《采购付款制度》doc版.doc

采购与付款制度采购与付款是公司支付货币，取得物品或者劳务的过程，是公司经营管理中的一个主要环节，是公司生存发展的基础。因此为进一步规范公司物资采购程序，加强内部控制，明确经济责任，确保公司经营的持续稳定，依据相关法律法规特制定本制度：一.采购与付款内部会计控制定义 采购与付款内部会计控制是指为了规范公司采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错与舞弊，保证采购在满足销售的前提下，最大限度地降低采购成本而采取的一系列控制措施。二.采购与付款的基本流程 为了充分发挥采购与业务内部会计控制的作用，针对采购与付款业务的内容，规范了以下采购与付款业务内部会计控制的基本制度：（一）请购、询价、合同订立、验收1请购与审批：物品采购由部门主管根据订单、合同、用量提出申请，并经财务审核，总经理审批。2询价与确定供应商：由采购部门主管和相关部门共同参与询价程序并确定供应商，需有三家以上供应商的询价。3采购合同的订立与审计：公司应由采购部门下订单或起草购货合同并经财务审计及总经理审批；4采购与验收：公司采购人员不能同时担任物品的验收工作；以保证采购数量的真实性和采购价格、质量的合规性、采购记录和会计核算的正确性；工程部材料的验收由项目监理负责、外贸产品的验收由QC负责、电商部产品的验收由QC负责、行政后勤的验收由行政专员负责。（二）采购授权审批1公司经营所需的工程材料、外贸产品、电商产品、固定资产、的采购以及价格由会计审核，总经理审批。2其他物资的申购（如办公用品）由行政专员统一申请，由主管审核，经理审批。3对于公司重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进行论证或实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。4采购合同的签订需经总经理授权人员审批及签订。（三）单据保管要求交由采购部门的采购申请单、采购订单、采购合同资料需按月、按编号整理好全部交由财务部门统一保管。第三条 采购与付款业务流程的内部会计控制 采购与付款的业务流程包括请购、询价、采购作业、合同、预付订金、验收入库、对帐、货款结算。（一）请购 公司生产经营所需最多的工程材料、外贸产品、电商产品、固定资产，各部门根据合同、订单、预计销售，填写订购单，由采购部门、财务部门、业务主管部门的人员共同参与请购的审核，由公司总经理审批。订购单上注明请购部门、请购材料名称、规格型号、数量、要求到货日期及用途等内容。重要物品或者劳务的请购应当经过决策论证和特殊的审批程序；零星需要的物品，由使用者根据实际需要直接提出申请，经使用部门主管审批，并经财务部门审核后，交采购部门办理采购；特殊原因需取消请购申请时，原请购部门应通知采购部门停止采购，采购部门应在原请购单写上“作废”，并退回给请购部门。（二）询价1定期了解供应商的基本资料，如产品价格、质量、供货条件、信誉、售后服务以及供应商的设备状况、技术水平和财务状况等，为公司采购决策提供可靠信息；2对潜在供应商就其质量、技术、财务状况的可行性进行调查；3对于大宗和重要物品的采购，就由采购、技术等部门参与的比质比价，综合考虑价格、质量、供货条件、信誉和售后服务等；4对公司的重大投资项目采购可以采用招标的方式；5经审核确认后的报价，由总经理签名确认后交财务存档。6对于公司零星物品的采购，由于采购量低、价格也不高，采用上述方式采购成本会过高，一般由总经理授权直接采购；（三）采购作业1询价程序完成后，采购部门根据资产存储情况，确定采购物品的批次和数量；2根据询价，选择最有利于公司生产和成本最低的供应商。（四）合同1采购部门应及时与供应商签订合同或者采购订单，合同或采购订单必须按照采购权限规定，由各级授权人审核同意，一份交供应商；一份交财务部门以监督合同或采购订单的执行。注：开具增值税发票的供应商必需签订合同，交财务部。2对于零星采购的物品，由于数量不大，不经常采购的物品，也可以不签订合同或采购订单，只需填写申购单而直接到市场购买，以简化手续。但也必需手续符合公司的规定。（五）预付订金预付款供应商：采购相关人员需提前二天做款项需求计划给到财务，然后直接由采购人员填制付款申请书，付款申请书上内容必需填写齐全，并且注明此次采购的应付总额，此次需预付的款项，预计到货时间。付款申请书需附材料请购单、采购订单。经财务审核后，交总经理批准后可先办理汇款手续，财务部据此挂账，材料入库状况由采购人员进行跟踪，办好入库手续后以及收据或者发票来到后再由采购部门办理入账手续与会计冲账。如果是长期合作的供应商，付款时需提供供应商营业执照副本复印件、国税副本复印件、法人代表授权收款委托书，提供不到的情况下，由采购负责对此供应商的收款资料真实性负责，如由于供应商收款资料的错误而导致公司的损失由采购人员负责。（六）货物验收1.验收人员根据品质鉴定报告、材料请购单、采购订单、合同等单据，对采购物品的品种、规格、数量和其他相关内容进行验收。并根据实收的数量和质量填写入库单，入库单上注明供应商名称、收货日期、物品名称、规格型号、数量等内容。入库单一式四联，一联留存，登记仓库进销存帐；一联交财务部门，办理对帐；一联交采购部门与购销合同、请购单核对后归纳备案；一联交供应商，对帐付款时提供。2.零星的采购由验收人员在单据背面签名确认即可。（七）月结客户对帐与结款1月结供应商对帐时间：公司规定月结供应商付款方式为当月交货后下月底付款为月结30天，以此类推。对帐时间为每月的3日之前供应商必需传真对账单至采购或者财务，由采购先行对好帐并且单据齐全后交财务部核对，采购需每月5日前对完，财务则8日前对好并且回传给到供应商，供应商必需在25日之前把请款单据（收据、发票、对帐单）交到财务。如是供应商未按规定时间传真对帐单或者请款单据未交至财务部，则货款的支付时间按对帐时间的延迟情况推迟支付。2月结款付款时间为每月26-29号，有特殊情况财务会通知到采购或者供应商。月结款供应商需提供资料：收据或者增值税专用发票、供应商营业执照副本复印件、国税副本复印件、经法人代表签名授权收款账号，以上资料均需加盖公章交于财务部存档。3零星采购物资采取预支款项的管理方式，由采购负责人先预支，采购后报销。第四条 采购人员职责1.