电算会计中错误凭证的修改.doc

电算会计中错误凭证的修改摘要：记账凭证是账务处理系统的唯一数据源点，记账凭证的错误必然影响系统核算的结果。多数会计软件提供了修改记账凭证的强大功能在会计电算化教学中，应分主次、有选择地介绍这些功能使学生正确掌握“无痕迹”修改和“有痕迹”修改的方法，慎用“反记账，反结账”功能。关键词：记账凭证；会计电算化；无痕迹修改；有痕迹修改与手工会计记账方式一样，电算化会计系统中的错误也表现为凭证错误、账目错误、报表错误三种类型，但是，有雨电算化会计系统中记账、结账和编制报表均以凭证所录入信息为信息源由计算机自动完成，所以，会计凭证的错误就成为电算化会计系统错误的根源，错误凭证的更改成为电算化会计错账更正的主要内容。在电算化会计中输入记账凭证时，尽管账务系统提供了多种控制错误的措施，但错误凭证的出现是在所难免的。因为与手工会计处理的环境不同，许多财务软件都提供了“反审查、反记账、反结账”的功能，这些功能的使用为修改错误凭证带来了非常多的方便。财务软件的使用给企业的会计核算带来巨大的变革，对加强企业管理、提高企业的信息化程度起到了非常积极的作用。但是，在输入记账凭证时，错误的凭证是在所难免。记账凭证出现错误肯定会影响系统的核算结果，进而影响到所提供的会计信息的准确性，甚至会影响着决策者的决策方式，给企业带来不可预计的损失。为了避免或者更正这些错误，系统有提供对错误凭证修改的这种功能，尽管会计制度、财务准则、审计准则对错误凭证的修改有非常严格的要求，目前根据许多财务软件(如：用友通、金蝶)提供的错误凭证修改的功能进行凭证修改的时候却引发出一系列的问题。下面，笔者以用友总账系统U850为例，对错误凭证的修改方法进行分析。一、 目前使用的凭证修改方法由账务系统提供的“取消审核”、“反记账”、“反结账”等功能，在任何情况下都能对错误凭证作“无痕迹”修改。（1） 对于输入后未审核的凭证对于输入后未审核的凭证由填制员直接修改并保存。（2） 对于已通过审核但未记账的凭证对于已通过审核但未记账的凭证，不能赢接在记账凭证上修改，应由审核员进行“取消审核”操作；然后由凭证填制员修改并保存；最后再由审核员对已修改的凭证作“审核”。（3） 对于已记账但未结账的凭证对于已记账但未结账的凭证。对此欲实现无痕迹修改，可利用“反记账”、“取消审核”功能直接修改。由会计主管激活“恢复记账前状态”功能，再按上面说的第二种方法，调用错误凭证修改，再进行“审核凭证”和“记账”功能的操作。（4） 对于已结账的凭证对于已结账的凭证。可利用“反结账”、“反记账”、“反审的方式。二、 利用电算化账务系统，实现错误凭证的“无痕迹”修改(一)未经过复核或复核未通过的凭证第一种是由“凭证处理”的操作员输入后还未经过操作员本人复核或复核未通过的凭证，对于未经过“记账凭证复核”功能操作的错误记账凭证，可由“凭证处理”操作员直接进行修改并且保存。(二)已通过复核但未经过复核记账的凭证第二种是已通过“凭证处理”操作员复核但未经过“财务长”操作员复核记账的凭证，如经“财务长”操作员复核但未经“财务长”操作员复核记账的凭证，如经“财务长”操作员审核后发现错误记账凭证，可由“财务长”操作员在“财务长”模块里面。单击“凭证处理”“记账凭证编辑”功能菜单，调出该张错误的凭证进行修改，修改完成后保存并且复核然后记账。 (三)已经记账的凭证第三种是“财务长”操作员已经记账的凭证，对于此情况，想要实现“无痕迹”的修改，可利用系统提供的“反记账”功能，即取消“记账”后直接修改。具体而言，首先登录“反记账财务长”模块，单击“反记账处理”“授权修改记账凭证”“查询后授权”查到需要修改的错误凭证。按“F9”键。进入“授权凭证修改”功能。选择需要授权修改凭证的操作员及修改的内容等信息，单击“确定”后退出；单击“反记账处理”“生成反记账凭证”，生成反记账凭证后退出；然后由已被授权修改凭证的操作员登录“反记账凭证处理”模块。单击“反记账凭证处理”“反记账凭证编辑”菜单，显示所要修改的错误凭证，双击该凭证即可修改被授权修改的内容，修改完成按“F9”保存后退出。单击“反记账凭证处理”“记账凭证复核”“开始复核”。复核通过后单击“确定”退出；最后再由“反记账财务长”进行“复核反记账凭证”和“反记账数据记账”功能操作完成修改。如果要修改的错误凭证是以前月份发生的，还要在“反记账财务长”进行“月末处理”所要求的操作。三、 错误凭证“无痕迹”修改的弊端通过前面所说的几种错误凭证的修改方式，虽然按照财务软件提供的功能，特别是“反记账”功能，实现了对错误记账凭证的“无痕迹”修改，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹?随着“反记账”功能和其他公司财务软件中“反审核、反记账、反结账”功能的广泛使用，其弊端也日益显现归纳起来，主要有以下三个方面：（一）违背现行会计法规。在记账、结账后利用账务软件提供的“反记账”功能，可恢复到记账前的状态，从而实现错误凭证的“无痕迹”修改。这违背了会计核算软件基本功能规范中第17至19条的规定：“会计核算软件应当提供对已输入但未登账记账凭证的审核功能，审核通过后即不能再提供对机内凭证的修改 ”“发现已输入并审核通过或者登账的记账纪证有错误的，可采用红字凭证冲销法或者补充登记法进行更正：记账凭证输入时，红字可用一号或者其他标记表示 ”“在已输入的原始凭证审核通过或者相应记账凭证审核通过或者登账后，原始凭证确需修改，会计核算软件在留有痕迹的前提下可提供修改和对修改后的机内原始凭证与相应记账凭证是否相符进行校验的功能。”(二)为经济违法犯罪行为提供了技术支持由于“反记账”功能的使用，尤其是跨年度“反记账”功能的使用使得会计人员为同一单位做几套账、编制几套会计报表变得轻而易举，为他们利用电算化会计信息系统作弊提供了极为方便的手段。以前手工账由各人分别编制凭证、登记账簿，如果发生会计造假通过墨迹或笔迹可较容易地识别和鉴定。而目前大多数财务软件对更改的会计事项没有提供完整的、真正意义上的有痕迹的记录，有的也只是在操作日志中记录了何人何时使用过这些逆向操作功能，至于更正和补充了何种会计事项，其目的和来龙去脉则无从得知。单位可在审计、税务等检查部门审查前将账目调整的合理合法，但在审查后再将数据调回到原来的状态，这样就给审计监督工作和防范违法犯罪行为增加了技术难度。(三)可能造成系统数据错误，导致账务混乱财务软件在设计“反记账”等功能时，虽然考虑了各种因素，但要保证各项记录线索的全面可逆，实际上财务软件是不可能达到的，特别是大中型的财务软件设计，由于涉及的功能较 广，特别是需要在其他辅助功能模块中进一步核算处理的数据，如往来核算数据、存货核算数据、银行对账数据等，更无法实现这些记录线索的全面可逆 同时由于会计电算化人员业务水平及对软件功能理解的偏差，特别是在运用跨年度反结账功能时，不同年份会计科目体系或财务软件本身可能发生了变化，如果操作有误，很可能产生系统数据错误、财务混乱，甚至导致整个账务系统的瘫痪，造成严重的损失。又由于跨年度运用“反记账”功能后生成新的核算结果和各类报表，直接影响了与已对外报出财务报表的一致性，极有可能给企业带来不必要的麻烦，甚至带来不可预料的经济损失。通过以上分析，结合网络版账务系统、工作岗位和各单位业务流程的实际情况，上述第一、二钟情况对错误凭证进行的无痕迹修改是可行的，而第三种情况下的错误凭证不能利用账务系统提供的“反记账”功能，应采用“有痕迹”修改方法。四、 错误凭证正确修改的方法在电算化会计系统中输入记账凭证时，经“财务长”复核通过并记账后，如果有发现记账凭证错误，不能利用账务系统提供的“反记账”功能，而应采用“有痕迹”修改方法，即在账务系统中留下修改过的线索和痕迹，这种情况下账务系统中往往是通过保留错误的凭证和更正的凭证这两种方式留下修改痕迹的。（一）会计科目或其他事项有误在“记账”后发现记账凭证中金额正确但是会计科目或其他事项有误的时候，应采用“红字凭证冲销法”更正,即先由“凭证处理”操作员填制一张与该张错误凭证除金额为红字(负数)外，其他内容应完全一致的红字凭证，再填制一张正确的记账凭证然后给“财务长”操作员进行“凭证复核”和“记账”操作，最后完成对该张错误凭证的冲销和更正。（二）所记金额大于应记金额在“记账”后发现记账凭证中会计科目和其他事项无误，只是所记金额大于应记金额时，可采用“负教冲正法”更正即先由“凭证处理”操作员将多记金额填制一张与原凭证内容相同、金额为负数的凭证 然后由“财务长”操作员进行“凭证复核”和“记账“操作，完成对该张错误凭证的更正。（三）所记金额小于应记金额在“记账”后发现记账凭证中会计科目和其他事项无误，只是所记金额小于应记金额时。可采用“补充登记法” 即先由“凭证处理”操作员将少记金额填制张与原凭证内容相同的凭证然后由“财务长”操作员进行“凭证复核”和“记账“操作，完成对该张错误凭证的更正。对凭证修改问题的完善五、对凭证修改问题的完善通过前面的所有分析，要对错误凭证进行无痕迹的修改，虽然也存在一定的弊端，但从数据库技术的角度看，“取消审核”这一步骤完全是在一个凭证数据库中的操作，即将库中“审核”字段的值清空，再对该库其他相关联字段的值进行修改，这和“反记账、反结账”操作有本质性的区别。“反记账”、“反结账”操作往往涉及到两个或两个以上数据库的操作，容易导致账务数据的混乱。我们认为前述第二种情况下错误凭证采用无痕迹修改方式方法是可行的，而第三、四种情况下不能利用“反记账”、“反结账”功能，而应采用“有痕迹”修改方法。六、 总结尽管财会审计制度、准则对错误凭证的修改有着严格的要求，但不少人却对利用财务软件的“取消审核”、“反记账”、“反结账”功能进行错误凭证的“无痕迹”修改依依不舍。因此有些学者提出了取消财务软件的“取消审核”、“反记账”、“反结账”的观点。对此，我认为要解决此类问题仅限制财务软件的功能不够，各部门要团结协作、共同努力，从多方面加强管理。首先，会计电算化工作的主管机关财政部对会计核算软件“反记账”、“反结账”功能要作出“加栅防护”的规定：对可实施的逆向会计操作功能，会计软件必须提供能够反映经济事项来龙去脉的痕迹记录功能；明令禁止会计软件提供具有会计舞弊功能性质的跨年度“反结账”功能；对会计人员利用“反记账”、“反结账”功能从事做账、造假等违法犯罪活动