地产公司行政部管理制度汇编.docVIP

山西双明房地产开发有限公司 行政管理中心制度二零零九年十二月二日目 录总则.3第一章 行政部组织架构.6第二章 行政部管理制度.7行政部行为规范管理制度7会议管理制度9档案管理制度.12文件收发制度.13文印管理制度.14部门印章、介绍信使用管理制度.15电话使用制度.16办公用具购置与发放管理规定.16卫生管理制度.17差旅费管理制度.18车辆管理制度.20保密制度.21安全保卫制度.22第三章 人力资源部制度.24第四章 公共关系部制度.24总 则第一条 行政管理中心制度的目的行政管理中心作为公司一个职能部门，主要负责公司行政管理、人力资源管理及公共关系管理工作。为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订以下一系列本制度。第二条 行政管理中心部门职能本制度详细描述了行政管理中心的部门职能、组织结构及管理规范，用于规范指导行政管理中心的工作，是行政管理中心的基础管理文件。1、行政部职能（1）负责全公司文秘、档案管理、行政后勤工作等；（2）负责全公司各部门工作的督办、考核及协调；（3）协助总经理做好员工的日常生活安排管理工作；（4）协助总经理建立内部规章制度，形成规范化、标准化的工作制度，树立良好的企业形象；（5）负责管理公司后勤保障工作；（6）负责管理公司办公场所安全保卫及消防工作；（7）负责管理公司车辆及交通安全工作；（8）负责公司员工的思想教育作风建设、工作安排以及工作质量进度、劳动纪律等监督考核工作；（9）积极完成领导安排的其他工作。2、人力资源部职能（1）编写制定公司人事管理制度；（2）组织统筹公司人力资源开发及聘用工作；（3）协调配合公司各部对人事方面工作的支持；（4）组织、统筹配合公司各部门对员工进行培训及考核工作；（5）做好员工到任、离职的交接工作，保证各个岗位的工作衔接正常；（6）负责办理公司员工保险，及时缴纳各种费用；（7）依时计划统计向公司呈报各项人事、行政工作月、季、年报表给公司决策参考；（8）组织统筹策划企业文化活动，增强公司凝聚力，员工归宿感；（9）负责公司的各种规章制度的落实和执行；（10）对外协调好与政府劳动管理部门的关系；3、外联部职能（1）负责公司各类证照的申报、资质升级及年检工作，保证公司的合法高效运营；（2）负责公司项目征用开发和管理工作；（3）负责公司项目的立项、申报工作及土地的规划工作，具体为一文五证即项目立项核准批文、土地证、建设用地规划许可证、施工许可证、建设工程规划许可证、预售房许可证手续申报及办理工作；（4）负责沟通各部门协助做好前期工程的服务工作；（5）负责公司对外有关单位、政府职能部门的联系沟通工作；（6）接待重要业务单位来访；（8）负责对外树立公司良好的形象；（9）经常调查研究、收集整理有关资料，了解国内外相关行业的政策和发展变化情况；64第一章 组织结构根据行政管理中心职能制订组织结构，如下图示：行政管理中心行 政 部人力资源部外联部档案后勤法律文员驾驶员招聘专员（1）负责公司各类证照的申报、资质升级及年检工作，保证公司的合法高效运营；（2）负责公司项目征用开发和管理工作；（3）负责公司项目的立项、申报工作及土地的规划工作，具体为一文五证即项目立项核准批文、土地证、建设用地规划许可证、施工许可证、建设工程规划许可证、预售房许可证手续申报及办理工作；（4）负责沟通各部门协助做好前期工程的服务工作；（5）负责公司对外有关单位、政府职能部门的联系沟通工作；（6）接待重要业务单位来访；（8）负责对外树立公司良好的形象；（9）经常调查研究、收集整理有关资料，了解国内外相关行业的政策和发展变化情况；聘专员培训专员报建员内勤员前台接待分管副总第二章 行政部管理制度处理公司的行政事务和对外联络事务，充分发挥行政管理中心的协调、服务和管理功能。协调公司内部各部门、各职能主管之间以及公司外部与政府有关部门、有关方面之间的关系；负责公司日常行政工作；贯彻执行上级的指示决议，检查督促各部门的工作落实情况；做好后勤服务工作。 行政部行为规范管理制度为使公司办公管理及文化建设提升一个新层次，特制定如下管理制度。一、仪表规范（一）1、总体要求：得体、协调、整洁、大方。（二）2、要求员工上班头发干净，梳理整齐，不得做奇异发型。（三）3、服饰熨烫平整、挺括、干净整洁，领带正挺。（四）4、女员工上班提倡化妆，饰物佩戴得当。二、办公室规范（一）1、办公桌：桌面除电脑、打印机、鼠标、口杯、电话、文具、必备资料纸张外，不允许放其他物品。（二）2、辅桌：放文件夹、少量工具书、工作记录本。（三）3、坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正；（四）4、垃圾篓：罩塑料袋，置于办公桌下右前角。（五）5、报刊：必须放上报架，或阅毕后放入办公桌内；（六）6、饮水机：放指定地点，不得随意移动。三、语言规范（一）1、交往语言：您好，早上好，再见，请问，请您，劳驾您，麻烦您，关照，谢谢，周末愉快，拜拜；（二）2、电话语言：电话铃响三声内接起，先报“您好！双明地产”。请问，谢谢，再见。（三）3、接待语言：您好，请稍候，我通报一下，请坐，对不起，请登记，打扰您，好的，行。四、行为规范（一）坚守工作岗位，不能串岗、脱岗；（二）上班时间不能玩游戏、闲聊或做与工作无关的事情；（三）为保持地毯干净，不得在办公室就餐。（四）接待来访和业务洽谈，在接待处或会议室进行。（五）不利用公司的电脑上网聊天，打游戏，做与公司无关的事，发现一次，罚款20元。（六）上班时间尽量不接打私人电话，紧急或特殊情况，通话时间不宜过长。（七）吸烟请在吸烟区，不得在办公区域内吸烟。发现一次，罚款20元。（八）根据清洁值日轮流表，值日人员必须按要求打扫办公室清洁卫生。（九）纸杯是为客户提供的，故公司员工不得使用公司纸杯，饮水者自带水杯。（十）严守考勤制度。（十一）节约用水、用电，最后一个离开公司者检查水、电、气是否彻底关闭。（十二）不将公司的烟缸、茶杯等一切公物，带回家私用。（十三）爱护公司花草树木，不得人为损坏。会议管理制度会议是公司议事、决策的主要方式，是保证企业正常运行的必要手段。会议的目的在于集思广益，促进沟通，统一思想，提高行动能力，进而解决问题。过多的会议必然导致形式主义、官僚主义，既耽误工作时间，影响工作效率，又增加行政管理费用。因此，必须加强对公司会议的管理，精简数量，讲求质量，提高会议效率，为此，特制定本制度。一、会议构成 公司会议由董事会会议、总经理会议、公司例会、专业会议、部门会议及其它会议构成。二、会议内容（一）1、董事会会议：每月至少召开一次，由公司董事长主持，参加人员为公司股东、总经理、副总经理等核心领导成员。会议内容：1、讨论、制定公司一定时期经营策略。并就一定时期工作事项做出研究、决策、部署和安排。2、研究、分析公司在近期在经营发展中出现的重大情况和重要问题，并制定解决措施与方案。3、研究制定总业务目标、长期、近期规划及执行计划。4、评估各部门的工作表现，检查及修正各经理及其所属人员的委任。5、部署各部门工作，并予以支持引导。（二）2、公司例会：每周召开一次，每周五下午5点举行，由总经理主持，参加人员为公司总经理、副总经理和部门经理及其它管理人员。会议内容：1、总经理传达董事会会议精神，贯彻落实做出的决议、安排。2、部门经理汇总本周的工作情况，汇报成绩，指出错误，并提出改进措施，以及需请总经理或其他部门协调解决的问题。3、各部门经理概述下周工作计划，具体实施步骤与完成日期。4、由总经理对本周各部门的工作进行讲评，提出下周工作的要点，进行布置和安排。（三）3、专业会议：即公司各部门工程技术、业务综合等会，根据具体需要不定期举行。参会人员为相关部门人员及专业技术人员。（四）4、部门会议：每周至少举行一次。由部门负责人或具体分管的副总经理主持。会议内容：汇报本周工作进展情况，分析、解决本周工作中出现的问题。1、提出下周工作计划以及需请其它部门协调解决的问题。2、由具体分管的副总经理或部门经理对本周各部门工作进行讲评，提出下周工作要点，进行布置和安排。（五）5、其它会议：突发事件、重大问题等需临时开会解决的，由事件的主管部门组织临时召开。三、会议安排（一）1、董事会会议及公司例会：由行政部提前将会议内容通知参会人员，专业会议、部门会议、设计师、业务人员工作会议及其它会议由部门召集人通知。（二）2、会议主持人和召集部门分别做好有关准备工作，拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案等材料，落实会场，备好茶水等。（三）3、会议进行时，会议主持人首先宣讲会议议程，引导参会人员按要求发言。发言人有偏题或跑题现象发生时，会议主持人应及时提醒，言归正传，把握全局。在必须延长会议时间时，应征得参会者的同意。（四）4、会后两天之内整理、发布会议纪要或会议记录。董事会会议、总经理会议及公司例会由行政部文员整理记录，部门会议由部门负责人指定人员记录，专业会议由参会部门整理记录，会议纪要或会议记录发放后，报行政部备案一份。四、会议要求（一）1、开会前，会议召集人需明确会议议题，并将此议题通知会议人员。（二）2、参会者提前拟好会议发言提纲，发言时简洁明了，严格遵守会议的限定时间。（三）3、会议参加者在会上要畅所欲言，各抒己见，允许持有不同观点和保留意见。但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行。（四）4、严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前不得私自泄露会议内容，影响决议实施。（五）5、控制会议人数，与会议内容无关者，不必参加会议。（六）6、控制会议时间，公司会议时间为23小时；部门一般会议时间为3060分钟。（七）7、会议期间，与会人员关闭手机或呼机，确因急事需会议期间联络，应将手机或呼机设置于静音状态，接听手机时应自觉离开会议室，以免影响会议进程。（八）8、会议结束时，主持人要与全体参加人员确定会议结论。（九）9、参加会议人员不允许迟到，迟到者按公司考勤制度予以处罚。确因急事不能参加者，应在开会前20分钟内通知会议召集人。档 案 管 理 制 度 一、严格执行公司的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。 二、行政管理中心应明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对公司全部档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。 三、各类规章制度、办法、人事、会议记录、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、固定资产明细等由行政管理中心办公室负责归档。 四、公司内部基础资料，各项目征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸、各类承包合同、协议的正本原件，各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料原件全部由办公室负责归档；相关部门对与自身工作有关的文档进行复印留档。 五、归档资料必须符合下列要求： （一）文件材料齐全完整； （二）根据档案内容合并整理、立卷； （三）根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。 六、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。 七、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定酌情处置。 八、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。文 件 收 发 规 制 度 一、公司的全部红头文件及其他相关文件由办公室拟稿。文件形成后，由总经理签发。业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或总工程师审核、签发。属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。 秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。 二、已签发的文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。三、公司的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项 登记清楚，并报告报送结果。 秘密文件由专人按核定的范围报送。 四、经签发的文件原稿送办公室存档。 五、外来的文件由办公室负责签收，并于接件当日按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办；属急件的，应在接件后即时报送。文 印 管 理 规 定 一、文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。 二、打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，送办公室打印。各部门草拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打印。三、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。 四、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。 五、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。 部门印章、介绍信使用管理制度一、公司公章由财务中心保管，合同专用章由合同组保管，介绍信由行政管理中心办公室保管，部门印章由部门经理负责保管。二、公司及印章的刻制、启用、停用及销毁应报董事会批准。部门章的印制、启用、停用及销毁应报总经理批准。三、印章使用要求（一）凡属经济合同文本需盖公司级公章和经济合同专用章的应事先经过董事会或其授权人员批准。（二）凡属对外公文需盖公司级公章或一般例行公事、联系业务等须加盖公司级公章的，应事先征得总经理批准。（三）凡需携公章外出办事，应事先征得总经理签字批准，用后立即退回财务中心。（四）凡因公需要加盖部门印章者须经部门经理同意。此情况只适用于不发生任何经济责任的一般业务性往来。（五）各类公章的使用均应建立登记制度。四、介绍信使用要求 （一）介绍信均由办公室统一保管出具，开具介绍信须经办公室主任批准。（二）因公出差需带加盖公司公章的空白介绍信，要有总经理签字批准。如有剩余介绍信应交回办公室注销。五、办公室有权不定期检查各部门公章、介绍信的使用情况。电 话 使 用 规 定 一、公司各部门电话费均按月包干使用，由办公室专人统一缴纳和报销。二、若有超出当月包干标准的，从超额部门的工资中扣出。当月节余部分累计到本部门下月话费中使用。 办公用具购置与发放管理规定 一、公司财产、办公用品由行政管理中心办公室负责管理，并建立财产、办公用品购买、使用登记制度。二、各部门负责人对其所使用的公司财产及办公用品负有指导正确使用、妥善保管的责任，对员工有损坏公司财产的行为应提出严肃批评，并予以制止。对情节严重的应及时做出处理。如有遗失和损坏，应由当事人酌情赔偿。三、各部门需购物品须按月提出购买计划，由部门负责人按照“合理、必须、节约”的原则填写物品购买申请，注明购买原因、数量及预算价，按相关程序和管理权限报总经理审批。四、各部门购买物品计划，经总经理审批后交办公室统一采购，专用或特殊用品需自行采购时，应事先征得办公室核准。五、办公用品购置后，须持总经理审批报告和购货发票、清单，到财务部报销。 六、各类物品采购后由办公室负责总务人员验收、登记、入库。七、员工领用物品均需填写“物品领用单”。单价在100元以上物品，员工在离开公司时应予以收回。属非正常损失或遗失的，应有但是人酌情赔偿，赔偿由办公室会同财务部门核定，大额赔款可分期在工资中扣除。办公室每年要会同财务部门对固定资产以及使用年限在一年以上的低值易耗品进行一次清点。办公室有责任不定期检查部门保管、使用各类物品的情况。八、各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报分管副总经理审批后，由办公室统一购买或印制。九、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。十、物品报废须由使用部门负责人填写“报废申请单”，由办公室会同财务部门审核，报有关领导批准后执行。十一、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。十二、所有物品的调配、办理执照、缴纳管理费、租金、参加财产保险、和车辆维修及更新等事项均由办公室统一负责。卫 生 管 理 制 度 为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境，树立公司的良好形象，制定本制度。 一、卫生管理的范围为公司各部门、会议室、厕所、走廊、门窗等办公场所及其设施的卫生。 二、卫生清理的标准是：门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘；地面无污物、浮土；四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；照明灯、空调上无浮尘；书橱、镜子上无浮尘、污迹，书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象；办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正，各类座套干净整洁；微机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土；厕所墙面、地面、便池清洁干净，无杂物、无异味。 三、公司办公场所所有公共区域的卫生由保洁人员负责；办公室负责董事长办公区域的卫生和总经理办公室的卫生,分管副总经理办公室的卫生保洁实行部门责任制，部门负责人为责任人，各部门办公室的卫生，由各部门负责日常保洁。四、办公场所公共区域卫生清理每周集中进行一次大清理，平时随手清洁。五、公司将不定期举行“5S工作现场评比”活动，每月检查两次，累积积分，根据结果每月要作出相应奖励，并存档汇总，列入年终部门先进评比的。各部门要认真对待，积极营造良好的工作氛围。 差旅费管理制度根据有关规定，结合本公司实际情况，本着既勤俭节约开支，又要保证出差人员工作与生活需要的原则，制订本制度。 一、本办法适用于本公司因公出差支领旅费的员工。 二、出差旅费分交通费、住宿费及特别费三项： （一）交通费系指火车、汽车、飞机等费用。 （二）膳宿费系指膳食费及宿费。 （三）特别费系指因公支付邮电或招待费等。 三、员工因公出差，应事先填明员工出差申请单，经部门负责人审核并呈报总经理批准后出差，如因事情紧急而未及时填表，须事先由部门负责人口头报告总经理，等返回公司后，应立即补办手续，员工出差报支表的处理程序如下： （一）出差前依单填明部门、级别、姓名、出差事由、搭乘交通工具、出差日期、预支金额，经部门负责人审核后呈报总经理批准。 （二）出差人凭核准的预支金额，填写借款单，向财务中心预支差旅费。 （三）出差人返回后7日内应填写差旅费报销单，注明实际出差日期、起讫地点、工作内容、报支项目及金额等，由所属部门和财务中心负责人审核后报总经理批准，由财务中心在报销时冲销预支数。 四、差旅费按业务需要、按岗位职务分成如下几个包干： （一）享受总经理待遇的人员，差旅费实报实销。 （二）享受副总经理和总工程师、总会计师待遇的人员，宿费上限300元/日。（三）享受部门负责人待遇的人员，宿费上限200元/日，其他人员宿费上限100元/日，另伙食补助100元/天。交通费以经主管领导核准的交通方式依票据实报实销。 （四）公司员工出差期间，确因工作需要宴请时，需经主管领导核准，依票据实报实销，同时取消当日伙食补助。 （五）公司员工出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用，由个人自理。车 辆 管 理 制 度一、公司车辆由行政管理中心办公室统一管理、调度。各部门公务用车，由部门负责人先向车队队长提前说明，明确用车事由、地点、时间，根据需要统筹安排派车。 二、车辆使用按先上级、后下级；先急事、后一般事；先满足工作任务、接待任务，后其他事的原则安排。除公司领导或各部门到有关部门、工地办事外，单独一人在城区办事，原则上不安排车辆。 三、外单位借车，需经分管副总经理批准后方可安排。 四、车辆驾驶实行专人专车，专车专管。如有临时安排其他部门用车，在用车期间内承担责任，保持车况完好。五、车辆实行定点维修，需维修的项目由驾驶员列出清单后，由车队队长报总经理批准。 六、车辆用油一律到指定加油站加油，并由司机本人签字。七、驾驶员应做到合理用车，节约用油，将油耗控制在最低范围内。八、车辆在外加油须经公司领导审批，否则不予报销。 九、驾驶员不得私自出卖油料和将油料赠送他人，如有发现，加倍处罚。 十、车队队长每年应按时办好车辆保险、养路费缴纳等各项手续，车辆有关证件及资料由公司行政管理中心办公室档案专员负责。 十一、违规与事故处理 （一）下列情况，违反交通规则或事故的经济损失及责任由驾驶员负担： 1、无照驾驶； 2、未经许可将车借予他人使用； 3、违反交通规则引起的交通肇事； 4、违反交通规则，其罚款由驾驶人员负担。 （二）意外事故、不可抗拒原因造成的车辆事故由公司酌情研究处理。保 密 制 度为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。 一、全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司的秘密，更不准出卖公司秘密。 二、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项： （一）公司经营发展决策中的秘密事项； （二）人事决策中的秘密事项； （三）专有技术； （四）招标项目的标底、合作条件、贸易条件； （五）重要的合同、客户和合作渠道； （六）公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号； （七）董事会或总经理确定应当保守的公司其他秘密事项。 三、属于公司秘密的文件、资料，应标明“秘密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。 四、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。 五、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。 六、对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚，直至予以除名。 七、档案存放区域，财务中心等机要重地，非工作人员不得随便进入，更不能随便带人进入。安 全 保 卫 制 度 为维护正常的工作秩序，确保财产安全，特制订本制度。 一、安全保卫工作，要认真落实责任制。总经理是公司安全保卫的第一责任人，应把安全保卫工作切实提上议事日程，进行研究、部署，对本公司的安全保卫工作负全责。 二、成立以总经理任组长、副总经理任副组长、各部门负责人为成员的安全保卫工作领导小组，定期检查安全保卫工作.三、根据实际需要，行政管理中心办公室兼管安全保卫工作，每天下班时要负责检查办公区域的门窗、电灯是否关好，有无闲杂人员等，要切实负起安全保卫责任。 四、落实防火措施，会议中心等重要场所设置的消防栓，不得用作他用，专人应定期检查消防栓是否完好无损；配备的各种灭火器，要按规定期限更换灭火药物；防火通道必须保持畅通，严禁堆放任何物品堵塞防火通道。 五、抓好安全用电： 1、电线、电器残旧不符合规范的，应及时更换； 2、严禁擅自私接电源和使用额外电器，不准在办公场所使用电炉； 3、会议中心、配电房等重地，严禁吸烟和使用明火，非专业管理人员，不得随意进入。 六、落实防盗措施： 1、财务中心要注意安全防盗，下班时部门负责人要检查保险柜、门窗、电灯等全部锁好关好； 2、办公房间无人时要关好门窗和电灯； 3、公司财物不得随便放置，重要文件及贵重物品必须锁好； 七、安全保卫人员要有高度的责任感，经常检查、督促安全保卫措施的落实情况，发现问题，及时消除隐患。因对工作不负责任而造成事故的，一律追究责任；八、全体员工都有遵守本制度及有关安全规范的义务。凡违章造成事故的，一律追究责任；情节严重构成犯罪的，移交司法部门追究刑事责任。 第三章 人力资源部制度详见附本一。 第四章 公共关系部制度印章管理制度印章是文件生效、记载的凭证，是权威的象征，是公司经营管理活动中行使职权、明确公司各种权利义务关系的重要凭证工具。印章的管理，关系到公司的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本制度。第一条 印章定义：本制度中所指印章是指公司发行或管理文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。第二条 印章使用范围： 1、 公司章：以公司名义向公司向外发出的公函、文件、资料及介绍信用章。2、 部门章：刻有公司部门名称的印章。行政部章：就有关行政、人事、后勤等方面业务代表公司用章。财务部章：就有计划、财务等方面业务代表公司用章。3、 合同专用章：以公司名义签订的协议、合同和有关会议纪要等。4、 职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及签名的印章。第三条 印章使用规定1、 对公司经营权有重大关连、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文，盖公司章。2、 公司对外签署装饰装修合同、工程施工合同、材料采购等合同，盖合同专用章。3、 以公司名义对国家机关团体、公司核发的证明文件，及各类规章典范的核决等由总经理署名，盖总经理职衔章。4、 各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章。第四条 印章保管1、公司章、行政章、合同专用章由行政部经理保管，财务章由财务部经理保管，职衔签字章由个人保管。2、各类印章保管人负责保管，如有丢失、损毁或被盗情况，应迅速向总经理汇报，并由保管人负全责。3、印章遗失时除立即向上级报备外，应依法公告作废。第五条 印章使用1、 用印前，先填写印章使用登记表，写明盖印用途，签字后方可用印。2、 印章一般不允许带出公司，特殊情况需经印章保管人批准后方可带出。第六条 印章的更改、废止，由董事会研究后决定。本制度自二OO三年一月起执行。合同管理制度为规范合同管理工作，避免和减少因合同管理不当造成的损失，根据国家有关法律、法规规定，结合本公司实际情况，制定本制度。第一条 公司合同包括：1 公司与客户签订的装饰、施工工程合同。2 公司与材料供应商、物品供应商、印刷制作商、广告推广商签订的合作、合伙合同。3 公司与员工签订的劳动合同。第二条 合同的起草1 由项目负责人负责起草，凡有国家印制的专业规范合同，应优先采用。2 语言应严谨、简练、准确，意思表示清楚，不模棱两可，令人产生歧义。3 合同文本应当正式打印或印刷制成。合同文字除标准用二号黑体外，其余文字内容统一用小二号宋体。4 合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。5 同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数。第三条 所有合同的签定，均应具备以下内容：1 合同各方的法定名称、地址、邮政编码、联系电话、法定代表人姓名、职务、代理人姓名、职务、联系方式；2 签约的目的和依据；3 合同标的；4 数量和质量，包括检测标准和方式；5 价款或酬金，包括支付方式；6 履行的地点、期限和方式；7 争议解决方式；8 违约责任；9 变更或解除条件；10 根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；11 正副本份数、存放地点；12 生效的时间和条件；13 约定的联系方式；14 签约各方开户银行及账号；15 签约各方公章或合同专用章；16 法定代表人或代理人签章。17 当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。第四条 合同的审查1 合同对方主体资格及资信的审查，由负责签定合同的当事人进行了解和审查。包括： 主体资格合法：具有经年检的营业执照，其核载的内容与实际相符； 欲签合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书； 由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明； 具有相应的履约能力：具有支付能力或生产能力或运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件； 具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。2合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同；必须签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保。其中，以保证形式作出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人适用前款规定进行审查。3业务合同的审查，由市场部副总经理与行政部经理共同审核。涉及工程技术的，由工程部副总经理与行政部经理共同审核。审查内容包括： 无损本公司商誉、商业秘密及其他利益。 市场需求情况属实，预测可靠、合理，投入产出核算经济、准确。 工程技术依据真实、可靠；技术措施完备、可行；技术标准和参数科学、真实、可行。 经济效益或社会效益具有真实性，具有可操作性。 价款、酬金的确定正确合理、合法；资金结算、酬金支付方式明确、具体、合法。 内容合法，签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规、政策及计划，无规避法律行为，无显失公平内容。 条款齐备、完整； 文字准确，逻辑清楚，无语病，不使用模糊、易产生歧义的词句。第五条 合同签定的形式1 除即时清结者外，一律采用书面形式。2 凡有国家或行业标准示范文本的，应当优先适用。3 合同一式两份，公司与另一方各保存一份。第六条 重要的、或标的额较大的合同谈判，应有法律顾问和经济技术等专业人员参加。第七条 合同的保管1 与客户签定的装饰施工合同，合同当事人签定后，交行政部统一分类登记编号，行政部登记后，交财务部会计统一保管。2 与合作单位签定的材料采购、合作合同，合同当事人签定后，交行政部统一分类登记编号，行政部登记后，交财务部会计统一保管。3 公司与员工签定的合同，行政部统一登记编号，并负责保管。第八条 合同的借阅1 合同当事人或与履行合同相关的公司人员，需借阅合同者，在具体保管合同的部门签字登记后方可借阅。2 凡与合同无关，因工作需要借阅合同者，除在具体保管合同的部门履行签字手续外，还须出具书面借条，写明借阅原因，借阅期限，经部门经理和行政部经理批准后方可借阅。第九条 本制度自二OO三年一月一日起执行。解释权归行政部。书籍管理办法本公司书籍，泛指设计，工程，策划，财经管理，杂志刊物及其它由公司出资购买的书籍。一、购买 部门经理根据工作需要，向行政部提出购买申请，并填写书籍购买申请表。 行政部经理审核，签字同意后，部门经理方可购买。应急购买，至少应征得行政部经理口头同意。 书籍购买申请表一式二份，行政部留存一份，购买部门经理处留存一份。二、报销 书籍购回后，购买人将收银条、发票、收据等相关票据交行政部书籍管理员。 行政部书籍管理员根据收银条金额，清点实际购买数量，填写入库单，并输入电脑备份，将入库单返回购买人。 购买人填写费用报销单，持入库单、收银条、发票、收据等相关票据，经行政总监签字后，方可到财务部报销。二、借阅1 借阅程序 公司员工借阅，需在书籍借阅登记表上签字，认真填写借阅细目。归还时，履行销借手续。 非公司员工借阅，除履行上述手续外，还必须打借条，并征得行政部经理签字同意。2 借阅制度 按时归还书籍刊物，不得无故延期归还。所有书籍借阅期限不超过一个月。 不得损坏书籍刊物。归还时发现书籍有破裂、缺页等情况，处以罚款10元/次。 不得在书籍上乱作标记，随意涂画。违者处以罚款10元/次。 不得故意弄脏书籍刊物。违者处以罚款5元/次。 不得在书籍借回家后，又转借他人。因复制、拷贝等引起的版权争议，将由借阅者承担责任，公司概不负责。第三条 本办法自二OO三年一月一日起施行。电话及传真管理制度 1、原则上不准许拨打长途电话，如有特殊情况并经过总经办或部门经理准许后，方可拨打，需登记通话时间，并从每月工资中扣除；2、严禁用公司电话打信息台、私话、或联系私人业务；3、接听电话时，应使用普通话：“您好，祥和园装饰工程公司！”如当事人不在，应告知对方，“请问有什么事，需要我帮助或转告吗？”如对方有事需转告，应做好相关记录，以便查询；4、在接听内部和外部电话时，如当事人不在，应做好电话记录并及时转告，以免影响正常工作；5、原则上公司传真由专人指定接收及发送，涉及到机密内容应妥善保管；6、在接发传真时，应做好登记工作，并及时把传真内容交由当事人，如当事人不在，应保存好传真文件。7、各部门及分公司对本部的电话和传真机应保持畅通、完好，有问题及时维修，以免影响工作。物资采购管理制度 为保证公司物料用品供应及时、正常，规范采购用品程序，特制定本制度。第一条 本公司采购物资用品包括：1 公司固定资产及低值易耗品；2 办公用品、电脑耗材等用品用具；3 工程部材料用品（另行规定）。第二条 采购程序：1 每月26日各部门上报下月办公用品、电脑耗材、工具用品物资采购月计划表到采购员处；2 采购员预算下月采购金额，根据物资库存现况填写库存物资数量表和各部门上交的物资采购计划表于行政部经理；3 行政部经理根据各部门库存物资进行审核，金额在 元以内的办公用品，由行政部经理签字批准；金额在 元以上的，由总经理签字批准。4 总经理审批签字后交财务部，财务部预算、预支采购金额；5 财务部备留1份后， 将剩余2份已批准之计划分别交行政部和采购员处；6 行政部经理按计划安排实施采购。7 采购员根据轻重缓急完成当月之采购计划。第三条 临时应急采购1应急采购，必须具备如下条件： 部门经理核实无误，行政部经理签字批准； 确认物品（材料或工具）属应急必须品，经检查维修，仍不能正常工作。2采购流程： 应急采购部门填写请购单交部门经理核实； 部门经理核实无误，金额在 元以下的，交行政部经理签字批准；金额在 元以上的，交总经理签字批准； 签字批准后交财务部，财务部备份1份，另2份分别交行政部和采购员。3采购员持已批准之请购单尽快采购回物资。第四条 说明1物资采购计划 月报表。一式三份，采购员（行政部）1份，财务部1份，部门1份。2物资库存数量表一式三份，行政部经理1份，库存1份，财务部1份。3请购单一式3份，库管兼采购1份，财务部1份，部门1份。第五条 本制度自二OO三年一月一日起执行。解释权归行政部。物资入库及库存管理制度为了公司更好发展的需要，加强财务管理，提高核算质量，规范商品入库、出库手续，保证公司商品物资安全完整，切实提高各部门工作效率，特制定商品入库、出库制度，请务必遵照执行。1 公司所购、所领一切商品，必须办理商品入库、出库手续。2 公司所购的一切商品，应办理商品入库手续。当日购货必须当日入库，不能延误。入库单一式三联，第一联存根联由库房留存登记商品入库帐，第二联客户联交客户与财务对账，第三联记帐联交公司财务记帐。填写入库单应写明商品的产地、规格、单位、单价、数量等，如果商品由市场直接购进则由购进者办理商品入库手续，如果商品由供货方送货到公司，库房则应将客户联交供货方到财务对帐；如果商品由供货方发货到公司，则由验货人或相关部门经办人办理商品入库手续。库房将客户联和记帐联交购进者到财务报帐或统一交到财务记应付帐款。3 公司所出一切商品，应办理商品出库手续。出库单一式二联。第一联存根联由库管留存登记商品出库帐，第二联记帐联交到财务记帐。4 库管员应定期根据商品入库、出库单据，作好商品进、销、存的电脑帐、手工帐。并经常检查帐实是否相符。5 计划采购物资入库时需附 “发票”、“合同”或厂商盖有公章的送货单，库管员对计划内物资进行核销。6 供货商结帐时，经办人持发票填写入库单和付款申请单，经总经理签字批准后交财务部付款结帐。7 经办人开“入库单”时，完整填写品名，数量，单价，合计金额，单位名称等详细名细，并再次对物品进行验收。8 经办人开付款申请单时，完整填写类别、付款项目、收款单位、总金额等详细名细，对总金额进行反复核算。9 公司财务承付商品货款时，必须凭商品入库单，经会计审核由总经理签字后方可付款。10 物资材料由行政部库管统一库存管理，各部门人员领用时须严格执行领用签字手续。领用物用手续详见物品领用管理办法。11 行政部库管每月25日对现存物资进行清理盘点。物品领用管理制度第一条 物品类别1 办公用品：包括纸、笔、笔记本、计算器、名片簿、名片夹等公司出资购买的办公用品。2 公用物品：包括订书机、胶水、回形针、透明胶、双面胶、尺、美工刀等物品。3 电脑耗材：包括各类彩墨、碳粉、硒鼓、专用彩喷纸、照片纸、硫酸纸，其它特种纸及各类电脑、打印机耗材。第二条 领用原则1办公用品： 实行个人领取，自行保管，遗失自负，浪费惩罚的原则。 本人根据工作需要，提出申请，经部门经理同意，到行政部库管处领取。2公用物品： 每个部门（分部）领取一套作为公用。由部门（分部）经理统一领取，并负责保管。 部门经理督促本部门员工合理使用，不得浪费，不得带回家或从事私人业务。行政部不定期进行抽查盘点，违反者将予以重处。3电脑耗材： 实行个人领取，自行保管，遗失自负，浪费重处的原则。 各分部根据当月情况，预测下月工作量，于每月26日30日向行政部提交下月采购申请。 行政部库管经盘库后，拟出下月采购清单，交行政部经理签字审批。 行政部经理签字审批后，将采购清单交采购员进行采购。 每月初第一周，各部门（主要为设计部）员工到行政部领取当月所需电脑耗材，并按领料程序签字。 部门经理督促本部门员工合理使用，不得浪费，不得从事私人业务。行政部不定期进行抽查盘点，违反者将予以重处。第三条 领用程序1 员工领用物品时，填写领料单，经部门经理签字后，向行政部库管员领取。2 部门经理领用材料时，填写领料单，经行政部经理同意后，向行政部库管员领取。3 行政部库管员接到领料单，在材料领用登记表填写领料名称、规格型号、数量、项目名称、用途，领料人签字后，方可发放物品。4 应急需领用物品，其领料单由行政部经理或副总经理签字，并用单据注明，方可领用。5 物品属自然磨损者，则以旧换新；凡属遗失或被盗者，及时报行政部备补，并按原价赔偿。第五条 本制度自二OO三年一月一起执行，解释权归行政部。车辆管理制度为提升工作效率及工作品质，确保公司车辆使用及时、合理及安全化，完善司机人员行车管理，特制定本制度。第一条 车辆管理1 公司车辆由行政部统一负责管理，分别按车号设册登记管理。2 需用车部门，由用车人提前填写派车申请单（临时、紧急情况除外），报行政部经理批准。3 车辆出行前，司机填写出车记录，填明行程、用车原因、预计时间、返回时间及车况等。4 车辆返回公司时，停放在本大厦车库指定位置，将车辆钥匙、行驶证及时交回行政部经理处，并填写返回记录。5 车辆调度原则以派车单送达先后顺序及办理事务的轻重缓急程度安排车辆。6 各种车辆的附带资料，除驾驶证、保险卡由各使用人携带外，其余均由行政部保管，不得遗失。第二条 司机行车管理规定1 司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。2 车辆返回或出车前半小时，司机人员需认真检查车辆安全状况（油、水、电），以确保车辆正常运行。3 不论什么时间，司机应保证通讯联络设施畅通，以方便公司随时调遣。情况特殊确实不能联络的，事后要说明原因。4 外出行车时，如不能按预计时间及时返回，司机要及时通知公司行政部，以利调度。5 司机必须如实、认真填写车辆出行登记表，经同行者或使用者签认实际使用时间及里程，交行政部经理、财务部会计审核及总经理签字批准后方可报销。，车辆出行登记表作为油费、过路费、停车费报销的依据，否则不予报销。6 车内不准吸烟