超市资料之商品日常补货标准管理流程.doc

商品日常补货标准管理流程流程名称 商品日常补货标准管理流程流程描述 门店核查商品库存，计算补货数量，在补货周期上传补货申请，订单课向供应商发送订单，供应商持订单送货，物流、门店验收，订单课跟踪到货率的过程。主要角色门店营运课长、门店录入员，收货员、订单员、采购主管、采购中心经理，物流管理部验收员、配货员。触发事件 门店补货周期前一天订货结束标志门店完成验收入机、采购处理未到货使用单据商品补货申请单业务流程图配货员持配送单送货至门店，营运人员验收签字，门店录入员审核配送单，系统库存增加采购中心经理与采购主管分析未到货原因，提出解决措施并回复。订单员每日下班前将未到货明细及原因转采购中心经理或物流管理部，订单课长每月上报综合业务中心经理并通报各课到货率。营运人员在补货周期前一天核查商品库存、确定补货明细，计算补货数量，填写商品订货申请单营运课长当日复核补货明细及数量，检查商品陈列，签字确认门店录入员于补货周期前一天在系统中完成所有补货申请录入、审核系统上传补货申请，商品管理部订单员审核，订单自动发送至供应商服务系统直送订单，供应商持订单送货至门店，收货员验收签字，录入员审核验收单，系统库存增加直通订单，供应商持订单送货至物流管理部验收中心，验收员验收，物流录入员审核验收单，系统自动生成配送单订单员每日查询当日到期但未验收的订单，电话询问供应商未送货原因，并做详细记录业务规则一、流程目的 为了使门店补货规范，减少商品缺断货，保证商品正常销售，及时反馈供应商合同履行状况，便于采购及时调整商品结构了解供应商经营配合能力。二、流程适用范围适用于商品日常补货、未到货跟踪、分析、反馈管理工作。三、流程描述 营运人员在补货周期前一天核查商品库存、排面陈列量、在途订单量，手工填写商品补货申请单 营运课长参照【门店库存周转天数报表（按单品）】确定补货明细，计算补货数量，核查商品库存、排面陈列量、在途订单量审核商品补货申请单； 门店录入员在补货周期前一天按手工商品补货申请单填写内容在系统内制作补货申请单，核对后审核上传； 订单员在补货周期早12：00前完成补货申请单的审核，发送工作； 供应商持订单送货，直送订单送达门店、直通订单送达物流管理部； 直送商品门店收货员完成验收、入库审核工作，直通商品物流管理部验收员完成商品验收，单据审核工作； 物流管理部配货员负责在规定时限内将商品配送至门店； 门店完成商品的陈列销售工作。四、流程规则 禁止营运课长在系统内做补货申请的录入工作； 禁止厂聘促销员、理货员制作、审核手工商品补货申请单； 禁止按供应商实际送货数量制作手工商品补货申请单进行补货工作； 按整件商品数进行订货； 录入员严格遵守补货周期规定，非补货周期不予订货； 严格禁止无订单收货； 商品验收当日即应完成入库审核工作，确保信息准确。五、工作职责 门店职责门店课长负责商品补货申请单的签字确认，正常商品库存量的管控，负责保留未到货商品的正常陈列面；门店处长负责审核商品补货申请单，正常商品库存量的管控， 门店录入员负责在规定时间完成商品补货申请单的补货录入、审核，负责打印预验收单，负责审核、打印正式验收单；门店课长负责按整件商品数订货；门店收货课负责验收商品，负责预验收单、正式验收单签字确认；配送商品门店无条件收货。 采购工作职责采购主管负责商品送货方式、默认供应商、商品状态、商品包装系数的维护；采购主管负责对商品经营权提出建议，负责商品到货率达成；采购中心经理负责确定商品经营权，负责各采购课到货率达成；订单员负责按补货日审核门店补货申请，负责提报未到货商品明细，负责收集未到货原因，负责异常问题的及时反馈；订单课课长负责收集、上报、通报未到货原因及处理结果，负责异常问题的及时上报。 物流管理部工作职责物流管理部验收员负责商品的验收；配货员负责按配送时限西安、宝鸡区域最大3天；陕南区域、陕北门店最大5天将商品配送至门店，负责配送/返配出库单的审核，负责配送商品达成率；仓储管理员负责对配送中心高库存及不良商品的提报；仓储管理室经理负责对配送中心差异库存及不良商品库存提出处理意见。六、工作标准 补货周期标准补货周期指订单员审核补货申请单的日期；商品的补货周期为7天，即每7天营运课长根据商品上周销售量、库存量及在途数量进行商品的正常补货；门店补货申请工作时间表星期日：休闲一课、休闲二课、小家电课、针织课、鞋课；星期一：日杂用品课、餐桌食品课、调味食品课；星期二：烟酒饮料课、冲调食品课、护肤用品课、洗涤用品课；星期三：休闲百货课、服装课、日配课（保质期45天以上商品）。采购订货工作时间表星期一：休闲一课、休闲二课、小家电课、针织课、鞋课；星期二：日杂用品课、餐桌食品课、调味食品课；星期三：烟酒饮料课、冲调食品课、护肤用品课、洗涤用品课；星期四：休闲百货课、服装课、日配课（保质期45天以上商品）。 补货量计算公式标准商品补货量商品正常陈列量订货周期日均销量当前库存量在途数量最低库存量日均销量在途天数10天排面陈列量最高库存量日均销量商品最大周转天数20天排面陈列量 库存量控制范围各课库存量应控制在合理范围内，现有库存量必须可以维持到下一个送货日期之间的正常销售期（食品15天、百货30天），即当食品类商品库存量低于10天的销量、百货低于20天的销量时，营运课需做商品补货申请单补足食品类15天、百货类30天的商品库存量；需补货商品可参照【门店库存周转天数报表（按单品）】报表；单品的当次补货总金额超过10000元（含10000元）时必须提前做计划并报店长审批同意后，方可进行商品的补货作业。季节性商品及过季商品的补货，营运课长可根据实际销售情况进行调整； 订单有效期标准正常商品订单的有效期为自订单审核之日起5天，并设为系统默认订单有效期。 门店工作标准 商品补货申请单填写要求：以课为单位，填写课别、补货日期、商品编码及名称（全称）、补货数量（最小包装系数件数）、日均销量及现有库存量； 门店营运课长审核商品补货申请单时，应在系统中查询该单品的日均销量，库存实际数量（不含残次品）、查看商品陈列排面数、结合在途数量、使用订货公式，科学合理的进行商品的补货工作，审核同意后在商品补货申请单上手工签名，根据门店补货申请工作时间表于当天15：00前将已审批的商品补货申请单交门店录入员； 门店录入员审核商品补货申请单时根据审核权限确认签字人，审核无误后当天18：00前在系统【订货作业-补货申请单】模块录入、审核补货申请，除特殊原因外，其它时间不得上传正常商品的补货申请； 门店食品中心、百货中心的商品管理权限为自销权，门店只能在补货申请单完成商品的补货作业，其它模块不能做补货作业； 当配送商品出现差异，门店必须按实收数量验收商品，差异部分系统将自动生成配送/返配差异单，由物流管理部在两个工作日内日提报差异处理意见，并于当月最后一个工作日完成差异部分的处理，差异争议部分由防损中心介入调查做最终裁决，现金流管理中心结算员依据配出店、配入店签字确认的差异单或防损裁决书进行差异清理审核； 商品在正常状态下门店不能因缺货拉排面； 采购工作标准 订单员每个补货周期12：00前完成补货申请审核； 订单员对订单有效期最后一天的订单进行到货查询，提报未到货明细，并电话询问供应商未到货原因，详细记录后，于当日下班前将未到货明细及原因转采购主管； 采购主管对1个补货周期未到货的商品必须提出调整及弥补措施，对2个补货周期未到货的商品，必须有同类的替代商品补充； 采购主管必须及时维护商品默认供应商、送货方式、商品状态、包装系数。 物流管理部工作标准物流管理部验收员当日完成供应商送货商品验收，班清日结，对于问题商品当日反馈相关采购，采购主管在当日完成协调处理；物流管理部验收员对商品数量，质量进行核对、抽查，确保验收及时入库。配货员应按配送时限西安、宝鸡区域最大3天；陕南区域、陕北门店最大5天完成新品的配送工作。七、违规处罚 营运管理部1. 门店未做补货申请造成断货的，扣营运课长每个单品10元；2. 门店录入员未按时录入补货申请单，扣录入员每个单品10元。3、门店营运课长未按时将已审核的商品补货申请单转录入员，扣营运课长每个单品10元。 商品管理部1.订单员未按时审核补货申请，扣录入员每个单品10元；2.对于门店上传的订单供应商不送货的，按供应商送货率管理规定进行处罚；因信息默认错误导致供应商未收到订单或无法正常送货，扣采购主管每个单品10元。 物流管理部物流