UFPMP-004-F02网络报销流程-差旅费.doc

UFPMP与NC的财务报销流程差旅费差旅费报销流程图流程步骤：（WhoHowWhat）差旅费报销流程图11顾问UFPMP登记报销费用32顾问UFPMP提交报销单143实施经理UFPMP审核164财务人员UFPMP修改补充报销单内容，复核205顾问UFPMP打印报销单236顾问手工附上原始单据，手签经手人267实施经理等手工在报销单上签字278出纳/顾问手工支付/领取报销款项289财务人员UFPMP确认付款关闭报销单29控制规则：提示：提供可能需要查询回忆的相关数据信息；警告：可能会有问题的录入数据环节，确认后可通过；控制：符合系统确定的条件才允许通过的录入数据环节。流程说明：1 顾问UFPMP登记报销费用点击“日常业务”下“差旅费报销登记”节点；1.1 费用登记控制规则l 提示：列出相交叉时间段的所有已生成费用报销单记录 相交叉时间段：费用发生时间相交叉或相同 所有已生成费用报销单记录：包括所有差旅费和其他实施成本费用的记录l 报警：与已生成过报销单据中相同人员+相同项目，或相同人员+相同时间，或相同人员+相同地点的费用记录： 已生成过报销单据：仅指已生成的差旅费报销单据 相同人员+相同项目：提示判断同一人在同一项目中，相同/不同时间和相同/不同地点发生差旅费的合理性 相同人员+相同时间：提示判断同一人在同一时间中，相同/不同项目和相同/不同地点发生差旅费的合理性 相同人员+相同地点：提示判断同一人在同一地点中，相同/不同项目和相同/不同时间发生差旅费的合理性l 控制：不允许登记相同人员+已生成报销单据时间的费用记录（北分提过反对意见） 所有登记费用记录的登记时间都应晚于最近一次报销费用的报销时间 所有登记费用记录的发生时间都应晚于最近一次报销费用的发生时间1.2 费用登记方式可以采用以下两种方式登记费用记录，一种是直接填写新记录，另一种是修改已有旧记录生成新记录。1.2.1 直接填写新记录1.2.1.1 一地一项目一人需填两条记录：A地B地填一条，B地A地填另一条：l 费用所属：选择是“本公司差旅”还是“支持费用”，选择“本公司差旅”，该费按正常报销流程计入本公司费用；选择“支持费用”，即按跨公司支持业务流程处理，最后将该笔费用调整为接受支持公司的费用。（注：如果发生跨公司支持业务，但协定由本公司承担费用，选择“本公司差旅”。）l 预算项目：系统默认是“日常费用”，但可以修改；l 出发日期：A地B地，A地起程日是出发日期；B地A地，B地起程是出发日期；l 到达日期：A地B地，B地到达日是到达日期；B地A地，A地到达日是到达日期；l 出发地点：A地B地，A是出发地点；B地A地，B是出发地点；l 到达地点：A地B地，B是到达地点；B地A地，A是到达地点；l 项目名称：选择填写；l 事由：系统根据前面项所填内容自动生成部份事由，还可以修改补充项目的具体事由；l 交通工具：选择填写；l 交通费：飞机、火车、汽车、轮船等两地间的往来交通工具费用，含订票费、退票费等；l 出差补贴：按公司制度计算的差旅补贴，日期计算从A地起程日至A地到达日； l 住宿费：实际发生并在公司差旅报销制度以内的应报住宿费，不含在宾馆签单的餐饮费； l 出差地市内交通费：出差地市内为公司业务发生的交通费，含起程时和回程时机场、火车站、汽车站和住处/办公处之间发生的车费；l 其他：小额办公费、电话费、其他杂费；以下两种填法都可以：报销人：顾问甲（图例01）出发到达项目事由交通工具交通费出差补贴住宿费出差地市内交通费其他项目金额合计月日地点月日地点单据张数金额补贴天数金额单据张数金额单据张数金额单据张数金额108北京109上海华中NC实施支持火车 1 400.00 1 50.00 450.00 1018上海1019北京华中NC实施支持火车 1 420.00 11.50 575.00 1 2,000.00 10 250.00 1 8.00 3,253.00 - 报销人：顾问甲（图例02）出发到达项目事由交通工具交通费出差补贴住宿费出差地市内交通费其他项目金额合计月日地点月日地点单据张数金额补贴天数金额单据张数金额单据张数金额单据张数金额108北京109上海华中NC实施支持火车 1 400.00 1 50.00 450.00 109上海华中NC实施支持 11.50 575.00 1 2,000.00 10 250.00 1 8.00 2,833.00 1018上海1019北京华中NC实施支持火车 1 420.00 420.00 - 注意：两个填法的区别，图例01将出差地的停驻时间合并在回程记录中，图例02将出差地的停驻时间另填一条记录。1.1.1.1 多地一项目一人连续出差是指为一个项目，连续在多地出差，从一地到另一地必须单填一条记录，注意时间的延续性，所发生费用均按实际发生地填在各条记录中，但差旅补贴可汇总填一笔。报销人：顾问甲（图例03）出发到达项目事由交通工具交通费出差补贴住宿费出差地市内交通费其他项目金额合计月日地点月日地点单据张数金额补贴天数金额单据张数金额单据张数金额单据张数金额108北京109上海华中NC实施支持火车 1 400.00 1 800.00 1 50.00 1 8.00 1,258.00 1013上海1013南京华中NC实施支持火车 1 80.00 1 400.00 3 30.00 510.00 1015南京1015苏州华中NC实施支持汽车 1 50.00 1 800.00 4 40.00 890.00 1018苏州1019北京华中NC实施支持火车 1 420.00 11.50 575.00 1 48.00 1,043.00 本例说明：某顾问10月8日从北京到上海出差，10月9日到达上海，10月13日由上海到南京；10月15日由南京到苏州；10月18日由苏州回北京，10月19日到达北京。出差补贴的可以在最后苏州回北京的记录中汇总计算，计算结果以各公司财务审定为准。1.1.1.2 多人出差为一个项目多人同时到一地出差，也必须各人填各人的报销单，交通费（飞机、火车、汽车）、补贴必须分别填，发票无法分开的住宿费、出差地市内交通费、其他杂费可以由其中一人填报。报销人：顾问乙（图例04，参见相关图例02）出发到达项目事由交通工具交通费出差补贴住宿费出差地市内交通费其他项目金额合计月日地点月日地点单据张数金额补贴天数金额单据张数金额单据张数金额单据张数金额108北京109上海华中NC实施支持火车 1 400.00 400.00 109上海华中NC实施支持 11.50 575.00 575.00 1018上海1019北京华中NC实施支持火车 1 420.00 420.00 - 1.1.1.3 一地多项目一地多项目出差是指，一次出差到一地但参与了多个项目。报销时可以选择多条记录生成一张报销单，但差旅补贴不能汇总计算，各项费用都必须算到各个不同项目。补贴、住宿费、出差地市内交通费都按实际情况分配填入即可，注意本例中出发到达时间、补贴天数、单据张数的填法。报销人：顾问甲（图例05，参见图例01）出发到达项目事由交通工具交通费出差补贴住宿费出差地市内交通费其他项目金额合计月日地点月日地点单据张数金额补贴天数金额单据张数金额单据张数金额单据张数金额108北京109上海华中NC实施支持火车 1 400.00 1 50.00 450.00 109上海1018上海华中NC实施支持火车630011200 6 150.00 1650.00 109上海1018上海上海烟草实施支持火车5.5275.5800 4 100.00 1175.00 1018上海1019北京上海烟草实施支持火车 1 420.00 1 8.00 428.00 1.1.1.4 多地多项目多地多项目出差是指，一次出差涉及多地及多个项目。报销时可以选择多条记录生成一张报销单，但差旅补贴不能汇总计算，各项费用都必须算到各个不同项目。报销人：顾问甲（图例06，参见相关图例03）出发到达项目事由交通工具交通费出差补贴住宿费出差地市内交通费其他项目金额合计月日地点月日地点单据张数金额补贴天数金额单据张数金额单据张数金额单据张数金额108北京109上海华中NC实施支持火车 1 400.00 6 300.00 1 800.00 1 50.00 1 8.00 1,558.00 1013上海1013呼和浩特蒙矿U8开发客户化开发飞机 1 1200.00 2.00 100.00 1 400.00 3 30.00 1,730.00 1015呼和浩特1015兰州金川NC方案评审汽车 1 150.00 3.50 175.00 1 800.00 4 40.00 1,165.00 1018兰州1019北京金川NC方案评审飞机 1 1300.00 1 48.00 1,348.00 - 注：多地多项目情况下，交通费在各项目间只能按估计选择，暂时没有系统自动的分配方式。1.2.2 修改记录已生成的报销单只要未付款,不论处于何种环节，都可修改记录，报销单修改后，所有审核标志被取消。操作方式如下：在报销单列表中选择“作废“该报销单：已作词报销单，点击“修改”修改记录后：提示：以上内容是流程图中第一步顾问在UFPMP系统中登记报销费用记录 的操作说明。2 顾问UFPMP提交报销单2.1 提交报销单l 查找报销单列表，选择报销单，指定实施经理，提交审核l 提交后可查询单据状态，且无论实施经理是否审核、财务是否复核，只要单据未关闭，都可随时“作废”单据，中止报销流程。2.2 作废报销单l 报销单只作废，不删除；l 己作废单据可以查看；l 已作废的报销单可以修改，生成新的报销单。2.3 修改报销单，重新生成报销单报销单提交后，未经审核复核，可直接修改，修改后再重新提交；已经审核或复核，先作废再修改，修改后再重新提交，需重新审核或复核。 提示：以上内容是流程图中第二步顾问在UFPMP系统中生成报销单 的操作说明。3 实施经理UFPMP审核3.1 实施经理审核报销单l 点击“查看” l 审核提交；3.2 实施经理作废报销单l 实施经理选择 “审核不通过”和“作废”的区别： 如果单据审核有问题，实施经理应注明原因，选择“审核不通过”，将单据退还顾问，由顾问处理自己的单据。 在特定的必要情况下，实施经理可以注明原因，主动“作废”顾问的报销单，中止报销流程。3.3 “审核不通过”的单据顾问如何处理实施顾问“查看”审核不通过的原因，“作废”报销单，如不需报销，流程到此中止；如还需报销，修改有问题记录，重新选择记录生成报销单即可。提示：以上内容是流程图中第三步实施经理在UFPMP系统中审核报销单 的操作说明。4 财务人员UFPMP修改补充报销单内容，复核4.1 财务人员复核报销单在UFPMP系统中，审核权限设定的人员职位名称是“出纳/复核人”，可由财务经理、会计、出纳担任。l 实施经理是否审核，财务人员都可复核报销单l 财务人员可以使用查询条件，过滤各个不同状态阶段的单据。并可按报销人、报销项目、报销时间查询报销单功能。l 点击“复核”，进入复核单据界面；4.2 财务人员修改报销单l 出纳人员复核报销单时，可以修改单据上的所有内容，且不会取消实施经理的已审核状态。l 这个修改功能是为了提高报销环节的效率，减少顾问报销工作量所开放的，出纳人员在修改报销单同时一定要注意以下两点： 修改内容是常规性的，不需要再经实施经理确认； 最好是出纳复核完之后再打印； 预借旅费：要养成填的习惯，下一步生成凭证时会很方便。l 财务复核通过的单据仍然可以“作废”，中止报销流程。4.3 财务人员作废报销单出纳人员选择 “复核不通过”和“作废”的区别：l 如果单据复核有问题，财务人员应注明原因，选择“复核不通过”，将单据退还顾问，由顾问处理自己的单据。l 在特定的必要情况下，财务人员可以注明原因，主动“作废”顾问的报销单，中止报销流程。4.4 “复核不通过”的单据顾问如何处理实施顾问“查看”复核不通过的原因，“作废”报销单，如不需报销，流程到此中止；如还需报销，修改有问题记录，重新选择记录生成报销单，再提交实施经理审核，财务人员复核。提示：以上内容是流程图中第四步财务人员在UFPMP系统中修改、复核报销单 的操作说明。 5 顾问UFPMP打印报销单5.1 最佳打印时间l 允许打印时间：实施经理审核、财务复核各个单据状态下都可打印单据；l 最佳打印时间：建议在审核和复核完成后打印单据，以确保已打印单据内容与系统中的单据内容完全一致。5.2 打印方式用A4纸打印，有两种打印方式：l 第一种打印方式点击“打印”按界面提示打印预览，预览正确，点击“打印”即可；l 第二种打印方式第一种方式打印提示“网页错误”，可能是IE安全级别设置过高，如不愿修改安全级别，可以采用第二种方式打印。进入打印界面后，点击浏览器“文件”菜单；点击“页面设置”，将方向改为“横向”，其他都可不动；然后右键，点击出现菜单中“打印”项即可提示：以上内容是流程图中第五步顾问在UFPMP系统中打印报销单 的操作说明。6 顾问手工附