基于信息资源的电子文件管理专题讲座PPT.ppt

基于信息资源的电子文件管理 实践讲解篇,2,电子文件管理的重点与难点,亡羊补牢 未雨绸缪,3,电子文件管理机制与模式的设计,体制：电子文件管理机构及其职责 理顺机制、重组流程：分段全程 变革管理（change management）,oais参考模型,1、归档、捕获 2、分类 3、鉴定 4、著录（元数据管理） 5、存储 6、保管/保护 7、检索和利用 8、存取权限控制 9、日志和审计 10、报表设计和制作,电子文件管理系统实施“八步法”,iso15489-1 初步调查 分析业务活动 确定文件要求 评估现有系统 确定满足文件要求的战略 设计电子文件管理系统 实施电子文件管理系统 实施情况复审,6,电子文件管理流程的构建,内容的变化 时间的变化 方式的变化,增加 简化 复杂化,人员 业务活动之间的关系,提前 延长,7,全程管理：电子文件流程重组,8,电子文件流程管理,1.明确管理目标 管理对象 管理要求,9,2.确定需要开展的电子文件管理活动 确认与处置 捕获 组织 传递 维护 提供利用 监管 系统管理,10,3.确定各项电子文件管理活动的承担者和开展时间,11,示例：,12,关键点：系统功能需求,13,示例：功能需求（moreq2）,备份和恢复 4.3.1 erms必须能够提供或者允许自动备份和恢复的程序，这些程序允许对全部或挑选的类、案卷、文件、元数据、管理参数以及erms的审计追踪进行备份，并且在需要时能恢复。 4.3.2 erms必须允许管理人员通过以下方式列出备份事项清单： 明确规定备份周期； 挑选需要备份的类、案卷和文件； 分配备份存储媒介、系统或存放地点（离线存储、独立的系统、远程存放点）。,第一阶段：电子文件的形成与办理,保证电子文件的真实 保证电子文件的安全 保证电子文件的完整,第二阶段：电子文件的归档与移交,时间 质量 手续,第三阶段：电子文件的保管与利用,安全 可用 监控 处置,17,前端控制数据清理,企业信息资源管理与配置的一个基础，就是对企业基础数据进行必要的清理。清理基础数据是一项细致而繁杂的工作，但任何企业谁也不可能绕开这个环节而达成对信息资源的有效控制。 清理基础数据，就是将企业各项工作、各个部门、各个岗位产生、处理、发出的所有信息（包括文件、图纸、程序、报表、单据，以及其他载体或数字格式的文档等，进行系统化，从而使企业各类信息类有所依，运行线路清晰，相关责任明确。 清理基础数据必须要对企业的机构设置、岗位设置、主要工作流程进行了解，并在此基础上对数据状况进行分类和分析，目的是寻找出主体数据和主要信息流动线路，为信息资源配置提供依据。,18,数据清理的内容,部门,职（岗）位,文件名称,文件形态,文件类型,文件走向,19,数据清理的方法,基础数据清理一般采用调研统计的方法进行。 首先，对一个具体的部门及其其中每个岗位进行问卷调查，主要提问五个问题：1、在你的工作中，收到什么信息？2、在你的工作中，处理什么信息？3、在你的工作中，发出什么信息？发给什么部门或岗位？4、在你的工作中，你最离不开（或常用）的信息是什么？5、在你的工作中，你认为最不需要的信息是什么？ 在每个岗位的答案收集齐全后，通过对岗位与岗位之间信息互动状况的了解，可以发现本部门的重要信息内容，特别要寻找出本部门需要负责的信息。 对于无意义信息应向有关领导汇报，并建议其进一步查清这种信息是否可以清除。,20,数据清理清单,21,电子文件运动与业务活动的集成,22,元数据,元数据的功能 元数据标准 元数据方案,24,25,26,27,元数据示例：,元数据标准,信息与文献文件管理过程文件元数据 第1部分：原则gb/t 26163.1-2010 文书类电子文件元数据方案da/t46-2009 基于xml的电子文件封装规范da/t48-2009,电子文件归档与管理要求,数据质量 元数据 格式 分类 长期保管,存储格式,纯文本：txt、xml 格式化文本：uof、rtf、wps、doc 版式文件：pdf/a、ceb、sep 图像文件：jpeg、tiff、gif、png、djvu 音频文件：wav、mp3、wma、ogg vorbis 视频文件：avi、mov、mpeg,版式电子文件长期保存格式需求da/t47-2009 电子文件存储与交换格式：文书类版式文档 电子文件存储与交换格式：文书类流式文档,长期存储方法（美国era）,basic preservation and access legacy format enhanced preservation and access migrate to standard format optimal preservation and access (pam) legacy format + persistent version,planets(2006.6.12010.5.31) preservation and long-term access through networked services http:/www.plan