电子表格软件Excel的功能和使用.doc

电子表格软件Excel的功能和使用第一章 Excel的使用基础一、 Excel97的版本、功能与运行环境1、 版本：2、 基本功能：简单方便的表格制作与处理；功能强大的数据计算能力；简单实用的数据库管理能力；方便的图形生成；网络化的数据共享能力。3、 运行环境：能运行在支持Windows的任何微型计算机上。安装方法同Office的安装。二、 Excel97的启动与退出1、 Excel的启动：方法一：执行菜单命令“开始/程序/Microsoft Excel”方法二：建立快捷方式，双击快捷图标方法三：双击“*.xls”的文档2、 Excel的退出：方法一：使用“文件”菜单下的“退出”命令方法二：使用关闭按钮“”方法三：使用控制菜单中的“关闭”按钮方法四：使用快捷键“Alt+F4”三、 Excel的窗口窗口自上而下分为标题栏、菜单栏、工具栏、制表区和状态栏。1、 标题栏：显示正在操作的文件名（简称工作簿）。2、 菜单栏：显示Excel所提供的操作菜单。使用方法：用鼠标选取菜单，单击鼠标左键。3、 工具栏：显示各种工具按钮。4、 制表区：5、 状态栏：显示当前的操作状态和提示信息。第二章 Excel的基本操作一、 工作簿的建立、保存、打开与关闭1、 工作簿的建立与保存。2、 工作簿的打开与关闭。二、 工作表操作1、 选定工作表：（1）选定单个工作表：鼠标单击工作表标签；（2）选定多个连续的工作表：按住“Shift”键，鼠标单击第一个和最后一个工作表标签；（3）选定多个不连续的工作表：按住“Ctrl”键，鼠标单击需选定的工作表标签。2、新建工作表：（1） 快捷方式插入一个新工作表；（2） 使用“插入”菜单下的“工作表”命令新建一个工作表。3、删除工作表：（1） 使用菜单命令。方法：选定工作表“编辑”菜单“删除工作表”命令；（2） 使用快捷菜单。方法：鼠标右键单击工作表标签，选择“删除”命令。4、工作表更名：（1） 双击工作表标签，输入新名称；（2） 鼠标右键单击工作表标签，选择“重命名”命令。5、工作表的移动与复制：（1） 在同一工作簿内移动：鼠标拖动（2） 在不同的工作簿间移动工作表，方法：打开源工作表和目标工作表选定需移动的工作表使用“编辑”菜单，打开“移动或复制工作表”对话框在对话框中选择目标工作簿。注意：如果仅移动选定的工作表，则不选对话框中的“建立副本”；若要复制工作表，则要选择“建立副本”。三、 工作表的数据输入1、 移动和选定活动单元格的方法：使用光标键和定位键：2、 工作表数据输入的方法：（1） 选定单元格在单元格中输入数据移动活动单元格（2） 选定单元格在编辑区中输入数据单击“”符号3、 工作表数据的分类及特点：（1） 字符型（文本）数据。特点，输入方法：输入的文字前加“”。（2） 数值型数据。特点，输入方法：小数位的输入；货币型的输入。（3） 日期型数据。只能按照“年年年年/月月/日日”或者“年年年年月月日日”的格式输入，不能使用“年年年年月月日日”的格式输入。、单元格批注的输入方法（）选定活动单元格插入批注输入注释文字选取其他单元格（）选定活动单元格单击鼠标右键选择“插入批注”命令修改或删除单元格批注的方法：选定活动单元格单击鼠标右键选择“编辑删除批注”、有序数据的快速输入（数据的智能填充）(1) 相同数据的填充方法：鼠标指向单元格右下角的填充句柄，然后拖动鼠标。(2) 数据自动填充。主要有以下几种方法：A、 输入数据选择自动填充区域“编辑”“填充”“序列”菜单对话框B、 首先在两个相邻的单元格中输入数据，然后选定两个单元格，将鼠标指向第二个单元格右下角的填充句柄，拖动鼠标C、 使用自动定义的序列数据填充，只能填写Excel自动定义的常用文字序列。方法是：在一个单元格中填写文字序列中的第一个文字选取待填写的一批相邻单元格执行菜单命令“编辑”“填充”“序列”，弹出“序列”对话框在类型框中单击“自动填充”单击“确定”Excel提供的文字序列序号文字序列1Sun Mon Tue Wed Thu Fri Sat 2Sunday Monday Tuesday Wednesday Thursday Friday Saturday3Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Now Dec4January February March April May June July August September October November December5日 一 二 三 四 五 六 6星期日 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六71月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月8第一季 第二季 第三季 第四季9一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月 八月 九月 十月 十一月 腊月10子 丑 寅 卯 辰 巳 午 未 申 酉 戌 亥11甲 乙 丙 丁 戌 己 庚 辛 壬 癸D、序列数据的定义。方法：“工具”“选项”“选项”对话框“自定义序列”标签“添加”按钮添加序列“确定”按钮6、单元格的输入限制方法：选定区域“数据”“有效性”“数据有效性”对话框“设置”标签设置输入限制条件“确定”按钮四、 工作表的编辑1、选定单元格（1） 选定一行或一列：鼠标单击行号或列号（2） 选定一个连续区域（矫形区域）：方法一：拖动鼠标方法二：单击需选定区域左上角单元格，然后按住“Shift”键单击右下角单元格方法三：在名称框中输入单元格地址。当选定连续多个单元格地址时，输入第一个单元格地址与最后一个单元格地址，中间用冒号隔开。方法四：“编辑”“定位”“定位”对话框输入地址“确定”按钮（3） 全部选定：Ctrl+A或单击“全选”按钮选定整个工作表（行与列的交汇点）（4） 不连续单元格的选定：按住Ctrl键，鼠标单击需选定的单元格2、 单元格数据的移动与复制移动：先“剪切”后“粘贴”复制：先“复制”后“粘贴”3、 单元格数据的清除方法一：“编辑”“清除”子菜单方法二：直接删除（Del）方法三：在选定的单元格上单击鼠标右键，在快捷菜单上选择“清除内容”、插入单元格、行和列（）“插入”菜单选择子菜单（）在选定的单元格（行或列）上单击鼠标右键在快捷菜单上选择“插入”命令完成“插入”对话框、单元格的删除选定单元格“编辑”“删除”或使用快捷菜单第三章 Excel函数与公式的使用一、公式的使用1、 单元格地址的概念；2、 公式的概念：公式是由“=”开头的、由运算对象和运算符组成的式子。其中“运算对象”可以是单元格及常数等，常用的运算符就是四则运算的加（）、减（）、乘（）、除（）等。每个公式都是可以计算的，按照运算符的优先级别对运算对象进行运算，最后的运算结果就是公式的值。公式可以输入到任何单元格中，该单元格的数据就是公式的值。、公式的运算符。（）算术运算符：、(乘方)（）字符运算符：&(字符连接符)（）关系运算符:=、=、=、（）引用运算符：（冒号，区域运算符），（逗号，联合运算符）空格（交叉运算符）运算符的优先级优先级运算符备注1：（冒号）区域运算号2，（逗号）联合运算符3空格交叉运算符4-（副号）5%百分比6乘冥7*、/8+、-9&10（）=、=、=、4、公式的形式：=公式5、公式的输入方法：（）选中活动单元格；（）在编辑区中输入公式（）确定（按回车键或者移动活动单元格）6、公式的复制和移动：方法与单元格数据的复制和移动方法一致。7、单元格的相对引用、绝对引用和混合引用相对引用的概念：指在对公式进行移动与复制时，公式中引用的单元格地址会随公式所在单元格位置变化而自行调整。相对引用的单元格地址直接用行号和列号表示。绝对引用的概念：指在公式进行移动与复制时，公式中引用的单元格地址不会改变。绝对引用的单元格地址必须在行和列前面加“$”。混合引用的概念：指在引用的单元格行号和列号中，一个是绝对引用，另一个是相对引用，如“$A3”表示列绝对引用,固定为A列;行相对引用。当公式被复制到其他单元格时，要特别注意绝对引用和相对引用部分。二、函数的使用1、函数的概念：指Excel己经建立好的一批公式，用户只要调用这些函数，就可以完成特定的复杂运算。2、自动求和。方法：选定求和区域单击求和按钮。3、 自动计算。功能：完成合计、平均、最大数、最小数、计数、计数值的运算，运算结果在状态栏显示。方法：选定计算区域右键单击状态栏选择相应计算命令4、函数的形式：函数名（参数1，参数2，）函数名：区别不同函数的一串符号，是由Excel规定的。函数参数：该函数计算的对算，可以是常数，单元格引用及单元格区域的引用。函数功能：表示该函数对参数进行怎样的计算，计算结果称为函数值。5、常用函数：SUM（N1，N2，.）求和函数AVERAGE(N1,N2,)求平均数函数ABS(N1)求绝对值函数COUNT(N1,N2,)计数函数6、函数的输入：选定单元格执行菜单命令中的“插入/函数”命令，弹出粘贴函数对话框在 “函数类别”中选择函数类别，在“函数名”框中选择函数名称在函数对话框中输入函数参数单击完成按钮第四章 Excel工作表的格式化一、“单元格格式”对话框的打开快捷键：Ctrl+1菜单命令：“格式”菜单“单元格”命令快捷菜单：单击右键快捷菜单“设置单元格格式”命令二、数字格式的设置1、为数值数据增加货币符号“”2、为数值数据增加百分比符号“%”3、为数值数据增加千位分隔符号“，”4、增加或减少小数位方法一：菜单方式操作。执行菜单命令“格式/单元格”，打开单元格格式对话框，选择“数字”选项卡，进行相应的设置。方法二：工具方式操作。利用工具栏上的常用工具按钮，对数字或数值进行相应设置。三、日期与时间格式的设置。方法：执行菜单命令“格式/单元格”，打开单元格格式对话框，选择“数字”选项卡，在分类列表框中选取“日期（或时间）”，在右边的列表框中选取所需的日期（或时间）格式。四、文字格式的设置。可以设置文字的字体、字号、粗体、斜体、下划线和字体颜色等。方法如下：使用工具栏：使用工具栏中的下拉按钮或快捷按钮可以实现对文本数据的设置。使用菜单命令：使用“格式/单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，选择“字体”标签，进行相应设置。*长文本的处理：按Alt+Enter(强制换行键)五、对齐方式的设置。1、标题居中。方法一：使用“合并及居中”按钮；方法二：使用菜单。（1）选取表格标题栏所在行上与表格宽度相等的所有单元格；（2）执行“格式/单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“对齐”标签；（3）在“水平对齐”、“垂直对齐”均选取“居中”，选取“合并单元格”复选框；（4）单击“确定”按钮。2、数据对齐与旋转。方法：选定单元格“格式/单元格”命令，在“单元格格式”对话框中单击“对齐”标签选择“水平对齐”“垂直对齐”六、网格线与边框的设置1、网格线的显示与隐藏。方法如下：执行菜单命令“工具/选项”，在弹出的对话框中选取“视图”标签，单击“网络线”复选按钮，再单击“确定”按钮。2、边框的设置。方法如下：使用工具按钮：选定区域单击“边框”按钮右侧的下拉按钮选取所需边框格式。使用菜单命令：选定区域“格式/单元格”命令，在“单元格格式”对话框中单击“边框”标签进行相应的选择设置。七、图案与颜色的设置。方法：“格式/单元格”“单元格格式”对话框中选择“图案”标签进行相应选择设置八、格式的复制。方法：选择源单元格区域单击“格式刷”按钮单击目标区域左上角单元格。九、自动套用格式。方法：选择区域“格式/自动套用格式”命令“自动套用格式”下拉列表中选择一种格式单击确定按钮。十、模板的建立和使用。如果己经建立的某个工作簿及其中的表格是经常使用的一种标准格式，则可以将该工作簿的格式保存起来，被保存的工作簿格式称为“模板”。以后需要建立该模板格式的工作簿及其表格时，不必重新设置格式，只要调用该模板来建立新的工作簿即可。1、建立模板。方法：打开工作薄执行“文件/另存为”，弹出“另存为”对话框在“保存类型”下选择“模板”在“文件名”文本框中输入模板名称单击“保存位置”右边的下拉按钮，选择“Temlpates(模板)”单击“保存”按钮，退出对话框。2、模板的使用。方法：执行“文件/新建”命令在“新建”对话框中选取“常用”标签从列出的各种“模板”中选取所需的模板单击确定按钮。第五章 Excel的数据库功能概述：Excel的数据库功能主要包括查询、排序、筛选、分类汇总等操作，这些功能基本上针对数据库（数据清单）而言的。Excel的数据库实际上是数据清单（也称为数据列表）。所谓数据清单是指包含相关数据的一系列工作表数据行，例如一组客户名称和联系电话，一组发货清单数据等。与一般工作表数据不同的是，数据清单在组织上要稍微严格一些。数据清单的特点：*每列最上面一行有该列的名称，称为“字段名”；*每一列上除“字段名”外，其他行上的数据类型必须一致。比如都是数值型数据、都是日期型数据或文本型数据；*每一行上的所有数据合称为“记录”，同一个记录中的数据类型可以不同，同一个记录各列上的数据称为该记录对应字段的字段值；*第1个记录和字段名之间不能有空行。此外，记录之间、字段之间都不能有空行；*数据清单是利用先进的“数据库”管理方式来管理表格中数据的。如果工作表中的数据比较多，而且每列数据的数据类型都相同，则使用数据清单的方式来管理其中的数据比较简单。一、数据清单的建立。方法如下：（）打开工作簿和一个空白工作表；（）在第一行的各列中输入字段名；（）在第二行的各列中输入第一个记录的各个字段值，在第三行的各列中输入第二个记录的各个字段值，以此类推。（）关闭工作簿，保存新建的数据清单。也可以使用菜单命令的方式建立新的数据清单。方法如下：（）打开工作簿和工作表；（）在第一行的各列中输入字段名；（）单击第一个记录的任一单元格，执行“数据/记录单”命令，在弹出的对话框中单击“确定”按钮，将弹出“记录单”对话框；（）在字段名后面的文本框中输入字段值（用Tab键在各字段之间移动，用Enter键转向下一个记录）；（）输入若干个新记录后单击“关闭”按钮，退出“记录单”对话框；（）关闭工作簿，保存数据清单。二、记录的查找。方法如下：（）打开存放数据清单的工作簿和工作表。（）单击查找范围的第一个记录的任何字段。（）执行菜单命令“数据/记录单”，在出现的对话框中单击“确定”按钮，将弹出“记录单”对话框，单击“条件”按钮，弹出“条件”对话框。（）在字段名后面的文本框中输入该字段对应的条件。（）单击“下一条”按钮，当前记录将定位在满足条件的第一条记录上。再单击“下一条”按钮，当前记录将定位在第二个满足条件的记录上。三、 记录的排序。1、 使用工具栏上的升序、降序按钮直接排序（只能进行简单的排序）。2、 使用菜单命令。打开数据清单数据排序在排序对话框中输入字段名单击确定按钮。四、记录的筛选。分为自动筛选和高级筛选。自动筛选的方法：打开数据清单，任选数据清单中的某个单元格执行菜单命令“数据/筛选/自动筛选”，数据清单的每个字段名后面都出现一个下拉按钮在下拉按钮中选择筛选项目。高级筛选的方法：（）打开数据清单；（）输入筛选的条件。如果条件形如“字段名=字段值”、“字段名字段值”、“字段名字段值2”,则选定一个空白的2行2列的单元格区域,在第一行输入字段名1与字段名2,在第二行输入字段名满足的条件,单元格区域的数据格式形如:字段名1字段名2字段名1满足的条件字段名2满足的条件如果条件形如“字段名1=字段值1”或“字段名2字段值2”,则选定一个空白的3行2列的单元格区域,在第一行输入字段名1与字段名2,在第二行输入字段名1满足的条件, 在第三行输入字段名2满足的条件。单元格区域的数据格式形如:字段名1字段名2字段名1满足的条件字段名2满足的条件（）执行菜单命令“数据/筛选/高级筛选”，弹出高级筛选对话框。（）选择“方式”。（）选取筛选的记录。在“数据区域”文本框中输入要筛选的记录所在的单元格区域。（）选取存放条件区域。在“条件区域”文本框中输入前面输入条件的单元格区域。（）单击“确定”按钮。取消筛选：（1）打开己经筛选的数据清单所在的工作表。（2）执行菜单命令“数据/筛选/全部显示”。五、 记录的分类汇总分类汇总是指数据清单中所有记录按照某个字段（称为汇总字段）来进行汇总，即该字段值相同的记录中，数值数据字段全部累加获得一个新记录，并且插入到数据清单中。同时，在数据清单的最后一行上插入一个总计行，该行的每个字段是分类汇总行该字段的累加值，也就是该字段所有记录的累加值。分类汇总的方法如下：（）打开数据清单；（）按照分类汇总的“汇总字段”进行排序，升序或降序均可。（）执行菜单命令“数据/分类汇总”，将弹出“分类汇总”对话框。（）在“分类字段”文本框中输入“汇总字段”名或从下拉列表中选取“汇总字段”名。在“汇总方式”文本框中输入汇总方式或从下拉列表中选取汇总方式。（）单击确定按钮。分类汇总的取消：打开分类汇总对话框，在对话框中选择“全部删除”命令。第六章 Excel97的图形功能一、Excel图表的基本概念1、数据源：作图所依据的数据序列和说明性文字。2、数据序列：一组相关的数据。3、数据点：数据序列中的一个数据称为数据点。二、图表的建立。1、使用“图表向导”建立图表。步骤：（1）打开工作表，选取其中要建立图表的单元格区域。（2）执行菜单命令“插入/图表”，或单击常用工具栏上的“图表向导”按钮。弹出“图表类型”对话框。（3）在“图表类型”中选择相应的图表，单击“下一步”按钮。（4）在“图表向导：输入数据源”对话框中输入数据源的区域范围，单击“下一步”。（5）弹出“图表向导：图表选项”对话框，在该对话框的各个标签中设置图表的各种格式，然后单击“下一步”。（6）弹出“图表向导：图表位置”对话框，在该对话框中选择图表插入的位置。（7）选择完成按钮。2、使用快捷键建立图表。在选定了绘图区域后，按下“F11”键，将建立一张独立表格。3、使用图表工具建立图表。在选定了绘图区域后，单击“图表”工具栏中的“图表类型”下拉列表框，在列表框中选择一种图表类型，将建立一张图表。三、图表的设置1、图表数据的增加和减少。拖动数据列表边框。2、图表数据的删除。如果要求工作表中与图表中的数据均删除，则直接删除工作表中的数据，图表中的数据就会相应删除。如果仅删除图表中的数据而不删除工作表中的数据，则方法如下：（1）单击图表中需要删除的数据对应的部分图表。（2）按删除键。3、图表的修饰。图表的修饰是通过“图表区格式”对话框完成的，打开“图表区格式”对话框的方法如下：方法一：右键单击图表，在快捷菜单中选择“图表区格式”命令；方法二：选定图表，然后执行“格式/图表区域”命令；方法三：选定图表，按下快捷键“Ctrl+1”。4、图表的设置。通过菜单命令“图表”来完成对图表的设置。第七章 Excel97数据的保护一、工作簿的保护与隐藏。1、为