Excel技巧-三则技巧.doc

Excel使用技巧三则 (08/17/1999)1.两次选定单元格 有时，我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按Enter键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。此时，你肯定会通过选择“工具”“选项“编辑，取消“按Enter键移动活动单元格标识框选项的选定来实现在同一单元格内输入许多测试值，但以后你还得将此选项选定，显得比较麻烦。其实，采用两次选定单元格方法就显得灵活、方便： 单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格（此时，单元格周围将出现实线框）。 2.“Shift拖放的妙用 在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置时，同时按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。具体方法为：选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头“?，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工状标志，左右拖拉时会变为垂直“工状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。这种简单的方法节省了几个剪切和粘贴或拖放操作，非常方便。 3.超越工作表保护的诀窍 如果你想使用一个保护了的工作表，但又不知道其口令，有办法吗？有。选定工作表，选择“编辑“复制、“粘贴，将其拷贝到一个新的工作簿中（注意：一定要新工作簿），即可超越工作表保护。Excel帮你理清文件 (12/21/1999)笔者所在的公司于去年开始贯彻标准认证工作，体系建立之初，公司根据ISO9000标准编写了约50个程序文件，而这50个文件要发给17个部门，且几乎每个部门所发的文件都不完全相同。为便于各部门对自己的文件进行管理，需要单独为他们各自打印一份文件清单。当然，你可以分别为每个部门制作清单并打印，但这样一来工作量很大，费时又费力。有没有一种简便的方法，既快又好地完成这份工作呢？ 答案是肯定的，Excel的数据库功能可以很好地解决这个问题。作为一个电子表格软件，Excel还提供了十分有用的数据库功能。在它的菜单栏上有一个“数据”菜单，就是专门用来进行数据处理的。诸如员工名册、书籍档案、唱片名录等等，只要是内容、格式相似的信息，都可以视作数据库。 在本例中，解决问题的具体操作方法是： 1、进入Excel，在工作表上按如下格式建立文件清单表头并输入第一个文件。2、根据事先准备好的文件发放范围表（或类似资料），将上表中员工招聘程序复制若干份（选定该行，用鼠标拖曳填充柄复制），然后在阢发往部门”一栏中分别输入部门名称：总裁办、人力资源部、技术部等等。 3、第二份、第三份文件如法炮制，直到所有的文件都输入完毕。这时，一张汇总表就编制好了。 4、在上表中选定任一单元格，打开Excel工具栏上的“数据”菜单，选择“筛选”，单击子菜单中的“自动筛选”命令。执行“自动筛选”命令后，在文件清单的每一列标记的右方将出现一个下拉箭头。 5、单击“发往部门”旁的下拉箭头，会弹出一张下拉列表，里面包含了本列中出现过的所有部门名称。 6、选择“技术部”并单击，则筛选结果跃然于屏幕之上。此时，屏幕上显示的就是发给技术部的所有文件清单，而与技术部无关的文件则全部被隐藏起来。 7、单击“打印”按钮，输出一张文件清单。 8、单击“发往部门”旁边的箭头，选取“全部”，则又回到汇总表。 采用同样的方法，我们可以打印出其他部门的文件清单。修复受损 Excel 文件的法宝 (05/09/2000)或许你经常遇到这样的头疼事：突然断电造成你的Excel文件数据丢失；由于病毒的侵蚀，你再也无法打开一个保存着重要资料的Excel文件；由于无法预知的错误，你想打开的文件成了一堆“乱码”。数据的丢失是不可挽回的，怎么办？试一试Excel Re-covery，或许它会给你一个意想不到的惊喜。 “小救星”能帮你恢复什么？ Excel Recovery（以下简称ER）是一个专门修复Excel电子表格数据的文件，笔者手中的是1.0版。别看它身材短小，功能却是非常强大。首先，它支持Excel 97、Excel95以及Excel 5.0等多达5种格式的Excel文件，能将损坏的表格单元数据包括文本、数字、公式值等一一恢复。其次，它能够修补受损的多重分页文件结构。另外，它使用非常方便，ER和Excel 97做到了无缝链接，就像两者合为一体一样，你中有我，我中有你。值得一提的是，它支持多种常见的平台：Windows 95/ 98/ NT。 怎样拥有“小救星？ ER安装和使用均非常简单，只要双击该自解压文件，一路回车即可。在启动Microsoft Excel 97之后，你会发现在菜单“文件”下多了一项“Recover”，单击这个选项，在弹出的文件选择对话框中选择你想进行修复的Excel文件（在以前，这些文件可是被判了“死刑”，通常情况下是无法打开的）；再单击对话框旁边的“Recover”按钮，ER就开始对受损的数据进行修复。在修复过程中，ER会在窗口的底部给出时间状态提示，文件的修复时间是和文件本身大小以及受损程度有关的（当然也与你的机器配置也有一丁点儿的关系）。修复完成后，你只需将修复好的文件进行保存，一切就大功告成了。当然，如果你想得到完美的修复效果，ER建议你最好在保存之前动手检查一下，尽管在绝大多数情况下是多余的。 不仅仅是修复文件，ER也给使用Excel 95的朋友提供了一个小小的功能：在Excel 95中选择“Recover”能起到浏览Excel 97文件格式的作用。 你该注意什么？ 任何一个软件都不是万能的