局人事档案管理制度

1 / 7 局人事档案管理制度 一、综合档案室负责全院档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。 二、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。 三、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。 四、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。 档案借阅制度 一、查阅档案时，首先由借阅人认真填写查阅档案登记簿。 二、查阅档案只限于有关内容，任何人不得 擅自将档案、资料带出室外。 三、如因工作需要借出档案时，要办理借阅手续，用完后按期归还，不得转借他人使用。对所借的档案妥善保管，不得私自拆毁、涂改和对外传播。如需复制，要经档案室同意，重要内容须经院办公室主任批准。在借阅期间发生的一切问题，一律由借阅人负责。 四、医院档案主要供本院利用，院外单位或个人需查阅时，应持介绍信，重要内容的材料需经院办公室主任批准2 / 7 后，方可查阅。 档案立卷归档制度 一、凡记录反映本院职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列 为归档范围。 二、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。 三、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。 四、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。 五、每年 6 月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。 档案鉴定与销毁制度 一、对档案要认 真进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。 二、档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在院办公室主任的主持下，由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。 三、经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，3 / 7 经院有关领导批准后，方可销毁。 四、销毁档案时，必须由二人以上在指定地点监销，监销人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。 五、销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。 档案库房 管理制度 一、档案库房门窗牢固，及时关闭上锁。钥匙要专橱保管，不准随身携带。 二、非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有本室人员陪同。 三、库房要配备好 “ 六防 ” 设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光），库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他物品。 四、库房内橱具排列要整齐合理，要经常打扫和擦拭，保持室内清洁卫生。 五、做好室内外温湿度记录，除湿，降温。 （一）查（借）阅制度 一、查阅单位须填写人事档案查阅审 批表，并履行审批手续。 二、查阅档案，应派中共正式党员并携带单位介绍信。 三、档案一般不外借。特殊情况需要外借的，须保证4 / 7 档案绝对安全，并在一周内归还。 四、查档人员不得查阅本人及亲属档案。 五、纪检监察人员查阅涉案人员档案，需由纪检组长或监察室 主任签署意见。 （二）材料收集制度 一、收集范围 履历表，自传，鉴定、考核、考察材料、学历、评聘专业技术职务、有关政历问题审查、党团及民 励、处分材料，录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、 离退休、退职审批表和各种代表会代表（委员）登记表，以及其他可供组织参考的材料。 二、收集方法 1、建立送交材料的制度，要求形成材料的部门和单位主动送交上述材料。 2、人事处形成的任免、工资等材料，应在 15 日内送人事档案室。 3、人事档案管理人员应主动联系，及时索要。 4、向有关单位和部门发出 “ 短缺材料催要通知单 ” ，进行催要。 5、发现不符合归档要求的材料，及时通知形成档案材料的 部门补送材料或补办手续。 （三）鉴别归档制度 一、鉴别材料：鉴别收到材料是否属于所管干部、工5 / 7 人材料及应归入干部档案内容。 二、审查材料：审查材料是否齐全、完整，手续是否完备。凡查不清楚或对象不明确的，不能归档；凡手续不完备的材料，须补办手续后再归档。 三、审核档案：档案中缺少材料，应及时进行登记并收集补充。 四、及时归档：经鉴别无误属归档的材料，及时归入档案盒带中，不允许出现 “ 散乱 ” 现象。 （四）转递制度 一、干部管理权限变动后，及时转递 档案。 二、人事档案应通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或由本人自带。 三、档案转出前。按规定进行认真的整理装订。 四、转递档案必须详细登记 “ 干部档案转递通知单 ”的项目 ,并严密包封。 五、转出档案半个月内回执未退回的，要及时发出“ 催要档案回执通知单 ” 进行催问，以免档案丢失。 六、收到档案经检查、核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。 （五）检查核对制度 一、人事档案管理以 “ 人事档案统计台帐 ” 为基础，做到底数日清月结。 6 / 7 二、人事档案分别按单位和档案编号建立名册，发现错号或放错位置的，要及时纠正。 三、每年年底对所管人事档案进行清库，彻底核对底数，做到帐档相符。 四、做好所管档案的年度统计工作。 （六）保管保密制度 一、人事档案的保管，坚持安全保密、便于查找的原则。 二、人事档案卷皮、目录和备用袋做到规格统一、样式一致。 三、每两年对所管人事档案进行一次零散材料的装订，并填写目录。 四、经常检查档案柜及库房的防火、防潮、防盗、防蛀、防光、防高温的设施和安 全措施。 五、人事档案集中存放在档案柜及库房，任何人不得私自保存他人档案。 六、严格按照有关规定利用档案，严防泄露档案机密，非档案工作人员不准擅自进入档案库房。 七、不断研究和改进档案的管理方法和保管技术，逐步实现档案的科学化、规范化、现代化管理。 （七）人事档案管理人员职责 一、按照条例规定，负责人事档案材料的收集，7 / 7 认真细致地做好鉴别归档和整理工作。 二、负责办理人事档案的查阅、借用、转递。 三、做好人事档案的安全、保密、保护工作。 四、搞好人事档案工作的调查研究，结合工作实际，及时提出建议和意见。 五、努力工作，争取改善档案库房的保管条件，提高管理水平。 六、办理领导交办的其他工作。 （八）接收档案材料归档工作制度 一、调档：接到任免通知后，