机关单位公文写作与处理技巧培训.ppt

机关单位公文写作与处理技巧培训,机关单位公文写作与处理技巧培训讲师：谭小琥,机关公文写作与处理,课程结构,一、公文的定义、特点、作用、分类 二、公文的文体、格式 三、公文的行文规范 四：各类公文详解 五、题型讲解,公文的涵义,公文=公务文书=公务文件 是法定机关与社会组织 在公务活动中 为行使职权、实施管理 而制作的 具有法定效用和规范体式的书面文字材料 是传达和贯彻 党的路线、方针和国家政策 发布 行政法律和规章 实施 行政措施 指示答复问题 指导、布置和商洽工作 报告情况，交流经验的 重要工具。,广义的公文,通用公文,专用公文 财经、外交、军事、司法等,狭义的公文法定公文 : 国家行政机关公文 中国共产党机关公文,法定公文,事务文书：计划、总结、调查报告、简报等,公文的特点,是特定的作者制定和发布的。 具有法定的现行执行效用。 具有规范的文体、结构和格式。 需要履行法定的程序。 文字必须庄重、朴实、准确、精炼。,公文的作用,1决策与领导作用（最主要的作用） 2强制执行和处理的作用 3依据和凭证作用 4公务联系与沟通作用 5宣传与教育作用,公文的分类,一、按照行文关系和行文方向可分为 上行文：报告、请示 平行文：函 下行文：命令、决定、批复、通告、通知、通报 二、按公文的来源划分 收进公文外发公文内部公文 三、按公文的职能划分 法规性公文指挥性公文报请性公文 知照性公文实录性公文,四、按公文内容的处理要求划分 参阅性公文（阅件）承办性公文（办件） 五、按公文的秘密等级划 秘密公文机密公文绝密公文 六、按照公文的紧急程度划分 特急公文急办公文常规公文,公文文种的种类（表格）,国家行政机关公文处理办法 （13种） 命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、 通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要 中国共产党机关公文处理条例 （14种） 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、 报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要,上述文种共27个 相同：决定、意见、通知、通报、 请示、报告、批复、函、会议纪要； 不同：9个 属党的机关的5个：公报、指示、决议、条例、规定； 属行政机关有4个：命令（令）、议案、通告、公告 由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种,二、公文的文体、格式,1、公文的文体：公文的表达方式。 兼用：说明叙述议论三种表达方式。,公文的用纸规范,2、公文格式的组成要素：,（1）发文机关标识（版头、红头） （2）公文份数序号 （3）密级 （4）发文字号 （5）签发人（主要用于请示） （6）标题 （7）主送机关（内发可省略） （8）正文 （9）附件 （10）发文机关署名 （11）成文日期 （12）印章 （13）附注 （14）主题词 （15）抄送单位 （16）印刷机关和印刷时间,0000123 机 密 20年 浙江省教育厅文件 浙教 2006 2号 浙江省教育厅关于的通知 各市教育局： ,特 急,各市教育局： 。 一、 。 （一）、 。 1、 。 （1）、 。 、 。, 。 附件：1. 2. 浙江省教育厅 二六年十月十三日,二、公文格式规范,公文格式的具体项目： 眉首：（文头，在红色反线上方） 印制份数顺序号 密级和保密期限、紧急程度 发文机关标识、发文字号、签发人,1、公文份数顺序号： 7位数（机密、绝密件才标注） 2、密级和保密期限 （秘密、机密、绝密 年份） 3、紧急程度：特急、急件； （电报：特提、特急、加急、平急） 4、发文机关标识 ： XXX人民政府文件 5、发文字号： 发文机关代字：（沪府发） 年份 1998 序号（联合行文只标主办机关的发文字号） 6、签发人：只有上行文才标注， （请示应在附注处注明联系人姓名和电话）,0000123 机 密 20年 上海市人民政府文件 沪府发 2008 2号 上海市人民政府 关于的通知 各区县（自治县、市）人民政府： ,特 急,上海市人民政府文件 沪府文20033号 签发人：王维刚 上海市人民政府 关于 的请示 国务院： ,_,主体,标题、 主送机关、正文、 附件、 发文机关、成文时间、 印章、附注,标题、主送机关和公文正文,1、标题（位于红色反线空两行之下）： 三要素：发文机关、事由（关于的）、文种 文章的标题除法规、规章名称可加书名号外 一般不用标点符号。 2、主送机关（全称或规范化简称、统称） 注：公告、通告等属周知性的公文，无主送单位 3、公文正文 ：首页必须显示正文,附件和成文时间,4、附件：附件是正文内容的组成部分 与公文正文一样具有同等效力。 5、成文日期：行政机关公文用汉字 党委系统用阿拉伯数码标识,（正文略） 附件：XXX （上海市人民政府印） 二OO五年一月九日 （联系人：XXX 电话：XXXXXX）,主题词：XX XX 请示 抄送：国家发改委，财政部。 市政府办公厅 2005年1月10日印发,公文生效标识和附注,6、公文生效标识： 公文除会议纪要、以电报形式发出外 均要盖印章 7、附注：请示、用作上行文的意见、函 需在此处标明联系人姓名、电话,版记：,1、主题词：除类别词外，最多不超过5个 类别词类属词文种 2、抄送机关： 抄送单位之间用逗号停顿 结尾用句号 3、印发机关和印发日期： 党的机关公文才有份数,三、公文行文规范,（一）公文的行文关系 1、隶属（上下级）关系：国务院上海市人民政府 闵行区人民政府 吴泾镇人民政府 2、指导关系（人事部市人事局区人事局） 3、平级关系：市人事局市卫生局 区交通局镇政府 4、不相隶属关系：某大学区政府,（二）公文的行文方式,根据发文机关划分：单独行文联合行文 根据受文对象划分：纵向行文横向行文,（三）公文行文规则,1、依据隶属关系行文的规则：党政分开行文 2、上行文的规则 （1）要单头主送，不要多头主送 （2）要逐级行文，不要越级行文 （3）要向机关行文，不要向领导者个人行文 （4）请示的行文规则：一文一事 不能一文数事,（三）公文行文规则,3、下行文的规则：按照职权范围行文 部门之间应当经过协商一致， 方可就有关问题向下行文 4、联合行文的规则：同级或准同级 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文； 政府与同级党委和军队机关可以； 政府部门和相应的党组织和军队机关可以； 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以,四、公文中运用数字的规范,汉字：成文时间、 部分结构层次序数和词、词组（短语） 惯用语、缩略语、 具有修辞色彩语句中作为词的数字 必须使用汉字 阿拉伯数字：其余,公文的语言规范,准确、庄重、严谨、简洁、平实、规范 准确：概念准确，避免歧义； 措词得体，防止误用； 把握分寸，褒贬得当； 前后照应，杜绝矛盾； 细心检查，排除错漏。 如：1、没有能源的开发和交通运输业的发展，工业的发展是不可想象的。 2、这些谬论在铁的事实面前是雄辩不了的。,庄重,庄重：公文语言必须文雅庄重，严肃认真 1、把握文体特点，把准文章语言基调。 命令、决定、决议庄重严肃； 法规讲求严谨、确切、利落。 2、注意接受心理。 上行文尊重而不阿谀讨好； 下行文谦和但不失度； 平行文以诚以礼相待，多商量， 不打官腔，互相尊重。,简洁,简洁：语言简洁明快、 干净利落、言简意赅。 如：可不可以，请马上批示意见 可否，请即批示 在处理公务的记录里在案 收到了，知道 了收悉 为了这个目的为此,严谨、平实、规范,严 谨：不仅指具体语句的严谨 还包括整篇文章的结构表达上的严谨 平 实：语言平直自然，通俗易懂 规范：讲“普通话”，不说“方言” 使用规范的现代书面语言 正确使用标点符号,四：各类公文详解,行政机关公文：命令、议案、决定、意见、 通告、通知、通报、报告、 请示、批复、函、会议纪要； 事务性文书：计划、记录、总结、调查报告,一、命令,1、定义：法定的 领导机关or领导人 对下级发布的一种具有 强制性 领导性 指挥性 的公文。 2、主要使用范围：发布行政法规和重要规章 采取重大强制性措施 奖励有关人员 撤销下级机关适当的决定 等,3、有权使用命令的机关,全国人民代表大会的常务委员会、委员长 国家主席 国务院、国务院总理 国务院各部委及其部长、主任 地方各级人民政府和各级人民代表大会,4、最常用的命令类型,任免令：任免国家行政机关的负责人 公布令：公布法律法规 行政令：实施重大强制性措施 嘉奖令：奖励有突出贡献的人员或集体,5、命令令 的异同（表格） 6、结构（例） 文头：标题+编号 正文： 结尾：发文人签名+发文日期,7、写法,（1）标题： 中华人民共和国国务院关于发行新版人民币的命令 （发令机关+主要内容+文种） 中华人民共和国主席令 （发令机关名称or发令人身份+文种） （2）正文：特点：内容简短 （3）结尾：由和单位负责执行 从何时起负责执行 等,8、注意,（1）是最具有强制性的公文文种， 必须经法定代表人签署。 （2）NO：党的机关 企事业单位 人民团体,二、议案,1、定义： 各级人民政府 按照法律程序向 同级人民代表大会 Or人民代表大会常务委员会 提请审议事项。 2、特点：制作主体的法定性：只有各级政府和少数法定机构 才可提出议案 内容的特定性：议案的内容必须在（）职权氛围之内 超出氛围，不予（）接受 （）会议期间提出。（各级人代会） （是重要事项，并且切实可行，才可能获得通过）,3、类型,立法性议案： 国务院关于提请审议的议案 决策性议案： 国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案 任免性议案： 国务院关于提请王维刚同志职务任免的议案 建议性议案： 以行政部门的身份向权力部门提出建议 供人代会审议、采纳的议案,4、结构： 标题+主送机关+正文（+附件）+签署+成文日期 5、写法： 标题： 上海市人民政府关于提请审议国庆7天假期的议案 关于提请审议修改后国务院机构改革方案的议案 正文：案据=提出议案的根据 方案=对提请审议的事项提出解决的方法 结束语=“请审议” 6、注意事项（讲义）,三、决定（指令性 下行文）,1、定义：对重大事项or重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更or撤销下级机关不适当的决定事项 的公文 2、适用范围：行政机关、企事业单位、人民团体 （凡是有立法权+决策权的，均可使用） 3、特点：决策性：体现领导机关的 指挥意志 处理意图 政治倾向 制约性：体现对决策内容的不可动摇性 要求下级机关必须遵照执行,4、类型：安排性决定：着眼于工作部署。 奖惩性决定：分类：奖励决定 惩戒决定 变更性决定： 5、结构：标题+主送机关+正文（+附件）+落款+成文日期 6、写法：标题：发文机关+事由+文种 正文：发文缘由：写明发文意义、根据、背景。 决定事项：定义中的2点 结尾：提出要求 决定实施日期 7、补充（讲义）,四、意见,1、定义：对 重要问题 提出见解和处理办法的公文 （只有“重要问题”，才可以使用“意见”） 发文机关：上级机关：表明主张，做出计划 阐明处理问题的办法和要求 下级机关：提出工作见解和建议 平行机关：提出与对方协商的参考性意见 2、适用范围：行政机关、企事业单位、人民团体。,3、特点,针对性：对某个问题提出具体的处理办法，有鲜明的指向性。 多问性：可多向行文。作为上行文：可报上级机关 作为下行文：可发给下级机关 作为平行文：可送平行机关和不相隶属机关 多属性：作为上行文时，像请示 作为下行文时，像批复 作为平行文时，像函 实施性：可操作性。作为上行文时，使上级了解情况，供决策时参考 作为下行文时，使下级感到有法可依 作为平行文时，使之感到理由充分，切实可行,4、类型,建议性意见：采用上行文格式， 若经上级机关批转，具有行政约束力。 指导性意见：采用下行文格式，具有行政约束力。 协商性意见：采用信函式格式，较“函”： 内容更具体，篇幅更长 主要针对具体问题提出见解和处理办法,6、写法：标题：发文机关+事由+文种 正文：发文缘由：开头：发布意见的背景、根据、目的、意义等 （上行、平行：充分说明依据、意义，获取支持和批准 下行： 充分说明依据、意义，便于执行） 末尾：“特提出如下意见” 意见事项：分条列项，条理清晰 （采用大、小标题形式） 结尾：上行文：请求批准 下行文：具体执行的相关事宜 平行文：帮助和支持 7、补充（讲义）,五、通告,1、定义：公布 社会各个方面 应当遵守or周知的事项 的公文。 2、适用范围：行政机关、企事业单位、人民团体 3、通告公告（讲义） 4、类型：制约性通告：带有强制性的行政措施 以保证某一事项顺利执行or处理 告知性公告：不具有行政约束力 仅供人们知晓 5、结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期,6、写法：,标题：发文机关+事由+文种 编号=发布文号：行政公文： （） 上海市人民政府关于进一步加强烟草市场管理的通知 沪政 2006 12号 正文：发文缘由： 通告事项： 结尾：特此通告 本通告自发布之日起施行 本通告自2007年1月1日起施行 落款：发文机关名称,六、通知,1、定义：用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理 需要有关单位周知or执行的事项 任免人员。 =用于批转、转发、传达、任免的下行公文。 2、特点：使用范围最广 使用频率最高 时效性强,3、类型,批转通知：对下级机关报送的公文 加批语后 转发给其他下级机关 的通知 国务院批转环保总局关于太湖水面漂浮物清理方案的通知 （批转机关+原发文单位+事由+文种） 转发通知：讲上级机关和不相隶属机关发来的公文 加转发语后 转发给其他机关 的通知 国务院办公厅转发财政部等部门关于推动我国动漫产业发展若干意见的通知 （转发机关+原发文单位+事由+文种） 二者异同（讲义）,3、类型,传达通知：传达 要求下级机关办理 需要有关单位周知or执行的通知。 分类：印发通知：作用在于“公布”。 事项通知：周知：只要求知道，无强制性 执行：带有指示性、规定性， 要求无条件遵守 会议通知：关于召开会议的通知。 任免通知：任命+免除 工作人员职务 的通知。 （任免权限：省有权任免的，由省发任免通知。地、市有权的 例：关于王维刚任职的通知）,4、结构：标题+主送机关+正文（+附件）+落款+成文日期 5、写法：标题：发文机关+事由+文种 主送机关：3个时，直接写 （讲义） 3个时，用“，”“、”隔开 正文：发文缘由：开头：发布通知的意义、根据 结尾：“现通知如下” 通知事项： 结尾：本通知自下发之日起施行 请“遵照=贯彻=参照”执行 特此通知，望认真执行 附件：批转通知、转发通知、印发通知均有附件。,七、通报,1、定义：表彰先进、批评错误、 传达重要精神or情况 2、特点：指导性 交流性 时效性 3、类型：表彰通报：表彰先进集体or先进个人 批评通报： 传达通报：,4、结构,结构：标题+主送机关+正文（+附件）+落款+成文日期 正文：发文缘由：发文的意义、根据，机关对事件的态度 通报事项：不是新闻报到，也不是文学作品。 不要过多描写。 分析：中肯，有说服力 决定：表彰通报、批评通报有 而传达通报没有 要求：学习 or 引以为戒； 提出指导意见， 以指导全局工作。,异同（讲义）,通报有表彰先进、批评错误的功能 VS 决定的表彰与惩处功能,八、报告,1、定义：适用于向上级机关汇报工作，反映情况， 答复上级机关的询问。 2、特点：汇报性： 陈述性：（表达方式：叙述和说明） 3、类型：汇报工作报告：内容：汇报例行工作，成绩经验，问题教训， 今后打算 汇报上级交办的事项的完成情况，进度 分类：综合报告：多方面的 专题报告：某一问题 反映情况报告：报告特殊、重大、突发事件， （多运用专题报告的形式） 答复询问报告：被动行文，答复上级机关询问事项。 4、结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期,5、写法：标题：发文机关+事由+文种 主送机关：有隶属关系的上级领导机关or上级业务主管部门。 Only one。 如需要呈送其他机关，应采用抄送形式。 正文：发文缘由：写明报告的意义、背景或根据。 尾：“现将有关情况报告如下” 报告事项：汇报工作报告：例行工作，成绩经验，问题教训。 上级交办的事项的完成情况，进度。 反映情况报告：事件的原因、经过、结果、性质和建议。 答复询问报告：答题式的回复，问什么答什么。 结尾：今后工作的意见；对事件原因的总结； 特此报告=请审阅=请指正。 6、框架：情况+问题+建议；情况+原因+做法,九、请示,1、定义：下级机关 向 上级机关 请求指示、批准的公文。 2、适用范围： 遇到新问题，无执行依据：说明新问题，提出建议 遇有困难，无力解决：说明具体困难 提出拟解决方案：财、物、人 超越职权范围，无权解决：说明具体问题，提出办法 意见分歧，难于工作：说明具体分歧，提出建议 3、特点：一事一文：只提出一个事项，解决一个问题 请批对应：请示批复，一一对应 事前行文：不可先斩后奏。 4、类型：求示性请示：要求对请示问题给与指示（态度） 求批性请示：要求对请示问题给与批准、认可（手续）,5、结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期+附注 6、写法：标题：发文机关+事由+文种 （标题中不能出现：申请、请求，以免重复） 主送机关：有隶属关系的上级领导机关or上级业务主管部门。 Only one。 如需要呈送其他机关，应采用抄送形式。 正文：发文缘由：请示的意义、根据or背景（下功夫） 请示事项：可行性、可操作性 明确、具体的陈述请示事项 结尾：求式性请示：无需肯定性要求（例） 求批性请示：提出肯定性要求：“以上要求，请批准” 附注：联系人姓名、电话。,7、写作要求：,主送一个机关，不可多头主送 （防止推诿，延误工作） 不可直接呈送领导个人， 不可抄送同级or下级机关。 若单位属双重领导，可主送一个机关，抄送一个机关。 逐级请示，不可越级行文。 （遇到紧急情况，必须同时抄送被越过的上级机关） 语气温和谦恭：,十、批复,1、定义：上级机关 答复 下级机关 请示事项的公文。 2、特点： 被动性：先有请示，后有批复。被动制发。 针对性：内容：只能针对请示内容，请示什么，批复什么 机关：只能针对请示机关，不能针对其他机关。 （只能：抄送） 权威性：有行政约束力，受文机关必须执行。 3、类型：指示性批复：对请示问题给与指示（态度） 审批性批复：对请示问题给与批准、认可（手续） 批复内容：同意、原则同意、不同意 4、结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期,5、写法：,标题：发文机关+表态用语+请示机关+事由+文种 发文机关+表态用语+ 事由+文种 （主送机关=原发文机关） 正文：引语：你单位+请示标题+发文字号+收悉 批复请示的政策or理论依据 批复事项：指示性批复：无需批准具体事项 仅给与政策、认识上的解答 审批性批复: 明确给予答复: 同意：同意的原因+如何做 原则同意：同意的原因+指示性意见 不同意:不同意的原因+进行解释疏通 结尾：特此批复,十一、函,1、含义：不相隶属机关之间 商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 以不相隶属机关 为主送机关的平行文。 不相隶属机关：在行政组织系统上 没有领导与被领导、 在业务系统上， 没有管辖与被管辖 2、特点：使用的广泛性：应用于平行机关和不相隶属机关之间 性质的多属性：有的具有：请示性质，可以“请求批准”事项 批复性质，可以“答复审批”事项 通知、通报性质，可以告知事项、传达情况 写法的灵活性：原因：篇幅：短小、 内容：单一 语气：请