食品企业之007采购部合同管理规定.doc

山东惠发食品有限公司发布2011-01-26实施2011-01-26发布合同管理规定受控状态：发放编号：编 制：审 核：批 准：Q/SHF-GCG-007-2011Q/SHF山东惠发食品有限公司企业标准6合同管理规定1目的为规范公司采购合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护和保障公司的合法权益，制定本制度。2适用范围本制度适用于采购部所属范畴内公司、所属分公司对外签订、履行的的各类合同、协议等。3职责31采购部经理负责对采购合同的审批；32 采购部合同管理员合同签订数量的记录工作、合同的管理与存档；33采购部计划与供应专员负责执行采购合同的具体内容，到货及时率的监督控制；34采购部项目经理负责合同的制定；4合同的签订41合同的主体订立合同的主体必须是由公司所授权的采购部项目经理订立合同前，应当对供方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的采购合同。42合同的形式订立合同，应当采用书面形式。“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，一律要求采用正式的合同书形式。43合同的内容431供需双方的名称、签订地点、合同编号；合同抬头、落款、公章；432合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，合同应详细约定规格、型号、数量、单价、金额等内容；433质量验收标准：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；434结算方式：价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。435履行期限、交货地点：履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；交货地点应力争作对本方有利的约定，一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。436解决纠纷的方式：首先协商处理，协商不成由诸城市法院裁决。437合同的其他约定：供方需在发货时提供三证、检测报告、发票等我司所需的文件，由于质量问题引发的退货换费用由供方承担。438合同的传真件与原件具有相同法律效力。4.4合同附件4.4.1完整的合同包含合同文本、货比三家记录表、合同审批单。4.4.2 采购人员在签订合同正式文本前做好市场调查，形成货比三家记录表，确定合同签订的供应商必须为记录表中价格最低的厂家，垄断性产品和国家明码标价的除外。4.4.3 合同审批单作为合同执行审批的权限证明，附在合同的文本后，报与相关领导审批签字确认。5.合同的监督与执行51采购部项目经理签订完采购合同后，将盖有供需双方公章的合同复印一份交给计划与供应专员，另一份转交给数据分析员。521采购部计划与供应专员根据合同约定执行合同，负责订货，物流车辆的安排，稽催物料的及时到货。每月定期汇总来料到货及时率，作为考核供应商的依据，合同数量执行完以后，合同进行销毁。522针对一份合同分批次来货的情况，计划与供应专员要在总合同反面记录好每批次来货数量及金额，监督控制好合同的执行。53采购部数据分析员根据合同，摘录合同编号，汇总合同数量。每月定期公布合同签订数量，作为考核采购部项目经理的依据。53数据分析员摘录完毕合同编号后，将合同转交给档案管理专员存档，便于备查。5.4年度合同以合同履行单的形式向供应商提供发货的依据。6.合同的审批6.1 采购经理负责审核合同的完整性，包含合同签订的文本，货比三家记录表，合同审批单，检验审核无误后，在合同审批单签字确认。6.2企管部负责监督采购合同，并执行审批确认执行权限。6.3检查合同的时效性，即签订的日期是否合理，考虑供应商能否在合同期限内满足我公司的供应量，达到我公司的供应水平，考虑供应商的生产能力，能否否和我公司的批量生产的要求。6.4检查合同的文本，确认是哪方起草的合同文本，是否有对我公司利益不利的因素，确认合同文本的完整性。6.5审核合同资金，是否与签订物料的价值相等，是否符合公平、公正的原则，确认所合同内容中物料的价值否和实际。6.6合同审核完毕后，参照合同审批单，相应的审批经理签字确认，如不同意，不否和我公司的利益，应当在合同审批单中注明意见，并返回采购部，重新签订此合同。7合同存档7.1 签订的合同及履行完成的合同交由采购部合同管理专员存档，合同管理专员设立合同台账，对签订的合同的编号、签订人员、合同的物资名称、数量、金额等进行粗略统计，形成台账记录，以备查阅。7.2合同进行分类存档，所完成的合同按照签订人分类，以签订的合同号为顺序，分别进行存档。7.3 合同存档以随时能查阅的原则，与合同台账能统一，通过合同台账能确定合同具体的内容。8参考资料：8.1合同管理台账8.2合同审批单8.3货比三家记录表8.4合同履行单附：合同编号说明合同编号由公司名称、合同类型、项目名称、时间、及顺序号四部分组成，中间由居中的短横线连接，如“HF ? ? ?001”的合同编号解析如下：公司名称 合同类型项目名称 编号顺序号 HF * * *001公司名称 HF代表山东惠发食品有限公司合同类型 合同类型类型简称年度采购合同N单次采购合同D项目名称 项目名称一般简化为大写英文字母，目前我司项目分五类，简称如下：项目名称项目简称添加剂T原料Y包装B五金W其