职前教育公文系统操作50问.doc

公文管理系统知识50问1.怎样进入公文管理系统？42.文件管理系统的侧重点是什么？43.公文管理系统的优势有哪些？44.公文管理系统设计规则包括什么？45.公文管理系统的主要功能模块有哪些？56.待处理作业的内涵？57.主办作业的内涵？58.会办作业的内涵？59.总收发作业的内涵？510.公文流水号是什么？511.主办人员的概念是什么？612.会办人员的概念是什么？613.模糊查询有什么特殊功能？614.页签是什么？615.讯息是什么？616.公文管理系统目前适用文种有哪些？617.私人间工作沟通可以利用公文系统吗？618.公文管理系统哪些文种不用发文正式编号？719.公文管理系统中“公司文件”的一般流转过程是什么？720.公文管理系统中“规章制度”的一般流转流程是什么？721.公文管理系统中“会议纪要”的一般流转流程是什么？722.公文管理系统中“请示及报告”的一般流转流程是什么？723.公文管理系统中“工作联系函”的一般流转流程是什么？724.公文管理系统中“介绍信申请”的一般流转流程是什么？725.公文管理系统中“印章申请”的一般流转流程是什么？826.公文管理系统填写主办或会办意见时应注意什么问题？827.公文处理中串会和并会的概念是什么，有什么区别？828.公文处理中可以随意发给任何人吗？829.公文处理过程中可以不回复意见吗？830.送出公文共有哪几类操作？831.呈送是指什么操作？932.移文是指什么操作？933.抄送是什么操作，和主送操作有什么区别？934.送回主办是指什么操作？935.送总收发是指什么操作？936.如何查询公文？937.“查询”与“模糊查询”有什么区别？938.每个人都能查看公文处理具体内容吗？939.结存是指什么？如何结存公文？1040.流转查看具有什么功能？1041.“撤回”和“作废”操作具有什么功能和特点？1042.进行公文管理系统操作，对浏览器有什么特殊要求？1043.进行公文管理系统操作，点击操作没有反应时怎么办？1044.出差会影响公文处理吗？1145.并会返回需要注意什么？1146.总收发可查看各种公文吗？1147.如何模糊查询公文？1148.公文管理系统正式上线代表什么？1149.公文管理系统系列培训教材，放在信息平台什么位置？1250.在处理公文过程中遇到疑难问题如何解决？121. 怎样进入公文管理系统？测试环境：在浏览器地址栏输入http:/testjlerp，输入自己工号和密码进入测试信息平台，点击“公文系统”进入公文管理系统测试环境。正式环境：在浏览器地址栏输入，输入自己工号和密码进入信息平台，点击“公文系统”进入公文管理系统正式环境。2. 文件管理系统的侧重点是什么？ 公文管理系统关注处理过程，存储审批痕迹； 档案管理系统关注结果存档，进行版本控制； 电子邮件系统关注快速直接传递。3. 公文管理系统的优势有哪些？电子存档、方便查询；全过程网上管理，增加办公透明度；节省人力，提高办公效率;推进企业无纸化办公。4. 公文管理系统设计规则包括什么？是自定义流程，即继续移文由流程参与者自行决定。公文流转流转级别没有限制，可以发送到任意员工，但公文管理与日常管理应该一致，一般原则遵循逐级汇报请示，不提倡越级传送。越级传送公文只在特殊情况(例外、紧急、当事人等因素)下适用，但公文系统会将其作为异常流程管理，可以查询。平级间流转、向下级流转没有任何限制。任何人都可以对公文系统内资料进行查看（题目、状态），但查看具体内容权限只授予参与流程的人。私人之间的交流、会知事项以及不需要记录流转痕迹的事项不建议使用公文系统，应该使用电子邮件。5. 公文管理系统的主要功能模块有哪些？待处理作业、主办作业、会办作业、总收发作业。6. 待处理作业的内涵？待处理作业是指接收他人传递的公文，并进行下一步公文处理的过程，可以用查询按钮查阅所有待处理公文；具体操作中首先进行收文操作并直接进入会办或主办处理。另外，信息平台专门开辟“待处理作业”窗口，能够及时提示是否有待处理作业，提高工作效率。7. 主办作业的内涵？主办作业是指启动新公文流程，并在最后做好公文结存或转总收发的过程。启动流程包括选择公文类型、填写公文标题、撰写公文内容、添加附件，并呈送下一位流程参与者。结存或转总收发包括汇总会办意见、查看流转显示，视情况作结存或转总收发进行发布。8. 会办作业的内涵？会办作业是指处理他人传递的公文的过程。可以直接从待处理作业进入，具体操作一般包括收文、查看流转显示、主办及会办意见、签署会办意见（会签、批办），并确定下一步公文处理方向的过程。9. 总收发作业的内涵？总收发作业是指对外来文进行处理的过程，以及将主办人定稿的公文进行发布及存档的过程。10. 公文流水号是什么？主办创稿后，公文管理系统自动按照主办人所在部门及年份自动产生的流水号码，用来标记当前文稿的号码,如（QS-A100-2005-0001）表示A100（指人事行政部）2005年的第一份请示文稿。（注意：公文流水号码不是公文正式发布时的编码，公文正式发布编码依照文书管理制度进行编码。）11. 主办人员的概念是什么？主办人员指公文的启动者，即创稿人员。12. 会办人员的概念是什么？会办人员指公文流转过程中的批办人员，13. 模糊查询有什么特殊功能？ 点击模糊查询功能按钮，可以选择并输入各种条件进行模糊查询。14. 页签是什么？页签是指将功能不同的操作单独放在一个页签中供用户操作。 15. 讯息是什么？讯息是指在各作业窗口讯息栏位中，用红色文字提示用户处理的操作是成功还是失败。16. 公文管理系统目前适用文种有哪些？公司文件、规章制度、会议纪要、请示及报告、工作联系函、印章申请、介绍信申请、（外来文），不是一成不变的，根据需要调整。17. 私人间工作沟通可以利用公文系统吗？公文管理系统主要处理公司文件、规章制度、会议纪要、请示及报告、工作联系函、印信申请等正式公文，侧重公文批办过程的记录。个人间工作交流和沟通推荐使用电子信箱进行交流。18. 公文管理系统哪些文种不用发文正式编号？除了文件、规章制度专门有发文编号外，其余如会议纪要、请示及报告、工作联系函一律用流水号进行管理（发布）。19. 公文管理系统中“公司文件”的一般流转过程是什么？部门创稿部长审核送人事行政部长（送会办单位会签）（送董事长审核）批示或会签后送回主办主办定稿送总发文总发文结存。20. 公文管理系统中“规章制度”的一般流转流程是什么？部门创稿部长审核送相关单位征求意见或会审人事行政部审核批示后送回主办（上会通过）（送董事长审核）总收发结存。21. 公文管理系统中“会议纪要”的一般流转流程是什么？部门创稿部长审核（送相关单位会审） （送董事长审核）送回主办结存。22. 公文管理系统中“请示及报告”的一般流转流程是什么？部门创稿部长审核或批示（送董事长审核）返回主办主办结存。23. 公文管理系统中“工作联系函”的一般流转流程是什么？部门创稿部长审核送会办单位会签会签后送回主办主办结存。24. 公文管理系统中“介绍信申请”的一般流转流程是什么？当事人创稿主管审核送总收发（印章管理人）送回主办结存。25. 公文管理系统中“印章申请”的一般流转流程是什么？部门创稿主管审核公司领导审核送总收发（印章管理人）主办结存。26. 公文管理系统填写主办或会办意见时应注意什么问题？首先要填写对会办领导的批办具体要求；其次写明建议下一个会办领导下一步具体批办方向。27. 公文处理中串会和并会的概念是什么，有什么区别？串会：类似电路中串联，指依次传送给参与流程审批和办理人员，根据主办意见或根据流程参与者的意见往下传递并会：类似电路中并联，指同时发送给多个参与流程审批和办理人员。串会中参与人可以自主决定下一步流转去向，而并会参与人只能将公文送回上一步发出人，由发出人再确定下一步。28. 公文处理中可以随意发给任何人吗？能够随意发送。串会操作没有限制，能够随意发送，包括上级、平级、平级及其他人员。并会参与者只能将公文返回上一步发出人，不能再决定发出方向。29. 公文处理过程中可以不回复意见吗？只有被抄送者可以不回复意见，其它主送的流程参与者必须处理并回复，否则公文就会停滞，贻误工作。而且每步处理过程耗费时间及意见都会被系统直接记录并显示出来。30. 送出公文共有哪几类操作？呈送、移文、主送、抄送、送回（主办）、送总收发。31. 呈送是指什么操作？呈送专指从主办发出到会办人的操作。32. 移文是指什么操作？移文：除呈送外，其余送下一单位都指移文33. 抄送是什么操作，和主送操作有什么区别？抄送是指需要别人会知，不必要处理和答复的操作：而主送则要求主送对象必须处理的操作。34. 送回主办是指什么操作？送回主办是指会办人将具体批办意见送回拟稿人的过程。35. 送总收发是指什么操作？送总收发一般是指需要总收发人员办理的公文，如主办需要将审定后的文本送至总收发在内网发布或办理的过程（文件、制度、印信等）。36. 如何查询公文？在各作业窗口点击“查询”或“模糊查询”均可以进入查询公文操作。37. “查询”与“模糊查询”有什么区别？“查询”：通过输入已知的公文流水号信息进行定向查询。“模糊查询”：可输入“流水号”、“公文种类”、“主办人”、“主办部门”“处理状态”等多项信息进行查询。38. 每个人都能查看公文处理具体内容吗？只有参与公文处理过程的相关人才能看到具体公文处理内容。总收发人员可以查看公文处理内容。39. 结存是指什么？如何结存公文？结存是指公文处理的最后一步，点击“结存”按钮可将公文全过程资料存储到系统内，即指公文流转过程彻底结束。系统中只有主办和总收发具有结存功能。其中：主办结存指不需要送总收发发文的公文，总收发结存是指需要发布及处理公文的结存操作。二者都意味着是公文处理的最后步骤。40. 流转查看具有什么功能？如果想了解公文主送及抄送对象，公文已流转到哪一环节、流转每个步骤耗费时间及处理状态，可以在作业窗口点击“流转查看”功能按钮。红色表示未被办理状态，黄色表示正在办理状态，绿色表示办结状态。41. “撤回”和“作废”操作具有什么功能和特点？撤回是指将已发出给会办人员的公文收回的操作。作废是指就某个已创稿的公文判废并不再流转的操作。撤回前提是已呈送的文件，相关会办人还没有进行接收操作时放可进行。撤回和作废操作可以在系统中逻辑删除，但系统还仍存有记录，其自动产生的流水号已被占用。42. 进行公文管理系统操作，对浏览器有什么特殊要求？公文管理系统要求计算机操作系统网页浏览器(Internet Explore)版本必须为6.0版以上。一般来说如果操作系统为window2000，可能浏览器的版本是5.0，那么就需要升级浏览器。如果操作系统为windowXp,系统自带的浏览器版本为6.0，不需要升级。如果需要升级浏览器，安装文件可以从以下地址获得0/pub/软件工具/上网浏览/主页浏览/IE6.zip43. 进行公文管理系统操作，点击操作没有反应时怎么办？如果在浏览ERP系统的过程中，发现某些弹出窗口打不开，请将浏览器设置成不要屏蔽弹出窗口。44. 出差会影响公文处理吗？目前，中层以上领导均已配备了笔记本及无线上网卡，出差在外也可以登陆内网进行公文操作。在此提醒各级领导出差不要忘记携带笔记本电脑，保证出差期间随时处理公文，避免贻误工作。另外各公司也都将备有公用电脑，供出差未携带笔记本人员使用。45. 并会返回需要注意什么？只要并会发出的多个人中有一个人没有送回文件，公文处理过程就会停止，就不可以向下传递。46. 总收发可查看各种公文吗？总收发是具有特殊权限的操作人，可以查看网上各种公文的处理情况及流转情况，并对异常情况进行统计分析。47. 如何模糊查询公文？在“主办作业”或“会办作业”窗口内，点击右上角“模糊查询”功能键，弹出查询窗口，选择输入所列的“公文流水号”“公文类别”“标题”“内容”“主办人员”“主办部门”“会办人员”“会办部门”“创建日期”“公文状态”条目中输入自己拟确认的相关信息，即可查看到符合条件的公文。48. 公文管理系统正式上线代表什么？控股公司总部已于4月28日起，网上公文管理系统将正式上线运行，即除外来文外，将停止包括公司文件、规章制度、会议纪要、请示及报告、工作联系函、印信申请等公文的纸质流转操作。各子公司也将发布公文系统正式上线运行公告，提醒各级领导及全体员工抓紧学习，熟悉操作，参加并通过考试，适应网上公文管理需要。49. 公文管理系统系列培训教材，放在信息平台什么位置？1、公文管理系统演示文稿（幻灯片讲义）（PPT）。放在内网“信息化专栏”中“培训教材”中“公文”栏目中