《工程监理归档资料管理制度》

工程监理资料归档管理制度1.0总则1.1为了规范工程监理资料的归档管理工作，确保归档资料收集的及时性、完整性和可追溯性，装订的规范性，贮存、保管的科学性和可检索性，特制定本制度。2.0适用范围本制度适用于本公司的房屋建筑和市政公用工程监理资料的收集、分类整理、归档、贮存、检索及保存期限确定等相关内容。3.0名词解释和引用文件3.1名词解释3.1.1“三类”是指工程监理资料可分为第类、第类、第类工程监理资料。其中:第类工程监理资料-是指工程竣工后，应向建设单位移交、归入城市建设档案馆的工程监理资料； 第类工程监理资料-是指工程竣工后，应归入公司档案室的工程监理资料。第类工程监理资料-是指第类、第类之外与工程质量无关，工程竣工后，资料的利用价值自行消失，可由监理部自行处理的工程监理资料。3.1.2“三档”是指第类工程监理资料分为短期、长期和永久三个档次进行归档管理，其中：第一档-是指永久保存的工程监理资料，即终身责任期限；与建筑物和构筑物同存在。第二档-是指长期保存的工程监理资料，保存期为20年以上。第三档-是指短期保存的工程监理资料，保存期为20年以下，至少应保存至质量保修期满。3.2引用文件GB50319-2000建设工程监理规范；GB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范；GB50300-2001建筑工程施工质量验收统一标准及其配套的专业验收规范。江苏省人民政府令第 196 号江苏省城建档案管理办法2008年10月1日起江苏省建设工程施工阶段监理现场用表（第四版）4.0职责4.1办公室是本制度的归口管理部门，工程竣工后的30天内，及时催收第类工程监理资料；负责对监理部提交的第类工程监理资料按三个档次进行管理。4.2总监理工程师负责指定专人及时收集、整理工程监理资料；负责单位工程竣工后的30天内，审定单位工程监理资料，进行工程监理资料的分类，将第类工程监理资料报建设单位，将第类工程监理资料交办公室归档，并负责办理移交签字手续。5.0控制要求5.0.1工程监理资料按其功能和处置方法的不同，划分为第、第、第类工程监理资料进行管理。5.1第类工程监理资料5.1.1第类工程监理资料-是指工程竣工后，应向建设单位移交、归入城市建设档案馆的工程监理资料；5.1.2第类工程监理资料必须满足监理合同中关于工程监理资料要求、GB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范。5.1.3第类工程监理资料由监理部在工程竣工预验收后收集、整理后，移交给建设单位，并协助建设单位接受城建档案馆的验收。5.2第类工程监理资料5.2.0.1第类工程监理资料按保存期限和处置权限不同分为三档次进行控制。5.2.1第类、第一档工程监理资料5.2.1.1第类、第一档工程监理资料主要是为了满足企业和监理人员对所监理的工程项目质量的终身负责制的要求和工程监理费结算的要求。5.2.1.2第类、第一档工程监理资料主要包括共十项内容,见分类见下表一所示.表一 第类、第一档工程监理资料分类表序号归档文件资 料 要 求1监理委托合同及其变更原件、签章齐全、有效。2工程项目监理部及负责人及其变更原件（包括中途总监等人员变更通知等）。3施工现场质量管理检查记录表及其人员变更GB50300标准中附表A建设、设计、施工、监理四方项目负责人名称应准确、书写清楚，满足责任终身制的可追溯要求。4A7单位工程竣工报验单/单位（子单位）工程质量竣工验收记录原件、五方签章齐全，包括：G.0.1-14记录。5竣工验收证明书原件、五方签章齐全。6B9 工程质量评估报告可以是复印件，但总监应签字。7B10 监理工作总结可以是复印件，但总监应签字。8B15 （第类）工程监理资料移交单应有建设单位负责人签字、单位盖章。9信誉记录监理业务手册、优质证书签章齐全，优质证书可后补充10工程监理规划经过审批、签字齐全5.2.1.3第类、第一档工程监理资料, 应单独组卷,属一级永久保存档案。5.2.2第类、第二档工程监理资料5.2.2.1第类、第二档工程监理资料主要为了方便工程使用中出现的工程质量问题的技术、经济、责任的处理。5.2.2.2第类、第二档工程监理资料主要包括共十八项内容,见分类见下表二所示.表二 第类、第二档工程监理资料分类表序号归档文件资 料 要 求1A1工程开工报审表满足工期考核需要。2B1工程暂停令/ A6 工程复工报审表停工令和复工令应一一对应3B2 监理工程师通知单/ A5监理工程师通知回复单B21、B22、B23、B25并与A5对应4B14 项目监理机构向有关主管部门质量报告单包括质量、安全事故报告及处理意见5B3 监理工程师联系单与质量、投资、进度相关的资料6B4 监理工程师备忘录与质量、投资、进度相关的资料7B6 _会议纪要与质量、投资、进度相关的资料8A2.1工程进度计划报审表9A2.2 延长工期报审表/审批10A4.1 工程计量报审表、A9 工程变更单11A4.2 工程费用索赔报审表12A4.3 工程款支付申请表/B8 工程款支付证书13合同争议、违约报告及处理意见14B11 旁站监理记录表15A3.5 工序质量报验单/检验批质量验收记录放行人必须具有资格，签章齐全有效16A3.5 工序质量报验单/分项工程质量验收记录放行人必须具有资格，签章齐全有效17A7分部工程竣工报验单/分部（子分部）工程质量验收记录建设、设计、勘察、施工、监理五方签章齐全有效。18C1 建设单位工程通知单/ C2 建设单位工程联系单与质量、进度、投资相关的资料5.2.2.3第类、第二档工程监理资料应单独组卷,属二级长期保存档案。5.2.3第类、第三档工程监理资料5.2.3.1第类、第三档工程监理资料应满足下列两项目标的需要：-为了方便工程保修期中工程质量问题的技术、经济、责任的处理；-工程设计文件、勘察地质水文等顾客财产的保密和知识产权的保护。5.2.3.2第类、第三档工程监理资料主要包括共十二项内容,见分类见下表三所示.表三 第类、第三档工程监理资料分类表序号归档文件资 料 要 求1B13 监理实施细则、旁站方案等2监理部总控制计划（监理大纲）等3专项监理工作总结4B5月报总结5B7 监理日记6工程设计文件、变更及其图纸审核资料7工程勘察及水文地质资料可以不归档，作为顾客财产，归还建设单位或作为第类竣工资料。8土地使用证、规划许可证、施工许可证9施工承包合同10图纸会审记录及设计交底记录11A4.4 工程安全防护措施费使用计划报审表12其他（质量保修期中技术、经济、责任追溯需要的资料）5.2.3.3第类、第三档工程监理资料应单独组卷,属三级短期保存档案。5.3第类工程监理资料5.3.1第类工程监理资料-是指第类、第类之外与工程质量和工程结算无关的工程监理资料，工程竣工后，资料的利用价值自行消失，可由监理部自行处理的工程监理资料。5.3.2第类工程监理资料的销毁，在工程城建档案收集齐全、验收合格之后进行。必须经总监理工程师审定。5.3.3第类工程监理资料的销毁工作，按记录控制程序的规定进行。5.4第类工程监理资料控制要求5.4.1第类工程监理资料应在工程竣工后的30天内，监理部资料人员应对第类工程监理资料进行分类、分档整理、编目、装订成册，报总监理工程审核后，报公司办公室。5.4.2办公室对监理上报的第类工程监理资料进行清点、验收，办理移交手续。5.4.3办公室建立第类工程监理资料档案室，按工程性质、时间顺序、分类归档管理。5.5工程监理资料档案室管理要求5.5.1工程监理资料档案室内应当保持适当的温度和湿度，有防盗、防火、防水、防强光、防潮、防尘、防污染、防有害气体和有害生物等措施。5.5.2工程监理资料档案室应设专人管理，对工程监理档案资料应编制档案目录，分类存放，便于查找、检索。5.5.3查询、复制5.5.3.1工程监理档案资料原则上不对外开放，公司内部需要查询时，必须报公司经理批准，在档案室查询,档案室管理人员陪同。5.5.3.2工程监理档案资料原则上不得复制,公司内部需要复制,必须得到总经理的书面批准,由档案室管理人员复制、登记、交付签收。5.5.3.3工程监理档案资料禁止外借。5.5.4档案室管理人员每年底对工程监理档案资料进行一次保存期限的核查，对于过期的工程监理档案资料按记录控制程序中销毁程序进行销毁。5.5.5工程监理档案资料的销毁不得作为废纸出售，以防顾客财产的泄密，应用废纸粉碎机处理。 6.0附则6.1本制度是记录控制程序的支持性文件。6.2本制度自发布之日起实施。7.0监理资料与信息管理职责分工制度监理资料分程序资料、内部资料、往来资料。程序资料为开停工报审