《行政管理流程》doc版.doc

16目 录 1、行政-01 会议管理工作流程2、行政-02 固定资产管理流程3、行政-03 客户招待管理工作流程4、行政-04 办公用品/物料管理流程5、行政-05 办公设备管理流程6、行政-06 文书档案管理流程7、行政-07 档案借阅管理流程8、行政-08 收文管理工作流程9、行政-09 发文管理工作流程10、行政-10 名片印刷管理流程11、行政-11 宣传物料制作管理流程12、行政-12 印章使用管理流程1、 会议管理流程编号：HZ-RSB-XZGL-01 编制日期：2011-11-14程 序详 细 步 骤备注步骤 1相关部门内勤填写会议申请单并草拟会议通知，上报人事部审核。相关部门、人事部步骤 2人事部审核通过，上报总经理审批；审批通过，下发会议通知。人事部、总经理室步骤 3相关部门做出会议预算、组织计划，上报总经理审批。步骤4相关部门做好会前准备、召开、承办及会议纪要总结工作。相关部门、人事部步骤 5总结交由部门领导、人事经理及总经理审定。相关部门、人事部、总经理室步骤 6审批通过，由人事部向公司各部门下发会议纪要。人事部、总经理室此处会议性质为：招商会、展会、联谊会、客户答谢会等大型会议。办公会议流程在“另注”中。撰写会议纪要、决议领导、部门提出另注：公司内部办公会议流程： 确立议题安排会议议程会场布置会议记录上级审阅、签批印发有关部门、人员资料归档人事部收集发出会议通知时间、地点、与会人员、议题、议程场地布置、座次、签到、设备电脑、投影仪、录音笔笔笔音议题顺序、发言顺序、准备文件具体会议管理工作流程图如下：流程图：相关部门 人事部 相关领导是开始会议申请草拟通知受理审核总经理审批会议通知费用预算会前准备费用预算会议总结会议承办会议承办会前准备总经理审批部门审定纪要发文结束会议纪要是否2、 固定资产管理流程编号：HZ-RSB-XZGL-02 编制日期：2011-11-15 程 序详 细 步 骤备 注步骤 1各部门于每季度第一个月的10日前填写采购申请表,并提交人事部汇总；并上交总经理审核。急采购不受此限制。申请部门、人事部、总经理室步骤 2人事部询价做出预算，交由申请部门；申请部门上交财务部审核。人事部、申请部门、财务部步骤 3财务审核通过上报总经理审批；人事部负责采购、入库。人事部、财务部、总经理室步骤4形成公司固定资产台账；各部门领取，须填写领用登记表，并在季末进行清点。申请部门、人事部流程图： 申请部门 人事部 相关领导开始制定年度/季度需求计划汇总年度/季度需求 总经理审核采购申请选定供应商采购财务经理审核编制计划、预算市场调查、询价总经理审批入固定资产清单库签字领用固定资产领用清单归 还季度固定资产清点结束3、 客户招待管理工作流程编号：HZ-RSB-XZGL-03 编制日期：2011-11-16 程 序详细步骤备 注步 骤 1接待部门到人事部领取并填写客户招待申请单接待部门步 骤 2根据要求，人事部安排就餐地点、规格。人事部步 骤 3接待部门明确费用预算，报送财务审核，总经理审批财务部、总经理室流程图：接待部门 财务部门 相关领导客户招待安排开始结束填写招待申请单总经理/部门经理审批审核明确费用预算用餐招待费用汇总报送财务部总经理/部门经理审批4、 办公用品采购管理流程编号：HZ-RSB-XZGL-04 编制日期： 2011-11-17程 序详 细 步 骤备 注步骤 1各部门内勤于每月二十五日前编写采购计划,并提交办公用品采购申请。新进人员或特殊用品文具的申领不受此限制步骤 2人事部文员将各部门采购计划汇总，上交人事经理、总经理审核。人事部、总经理室步骤 3审核完成后，递交给采购文员，进行采购步骤4通知各部门内勤统一领取，并签字记录。人事部、申请使用部门流程图： 申请部门 人事部 相关领导开始提交采购需求汇总需求 人事经理审核选定供应商采 购总经理审核编制计划、预算市场调查、询价入办公用品清单库签字领用办公用品领用清单归 还月度办公用品清点结束是5、 办公设备管理流程编号：HZ-RSB-XZGL-05 编制日期：2011-11-18程 序详 细 步 骤备 注步骤 1人事部文员需对各部门办公设备进行登记，了解办公设备的使用情况。人事部步骤 2申请人填写报修/报废申请单，上交部门经理、人事经理、总经理审核。人事部、总经理室步骤 3审核完成后，递交报修/报废申请单给人事部文员，进行处理。步骤4人事部文员就处理费用向财务部进行结算。人事部、财务部流程图： 申请部门 人事部 总经理室办公设备登记开始结束设备使用情况表设备建档设备维修设备报废审批审核处理费用结算财务部审核并结算是是否6、 文书档案管理流程编号：HZ-RSB-XZGL-06 编制日期：2011-11-20 程 序详 细 步 骤备 注步骤 1各部门内勤于每月5日前整理出本部门需要存档备份的文件资料。新进人员或特殊用品文具的申领不受此限制步骤 2人事部汇总需要存档备份的资料，并分类、编号，进行归档保管。人事部步骤 3每季度或年度对存档资料进行鉴定、筛选，提出档案销毁建议清单。人事部、总经理室步骤4根据审批进行销毁或重新分类、编号，以便存查。汇总人：人事部行政文员 审核人：人事部经理 审批人：总经理开始流程图： 相关部门 人事部 相关领导收集、整理文书结案分类、编号保 管档案鉴定人事部经理审核议销毁建议总经理审批销毁7、 档案借阅管理流程编号：HZ-RSB-XZGL-07 编制日期：2011-11-21 程 序详 细 步 骤备 注步骤 1申请人填写借阅登记表,人事部经理审批。申请部门、人事部步骤 2保管文员调出文件，申请人查阅并及时归还。步骤 3保管文员做好借阅资料归位工作，并监督查阅人登记签字。查阅人：各部门申请人 审批人：人事部经理、总经理 保管人：人事部文员流程图： 申请部门 人事部 相关领导开始普通文件重要文件填写借阅表总经理审批经理审批查 阅调出文件归 还 登记、归档结束8、 收文管理工作流程编号：HZ-RSB-XZGL-08 编制日期：2011-11-22程 序详 细 步 骤备 注步骤 1各部门内勤收到文件后，需对文件信息进行整理。申请部门、人事部步骤 2请示相关领导后，进行文件处理。步骤 3人事部行政文员需详细记录收文处理情况以备查询。流程图： 相关部门 人事部 相关领导开始收到文件收文信息整理整理收文否审核文件处理文件分发是收集资料否整理分类审核文件移交是文件查阅 定期整理结束9、 发文管理工作流程编号：HZ-RSB-XZGL-09 编制日期：2011-11-23程 序详 细 步 骤备 注步骤 1相关部门起草文件后，交人事部汇总并审查。相关部门、总经理室步骤 2递交总经理审批。步骤 3依据总经理意见开始执行。流程图： 相关部门 人事部 相关领导开始起草文件审查编号汇总文件文件打印文件执行定期整理文件储存文件下发文件执行结束总经理审批否是10、 名片印刷管理流程编号：HZ-RSB-XZGL-10 编制日期：2011-11-24程 序详细步骤备 注步 骤 1印制名片申请者填写，由人事部文员于每月月底之前统计，交由总经理审批。 申请部门、人事部、总经理室步 骤 2名片印制前，行政文员需和申请人确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系方式、数量等需确认无误。 依公司名片样式印制步 骤 3确认完毕之后，联系印刷业务者。申请部门、人事部步 骤 4自确认名片内容起，一周后到人事部领取。审批人：总经理 制作人:行政文员 流程图： 申请部门 人事部 相关领导填写名片制作申请单开始统计、汇总确认名片信息提供名片信息联系印刷、制作通知领取签字、确认登记结束提供名片样式总经理审批11、 宣传物料制作管理流程编号：HZ-RSB-XZGL-11 编制日期：2011-11-24 程 序详细步骤备 注步 骤 1宣传物料申请者填写，经人事部经理签字后交给制作文员。申请部门、人事部步 骤 2物品制作前，申请部门确定设计方案，行政文员需和申请人确认物品名称、数量、规格，交由时间等，需确认无误。申请部门、人事部协作步 骤 3确认完毕后，联系相关制作单位。人事部、对外制作单位步 骤 4根据物料制作时间不同，领取时间等待通知。人事部、申请部门流程图： 申请部门 人事部 相关领导总经理审批填写宣传制作申请单开始统计、汇总确认物料信息提供设计方案联系制作公司通知领取签字、确认登记、备案结束大额制作普通 物料货到登记入库12、 印章使用管理流程编号：HZ-RSB-X