《行政工作流程》word版.doc

江阴爱温士采暖设备商行行政工作程序文件编号EVANS-LC-ZH-02-2013版本/修订号A/0实施日期2013年 月 日1.1 目 的 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。1.2 规定内容 本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。1.3 实施范围 公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。1.4 管理部门 公司设立行政部，负责对公司日常行政事务进行管理、指导、检查、考核。1.5 管理责任人 行政部经理。1.6 工作职责1.6.1在总经理的直接领导下，全面负责部门的管理工作，掌握业务范围，拟定工作计划，负责执行或督导管理。1.6.2负责行政工作，建立文件使用管理办法，负责草拟、审查和修改公司重要文件，对文件中设计的重要事项进行跟踪检查和督导，发现问题及时解决和汇报。1.6.3负责公司规章制度建立工作。负责组织有关部门和人员进行公司管理策划，及时制定完成有关管理制度和方案，推进公司的管理。1.6.4负责行政档案和人事档案的管理工作，使之更好地为行政人事工作发挥作用。1.6.5按时参加公司组织的会议，重大事项及时向总经理汇报。1.6.6负责工资、劳保福利、加班费等审核和报批工作，审核或批准各类休假。1.6.7负责人员的培训、考核、奖惩工作，协助有关任免和调配工作。1.6.8负责企业文化策划和组织实施工作。1.6.9定期主持召开本部门工作例会，布置、检查、总结工作，并组织本部门员工的业务学习，提高行政人事管理水平和业务技能，保证各项工作任务能及时完成。2.工作流程2.1 考勤管理 2.1.1员工上班时间：周一至周六，上午8：00-11：30，下午12：30-17：00。员工上下班必须由公司行政部进行考勤，每日记录出勤情况及辅助考勤单据，每月月初5日统计考勤上交的财务核算工资。上班时间晚于公司规定上班时间迟到一个小时以上的记为旷工半天。一个月迟到累计超过五次以上的，记事假一天。2.2 迟到、早退、旷工的界定2.2.1未按时上班，视为迟到；2.2.2未到下班时间非正常离岗视为早退；2.2.3正常上班时间未办理相关手续而未在岗者视为旷工，迟到或早退1个小时以上者视为旷工0.5天，迟到或早退2个小时以上者视为旷工1天。2.2.4不服从工作调动，经教育仍不到岗者视同旷工。2.3 迟到、早退、旷工的处理2.3.1员工迟到30分钟以内记为迟到，扣除工资10元/次；迟到30-60分钟，扣除工资20元/次；月度内累计迟到5次（含）以上者，视同旷工1天。2.3.2 员工早退按迟到处理办法进行处罚。2.3.3 员工旷工按日基本薪酬的200予以罚款，并给予严重警告处分；月度内累计无故旷工2天（含）以上者，或年度内无故旷工3天（含）以上者，视为严重违纪行为，公司将予以辞退。2.4 员工因公外出须在公司行政部考勤登记本上登记外出原因、时间，作为工作时间因公外出批准依据，并用以说明考勤记录异常情况。2.2休假管理2.2.1事假规定 员工因事必须亲自办理而不能上班的，必须提前一天请事假，不能先休假再写申请，经部门负责人批准后方可休假。遇特殊情况不能提前请事假时，需用电话或信息的方式向直接上级和行政管理部经理请假。并及时补办事假手续，未请事假或未经领导批准擅自缺勤的，按旷工处理。 员工须请事假两天以内含两天的，须经部门负责人签字认可后，方可准假。 员工须请事假三至七天以内的，须经所在部门负责人同意，行政部经理签字，并上报总经理批准认可后，方可准假。 员工须请事假七天以上含七天的，须上报总经理批准认可后，方可准假。 一年之内员工累计事假不允许超过十二天（含十二天），超过部分以旷工计算。 事假薪资发放标准：凡请事假一天扣除当天基本工资，超过五天按实际出勤天数计算补贴及绩效工资。2.2.2 病假规定员工因身体原因影响正常工作（除小感冒以外），需要治疗、检查者可提前一天以书面形式向部门负责人申请病假。不能提前申请病假者，必须在第一时间以电话等方式通知上级，接受同事转达的病假，休假结束后两个工作日内补办请假手续并提供正规医院证明，否则按旷工处理。员工须请病假须经所在部门负责人签字，行政部经理签字，并上报总经理批准签字认可后，方可准假。一年之内员工累计病假不允许超过二十天（含二十天），超过部分以旷工计算。病假薪资发放标准：凡请病假一天扣除当天基本工资，超过五天按实际出勤天数计算基本工资及补贴、绩效工资。2.3.3 婚假规定在本公司服务满半年以上的员工可向行政部申请婚假，须提供结婚证复印件。婚假期限：以登记结婚日期为准，六个月内有效，不得延后，超过时限休婚假按事假论处。婚假期间薪资发放标准：休假期间按正常考勤发放工资。一般婚假带薪三天（女未满二十三周岁,男未满二十五周岁者）；晚婚假带薪十天（女满二十三周岁,男满二十五周岁者）。请婚假须提前一个月向部门负责人提出书面申请，行政部经理签字，并上报总经理批准认可签字后方可准假，否则按事假论处。2.2.4丧假规定在本公司服务满三个月以上的员工如家中直系亲属（指：父母、子女、配偶、岳父母、公婆）因故病故，须请丧假须经所在部门负责人签字，行政部经理签字，并上报总经理批准签字认可后，方可准假。丧假标准：带薪假期三天，超过三天按事假论处。丧假薪资发放标准：休假期间按正常考勤发放工资。2.3 国家法定假日规定 公司所有员工可享受国家法定节假日在法定节假日当天不能休假的员工可在当月补休，不得累计或延后休假。3.1办公用品管理3.1.1公司各部门所需的办公用品，由行政部统一购置，各部门按实际需要先填写物品领用单方可领用。3.1.2员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，禁止贪污，努力降低消耗、费用。3.1.3购置日常办公用品或报销正常办公费用，由部门负责人审批，购置大宗、高级办公用品，必须按财务管理规定报总经理批准后始得购置。3.1.4各部门员工要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。笔芯、胶水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。3.1.5凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。4.1采购流程4.2目的：为规范公司采购管理，加强成本控制，提升企业效益。4.3申购及审批程序4.3.1公司行政部收到各部门提交的物品申购单后，应及时对该物品申购单表进行检查，查看该申购单是否完整，申购物品是否确有需要购买，有必要向申购人进行询问所申购物品的重要性。行政部可根据实际情况对物品申购的数目进行审核，并有权对所申购物品的数量进行调整。 4.3.2物品申购单必须由部门负责人签字行政部经理签字上报总经理审批签字，领导签字后的申购单作为采购物品的凭据。4.4采购4.4.1原则上公司所有物品的购买都由行政部负责，特殊情况下，急需物品或采购员不方便购买的物品可在经过财务审核后由财务指定的人员进行采购。4.4.2行政部接到物品申购采购单后，应仔细阅读清单内容，尤其注意清单上所需物品时间，根据需采购物品的性质和需求时间，确定采购路线。4.4.3行政部应在接到物品申购采购单后及时估计是否能够按清单上标明物品到位时间按时采购物品。不能按要求所限时间采购回的物品应及时向财务说明情况。4.4.4无特殊情况行政部应先货比三家，其次对选中的供应商信息进行管理，登记供应商的地址、负责人姓名以及供货能力和信誉。4.4.5行政部应该要求供应商出具物品交易单据，并标明供货商名称、电话、价格、数量、总价，并由供应商签名认可。以此作为财务报账依据。4.4.6行政理部在采购过程中应对所购物品进行仔细查验，包括物品的名称、生产日期、保质期、生产厂家、地址。有必要的，要及时向供应商索取卫生许可证等证件。5.1日常费用报销制度5.1.1日常费用主要包括办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。5.1.2费用报销的流程(一)报销人必须取得相应的合法票据,且发票或收据背面有经办人签名。(二)填写报销单应注意:根据费用性质填写费用报销单；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致(不得涂改)；简述费用内容或事由。(三)按规定的审批程序报批，报销人整理报销单据并填写对应费用费用报销单部门经理审核签字行政部复核总经理审批到财务处报销。 （四）报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。 （五）报销时间统一规定为每周六晨会结束方可给总经理审批。