公司采购流程管理制度.doc

文件标题公司采购流程管理制度起 草 人日期2012年09月10日起草部门采购部审 核 人日期 年 月 日分发部门各部、室批 准 人日期 年 月 日执行日期2012年月日目的：为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。范围：企业所有管理文件。内容：一、请购及其规定1、采购计划的定义是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。 2、请购单的要素2.1内销备存物料的采购计划格式 此处填单号 采购计划序列物料名称单位末次采购信息库存量往年销售记录建议采购量预算价格（元）实际采购量计划到位时间确认到位时间备注时间数量2010年2011年12制单人/时间： 审核： 采购负责: 3、说明：物料名称一定要与ERP系统名称一致，如果系统名字与实际不相符，一定要在备注栏里标识出来，以免发生错误，末次采购信息，ERP系统可以查到，库存数，ERP系统可以查到，需与仓管员在确认有效使用率；，往年销售记录，如果末次采购信息齐备，这项可以不填。建议采购量，采购量要实际需求量结合，采购最小包装量而定要求到位时间，根据订单需要填写时间，确认到位时间，需采购填写到位时间，如果和要求到位时间有冲突不能接受的，一定与采购进一步沟通，如果需要与销售沟通的也一定要联系，备注：采购信息中需要特别标明的，一定要标注出来，另外大致标一下用于哪些产品，如果是比较普遍常规用料，可以写膏霜类常规用料之类的2.2 外单/oem订单的采购计划格式序号物料名称单位库存数量需采购量预算价格实际采购量计划到货时间确认到货时间预算价格备注制单人/时间： 审核： 采购负责: 注意：外单/OEM订单采购数量按照订单需求采购，如数量无法实现定量采购的，需与上级领导审批。3采购计划单及其提报规定3.1接收采购计划之后三个工作日内要填写好确认到位时间和预算价格回执下单部门和财务。3.2采购过程中突发的到货时间和价格发生变化，一个工作日内与上级领导汇报，并联系下单部门和财务。二、采购计划单的接收及分发规定1、接收的彩购计划单要检查填写是否按照规定填写完整、清晰，确认是否经过相关领导审批；2、施行采购任务时，应遵循无单不采购，名称规格样品等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购的原则；3、对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。4、对于紧急请购项目应优先处理；5、采购周期的规定（详见附表文件“采购周期表”）三、询价/寻样及其规定1询价/寻样要求申请人请应认真填写物料名称、规格、数量了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；序号物料名称附图规格预计采购数量样品描述（尺寸、性质等的描述）价格预算需求时间申请人： 领导确认： 采购确认：2所有寻样/询价的项目须执行货比三家原则，（比价格、比质量、比服务的原则），正确评审供应商供货资质。3、选定供应商需填写“供方调查评定记录”，并备案保存。四、合同的签订及其规定。1合同 合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及工矿产品买卖合同。1.1合同制作格式详见附件合同范本2、合同签订及其规定2.1如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；2.2拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；2.3质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期；2.4针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等；2.5与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；2.6违约责任一定要详细、具体；2.7比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；2.8合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；2.9违约责任一定要详细、具体；2.10比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；2.11签订的所有合同应及时报送财务部门。五、付款及合同执行1、付款规定1.1所有已签订合同付款时应参照公司规定的付款流程进行； 1.2遇特殊情况限延期付款的要及时的沟通供应商发货情况，采购部并汇报公司领导，提供解决方案。2、合同执行2.1已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；2.2已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；2.3合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；六、报验与入库1、报验1.1供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知车队提货，并通知质检部门进行验收；1.2用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。2、入库2.1公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收；2.2物料在