商务交流(一)-书面交流文书格式.ppt

商务交流,授课老师： 曹悦,授课班级：旅英Z131,联系方式邮 箱：,Lecture 3,Review: Lecture 2,案例,公司为了奖励市场部的员工，制定了一项海南旅游计划，名额限定为10人。可是13名员工都想去，部门经理需要再向上级领导申请3个名额，如果你是部门经理，你会如何与上级领导沟通呢？,部门经理向上级领导说：“朱总，我们部门13个人都想去海南，可只有10个名额，剩余的3个人会有意见，能不能再给3个名额？” 朱总说：“筛选一下不就完了吗？公司能拿出10个名额就花费不少了，你们怎么不多为公司考虑？你们呀，就是得寸进尺，不让你们去旅游就好了，谁也没意见。我看这样吧，你们3个做部门经理的，姿态高一点，明年再去，这不就解决了吗？”,交流失败原因 只顾表达自己的意志和愿望，忽视对方的表象及心理反应。 切不可以自我为中心，更忌讳出言不逊，不尊重对方。, (海量营销管理培训资料下载),正确的交流方法,同样的情况下，去找朱总之前用异位思考法，树立一个沟通低姿态，站在公司的角度上考虑一下公司的缘由，遵守沟通规则，做好与朱总平等对话，为公司解决此问题的心理准备。 部门经理：“朱总，大家今天听说去旅游，非常高兴，非常感兴趣。觉得公司越来越重视员工了。领导不忘员工，真是让员工感动。朱总，这事是你们突然给大家的惊喜，不知当时你们如何想出此妙意的？” 朱总：“真的是想给大家一个惊喜，这一年公司效益不错，是大家的功劳，考虑到大家辛苦一年。年终了，第一，是该轻松轻松了；第二，放松后，才能更好的工作；第三，是增加公司的凝聚力。大家要高兴，我们的目的就达到了，就是让大家高兴的。” 部门经理：“也许是计划太好了，大家都在争这10个名额。”,朱总：“当时决定10个名额是因为觉得你们部门有几个人工作不够积极。你们评选一下，不够格的就不安排了，就算是对他们的一个提醒吧。” 部门经理：“其实我也同意领导的想法，有几个人的态度与其他人比起来是不够积极，不过他们可能有一些生活中的原因，这与我们部门经理对他们缺乏了解，没有及时调整都有关系。责任在我，如果不让他们去，对他们打击会不会太大？如果这种消极因素传播开来，影响不好吧。公司花了这么多钱，要是因为这3个名额降低了效果太可惜了。 我知道公司每一笔开支都要精打细算。如果公司能拿出3个名额的费用，让他们有所感悟，促进他们来年改进。那么他们多给公司带来的利益要远远大于这部分支出的费用，不知道我说的有没有道理，公司如果能再考虑一下，让他们去，我会尽力与其他两位部门经理沟通好，在这次旅途中每个人带一个，帮助他们放下包袱，树立有益公司的积极工作态度，朱总您能不能考虑一下我的建议。”,Chapter 1,1.3 Formats for letters, memos, and e-mail messages - 信函、备忘录、电子邮件格式,Printed stationery 印制的信笺,Letterhead Logo of your company Name of your company Mailing address & postal code Method of contact: telephone, fax, and e-mail Internet address Registration number or office address,Example,Prentice Hall Financial Times Prentice Hall Edinburgh Gate 徽标 Harlow, Essex 公司名称 CM 20 2JE UNITED KINGDOM 地址,Mobile Phone specialists Tel +44 114 2871122 Fax +44 114 2871123 Email TurnerCommintl.uk www.pearsoned.co.uk 联系方式,FT,Example,Task1.1,Design a Letterhead for our university printed stationery.,Indented Format: 缩行式,Full Block Format: 齐头式,Elements of Business Letters and Their Positions in the Letter:,ST/PJ -档号(作者/打字员姓名的首写字母，有时为归档编号) 12Novermber 2009 日期(日/月/年或月/日/年) Mr. Alan Hill General Manager 信内地址(姓名、头衔、公司名称 Long Printing Co Ltd 公司地址、邮政编码。给国外写 34 Wood Lane 信时要上方标明是航空邮AIRMAIL London 中间空一行 WC1 8TJ 空两行 Dear Mr. Hill Salutation称呼语 空一行 SUBJECT LINE标题（标示信函主题）,Body -the main text 信函正文 空两行 Yours sincerely Complimentary close结尾客套语 空四-五行（签名） SHIRLY TAYLOR (发件人姓名) Training Specialist 发件人头衔或部门 空两行 Enc Enclosure附件 空一行 Copies -如有副本抄送他人，要标注（如抄送者不止一人，则按姓氏字母排序）,1. Letterhead 2. Reference Number 3. Inside Address 4. Subject Line 5. Salutation 6. Opening Sentence 7. Body (Main Text),Continuation Pages,Information on the continuation pages: page number 页码 Reference 档号 date 日期 name of addressee 收件人姓名 Rules for the continuation pages: There should be at least 3 to 4 lines break between the addressee name and the main text At least 3 to 4 lines of main text on the new page New page and new paragraph,Task1.2,Describe the layout of a formal business letter to your partner.,Parts of A Business Letter,Reference 档号 CY/SX CY/sx Date 日期 日/月/年 或 月/日/年 Inside address 信内地址(指收件人地址) Salutation称呼语 Heading 标题 Body 正文 Complimentary close 信尾客套语 Signature 签名 Name of sender and designation 发件人姓名与头衔 Enclosures 附件 Copies副本,Practice: Link the definitions 1-7 with the parts of a business letter a-g.,A. body B. complimentary close C. inside address D. letterhead E. salutation F. signature block G. subject line 1. A companys name, address etc. printed at the top of a letter. 2. information on what the letter is about. 3. The addressees full address. 4. The polite expression that finishes a business letter. 5. The text of a business letter. 6. The polite expression that begins a business letter. 7. The writers company, signature, name and position at the end of a business letter.,Practice: Link the definitions 1-7 with the parts of a business letter a-g.,1. D 2. G 3. C 4. B 5. A 6. E 7. F,Memos 备忘录,Purpose: Providing information Asking for information Notifying others the decision has been made Asking others to take an action or make a decision,Memos Format,MEMORANDUM 强调“备忘录”一词 To - 添加收件人的姓名头衔 From - 添加发件人姓名头衔 Ref - 档号 Date 签发日期 Heading 不需要称呼语, 用标题说明主题,大写 Main text - 正文 (应按内容分成段落) 空出签字空间(前面不需要结尾客套语) Enc Copy,Fax Messages 传真电文,(Printed Stationary) FAX MESSAGE 强调“传真电文”一词 To Company Fax Number From Ref Date Number of Pages (Including this page) Salutation 根据情况选择加称呼语 Heading 标题说明电文主题 Main text 正文与信函类似,结尾不需要客套语 签名,Punctuation Styles,Open punctuation: no colon after the salutation and no comma after the complimentary close Mixed punctuation: a colon after the salutation and a comma after the complimentary close (more popular),Examples,Date 25 September 2005/September 25, 2005 Names and addresses Mr G P Ashe不用句号/Mr. Ashe 212 Holland Avenue 地址行末不用逗号 Salutation Dear Mark 不用逗号/Dear Mark:/Dear Mark, Complimentary close Yours sincerely不用逗号/Yours sincerely, Abbreviations 缩略语 Mr/Mr. Dr/Dr. IBM PS eg am Times and Numbers 时间与数字 9.30 am 0950/ten to ten am 1400/2 pm,E-mail 电子邮件,The Weakest Links in Your E-mail 电子邮件中的最薄弱环节,Vague subject line模糊的主题行 SMART- Specific(具体明确) Meaningful(有意义) Appropriate(恰当) Relevant(相关) Thoughtful(关切) Subject line tells your addressee when to read your e-mail.,Tip,No greeting and no complimentary close没有问候语和结束语 Poor formatting糟糕的格式 only one paragraph Hunting for the response 难以答复 Unfriendly tone 不友好的语气 CC to the whole world 抄送给全世界的人 Bad grammar, spelling and punctuation Just plain SLOPPY 仅仅由于马虎草率 proof read before you click the button,Language and tone in your e-mail writing电子邮件的语言和语气,Use modern terminology Colloquial terms: like making telephone call with your custo