机关表单系统基本规范.doc

機關表單簽核流程自動化基本規範 行政院研究發展考核委員會 彙編九十一年七月 目 錄壹、前言 1貳、基本功能規範 1一、基本作業環境 1二、基本功能範圍 1三、系統功能 2(一) 差勤管理作業 2(二) 會議室管理作業 6(三) 車輛管理作業 7(四) 領物管理作業 8(五) 線上說明作業 9(六) 資料備份及回復 9(七) 選用系統功能 9參、參考規範9i壹、前言行政院研考會為推動機關雙向互動、整合流程及流程改造，促進軟體發展，特委託台北市電腦公會召集廠商訂定機關表單簽核流程自動化基本規範，並列舉符合規範之廠商名錄及功能簡介廣為分發應用。陸、基本規範一、 作業環境規範WebBase平台。二、 基本功能範圍三、 系統功能 (一) 差勤管理作業、系統維護作業() 基本資料維護：個人基本資料新增、修改與刪除維護，內容有使用者帳號、密碼、姓名、性別、身分證字號、出生年月日、單位、職稱、官職等、到職日、俸點、俸額、俸別、員工代號、代理人、代理期間、休假年資、全年可休假日數、去年休假保留日數、已領不休假加班費日數、職務類別(正式人員、約聘僱、技工、工友、司機)每小時加班費、刷卡別(彈性班、正常班或是免簽到)電子郵件帳號等。()簽核流程設定：系統管理者可依各機關之實際需求更改各項表單之流程規則。()年曆資料維護：可依人事行政局規定修改相關資料。()密碼權限設定：系統管理者可依部門、業務及層級之不同，設定不同的權限(如主管、管理人員、員工等)，並可新增、修改、刪除員工權限資料。() 刷卡類別維護：可配合固定班或彈性上、下班制度，設定每天上、下班時間及遲到、早退、曠職的設定。() 各項代碼維護(單位、職務、假別)：可自行設定單位(組、室、會)及科代號名稱、職務代號、職務名稱及假別名稱。() 修正刷卡及差假資料：因特殊情況的刷卡時間修正，此功能為被授權者才可使用。() 出勤資料異動處理：臨時放假或某人、某時期特殊差勤資料的處理，此功能為被授權者才可使用。、人事資料轉入：需具可轉入人事行政局人事系統基本資料功能，並具備兩種輸入介面：()接收人事行政局人事系統匯出之基本資料，減少重新建檔時間。()由使用者直接輸入其相關資料。、刷卡資料轉入：()可定時或即時自動將刷卡原始資料傳回系統內處理；()必要時亦可切換為手動處理。、差假申請作業：機關人員經由WEB介面可透過瀏覽器處理簽核流程設定、刷卡資料轉入、差假線上申請、簽核、查詢、旅費申請、補助費申請及各項統計報表列印等作業：()線上處理各種差假申請作業，並依機關內分層授權及人事規定，傳送相關人員簽核，若請假總日數超過相關規定時，應能顯示警告訊息。()提供使用者取消或修改個人申請之差假單(主管未核准前)差假異動單(主管已核准)及忘記刷卡單等作業。()差旅費、加班費及休假補助費申請：申請公出、出差、加班或休假後，系統應具列印差旅費申請單、加班費申請單或休假補助申請單功能，以辦理相關費用之核銷申請。()提供群組或專案差假申請：因業務需多人一起請假，由一人以群組或專案方式，於請假人欄位選取單位內同仁(可多選)資料輸入群組差假單，一併傳送相關人員簽核。()假別含出差、公出、加班、公假、休假、事假、病假、補休等。()假單內容至少應包含假別、申請日期時間、差假起迄時間、差假事由、代理人等；假別、申請日期時間、差假起迄時間應提供下拉式選單；代理人應直接擷取職務代理人或以選單方式選取。、線上簽核作業：主管批示差假單可逐筆批示、選擇或全部批示，若主管不核准可退回申請人重新修改或取消。、線上查詢作業：()機關內人員可查詢每日刷卡紀錄、個人遲到早退統計及所請假別之時數、日數、審核流程、個人每月或年度差假狀況(假別、時間、事由與累積天數)取消差假查詢、代理期間查詢及不休假加班費查詢等。()主管可查詢待批示假單及該單位每日、每月或每年同仁之差假狀況統計，並可列印報表。、統計報表作業：()報表可在螢幕先行預覽，再行印出。()可依員工部門別、職員別、差假別、差假期間或自訂類別順序，列印員工每日、每月或每年出勤刷卡明細、各項差假明細及各項差假統計表。()可列印每日出勤狀況如遲到、早退、曠職等異常表。()可列印人員基本資料、免簽到退人員表、單位主管及代理人資料等報表。()可列印單位及個人加班資料報表，並可於每月底列印每單位職員個人支領加班費收據，詳列該單位每個人該月加班狀況(個人加班狀況依日期排序)及該月加班費，以便個人確認並簽章。 (二) 會議室管理作業提供使用者線上建立會議室資料、線上申請使用會議室及查詢會議室使用狀況。、系統維護作業：()資料維護作業：提供管理者新增、修改、刪除會議室基本資料。()簽核流程設定：管理者可依各機關需求更改各項表單之流程規則及人員權限。、線上申請作業：提供使用者線上申請使用會議室、或取消申請。、線上查詢作業：提供使用者查詢會議室使用狀況。、統計報表列印：提供管理者列印會議室使用情形紀錄表。(三) 車輛管理作業提供使用者建立工務車基本資料、線上申請使用工務車及工務車使用狀況查詢。、系統維護作業：()資料維護作業：提供管理者新增、修改、刪除工務車基本資料。()簽核流程設定：管理者可依各機關需求更改各項表單之流程規則及人員權限。、線上申請作業：提供使用者線上申請使用工務車、或取消申請。、線上查詢作業：提供使用者查詢工務車使用狀況、工務車基本資料查詢。、統計報表列印：提供管理者列印派車紀錄表。(四) 領物管理作業提供使用者可線上建檔、請領、查詢、簽核及查詢領物資料，並可做安全存量控管、採購管理：、系統維護作業：(1)資料維護作業：使用者可線上逐筆建檔(品號、品名、單位、安全存量、分類號(依品名分類)採購批量、庫存數等資料，列印物品庫存資料、資料代碼維護。(2)簽核流程設定：管理者可依各機關需求更改各項表單之流程規則及人員權限。、領用管理作業：提供線上申請、線上簽核及取消領物申請。、採購管理作業：依安全存量管制自動顯示請購建議，物品採購明細表。、線上查詢作業：提供使用者及管理者，可線上查詢機關內同仁或單位申請物品種類及領用狀況。、統計報表列印：可列印物品領用、安全存