南开技术学院「文书处理与档案管理」办法.doc

南開技術學院文書處理與檔案管理辦法90.3.28八十九學年度第一學期第二次行政會議通過訂定92.5.21九十一學年度第十次行政會議通過修訂第一章、通 則第一條 本校為強化文書處理與檔案管理現代化、提昇行政效率，特依照行政院訂頒之文書處理與檔案管理手冊，並參酌本校現行狀況訂定本辦法。第二條 本校總務處文書組為本校總收發單位，負責辦理文書函件之收發、分轉、文件稽催、檔案整（清）理、借調等事宜。第三條 本校各處、室、部、中心、系、科、附設專校等單位應指派專人擔任單位收發工作，負責單位文件簽收轉發，並協助總收發執行文件稽催、歸檔等。第四條 公文之機密性與公文處理時限規定： 一、機密性分：絕對機密、極機密、機密、密。陳核、會辦時使用黃色卷宗。二、處理時限規定：（時限計算除限期公文外，不含假日、紀念日等）（一）最速件：一日。使用紅色卷宗。（二）速件：三日。使用紅色卷宗。（三）普通件：六日。使用白色卷宗。（四）限時公文及法令有一定時限者，依限辦理。（五）會辦案件除有時限規定外，應依案情視同速件以上等級文件辦理。第五條 送請核判公文以一案一卷宗為原則，並文件須裝訂整齊，附件數量多時應加附標籤。第二章、文書處理第六條 收文作業應確按拆封、點收、編號、登記、分文、簽收等程序處理。一、總收發負責每日到校文件點收並依下列方式處理：（一）一般文件分置於各單位信箱；掛號、包裹等建立簽收資料。（二）製作管制函件之文件收文資料供文件分發、簽收、管制等。本資料副送秘書室、各一級單位（含各系科）參閱用。各單位或個人如有逕收之公務文件（不含純屬個人之文件），應交文書組補登收文資料。（三）學生一般信件由學務處課指組至文書組取領後改置於該組設置之班級信箱；掛號信件等由文書組個別通知領取。（四）假日及非上班時間，到校郵件由警衛室代為簽收暫行保管。二、各單位收發人員於收受總收發所轉交文件後（含逕收文件），應儘速轉送業務承辦人簽收。簽收資料由總收發製作；逕收文件資料由單位收發製作。第七條 各單位指定專人負責公文分辦。公文由文書組送至承辦單位後，分辦人員即送交承辦人員擬辦。如積壓不分因而延誤者，分辦人員應負完全責任。第八條 承辦人員擬辦案件，應衡量案情緩急輕重，急要者提前辦理，其他亦按序辦理，不得積壓。代收公文者應隨即轉交承辦人處理，如有延誤，代收人應負失誤全責。第九條 單位收發對收受之公文經辨識為非業務承辦單位，應退回文書組改分，文書組若無法辨識改分，得逕陳秘書室判分處理。第十條 業務承辦人於簽收文件後，應將文件資料摘錄於公文處理簿，並進行文件處理。第十一條 總收發、單位收發之文件收發資料及業務承辦人之公文處理簿均列為移交之要項。第十二條 文件之簽收、承辦、審、核（判）均應於簽署下註明月、日、時、分。第十三條 各單位應貫徹職務代理制度，以避免延誤文件處理時效。第十四條 案情涉及兩個以上單位時，應由主辦單位會簽，如已會簽而且所述內容與會簽無違背時，則不必再會稿，核定後應副知有關單位。第十五條 奉核案件如需發文者，應持奉核之原稿至文書組索取發文字號，隨後之繕打、校對、用印與寄發資料之裝封、郵務寄件資料填寫等，由業務承辦人依規定自行辦理。無公文稿之文件需用各式印鑑者，應填寫用印申請單併同奉核之原稿申請用印。第十六條 機密性文件索取發文字號及申請用印時，由承辦人員親持辦理，作業人員僅憑校長之簽核辦理，不得閱覽其內容。機密文件、急要文件或附有價證券及貴重物品之公文，應親自遞送。第十七條 各單位郵寄文件應於每日指定之時間前送交文書組，逾時次日處理。第十八條 凡送發校外公文內容含有實物、原始資料，受文單位尚無公文電子交換機制者，無法傳送之資料，電子檔案超過500KB等，均非屬公文電子交換作業範圍內，其餘應以電子交換執行發文作業為原則。機密文件仍以掛號或親送方式處理。第十九條 以電子交換執行發文時，承辦人員應將奉核之稿件、電子檔及公文處理簿一併交與文書組。若有未能接收交換資料者，改以紙本寄發。第二十條 本校各式文件發文字號之型式由文書組簽奉核定後實施。第二十一條 校長若因出國等情，長時離校期間，各公文稿之主官簽署應依秘書室通告作應有之書寫。如：校長出國 副校長代行第三章、檔案管理第二十二條 業務承辦人於文件處理結案後，應主動整理本案之全部原始資料，依序裝訂，註記檔號、保存年限，連同已登錄資料之公文處理簿，送交文書組辦理文件歸檔簽收。第二十三條 歸檔文件須為已完成批示核閱者。範圍為：一、凡涉及公務之來文原案（正、副本均同）、發文原稿等均屬之。二、經費結報所需文件為原案，則文件歸檔以註明正本歸併經費結報案之影本代之。三、借調檔案時，攜帶載有資料記錄之公文處理簿至文書組填寫借檔紀錄後辦理；借調他單位檔案時，須憑所填具之借檔單辦理。四、借閱之檔案，不得洩密、拆散、塗改、抽換、毀損、轉借、轉抄、遺失，機密文件非經簽准，不得複印。第二十四條 各單位人員之職責：一、收分文人員：使用公文分辦登記簿，隨時檢查未歸檔之公文，催促承辦人歸檔。二、承辦人：參照第四條公文處理時限規定，按時辦出。 三、各單位主管：（一）查催、審核本單位公文處理時限。 （二）責成本單位收分文人員查催。（三）考核所屬人員公文處理績效。（四）對文件保存年限之註記應作審查。第二十五條 教職員離職時，如有借調案卷未歸還者，不予辦理離職手續。第二十六條 文書組於每月定期對未歸檔文件提送單位收發催檔資料一次，本資料分陳秘書室、總務長室各一份供參考，各單位收發一份依資料協助文書組轉知業務承辦人依第二十三條儘速辦理歸檔。若兩次催檔通知後仍未依規定歸檔者，文書組將提送有關資料陳秘書室。第二十七條 任何文書案件之銷毀應依規定辦理，不得逕自隨意處理。文書組應視需要得依據文件保存年限及有關規定與程序作文件檔案之掃描、拍