鉴定是基础，二次、三次、四次鉴定是继续和补充。,第一节 电子文件鉴定的内容,第一节 电子文件鉴定的内容,（四）电子文件鉴定工作的组织实施 在初次鉴定中，文件管理人员和档案管理人员应对文件的保存要求和鉴定过程向信息技术专家提出意见，以便在电子信息系统设计和软硬件的选择上符合档案管理和鉴定的要求。信息技术人员还应对元数据进行识别和保留，并就电子文件的采集和维护提供专家意见。 电子文件二次鉴定是电子文件形成部门在档案部门的协助下，对归档文件内容、载体进行鉴定、检测，确定取舍，对其所需的软硬件环境作出说明，并根据电子文件的价值划分其保管期限，提出在保管期限内配套的软硬件环境要求。 三次和四次鉴定是在电子文件作为档案管理过程中进行的，主要由档案部门负责，会同有关部门人员一起进行。其主要任务是对已到保管期限的电子文件重新审查鉴定，把失去保存价值的电子文件剔除销毁。,第二节 电子文件的内容鉴定,一、“直接鉴定法” 所谓“直接鉴定法”即是通过直接审查档案来鉴定档案的价值。它要求鉴定人员逐件逐张地审查文件，而不是根据案卷目录和案卷标题来判定其价值。 20世纪80年代，随着电子文件的大量产生和电子文件管理实践的广泛展开，人们开始对直接鉴定法持否定态度，指出电子文件数量过多，人们已无法“逐件逐张”地阅读每一份文件原文；同时，电子文件的鉴定必须在一份文件产生之前，即在信息系统设计阶段就进行，运用直接鉴定法已无法开展工作。这确是直接鉴定法的两大缺陷。,第二节 电子文件的内容鉴定,二、现代“职能鉴定法” 北美和欧洲的一些档案专家几乎是不谋而合地在20世纪80年代末期前后想到了采用一种更为宏观的鉴定方法，并逐步发现这种方法非常适合于电子文件。这种宏观鉴定思想的重点在于主要是通过文件形成者的职能，而不是文件的内容来判断文件的价值，这种方法被称为现代“职能鉴定法”。 特里特克将这种鉴定法称之为“后保管鉴定法”。他提出鉴定方法从文件实体转向文件的形成过程；从分析个别文件的性质和特征，转向更好地了解导致文件产生的业务职能、活动、事务处理和工作流程；从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定，转向鉴定形成者的重要职能、计划和活动并挑选出反映它们的最精炼文件永久保存。 根据文件形成者职能对文件价值进行鉴定的理论和标准，从二十世纪早期的迈斯内尔和卡林斯基时代开始就明确提出来了，现在人们赋予了这种鉴定方法新的时代意义。 何嘉荪、傅荣校在文件运动规律研究一书中指出：现代“职能鉴定”，尤其是用于电子文件的“职能鉴定”，关注的再也不是单份文件自身，而是形成文件的职能活动，也就是文件广义的来源；其分析的重点将是文件形成者的职能、计划，所参与进行的活动及活动中的有机联系和业务的重要性。,第二节 电子文件的内容鉴定,三、对直接鉴定法和职能鉴定法的评价 近年来我国大多数档案学者对直接鉴定法持否定态度。然而作为一种较为成熟的鉴定方法，直接鉴定法有其产生的合理性，在今天仍具有较为广泛的生命力。 另一方面职能鉴定法虽然得到学者们的赞成和支持，但也有不少学者对职能鉴定方法作出相反的评价。 通过上述分析可以看出，对电子文件的两种鉴定方法应客观看待。我们在提倡职能鉴定法的同时，也要认识到直接鉴定法的作用。职能鉴定法是电子文件鉴定的基本方法，内容鉴定法（直接鉴定法）是电子文件鉴定的辅助方法。 值得注意的是，当前职能鉴定在我国的实际工作部门中尚未正式开始应用，在这种情况下，直接鉴定法仍是一时无法替代的首选方法，即使是对电子文件的首次鉴定，也仍然可以采用。,第三节 电子文件的技术鉴定,一、技术鉴定的内容 （一）真实性鉴定 真实性是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确定其与形成时的原始状态一致。 （二）可读性鉴定 由于电子文件的不可视性，对其进行可读性检测是技术鉴定中最重要的方法，目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。 （三）完整性鉴定 完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 （四）无病毒鉴定 由于档案管理部门，尤其是档案馆的电子文件来自四面八方，比起一个业务部门、一个机关受病毒侵害的概率自然大大增加，档案部门一旦遭受病毒感染，其危害是难以估量的。因此，对于归档电子文件和归档介质，应使用查毒、杀毒软件进行检测和处理。 （五）载体状况鉴定 电子文件的载体是信息最直接的“生存环境”，主要有磁带、磁盘、光盘等，载体质量发生问题会直接损伤存储在上面的信息。,第三节 电子文件的技术鉴定,二、技术鉴定的方法 （一）对电子文件信息进行计算机阅读检查 （二）发挥元数据的作用，检查电子文件信息记录制度 （三）对电子文件形成时间和作者身份进行检验 （四）检查电子文件的传递方式、格式、状况以及保存文件方法 （五）从技术上、法律上对电子文件信息的客观性进行认定,第四节 电子文件鉴定的标准,一、电子文件的鉴定标准 （一）保管期限标准 纸质文件的保管期限表对于从内容上鉴定电子文件具有一定的参考价值，但由于电子文件的种类、成分和形成、积累过程有诸多特点，一些文件的价值还会随着信息技术的发展而有所改变，因此，不能简单地套用原有的保管期限表。 美国国家档案与文件局（NARA）早就用电子文件保管期限表来规范电子文件的“处置”（销毁）范围。 NARA颁布了两个“通用电子文件保管期限表”，用以规范电子文件的“处置”（销毁）范围。近几年，为更有效地管理电子文件，NARA又制定了通用文件期限表GRS20。我国也应该在积累经验的基础上为电子文件编制专用的保管期限表，以体现文件内容对保管期限的要求。国家档案局“电子文件归档和电子档案管理研究领导小组”研究后认为划分电子文件保管期限的原则是：凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，具有长远科学研究和历史研究价值的电子文件，列为永久保存；凡是反映本单位一般职能活动，在较长时间内有参考利用价值的电子文件，列为长期保存；凡是短期内对本单位有参考利用价值的电子文件，列为短期保存。 （二）技术标准 技术鉴定的依据是硬件、软件、载体及其相关的标准。国家档案局已于1996年制定和颁布了磁性载体档案管理与保护规范（DA/T1595），是目前技术鉴定的主要标准。,第四节 电子文件鉴定的标准,二、鉴定工作中需要考虑的问题 （一）保管费用转移与价值取向的调整 把“技术鉴定”作为决定电子文件保存价值的因素之一，必然会导致在鉴定标准的把握上，要作保存费用与价值取向之间关系的调整。虽然在传统文件鉴定上，很大程度上也参考了保存费用因素，但事实上并没有改变人们对传统文件的价值鉴定偏重于内容分析这种势态。这种势态在电子文件鉴定中可能完全改变。因为管理电子文件的费用大量转移到保障其真实性、完整性和有效性等所需要的技术设备和环境维护中。为此，付出的软硬件设备的费用将直接影响到对电子文件保存价值的判断。 （二）双套制条件下纸质文件鉴定的标准 电子文件的易变性、易逝性使得人们在应用它们的同时，目前，仍然制作保留一份同样内容的纸质文件，以备不时之需，这种做法称为双套制。双套制的存在使得我们在鉴定电子文件的同时，也必须鉴定与之相对应的纸质文件。 双套制条件下对文件的鉴定，应充分发挥两者的优长，采取审慎的态度，不能错误地认为有电子文件，就可以轻率地销毁纸质文件，反之亦然。,第五节 电子文件与纸质文件鉴定的比较,一、电子文件与纸质文件鉴定的共性 （一）电子文件与纸质文件鉴定拥有共同的方法论 电子文件与纸质文件的鉴定都是确定文件的保管期限，删除、销毁没有保存价值的文件，将有价值的文件保存下来，为生产建设和社会发展服务。 （二）电子文件鉴定理论是在纸质文件鉴定理论的基础上发展起来的 虽然在具体的电子文件管理系统中，电子文件的鉴定呈现出很多不同的特点。但是仔细分析，就可发现电子文件的鉴定方法实际上是纸质文件鉴定理论在电子环境下的延伸和应用。例如，在电子文件鉴定模块的设计中，仍然必须回答这样一些问题，诸如档案在哪个环节、由谁鉴定才最合理，各个相关部门之间采取怎样的合作方式才能保证鉴定的客观性等。甚至电子文件鉴定的智能化也是仿照人们对纸质文件鉴定时的思维模式实现的。,第五节 电子文件与纸质文件鉴定的比较,二、电子文件与纸质文件鉴定的区别 （一）鉴定方法 传统纸质文件多采用直接鉴定法，即逐件阅读文件原件内容，判断其价值。 宏观职能鉴定法在电子文件鉴定中得到了一定程度的肯定和发扬。宏观职能鉴定法抛弃了根据当前和未来社会需要来确定和预测文件价值的观点，这种鉴定方法得到了国际档案理事会电子文件委员会的认同，被称为实用的评估法，在电子文件鉴定中已得到了广泛的认可和采用。 （二）鉴定内容 纸质档案的鉴定偏重其内容鉴定，对文件所处的技术情况和载体情况几乎未作考虑(高龄档案除外)。 对电子文件而言，计算机是其赖以生存的环境，计算机技术影响着文件的真实性和可读性。,第五节 电子文件与纸质文件鉴定的比较,（三）鉴定时间 纸质文件的第一次鉴定，即立卷前鉴定就发生在第二阶段末，此时文件经现实使用，一部分失去了全部价值可以销毁，另一部分日后仍有查考、使用价值的通过立卷转入第三阶段。在第三阶段末，档案室对档案进行第二次鉴定，保管期限已满的档案，经鉴定没有保存价值的即可销毁；经鉴定认为具有长久保存价值的档案由此进入了文件生命周期永久保存阶段，再经档案馆鉴定，将有永久保存价值的档案进入档案馆保存。 电子文件的初次鉴定提前到信息系统设计时进行，也就是在编制信息系统软件时，就把有关鉴定的标准和程序编入到系统软件之中，由计算机自动对电子文件鉴定。初期鉴定主要是对电子文件的内容价值进行鉴定。电子文件的第二次鉴定是在电子文件脱机保存在移动载体上时进行的，这次鉴定的内容既包括对内容价值鉴定，也包括技术鉴定。电子文件的第三次鉴定从理论上讲应该是档案室在电子文件保管期满时进行。但为了保证存贮在光盘、磁带中的电子文件其数字信息能长期存取，电子文件需要不断地定期复制。因此，往往可以将两者结合起来，在复制前对电子文件再作一次内容鉴定，确系有继续保存价值的电子文件才复制，否则可删除销毁。当电子文件向档案馆移交时，对其进行第四次鉴定，以确保进入档案馆的电子文件均具有永久保存价值。,第五节 电子文件与纸质文件鉴定的比较,（四）鉴定人员 我国的纸质文件鉴定分三步走，第一次立卷前鉴定，鉴定人员由文书或业务部门人员组成；第二次鉴定工作主要由机关或企业的档案室工作人员承担，第三次鉴定工作由档案馆人员主持，主要对进馆档案保存期限不当的进行调整以至销毁。 电子文件鉴定不但要对文件内容价值进行鉴定，还要对文件的技术状况进行鉴定，因此，鉴定队伍不仅要有档案或文书部门的人员参加，还要有计算机技术人员参加。,本 章 结 束,第四章 电子文件的积累与归档,第一节 电子文件积累与归档的组织管理,一、电子文件积累与归档的必要性 （一）电子文件是国家宝贵的文化财富和社会的重要信息资源 （二）电子文件积累与归档是保护电子记忆的必要途径 （三）电子文件积累与归档是档案工作的时代要求,第一节 电子文件积累与归档的组织管理,二、电子文件积累与归档过程的具体环节 电子文件积累和归档的程序是： 1、确定电子文件是通过审批的“最终版本” 2、积累和积累整理 3、编制目录 4、整理归档的电子文件 5、鉴定归档的电子文件 6、检测归档的电子文件 7、编制电子文件归档说明 8、存入存储载体 9、复制备份，确定保存方法和地址 10、确定载体标识 对上述环节可概括为积累、整理和归档三个大的环节。,第一节 电子文件积累与归档的组织管理,三、电子文件积累与归档的组织管理 （一）由单位的综合主管部门或主要负责人统一协调，指定专门机构或专人负责电子文件的积累和归档工作 （二）各单位的电子文件积累归档要有明确的规章制度、标准和具体的规定、要求 （三）把电子文件归档列入工作计划，并根据电子文件处理过程、程序和归档制度的要求，下达归档计划,第二节 电子文件的积累,一、电子文件积累的范围 电子文件的积累范围应按国家关于文件归档范围的有关规定执行，并参考现行纸质文件的收集积累范围，制定电子文件的收集积累范围。同时，电子文件收集积累范围还应根据各部门文件形成情况以及电子文件的特点确定。 电子文件收集积累范围可划分为两大类：数据类文件和程序类文件。 各类反映本部门职能活动的数据类文件是电子文件的主体，它反映文件的内容，是收集积累的主要对象。 程序类文件包括操作系统、语言处理系统、用户应用程序等。它是对程序所做之事的文字描述，对程序如何做这些事的逻辑描述（输入/输出、流程图等）以及如何修改程序、使用程序的说明。,第二节 电子文件的积累,二、电子文件积累的要求 （一）电子文件积累的原则性要求 保证电子文件的完整性 2. 收集积累经过审批的“最终版本”的电子文件,（二）电子文件积累的具体要求 1、记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。 2、当公务或其他事务处理系统中只产生电子文件时，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。 3、对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。 4、对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文件处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。 5、对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。 6、对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明软硬件环境和相关数据。,7、对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频或多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。 8、对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。 9、对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。 10、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 11、对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，套用模板应作为电子文件的元数据保存。 12、定期制作电子文件备份。,第二节 电子文件的积累,三、电子文件收集积累的方法 电子文件的积累，可分为两种类型： 一种是在电子计算机网络系统上，系统设计自动记录功能，可以记载电子文件的产生、修改、删除、责任者、进入数据库时间等。在进入数据库之前，通过对记有档案标识的内容进行鉴定归档。 另一种是用存贮载体传递的电子文件，按规定进行登记、签