北仑区公务卡单位出纳（财务联络员）操作手册.doc

北仑区公务卡单位出纳（财务联络员）操作手册一、软件安装双击桌面上Internet Explorer，打开IE，在地址栏里输入46:8000/gsoftserver，输入回车，按系统提示进行安装。二、单位财务联络员公务用卡软件流程操作手册公务卡操作流程578964132核算中心公务卡合作银行预算单位财务部门个人卡用户商品、服务单位领导3245公务卡报销基本流程图1、个人在使用个人卡进行公务购买前应事先征询相关领导同意；2、在领导同意后，用个人公务卡采购商品和服务；3、凭购买的发票和购物小票或购物清单进行审批；4、凭审批后的发票和pos小票至单位出纳（财务联络员）处申请报销；5、单位出纳（财务联络员）登录核算中心公务卡报销系统后，输入个人卡号、消费时间、消费金额进行查询；6、单位出纳（财务联络员）根据返回的信息，对发票和pos小票进行核对，核对无误后保存，同时打印报销回单，并交与报销人确认；确认后的信息保存在核算中心服务器内作为单位公务卡支出台帐；7、单位出纳（财务联络员）根据本单位的实际情况及时对消费记录的支出科目、资金来源等会计信息进行补充，并按本单位的规定定期进行分类汇总后，生成结报单和公务卡还款信息汇总表（此表须提交代理银行），并在表上签字确认，连同报销单据提交单位财务负责人(会计核算中心会计)。单位财务负责人(会计核算中心会计)在收到公务卡还款的申请后，应根据结报单的还款金额、公务卡还款信息汇总表的金额及有关单据进行核对，核对无误后签发，并在汇总表上签字确认。8、区核算中心在收到预算单位的拨款申请(资金结报单)后，通过网上结算系统将资金划入预算单位在代理银行开设的公务卡还款账户。9、代理银行在收到还款资金及汇总清单后，根据汇总清单的还款明细将资金打入个人公务卡内，完成报销流程。另：个人在以现金购买商品和服务后，根据文件要求需要划到个人卡的，也可按上述流程操作。现金报销的消费记录，必须在“刷卡地点及理由”一栏填写用款理由，并递交核算中心或区财政审核备案，审核完成后才能生成资金结报单。（一）、单位出纳（财务联络员）录入1、单位出纳在进行报销操作时，除了对发票进行审核外，公务刷卡方式的报销还要求报销人提供pos机小票，如图1： 需要审核的地方： 处是报销人卡号处是消费刷卡的日期和时间处是消费的金额处是消费的地点或对方单位名称 图1 1、点击“公务卡管理”，选择“消费记录管理”，如图2：图22、出现“个人公务卡报销”页面后，双击“单位”后的空白处，弹出单位选择画面，选择单位，然后点击“确认”，如图3：图33、双击“持卡人”后的空白处，选择报销人，然后点击“确认”，如图4：图44、在类型处选择“刷卡”（现金报销选择“现金”），输入交易日期和时间（即图1pos小票中的处，在同一天报销同一金额时，还要输入时间），交易金额（指图1pos小票处的金额），然后点击“查询”，如图5图55、如果出现“无明细交易”说明银行尚无此交易信息（一般会迟延1-2天），请暂停报销，等有交易信息后再报销，如果时间已超过两天，请及时联系区核算中心或区财政局或代理银行进行询问； 如果有交易信息，会出现一条消费信息，对持卡人、消费地点及交易金额进行核对后，输入报销金额（报销金额不得大于交易金额和发票金额）；如图6：图66、如果还有公务卡报销的，请变更持卡人、交易日期和交易金额后，继续点击“查询”后输入报销金额，出现如图7图77、如果是现金报销形式，请在选择持卡人后，在“类型”选项中选择“现金”，“交易日期”系统默认实际报销日期（即当前日期），“交易金额”输入实际报销金额，然后点击“查询”，如图8图88、可以看到第4条记录，类型为“现金”，在“地点及支付申请理由”一栏输入使用现金的理由（必须输入，否则审核不会通过）和“报销金额”后完成查询，对合计数进行核对无误后，选择“存入”，如图9，即完成了所有公务卡报销的查询核对工作，系统出现如图10，打印报销回单让报销人签字：注：如果有某一条记录错误，可以选中后，点击“删除”以删除该记录。 图9 图109、在对单位卡进行回补之前，需要对上述记录进行信息补充。先退出上述窗口，点击“公务卡管理”，选择“还款记录管理”，如图11图1110、在弹出的“公务卡条件选择”中，先点击“实体单位”旁的选择按钮，选择单位，如图12：图1211、在弹出的窗口中选择单位，一般情况下只有一家单位可以选择，选择后点击“确认”，如图13：图1312、点击“交易时间”旁的按钮，选择交易时间（交易时间是指刷卡的时间，建议选择的时间跨度大一点），同样的方法选择“确认日期”（确认日期指在公务卡管理系统中的录入时间，可以相对准确），如图14、15：图14图1513、在“消费类型”的下拉菜单中选择“全部”，如图16图1614、在“数据状态”栏选择“未生成报销单”，然后点击“确认”，如图17：注：如选择“保存当前条件”，下次进入依然会和选择后的界面一样，如果日期有变更，请重新选择“确认日期”。图1715、在“公务卡还款记录管理”窗口，如果1、2条记录的消费类型是一样的话，可以全部选上（即在该条记录上单击，该条记录会都变成蓝色），必须补充上“功能科目”、“专项用途“、“经济科目”、“经费渠道”、“经费类型”、 “指标来源”、“费用类型”、“摘要”等（相关数据项可以通过提取指标来进行直接选取，可参照步骤15-1到15-3），若未补全，则不能生成报销单，然后点击“保存”，在弹出的提示窗口上点击“确定”，如图18：图1815-1、点击，在条件窗口中如图（图18-1）：窗口中的数据一般不用进行修改，直接点击确认即可。即出现本预算单位的所以指标数据（图18-2），在图18-2中的指标数据中，选取要列支公务卡的支付的指标数据，点击确认，就可以完成“功能科目”、“专项用途“、 “经费渠道”、“经费类型”、 “指标来源”、这些数据的补充。图18-1图18-215-2、补充经济科目，点击中的三点，在经济科目选择窗口中选取经济科目。15-3、补充费用类型，点击如图18-3中费用类型的下拉菜单，按实际业务基本支出和项目支出进行选取。图18-315-4、补充摘要，可以实际经济业务输入内容， 如：购矿水、办公费等。16、录好1、2条后，如果还要录其他记录，先取消原来的记录选择（即在原选中的记录上单击），然后再选中要操作的记录，重复15的步骤后，点击“保存”。17、公务卡记录拆分操作：（1）由于可能存在一次公务卡消费有多个对应经济科目等原因，因此提供了拆分功能。进入“公务卡管理”中的“还款记录管理”（详见公务卡操作流程），选取要拆分的记录后，点击“拆分”，如图19：图19（2）点击“增行”后，会出现两条相同记录，如图20：图20（3）在“报销金额”一栏输入要拆分的金额（注：拆分的金额合计必须小于等于原金额），点击“保存”，即完成记录的拆分，如图21：图2118、把全部记录补齐后，点击“退出”，如图22：图2219、在报销工作结束后，应根据实际情况定期对个人公务卡进行还款，选择“公务卡管理”中的“生成报销单”，如图23：图2320、再次出现 “公务卡条件选择”画面，进行选择后（具体操作参阅10-14步），点击确认，如图24图2421、进入“公务卡还款记录生成报销单管理”页面后，请对每笔记录进行核对，并对汇总数进行核实（此汇总数就是该次回补单位卡的金额），核对无误后，请把要生成报销单的全部记录选上（即逐个单击），点击“生成报销单”，如图25图2522、如果出现以下画面（见图26），说明有记录未经核算中心或区财政局审核（现金必须经过核算中心审核），请等候审核完成，如急需生成报销单，请致电核算中心或区财政局；图2623、如没有未审批记录，立即进入“公务卡还款生成报销单”窗口，先跳出公务卡还款汇总表，点打印，如图28，打印出的汇总表交预算单位财务负责人（区会计算中心会计）审核。图28图2925、会出现和网上银行操作中相同的一个对话框，其中的“单位名称”、“开户行”、“帐号”都已经自动取好（即公务卡还款帐号），请点击“发送”后，点击“确认”，如图26： 图30（二）单位负责人审核（核算中心会计审核）请参阅会计核算中心操作流程二、其他操作（一）公务卡记录查询1、登录系统后，点击“集中结算”，如图31图312、在“公务卡管理”中选择“记录查询”，如图32：图323、在弹出表格中选择条件后进行查询（详细查询方式见公务卡流程10-14步），“确认日期”指录入POS记录的日期；“结报日期”指生成报销单日期；“交易日期”指具体消费日期，如图33 图334、可以在“记录查询”补打公务卡还款汇总表，如图34 图34（二）、报销单据查询1、进入“集中结算”窗口，点击“报销单据查询”下的“单据查询”或“列表查询”，如图75图752、选择“单据查询”，会出现图76窗口，按要求进行选择后，会出现单张单据的详细信息；图763、选择“列表查询”，会出现一个弹出窗口，选择后，进入符合条件的查询列表，如图77：图774、进入列表后，如需查询详细信息，可单击“查询”，如图78：图78（三）、审批进度查询1、点击进入“审批中心”，如图79图792、在左上角的“审批处理”中选择“审批进度查询”，如图80图803、只要是操作员有权限的审批记录都会出现，可点击“过滤”，按数据列的条件进行过滤，如图81：图81三、单位出纳（财务联络员）在使用过出现地常见问题1、 单位出纳（财务联络员）进行POS查询的时系统提示无对应明细？答：原因有以下几点，A、核对POS条上的是否是62开头的公务卡进行刷卡消费的；B、输入的相应信息同POS条上的信息是否一致。C、公务卡刷卡消费的时间到单位出纳（财务联络员）扫报销的时间是否是T+2以上的时间（一般刷卡消费后，在系统中能查询到要间隔2-3天）。这几个原因外还查询不到，就电告区核算中心或公务卡代理行。2、 公务卡系统中的条件选择窗口中的“确认日期”、“结报日期”、“交易日期”是什么含义？答：“确认日期”是指报销人向单位出纳（财务联络员）办法报销时，由单位出纳（财务联络员）输入公务卡系统的日期。“结报日期”是指单位出纳（财务联络员）向区会计核算中心生成资金结报单提请公务卡还款申请的日期。“交易日期”是指POS条上的刷卡消费日期。注意：现金报销时，确认日期同交易日期是同一个日期。3、 公务卡系统中公务卡还款记录查询中的银行返回码是什么含义？答：公务卡系统中公务卡还款记录查询中的银行返回码是指从单位出纳（财务联络员）向区核算中心提交公务卡还款申请后，由公务卡系统实时同公务卡代理行交换公务卡还款时的信息提示过程相关动态信息状态。4、 公务卡系统中公务卡还款记录查询中的银行返回码提示交易成功，已经说明资金已经汇入个人公务卡了吗？ 答：否。只是说明公务卡的批量还款信息已经得到公务卡代理行的初步验证。还款明细数据已经送止公务卡代理行。5、 公务卡系统中公务卡还款记录查询中的银行返回码提示交易成功后，多久才会把资金划入个人公务卡？答：在工作日里，一般情