大型企业采购制度

1 / 10 大型企业采购制度 大型企业采购制度 第一章：总则 为加强采购管理，明确采购的机制、程序和方式，严肃采购纪律，规范采购过程中的申购、采购、供应商选择、审批、验收等，兼顾质量、成本、效率，保证公司各项经营所需物资在价廉物美的前提下及时供给，依照金洲集团采购管理要求，制定本制度。 第二章：适用范围 团及所属各单位 第三章：主要内容 第一条：采购原则 采购工作在公开、规范、透明的基础上，坚持 “ 谁采购，谁负责 ” 、 “ 少花钱、多办事、办 好事 ” 的原则，按照经营所需的质量、价格、规格、时间等要求，择优购买。 采购员对采购物资的质量、价格、规格、及时等负第一责任，任何单位及个人不得直接干涉采购工作。 第二条：管理体制 1、集团后勤事务部负责管理集团及所属单位的采购工作。采供部对西双版纳片区的采购业务集中采供，对勐景来景区日常用品实行授权采购，对云南野生动物园及西双版纳州外企业采购工作实行指导和监管。 2、各单位仓库管理部门是采购业务的联络和协调部2 / 10 门，并负责采供物资的质量、数量、型号等验收和入库。使用部门对 物资的质量、价格等具有及时反馈和提出意见的责任，每月底形成书面意见和建议，抄报集团领导。 3、集团办公室负责采供工作的监督检查，定期组织采购物资询价。 4、集团所有原辅材料、零部件、机器设备、办公设备及相关配件、家电产品，视听器材、办公文具及耗材、印刷类产品、礼品以及其他属行政类物资的采购，按本制度的规定和程序执行。 第三条：采购方式 定点采购与零星采购、集中采购与单独采购相结合，以定点采购和集中采购为主。 第四条： 定点供应商管理 1、实行定点供 应商制度是集团提高采购效率和降低采购成本的有效手段。 2、定点供应商的选择由集团分管副总牵头，会同职能部门和下属单位择优选取，原则上一年选定一次。 3、定点供应商要基本符合下列条件： （ 1）、货源可靠，质量良好，能对商品质量有保证； （ 2）、报价诚信合理，并在区域内有竞争力，不贪图近利与暴利，愿与本公司长期合作的； （ 3）、能在订货、配送和售后服务密切配合。 3 / 10 4、同类物资的采购原则上确定两家以上的定点供应商，以建立供应商之间的竞争机制，减少对个别供 应商的依赖，分散采购风险，确保公司利益。 5、定点供应商在价格方面要达到以下条件： （ 1）、畅销及知名品牌商品售价要按所在地最低批发价； （ 2）、不知名品牌，低于或等于所在地零售价格； （ 3）、常规物资，毛利低于零卖的毛利率； 6、定点供应商须签订定点供应商合同，明确责、权、利以及违约责任。凡确定为定点供应商，采购人员应优先（质量、价格同等情况下）从定点供应商处采购。 7、采供部加强定点供应商的管理，建立档案，定期检查，一旦发现价格、质量和服务 等方面违背诚信原则，应立即提出交涉，不能达到集团合理要求的，应及时中止定点供应合同，另择供应商。并报送集团有关职能部门和相关负责人。 8、供应商合同到期，后勤事务部会同集团办公室、财务部对其价格、质量、服务和诚实信用等指标综合评价，评价优秀的，在下一轮供应商选择过程中优先选定。 第五条：申购程序及审批 1、申购程序如下：申请人申请 本部门经理核实申请 仓库反馈库存情况 财务经理审核 执行经理审批（或4 / 10 按审批权限报集团分管副总经理、总经理） 采供部按申购要求和计划采购 仓库 验收入库 采供部办理财务报销。 2、申报原则： 公司物资库存标准由集团后勤事务部、集团财务部协助各单位，根据实际制定出各项物资的最低库存标准，当该项物资达到最低库存标准时，即可提出采购申请。 3、申购计划： 各景区、部门要加强物资申报的计划性，物资采购根据经营需要分为常备物资和非常备物资。常备物资申购为一月一计划，非常备物资申购为一周一计划。 特殊情况下，按审批权限先通过电话请示同意，并由批准人通知采供部门负责人执行，事后按程序补办审批手续，否则采供部门有权 拒绝采购。 各景区、部门认真做好常备物资的统筹计划申报，为避免人为因素的退货、换货，申报人要对所报材料规格、型号、数量等负责任，采购员对人为因素造成的退货、换货有处理建议权。 申购单位和物资使用部门有义务协助后勤事务部采购，但一律不准直接采购。 采购报销执行 “ 谁采购、谁报销，谁签字、谁负责 ”的原则，为分清责任，便于各单位独立核算，不同单位、不同人员经手的业务费用不得混淆在一张报销单上。 5 / 10 1、对所有报销内容，采供部门负责人就其合理性、必要性进行初审。填写报销清单时将发票 粘贴其后，字迹要工整，不得涂改、挖补或撕毁； 2、材料报销要有国家统一发行的税务发票，发票开具企业名称与公司名称相符并盖对方公司印章。经集团书面批复范围的采供物资，如：农贸市场买的菜和水果、农村收购的毛竹、草排等，如没有发票需注明原由，但要有收据证明； 3、原材料、零部件、机器设备、办公设备及相关配件、家电产品，视听器材、办公文具及耗材、印刷类产品、礼品的报销程序，按经报人、采购部门负责人审核、财务部审核、领导（执行经理、集团分管领导或总经理）审批的程序办理； 4、各景区买菜、 水果等日常所用物品，按经报人（采购员）、各景区仓库或使用人验收签字、使用部门负责人审核、财务部审核、各单位执行经理审批的程序办理； 5、集团机关食堂买菜，按经报人（采购员）、食堂人员验收签字、财务部审核、集团办公室主任（或分管领导）审批的程序办理； 6、与定点供应商结算，采购人员不得帮其代领货款，其货款（支票）由供应商来领取。 第七条： 监督反馈、询价和奖惩 管理 6 / 10 一、监督反馈：各单位仓库或使用部门在发现同规格、型号产品的价格出现异常波 第 2 / 4 页 动时，应立即通知采供部门负责人及上级领导（执行经理和后勤事务部），及时掌握材料价格涨跌的原因，规范定点供应商的经营行为。后勤事务部负责人调查后将调查结果进行通报。 二、询价： 1、询价小组的组成 询价小组由集团办公室根据实际工作需要，组织集团办公室、集团财务部及各单位仓库、财务、物资使用部门等代表组成。 2、询价范围和时间 询价范围包 括各单位申购、后勤事务部采购的所有材料及配件，由询价员根据实际情况独立的选择询价的材料类别、型号并制定询价方式和办法。 询价品种由询价员根据实际情况自主确定，重点选择使用消耗量大、单位金额高、采购频繁、与工程质量关系密切以及询价员认为价格有波动的材料。在询价前，通过财务、仓库等渠道，对询价范围内的厂家、厂址、联系方式、品牌、规格、型号等方面作较充分的了解和掌握，增加询价的准确性和可比性。 7 / 10 采购询价工作是一项经常性的工作，一般每一个季度组织一次询价，每次列入询价的物资品种应不少于 20 项。 3、询价方式及程序 （ 1）、询价工作采用现场问价与实际采购相结合。如发现同样的物资采购价格有较大出入时，经领导（集团分管副总、总经理或执行经理）批准，询价人员可以从财务预借现金，对询价范围内的物资进行实际采购，购进的物资由办公室统一按程序报销； （ 2）、当物资使用部门对采供部门购进物资的质量、价格产生重大疑问且未到定期询价时间时，可将情况反映给领导（本单位执行经理、集团副总、总经理），由领导指定人员进行市场询价，对确实存在问题的，上报集团办公室和集团领导调查处理； （ 3）、询价对象可不限于后勤事务部原有的合同供应商（可通过报纸、网络等多种方式扩大询价范围），询价地域应选在采购所在地。对询价结果应及时进行整理汇总，形成书面的询价报告； （ 4）、询价员应自主的选择询价材料范围和供应商，在询价过程中既要注重与询价小组的协作，同时也要保持一定的独立性，不受其他人员的干扰； 2、 询价评估报告 （ 1）、询价人员按照公平、公正、公开的原则，客观8 / 10 地对询价情况进行反馈，对存在的问题和意见要充分表述，在肯定成绩的基础上，找出问题和差距，提出改进意见； （ 2）、采购物资与询价员所询价物资在厂家、厂址、品牌、规格、型号等方面存在差异，无法确定价格比时，由询价负责人组织再调查核实； （ 3）、询价结束后，询价负责人（或委托专人）应在一周内提交本次询价工作的评估报告。评估报告要求对本次询价情况进行小结，对购置价与询价员所询价格比较，排除采购或询价中的个别因素对价格的影响，提出客观的评估报告； （ 4）、评估报告报送分管副总经理，同时抄送集团领导班子成员、相关单位、部门负责人及参与询价人员。参与询价人员仍可对报告的公正性或其他疑问向询价负责人和后勤事务部负责人提出异议，由询价负责人和后勤事务部负责人做出答复。 5、评价等级 对询价的比较结果进行评价，扣除付款方式、交货地点、交货期限、是否含运费、开据发票等因素的影响，询价价格应为扣除差异后的可比价格。评价标准如下： （ 1）、优：实际采购价全部低于所询价格的，且低的幅度在所询价格 5%以上； （ 2）、良：实际采购价 90%低于所询价格的，询价的9 / 10 材料项数未出现高于市场价格情况，且低的幅度在所询价格5%以内； （ 3）、中：实际采购价高于询价的材料项数占总询价项数的 5%以下，且高出幅度在所询价格 5%以内； （ 4）、差：实际采购价高于询价的材料项数占总询价项数的 10%以上，且高出幅度 第 3 / 4 页 在所询价格 10%以上。 三、奖惩 1、奖励： （ 1）、采购人员在采购期间，因自身努力，给公司节约采购资金，降低采购成本，效果显著者，公司可视实际情况给予奖励； （ 2）、规范创新，积极提出合理化建议，对采购和物流管理等方面工作提升发挥较好作用的，公司可视实际情况给予奖励。 2、处理： 采购人员不得与供应商进行私下经济往来和赌博，不接受供应商的回扣，不接收供应商任何形式的礼物礼品，如有以上行为一经公司发现，将予以严肃处理。 有以下情况之一，公司将视情节轻重对其进行处理，直至追究法律责任。 10 / 10