网上报销终客户操作手册.doc

1、借款1.1、借款单录入1.1.1、新增借款业务的操作 注：蓝色项目是必填项。.1.2、借款单重点栏目说明1、最上面的右上方，是借款完毕后的提交，进入审批。2、预算项目为借款预算控制的项目口径，必填。3、借款金额是与下面表体的实际金额列相加结果。4、用途，可以维护选择，可以手工录入，一般手工录入。1.2 借款单审批1.1.4.1、借款单批审1.1.4.2、单个借款单审核双击蓝色位置，打开单据后点击审批按钮。1.3 借款操作中容易出现的几种错误1、业务类型选错2、错误单据没有即时删除2、报销2.1、报销功能说明本功能可完成企业内部报销录入、报销管理、报销单据增删、查询、报销单据提交等一系列操作。选择【日常处理】菜单下的【报销】，显示报销管理操作界面。报销业务说明可以实现报销单的增加、删除、修改和查询可以对与借款核销有关的借款单、报销单的进行核销指定、核销处理和状态查询可以将待审核报销单提交审批，从而为单据审批做准备。2.1.1 单据业务类型说明：2.1.2报销单据注意填写项目：2.2、报销单【栏目说明】2.2.1、报销单表头栏目说明业务类型：下拉框选择，根据基础设置中设置的收入业务类型和支出业务类型进行选择，支出业务类型排在前面。系统根据选择的业务类型，显示相应的单据显示模板和打印模板。重新选择业务类型时，所有录入的信息将被清空。单据编号：系统根据单据模板设置的单据编号规则自动编号。单据编码设置规则依据为：部门、报销人、操作员、单据日期、业务类型。单据日期：日期参照，默认是登录日期。允许修改，但不能小于系统启用日期。报销人：职员参照，需要进行数据权限控制，只能参照出操作员有权限的管理职员。部门：部门参照，需要进行数据权限的控制，只能参照出操作员有权限的部门档案，选择必须是末级。也可以不选。如果报销人已选，则部门默认是报销人所在的单位。用途：记录报销单的简要信息。提交审批：当选项中保存时是否自动提交审批选择为是时，报销单保存时将自动提交审批；否则只能在点击了【提交】按钮后，才能提交审批。注意：只有已提交审批的单据才可以在审批流中查询到，并进行审批。2.2.2、报销单表体栏目说明收支项目：如果新增加了一行，则此项必须录入，收支项目参照，参照出的收支项目必须同属于表头选择的业务类型。预算项目：编辑方法与表头一致。进行预算控制时按表体的预算项目进行控制，如果已经先在表头录入了预算项目，再将焦点定位于表体预算项目单元格时，将自动带入，仍然可以修改。单据金额：手工录入。如果本行的收支项目设置了报销标准，且报销标准中的一个影响因素是金额级别，则此项必须输入。报销金额：等于报销金额*汇率，不可修改。说明：手工输入，默认是表头摘要。2.2.3、报销单结算联栏目说明（即核销信息）2.2.3.1、报销单结算联-借款实际金额核销栏目说明借款人：默认是报销人，用户可以点击【追加借款人】按钮追加新的借款人，选择后自动将该借款人的借款信息显示在第一个借款人的下面的行，表示该笔报销可以冲销别人的借款。借款日期：根据报销人+币种自动查询出该借款人所借的该币种的所有借款（尚欠金额不为0的借款单，借款单的每一结算方式作为一行），将各借款单的借款日期显示在此。如果追加了其他的借款人，则根据借款人+币种自动查询出该借款人所借的该币种的所有借款（尚欠金额不为0的借款单，借款单的每一表体行作为一行）。单据编号：显示各借款单的单据编号。结算方式：将借款单表体实际金额0的每一行作为一行，显示其对应的结算方式。实际金额：将借款单表体实际金额0的每一行作为一行，显示其对应的实际金额。已报销金额：该条记录以前累计核销的金额。注意：不包括本张报销单据上正在核销的金额。借款余额：实际金额-已报销金额。本次核销金额：手工输入。尚欠金额：自动计算，尚欠金额借款余额本次核销金额。2.2.3.2、报销单结算联-借款预计金额核销栏目说明借款人：默认是报销人，用户可以点击【追加借款人】按钮追加新的借款人，选择后自动将该借款人的借款信息显示在第一个借款人的下面的行，表示该笔报销可以冲销别人的借款。借款日期：根据报销人+币种自动查询出该借款人所借的该币种的所有借款（预计金额不为0，且没有被核销的记录），将各借款单的借款日期显示在此。如果追加了其他的借款人，则根据借款人+币种自动查询出该借款人所借的该币种的所有借款（预计金额不为0，且没有被核销的记录）。单据编号：显示各借款单的单据编号。结算方式：将借款单表体预计金额0的每一行作为一行，显示其对应的结算方式。实际金额：将借款单表体预计金额0的每一行作为一行，显示其对应的实际金额。核销金额：手工输入。作废、退回：果没有填写核销金额，则用户可以选择是否将本张单据作废、退回。2.2.3.3 报销单结算联-收付款明细情况栏目说明收付方向：下拉框选择。收入报销单默认是收款，如果收入报销单核销借款，则一定是收款。支出报销单默认是付款，如果冲销了借款，则需要根据报销金额与核销借款金额的大小确定结算的收付方向。如果报销金额核销借款金额，则为付款，付款的金额是报销金额核销借款金额；如果报销金额核销借款金额，则为收款，收款的金额为核销借款金额报销金额。注意：以上都是默认值，用户可以再添加其他的结算信息或修改这些信息，但保存时需要判断：收入报销单核销借款时，报销金额=收款金额=核销借款金额；收入报销单不核销借款或在支出报销单中：报销金额核销借款金额+收付款金额（付款）收付款金额（收款）。结算方式：用户选择。金额：用户输入，收入报销单核销借款时报销金额=收款金额=核销借款金额；不核销借款时报销金额=收款金额；支出报销单结算金额之和受单据金额和核销借款金额的限制：报销金额核销借款金额+收付款金额（付款）收付款金额（收款）。结算情况的第一行默认为是设置的第一个结算方式，金额默认为单据上的报销金额。如果有冲销借款，则根据冲销借款情况自动算出该结算金额，如果结算行有多行，则自动算出第一行的金额。2.3 报销操作2.3.1 报销业务【操作说明】修改单据首先选择您所需修改的单据纪录，然后单击修改按钮，您就可以对当前票据纪录进行修改。注意：1.如果票据当前没有通过预算审批（也就是表头栏目中的是否通过预算的状态是0 - 未提交超预算审批或者1 -待批或者3 - 预算审批不通过的状态），则票据可以修改；如果票据已经终审（即是否通过预算的状态是1 - 通过），则不能修改。2.如果没有终审，则调用工作流，对票据的修改进行判断。需要进行数据权限判断，判断当前操作员是否有修改原操作员填写的单据的权限。删除单据首先选择您所需删除的单据纪录，然后单击删除按钮，您就可以对当前票据纪录进行删除。注意：已经通过预算或已经终审后的单据不能删除。如果单据还没有通过预算或终审，则允许调用工作流，对单据是否可以删除加以判断。删除时需要进行数据权限判断，判断当前操作员是否有删除原操作员填写的单据的权限。批量删除单据在报销单的列表界面，将希望删除的单据前的选择列置为Y，单击删除按钮，可将当前选中的单据删除。保存单据单击保存按钮，保存当前新增或者修改的单据。保存时需要判断：（1）不可为空的字段是否为空，为空则不允许保存。（2）判断报销标准，判断的业务规则详见下面的报销标准的业务规则和算法。（3）核销的借款是否已经被别人核销，也就是判断借款余额是否等于取出时的借款余额。（4）单据联和核销联可以分开保存。注意：只有核销联录入数据后，才可以进行审核。（5）当保存不成功时，系统有信息提示；保存成功则无提示。提交单据单击提交审批按钮，将当前单据提交审批。只有提交审批的单据，才可以确定审批流程，在单据审核的时候才能够审批。注意：如果基础设置中设定了自动提交，该按钮则不可见。取消提交单击取消提交审批按钮，取消对单据提交审批的操作。核销指定单击核销指定按钮，对核销借款信息进行初步设定核销借款单击核销借款按钮，对借款进行核销。核销查看单击核销查看按钮，可查看：当前报销人的所有借款、归还及欠款情况、预算查看单击预算查看按钮，查看单据上对应预算项目及口径的预算数及当前的预算执行情况。单击超预算审批信息按钮，查看单据上对应预算项目及口径的超预算信息。注意：只有在预算系统启用了本系统的控制时才可以查看。整单复制单击复制按钮，系统将当前显示单据整单复制，同时将业务日期改为当前登录日期，单据号重新编号。附件单击附件按钮，可以为当前编辑单据添加附件，附件添加成功后，在单据的右上角可以看到一个回形针状的附件图标，点击该图标可以打开附件查看或将附件另存。列表界面刷新对查询列表结果进行刷新。定位对查询列表结果进行定位。追加借款人单击追加借款人按钮，您可以对借款进行借款人追加。选择了其他借款人后，系统将列示该借款人未核销的借款。并将这些借款分实际金额和预计金额分别列示在核销实际金额和核销预计金额栏内。删除借款人单击删除借款人按钮，您可以删除已经选择的借款人，并将该借款人的借款信息从界面上清除。2.3.2 报销【业务类型】说明注具体业务业类型与预算项目对照，请参阅审批流、业务类型、相应收支项目、预算项目对照表2.3.3 报销时核销指定的业务规则和步骤用户在录入单据联的信息后，选择核销联，进行希望实际结算或核（冲）销借款的操作。进入核销指定联后，按冲销借款记录录入借款实际或预算金额核销的各行，并选择借款人，系统将按所选借款人+币种查询出该借款人的所有已经终审、但是尚欠余额不为0的借款，并按照借款单的每一表体行作为待核销借款的一行；如果只希望核销报销人本人的借款，选中当前报销人借款单选项，系统将只显示当前报销人的借款单供选。录入本次需核销指定的金额进行借款核销。最后，根据报销情况、核销借款情况，重新确定结算情况。注意：如果是收入业务类型，核销指定借款的同时也要在收付款明细中录入收款信息。2.3.3.1 收入报销单核销收入报销单核销借款时报销金额=收款金额=核销借款金额；收入报销单不核销借款时报销金额=收款金额；2.3.3.2 支出报销单核销支出报销单结算金额之和受单据金额和核销借款金额的限制：报销金额核销借款金额+收付款金额（付款）收付款金额（收款）。结算情况的第一行默认为是设置的第一个结算方式，金额默认为单据上的报销金额。如果有冲销借款，则根据冲销借款情况自动算出该结算金额，如果结算行有多行，则自动算出第一行的金额。2.3.4 报销操作几个易出错的地方1、业务类型选错2、部门与项目与预算口径1值不一致3、多口径项目的预算口径2值是需要手工选择的，系统是不能自动带出的。这点操作时容易遗漏。4、在单据中按表体的预算项目向预算传递数据，如果一张单据上有一条预算项目未通过预算，则整张单据都不能通过预算。2.4 已报销的单据回冲方法2.4.1 受预算控制的借款单用已报销的支出单冲回受预算控制的借款单用已报销的支出单冲回，主意收入项目和预算项目必与原支出单保持一