网上报销支付系统用户操作手册v1..doc

详细设计说明书 Microsoft 交通银行太平洋信用卡中心EA用户操作手册版本： 1.1微软(中国)有限公司顾问咨询部2019年2月本文档用来介绍普通员工对网上报销支付系统进行操作的指南，供系统用户了解整个网上报销支付系统的各项功能，用来帮助、指导用户如何正常填写和提交各类申请表单。1. 系统简介1.1. 登陆系统打开Internet Explorer 浏览器，输入网址（后补）进入系统主页面（注意：请使用IE 6.0及以上版本的浏览器)。为了维护财务系统数据信息的安全性，只有拥有办公域用户的员工才能使用网上报销系统。系统的首页显示如下：主窗体系统菜单 1.2. 系统菜单介绍系统菜单的可见性是根据用户所拥有的系统角色来定义的，不同角色的用户登陆到EA系统看到的系统菜单会有所不同。1.2.1. 首页 导航菜单：用于显示该用户权限范围内的所有系统菜单 当前任务：用于查看当前用户申请的单据状态等 使用指南：链接该系统的操作指南 财务规则：链接财务方面的规则文档 相关连接：链接行内站点 通知：显示此用户收到的通知或邮件消息1.2.2. 员工报销 单据填写向导：显示所有表单模版供用户选择及申请的提交 草稿箱：用于保存用户以前提交的单据申请，同时也作为今后提交同类单据的模板或者通过复制以前的单据重新生成新的申请。1.2.3. 单据审核部门负责人登陆报销系统后，点击单据审核进入如下界面，用户通过点击单据编号即可对单据提交人提交的各类申请进行审批。审批列表可以根据单据编号、申请人等表头字段进行排序以方便查找和定位。 1.2.4. 单据查询用于帮助用户查询历史申请单据及当前申请的单据状态 处理中单据查询：用于用户查询单据提交后的处理状态 历史单据查询：用于查询用户提交的历史单据，可按照下图显示的条件进行查询 1.2.5. 预算上传 预算上传：具有预算申请权限的用户登陆系统后上传各类预算额度数据，包括部门预算申请、项目预算申请、利润中心预算、专项经费预算。 预算复核：用于具有预算复核权限的用户复核已上传的预算申请，点击单据号可查看到用户上传的预算明细，上传的预算经过复核后方可生效。 我上传的预算：可以按照申请单的流转类别查看自己曾经提交的预算申请及现有申请的状态。草稿箱的申请允许用户修改并提交，已提交待审批申请允许用户撤销申请，已审批申请通过列表中的申请既不允许用户修改也不允许用户撤销，已审批申请未通过列表中的申请允许用户修改 我复核的预算：用于查看审批通过和未通过的历史预算申请1.2.6. 财务审核 对同一个申请单据，单据签收和单据复核不可为同一个人操作。其操作方法介绍如下： 单据签收：财务经办人员签收用户提交的各类单据，在此界面用户可以用每行单据后面对应的签收、纠错和拒绝按钮进行操作，也可使用椭圆处标注的签收和拒绝按钮进行批量操作。可以按照单据编号，提交日和提交人对单据进行排序，同时也允许财务经办人对单据的支付项名称和摘要进行修改，点击纠错按钮即可进行修改 单据复核：经办签收单据后即提交给复核人员进行复核，在财务复核界面用户也可对单据进行纠错操作，同单据签收，复核人员既可进行单个复核也可进行批量复核，具体复核操作界面如下： 1.2.7. 财务支付 选择支付：按照查询条件查询出需要支付的单据，在此环节操作人员可以更改支付方式，且至少需要选中一个单据才可提交。 手工结算：当“选择支付”环节的支付方式选择现金支付方式和支票或其它支付方式时支付确认就会在手工结算环节出现。可根据条件对要结算的单据进行查询，查询到单据后操作人只有选择一个支付项才可以选择提交付款或撤销支付；支付撤销后用户可以在选择支付环节重新选择支付方式。 电子付款：当“选择支付”环节的支付方式选择浦发开户银行转帐和其它行开户银行转帐时支付确认就会在电子付款环节出现。可根据条件对要结算的单据进行查询，查询到单据后操作人只有选择一个支付项才可以选择提交付款或撤销支付；支付撤销后用户可以在选择支付环节重新选择支付方式。 电子付款异常处理：用于处理在电子付款环节出现问题的单据。对于核心返回支付失败信息的支付项，财务用户可以在两种处理方式中择一处理：重新选择支付方式或者退回提交人修改收款人信息。1.2.8. 财务过帐 凭证录入：财务经过支付确认后即可在凭证录入环节查询到，操作人员可对此笔帐务进行确认或取消 帐务日志：为用户提供帐务处理历史记录的查看及对为成功过帐的交易进行重试 帐务冲销：查询到已经成功过帐但需要撤销的支付项，通过EA系统对其在SAP生成的凭证进行冲销。1.2.9. 业务维护业务维护功能只有具有总行管理员和分行管理员权限的用户才可对具体的业务进行维护操作 代理人维护：用于管理人员维护代理人及代理关系 供应商维护：操作人员可对供应商的默认开户银行、账号信息进行维护 费用事项维护：可以维护费用事项树的各个分支（仅总行可用），分行管理层可以选择是否开启费用事项的维护 科目维护:用于维护承载各类预算额度的科目组1.2.10. 信息查询 员工信息 成本中心：可按照员工编号，成本中心号以及利润中心编号来查询成本中心的相关信息 内部订单：可以按照订单编号和名称进行查询，如下图： 供应商信息：可以按照供应商编号和名称对供应商信息进行查询 利润中心预算：可按照利润中心和年度进行查询 部门预算：可按照部门，年度和科目组对部门的预算进行查询 个人额度：可以按照员工编号和年度进行查询2. 单据的填写2.1. 表单的分类根据适用的不同情景，网上报销支付系统的表单分为以下几种，并且使用离线或在线方式填写并提交。根据申请或支付的目的，您可以在报销系统的员工报销的单据填报向导内选择相应的表单。表单类型分为：预申请（无预支付）、预支付申请给行内员工、预支付申请给行外厂商、费用报销申请收款人为行内员工、费用报销申请收款人为行外厂商（一次性付清）、费用报销申请收款人为行外厂商（分期付清）、资产物资采购支付申请（一次性付清）、资产物资采购支付申请（分期付清）、集中采购支付申请（一次性付清）、集中采购支付申请（分期付清）2.2. 填写表单的基本规则填写各类申请表单时，应遵循一些基本的规则，以保证表单数据的正确性。 每次填写申请单之前必须正确选择要申请的表单类型及费用事项，否则将无法正确申请，且目前系统中只支持人民币的报销支付。 每类表单中的单据事由，收款人名称和金额均不允许为空，且表单都允许用户添加附件 表格中的白色单元格是由用户填写，其他的单元格信息是由系统自动填写，用户不能修改，有的字段既有文本框又有下拉列表框，表示用户既可手工填写也可从下拉列表中选择 在为员工代理填写报销申请时申请人必须填写正确的员工编号（系统会根据员工编号自动填写收款人名称及帐号），避免款项错误划转。 收款人为行外厂商的申请单中，一次付清时需正确填写供应商编号，收款人名称，开户行，收款账号；在分期付清的申请单中必须选中表头右上方的“是否分期付款”复选框，只有选中后才可填写分期支付明细2.3. 如何填写预申请用户登陆网上报销支付系统后，在系统功能菜单上选择“员工报销单据填写向导”，在此向导内有各类表单共用户选择，右边是用户最近填写的表单列表。在此选择预申请单（无预支付），如下图：选择表单后点击“下一步”，到费用事项选择界面 选择一种费用事项后点击“完成”即显示出预申请（无预支付）的整个填写界面，如下图：需要用户填写或选择的字段：表头处：预算类型，单据事由，单据摘要支付项清单：支付项名称，金额，收款人名称，期望支付日期，成本中心号，支付项摘要，内部订单号（有内部订单的需要选择）用户也可根据需要添加附件，填写完成后提交即可2.4. 如何填写预支付申请预支付申请分位支付给行内员工和行外厂商两种类型，其填写方法同预申请单，具体填写字段如下：2.4.1. 给行内员工需要用户填写或选择的字段：表头处：预算类型，支付方式，单据事由，单据摘要支付项清单：支付项名称，金额，期望支付日期，成本中心号，支付项摘要，内部订单号（有内部订单的需要选择）用户也可根据需要添加附件，填写完成后提交即可2.4.2. 给行外厂商需要用户填写或选择的字段：表头处：预算类型，供应商编号，收款人名称，开户行，收款人账号，支付方式，单据事由，单据摘要支付项清单：支付项名称，金额，期望支付日期，成本中心号，支付项摘要，内部订单号（有内部订单的需要选择）用户也可根据需要添加附件，填写完成后提交即可2.5. 如何填写费用报销申请费用报销申请单分收款人为行内员工和收款人为行外厂商，收款人为行外厂商的费用报销申请又分为一次付清和分期付清两类，其填写方法同预申请单，具体填写字段如下：2.5.1. 收款人为行内员工需要用户填写或选择的字段：表头处：预算类型，预申请单据号，支付方式，单据事由，单据摘要支付项清单：支付项名称，金额，期望支付日期，发票张数，成本中心号，支付项摘要，内部订单号（有内部订单的需要选择）用户也可根据需要添加附件，填写完成后提交即可2.5.2. 收款人为行外厂商（一次付清）需要用户填写或选择的字段：表头处：预算类型，预申请单据号，支付方式，单据事由，单据摘要支付项清单：支付项名称，金额，期望支付日期，发票张数，供应商编号，收款人名称，开户行，收款人账号，成本中心号，支付项摘要，内部订单号（有内部订单的需要选择）用户也可根据需要添加附件，填写完成后提交即可2.5.3. 收款人为行外厂商（分期付清）需要用户填写或选择的字段：表头处：预算类型，预申请单据号，供应商编号，收款人名称，开户行，收款人账号，支付方式，单据事由，单据摘要支付项清单：支付项名称，期望支付日期，发票张数，成本中心号，支付项摘要，内部订单号（有内部订单的需要选择）分期付款明细：支付方式，支付金额，支付日期用户也可根据需要添加附件，填写完成后提交即可2.6. 预算额度的申请用户在导航菜单中选择“预算上传”，可查看道各类预算申请，具体分为部门预算申请、项目预算申请、利润中心预算、专项经费预算。用户根据需要选择预算申请的类型。其填写方法如下介绍：以部门预算额度为例，首先是新建一个申请，点击下图的新建按钮即可弹出用户要填写的内容，填写好后按此界面的提交申请即可完成申请的提交具体填写内容如下图所示：填写完成后可点击“添加至列表”然后通过上图即可“提交申请”按钮即可提交申请 其它类型预算申请的填写与提交同上，此处不再多述。3. 表单的处理流程每个环节的操作人员都可以对单据进行查看，方法是点击对应的单据号即可。表单处理的互斥规则：同一单据的申请人和审批人不得为同一人；签收和复核不可为同一人。3.1. 单据的提交所有单据的提交均采用离线或在线的方式进行。 离线方式是由用户填写完单据，邮件发送给相关管理人员， 由管理人员做单据提交。在线方式是当用户根据单据填报向导填写完单据后即可按提交按钮提交表单，图示如下：3.2. 单据的审批当用户的申请提交后，需要部门内具有审批权限的人员进行审批，审批人登陆到系统后，选择系统菜单单据审核查看到要审批的单据即可进行审批，审批的界面如下：3.3. 单据的签收用户提交的单据经过部门审批后就需要具有签收权限的财务人员进行签收，签收人员登陆到报销系统后，选择系统菜单财务审核单据签收，按照显示的条件查询到要签收的单据即可进行签收操作，方法同1.2系统菜单功能介绍1.2.6财务审核下的单据签收处3.4. 单据的复核用户提交的单据经过财务签收后就需要具有复核权限的财务人员进行复核。复核人员登陆到报销系统后，选择系统菜单财务审核单据复核，按照显示的条件查询到要复核的单据即可进行复核操作，方法同1.2系统菜单功能介绍1.2.6财务审核下的单据复核处。在复核时复核人可以选择是否合并分录3.5. 选择支付单据经过复核环节后即进入支付方式的选择阶段，具有选择支付权限的用户登陆到报销系统后，选择系统菜单财务支付选择支付，具