电子文档中表格的应用技巧.doc

电子文档中表格的应用技巧【摘 要】Microsoft Word是电子文档处理采用最多的办公软件之一，其所附带的“表格”具有强大的数据编排功能，因此灵活运用其表格编排信息的功能，会使电子文档的编写及使用达到很好的效果，而熟练掌握表格的应用技巧能使电子文档的处理达到事半功倍的作用。【关键词】word 表格 编辑 技巧在电子文档中经常会遇到处理许多具有相同属性的数据信息，如果采用大段的文字去叙述，就会显得非常啰嗦，这时为了叙述清楚，可以采用表格的形式处理这些数据信息。这就涉及到表格的绘制及编辑等一系列的问题。一、不同Office 程序所创建表格的特征Microsoft Office 的许多程序都具有创建表格的功能，比如Microsoft Word、Microsoft FrontPage、Microsoft Access、Microsoft Excel、Microsoft PowerPoint等。但这些程序适于创建表格的类型却不尽相同。其中Microsoft Word可以创建包含复杂图形格式的表格，例如具有项目符号列表、自定义制表符、编号、悬挂缩进、单独的单元格格式设置和带斜线的单元格等要素的表格。此外，Microsoft Word还可以创建网页版式的表格。Microsoft FrontPage只适合于创建具有网页版式的表格。图1 表格的要素及编辑标记Microsoft Access 可以创建数据访问页式的表格，且该表格可以具有强大的排序和查找功能或强大的关系数据库和报表功能。Microsoft Excel可以创建包含复杂计算、统计分析或图表的表格。Microsoft PowerPoint用来创建可以方便地包含在演示文稿中的表格。综上所述各Office 程序所创建表格的特征，又鉴于电子文档普遍采用Microsoft Word软件，因此，本文以现阶段使用最广泛的Microsoft Word 2003为例来讨论表格的应用技巧问题。二、认识表格表格是留有空格供填写具体情况或信息的文书。Word中的表格由许多行和列组成，每行或每列又有若干单元格组成，且表格本身具有许多编辑标记，如图1所示。表格中的某些部分只有在显示所有格式标记时才能看到，方法是单击“常用”工具栏上的，即“显示/隐藏编辑标记”。三、表格的绘制绘制表格的方法主要有以下几种。1通过“表格”菜单绘制表格。用鼠标左键单击“表格”菜单栏，选择“表格自动套用格式”命令，然后在弹出的菜单中选择合适的表格样式。2通过“常用”工具栏绘制表格。用鼠标单击“插入表格”按钮，选择合适的行数与列数。3通过“表格和边框”工具栏绘制表格。用鼠标左键单击“插入表格”按钮，在弹出的“插入表格”对话框中现在合适的参数。四、编辑表格（一）选定表格1选定表格中的一个单元格。用鼠标单击单元格的左边框，如图2（a）所示.2选定表格中的一行。用鼠标单击该行的左侧，如图2（b）所示。3选定表格中的一列。用鼠标单击该列顶端的虚框或边框，如图2（c）所示。 （a） （b） （c）图2 选定表格的单元格、1行、1列4选定多个单元格、多行或多列。用鼠标拖过该单元格、行或列。5选定不按顺序排列的多个项目。用鼠标单击所需的第一个单元格、行或列，按 Ctrl键，再单击所需的下一个单元格、行或列。6选定下一单元格中的文字。按 Tab键。7选定前一单元格中的文字。按 Shift+Tab键。8选定整张表格。在页面视图中，用鼠标单击表格移动控点；或用鼠标拖过整张表格；或按住Alt键后，双击表格中的任意位置，均可快速选定整个表格。9选定表格的其他方法。单击表格内某一位置，然后使用“表格”菜单中的“选定”命令；或使用快捷键进行操作。（二）删除表格或清除表格内容1删除整个表格用鼠标单击表格，再单击“表格”菜单中的“删除”子菜单，然后单击“表格”命令。选定整个表格，按Ctrl+X可以快速删除整个表格。2删除“单元格”、“行”或“列”选择要删除的项，单击“表格”菜单中的“删除”命令，然后单击“单元格”、“行”或“列”命令。如果是删除单元格，再单击所需的选项。选定要删除的行或列，按Ctrl+X可以快速删除表格的行或列。3删除单元格内容选择要删除的项，然后按 Delete键。（三）添加行、列要在表格当中添加行、列或单元格，除可以使用“绘制表格”工具在所需的位置绘制行或列之外，还可以采用下述方法。1添加行若在表格的中间插入一空行，将光标移到表格右侧的换行符前，然后按回车键。要在表格末尾添加一行，除了可以使用上述方法之外，还可以采用下述方法，即用鼠标单击最后一行的最后一个单元格，然后按 Tab键。若表格在一篇文档的开头，要在表格的上面添加一空白行（不是表格的空行），可以将鼠标定位在第一单元格的开始部位，然后按回车键。此外，还可以采用“表格”菜单上的“插入”“单元格”来实现添加行。2添加列将鼠标定位在需要添加列的位置，用鼠标单击“表格”菜单上的“插入”，然后单击“列（在左侧）”或“列（在右侧）”。若要在表格最后一列的右侧添加一列，可以单击最后一列。在“表格”菜单中，指向“插入”，再单击“列（在右侧）”。此外，还可以采用“表格”菜单上的“插入”“单元格”来实现添加列。3添加多行或多列先选定多行（列），单击表格菜单中的“插入行”或“插入列”菜单项，就可插入多行或多列。（四）文本与表格的相互转换学号, 数学, 语文, 英语,1, 90, 99, 98,2, 89, 97, 86,3, 90, 95, 96图3 文本与表格的相互转换1文本转换成表格在要划分列的位置插入所需的分隔符。将文本转换成表格时，使用逗号（应为英文逗号）、制表符或其他分隔符标记新的列开始的位置。例如，将如图3所示的文本转化成44的表格，可以采用下列步骤，在文本之间插入相同的分隔符，这里已插入相同的英文逗号；选择要转换的所有文本，用鼠标单击“表格”菜单中的“转换”子菜单，然后单击“文本转换成表格”命令。在弹出的对话框中选择“列数”为4；选择“文字分隔位置”为逗号，选择其他所需选项，即可把文本转换成表格。2表格转换成文本选择要转换为文本的行或表格，用鼠标单击“表格”菜单中的“转换”子菜单，然后单击“表格转换成文本”命令。在“文字分隔符”下，单击所需的字符，作为替代列边框的分隔符，表格各行用段落标记分隔。（五）控制表格分割点大型表格如果在一页显示不下，则其在分页符处会被分割。如果分页发生在一个大的行中，默认情况下，Microsoft Word 可以将该行分开显示在两页中。如果要控制表格的分割点，可以采用以下措施。1防止表格跨页断行用鼠标单击表格，然后单击“表格”菜单中的“表格属性”命令，再单击“行”选项卡，在选项卡中清除“允许跨页断行”复选框。也可以利用鼠标右键找到“表格属性”命令，进而执行其它相应的命令。2强制表格在特定行跨页断行用鼠标单击要出现在下一页上的行，然后单击“插入”菜单中的“分隔符”命令，在弹出的选项卡中分隔符类型为“分页符”、分节符类型为下一页，最后单击确定按钮即可。注意：如果此时的分节符类型选的是“连续”，则可实现表格断行不分页的功能。还可以采用快捷键的方法。即用鼠标单击要出现在下一页上的行，然后按 Ctrl和回车键。（六）标题行的重复当处理大型表格时，它一定会在分页符处被分割。当表格有多页时，可以调整表格以使“标题行”信息在每页的表格中都出现。选择一行或多行标题行，选定内容必须包括表格的第一行；在鼠标右键的弹出菜单中选“表格属性”命令，在弹出的“表格属性”对话框中选中“行”选项卡中的“在各页顶端以标题行形式重复出现”复选框即可实现该功能。或者选择一行或多行标题行，然后单击“表格”菜单中的“标题行重复”命令也可以实现该功能。图4 数据库工具栏及数据窗体对话框注意：重复的表格标题只能在页面视图或打印出的文档中看到。如果在表格中插入了手动分页符，则 Word 无法重复表格标题。（七）数据表单在表格编辑中的应用如果有一个作为列表使用的大型表格，例如通讯录或电话目录，使用数据表单输入或编辑信息则要方便得多。单击表格，在“数据库”工具栏上，单击“数据窗体”即可弹出该对话框，以图3中的表格为例执行上述操作，会看到如图4所示的数据窗体。表格中的每一行作为一个数据记录出现。每列的标题作为记录中的域。使用“记录”箭头按钮可以在记录之间移动。在域中进行更改，并选择其他所需选项。注意：表格必须含有列标题，否则，Microsoft Word 将使用第一行作为列标题。五、结束语对于表格的使用技巧还有很多，比如在大型表格中定位至特定记录、在从右向左语言的文档中使用