《时间管理入门》doc版.doc

時間管理入門 -1- 時時 間間 管管 理理 入入 門門 . .前言：前言： 時間管理是：控制自己的時間與工作，而不是讓它們控制自己。時間管理是：控制自己的時間與工作，而不是讓它們控制自己。 所有真正有成就的人，都有一個共同點：他們都曾經坐下來徹底地考慮過有關他們時間資本所有真正有成就的人，都有一個共同點：他們都曾經坐下來徹底地考慮過有關他們時間資本 的使用方法。的使用方法。 不靠風向，是靠控帆才能達到目的地，成功的時間管：不靠風向，是靠控帆才能達到目的地，成功的時間管： 在待辦事項及其優先順序上得到更好的總體觀。在待辦事項及其優先順序上得到更好的總體觀。 得到更多的創造性空間得到更多的創造性空間( (以主導代替反應以主導代替反應) )。 應付、減少與迴避壓力。應付、減少與迴避壓力。 贏得更多的休閒時間，給家人、朋友及自己本身，贏得更多的休閒時間，給家人、朋友及自己本身， 專注並有系統地達成目標，並藉此賦予您的生命意義與方向。專注並有系統地達成目標，並藉此賦予您的生命意義與方向。 壹、理念篇：壹、理念篇： 一、時間是一、時間是 ； ； ( (寶貴的、有限的寶貴的、有限的) )。 二、揪住時間的竊賊：從分析評估自己的工作開始。二、揪住時間的竊賊：從分析評估自己的工作開始。 作行動紀錄表：檢討目前時間使用狀況。作行動紀錄表：檢討目前時間使用狀況。( (每日活動時間表連續記錄七天每日活動時間表連續記錄七天) ) 三、設定目標：逆推的讀書計劃先從三、設定目標：逆推的讀書計劃先從長程目標長程目標 人生目標人生目標開始中程目標短開始中程目標短 程目標。程目標。 1.Pareto-rule1.Pareto-rule巴列圖巴列圖8080：2020 規則規則8080的價值通常是由的價值通常是由 2020的事務所產生的事務所產生 2.2.艾森豪規則：艾森豪規則： 任務任務 B B 22 定下期限定下期限 或授或授 權權 任務任務 A A 11 立刻處理立刻處理 字紙簍字紙簍 44 任務任務 C C 33 授授 權權 重要性重要性/ /緊急性緊急性 3.3.廢除廢除派金森原則派金森原則：工作時間愈充裕，則工作進度愈緩慢。：工作時間愈充裕，則工作進度愈緩慢。 時間管理入門 -2- 四、拉欽質問四、拉欽質問自問自答法自問自答法：如何把自己的時間活用到最極限？如何把自己的時間活用到最極限？的質問。的質問。 1.1.最初的答案出現即可第一個答案即是最佳的答案。最初的答案出現即可第一個答案即是最佳的答案。 2.2.經常提供經常提供拉欽質問拉欽質問：指示牌提醒。：指示牌提醒。 3.3.避免完美主義。避免完美主義。 貳、計劃篇：貳、計劃篇： 一、計劃一、計劃時間分配時間分配表示贏得時間最重要的計劃原則是表示贏得時間最重要的計劃原則是書面化書面化。 1.1.優點：優點： 整體觀；減輕記憶負擔；自我激勵；專心；每日工作檢討；資料檔。整體觀；減輕記憶負擔；自我激勵；專心；每日工作檢討；資料檔。 計畫時間計畫時間執行計畫所須的時間執行計畫所須的時間 計畫時間計畫時間執行計畫所須的時間執行計畫所須的時間 節省時間節省時間 解決問題所需的時間。解決問題所需的時間。 更好更迅速地更好更迅速地達成達成個人與職業的個人與職業的目標目標。 節省節省並贏得並贏得時間時間以便處理真正重要的任務及目標。以便處理真正重要的任務及目標。 對所有的計劃、任務與活動之對所有的計劃、任務與活動之整體觀整體觀。 減少減少忙碌與忙碌與壓力壓力，對日常生活更有前瞻性。，對日常生活更有前瞻性。 建立自我獎賞系統。建立自我獎賞系統。 保持彈性，預留空白調整之用。保持彈性，預留空白調整之用。 2.2.不作計劃就是計劃失敗。不作計劃就是計劃失敗。 3.3.試寫出您的遺囑。試寫出您的遺囑。 二、使用日計劃表：計劃得愈詳細，愈不容易發生意外。二、使用日計劃表：計劃得愈詳細，愈不容易發生意外。 1.1.寫下任務、行動及交差期限。寫下任務、行動及交差期限。 2.2.估計處理事務所需的時間。估計處理事務所需的時間。 3.3.留些緩衝時間。留些緩衝時間。 4.4.確認確認優先順序優先順序，簡化簡化及及授權授權的可能性。的可能性。 5.5.追蹤檢討：轉載記錄未完成的事。追蹤檢討：轉載記錄未完成的事。 6.6.善用善用 35(35(或或 46)46)表格。表格。 三、依輕重緩急設定優先順序：做對的事三、依輕重緩急設定優先順序：做對的事效果效果 ，比把事情做對，比把事情做對效率效率更重要。更重要。 AA專心處理專心處理-B-B授權授權-C-C清理清理分析：分析： 任務任務 A A：最重要的任務。：最重要的任務。 任務任務 B B：重要但可以授權的任務。：重要但可以授權的任務。 任務任務 C C：對職務功能無意義的任務，但卻佔了最大的工作量。：對職務功能無意義的任務，但卻佔了最大的工作量。 時間管理入門 -3- 垃圾桶的使用法：垃圾桶的使用法： B BA A P PC C 四、善用零碎時間：四、善用零碎時間： 1.1.早上儘可能早起。早上儘可能早起。 2.2.有效地利用每個讀書天。有效地利用每個讀書天。 3.3.假日不可浪費在玩樂上。假日不可浪費在玩樂上。 4.4.養成回家後一定會唸書的習慣。養成回家後一定會唸書的習慣。 5.5.要利用片斷的時間唸書。要利用片斷的時間唸書。 6.6.用集中學習用集中學習思考創作方式思考創作方式分散學習分散學習記憶方式記憶方式原理。原理。 7.7.不要找藉口。不要找藉口。 參、實戰篇：參、實戰篇： 一、積極的開始：一、積極的開始： 每天做些讓您自己快樂的事。每天做些讓您自己快樂的事。 每天做些感覺更接近個人目標的事。每天做些感覺更接近個人目標的事。 每天做些平衡工作壓力的事每天做些平衡工作壓力的事( (運動、家庭、嗜好等運動、家庭、嗜好等) )。 二、注意能力曲線：二、注意能力曲線： 時間管理入門 -4- 三、保留寧靜時刻：三、保留寧靜時刻： 四、透過四、透過授權授權工作、任務、權限責任的轉移工作、任務、權限責任的轉移指導：指導： 1.1.成功的授權：成功的授權： 授權的意願授權的意願意志意志 。 授權的能力授權的能力能力能力 。 2.2.檢查檢查授權規則授權規則(快速分析法快速分析法) ) 該作什麼？該作什麼？( (內容內容) ) 誰該作？誰該作？( (人人) ) 為什麼他該作？為什麼他該作？( (動機，目標動機，目標) ) 他該怎麼作？他該怎麼作？( (範圍，細節範圍，細節) ) 什麼時候他該完成？什麼時候他該完成？( (時限時限) ) 時間管理入門 -5- 五、堅毅執著：忙碌的一天，不一定充滿著壓力；反之，妥善的解決一件困難的任務會令人五、堅毅執著：忙碌的一天，不一定充滿著壓力；反之，妥善的解決一件困難的任務會令人 滿意，甚至有休息的感覺。滿意，甚至有休息的感覺。 六、避免拖延：六、避免拖延： 1.1.沙拉米切片沙拉米切片SalamiSalami：義大利臘腸：義大利臘腸技巧：分而取之，各個擊破。技巧：分而取之，各個擊破。 2.2.兩端平衡法：左工作拖延的原因；右工作完成後的各種好處。兩端平衡法：左工作拖延的原因；右工作完成後的各種好處。 3.3.改變習慣：系統性趨近法。改變習慣：系統性趨近法。 迅速踏出第一步；別試圖在太短的時間內做太多的事；迅速踏出第一步；別試圖在太短的時間內做太多的事； 不允許自己破例。不允許自己破例。 肆、格言篇：肆、格言篇： 一、每個人都有時間，可是只有少數人有足夠的時間。一、每個人都有時間，可是只有少數人有足夠的時間。 二、二、SenecaSeneca： 我們的時間，一部份被偷走了，一部份被騙了，而剩下來的又不知不覺的消我們的時間，一部份被偷走了，一部份被騙了，而剩下來的又不知不覺的消 逝了。逝了。 三、馬克吐溫：當我們眼中失去目標之後，我們的努力便得加倍。三、馬克吐溫：當我們眼中失去目標之後，我們的努力便得加倍。 四、春天不播種，秋天無收穫。四、春天不播種，秋天無收穫。 五、計劃的愈詳細，愈不容易發生意外。五、計劃的愈詳細，愈不容易發生意外。 六、彼得六、彼得 杜拉克：作對的事情，比把事情做對更重要。杜拉克：作對的事情，比把事情做對更重要。 七、舊約箴言：七、舊約箴言：心中喜悅，面帶笑容；心裡憂愁，靈受損傷。心中喜悅，面帶笑容；心裡憂愁，靈受損傷。 八、一日之計在於晨。八、一日之計在於晨。 九、尼采：最重要的，不是我們最大聲，而是我們最沉默的時刻。九、尼采：最重要的，不是我們最大聲，而是我們最沉默的時刻。 十、當局者迷。十、當局者迷。 十一、臨淵羨魚，不如退而結網。十一、臨淵羨魚，不如退而結網。 十二、萬事起頭難，習慣成自然。十二、萬事起頭難，習慣成自然。 十三、把握時間工作，它是成功的代價。十三、把握時間工作，它是成功的代價。 把握時間思考，它是力量的泉源。把握時間思考，它是力量的泉源。 把握時間玩樂，它是年輕的秘訣。把握時間玩樂，它是年輕的秘訣。 把握時間讀書，它是智慧的基石。把握時間讀書，它是智慧的基石。 把握時間交友，它是幸福的大門。把握時間交友，它是幸福的大門。 把握時間夢想，它是摘星的路徑。把握時間夢想，它是摘星的路徑。 把握時間去愛，它是生命的真樂。把握時間去愛，它是生命的真樂。 把握時間歡笑，它是靈魂的樂章。把握時間歡笑，它是靈魂的樂章。 十四、昨日是一張已作廢的支票，明日是一張本票，只有今天才是現金。好好用吧！十四、昨日是一張已作廢的支票，明日是一張本票，只有今天才是現金。好好用吧！ 十五、湯瑪士十五、湯瑪士 卡萊利：我們的主要工作不是眺望渺茫的未來，而是做就在手邊的事情。卡萊利：我們的主要工作不是眺望渺茫的未來，而是做就在手邊的事情。 十六、湯瑪士十六、湯瑪士 赫胥黎：各種教育最可貴的成果或許便是學會要求自己在必要時去做某件應赫胥黎：各種教育最可貴的成果或許便是學會要求自己在必要時去做某件應 該做的事，無論你是否喜歡這件事；它是每個人都應學習的第一課；該做的事，無論你是否喜歡這件事；它是每個人都應學習的第一課； 而且不論這種訓練開始得多早，它可能也是個人最難學得透澈的一課。而且不論這種訓練開始得多早，它可能也是個人最難學得透澈的一課。 十七、羅伯特十七、羅伯特 阿德格列弗：這世界充滿了各種未完成的事業，它原本是能夠成功的，只要阿德格列弗：這世界充滿了各種未完成的事業，它原本是能夠成功的，只要 在適當時機，某人的耐心能轉變為主動的不耐就成了。在適當時機，某人的耐心能轉變為主動的不耐就成了。 時間管理入門 -6- 十八、亞歷山大十八、亞歷山大 伍爾寇特：許多人花了一半的時間來空想某些事情，這些事是我們原可擁伍爾寇特：許多人花了一半的時間來空想某些事情，這些事是我們原可擁 有的有的-如果我們沒有把一半的時間都耗在空想上的話。如果我們沒有把一半的時間都耗在空想上的話。 十九、如果你能以金錢換取時間的節省，就儘量如此做罷。奇怪的是，從最早開始，人們似十九、如果你能以金錢換取時間的節省，就儘量如此做罷。奇怪的是，從最早開始，人們似 乎就是相當樂於以自己生命極有限的時間來換取金、銀、銅、鐵。乎就是相當樂於以自己生命極有限的時間來換取金、銀、銅、鐵。 伍、表格篇：伍、表格篇： 一、月曆表或行事曆：掛在明顯處，隨時檢討。一、月曆表或行事曆：掛在明顯處，隨時檢討。 科目或事項科目或事項考試日期考試日期報告日期報告日期 二、可能讀書時間表：二、可能讀書時間表： 你自己可能的讀書時間 時 間 週一週二週三週四週五週六週日 ： ： ： ： ： ： ： ： 三、每週讀書時刻表：三、每週讀書時刻表： 上午上午 6 6：0000 週一週一週二週二週三週三週四週四週五週五週六週六週日週日 6 6：0000 7 7：0000 8 8：0000 9 9：0000 1010：0000 1111：0000 1212：0000 下午下午 1 1：0000 2 2：0000 3 3：0000 4 4：0000 5 5：0000 6 6：0000 7 7：0000 8 8：0000 9 9：0000 1010：0000 1111：0000 1212：0000 時間管理入門 -7- 陸、問卷篇：陸、問卷篇： 項次項次內內 容容是是 否否 1 1 我是否有我是否有-用寫的用寫的-明晰的終身目標？明晰的終身目標？ 2 2 在未來六個月，我是否有類似的一套目標？在未來六個月，我是否有類似的一套目標？ 3 3 我今天是否做了一些讓我更接近終生目標或短程目標的事情？我今天是否做了一些讓我更接近終生目標或短程目標的事情？ 4 4 對於下週想完成那些工作，我是否有清礎的概念？對於下週想完成那些工作，我是否有清礎的概念？ 5 5 我是否試著在首要時間內處理最重要的工作？我是否試著在首要時間內處理最重要的工作？ 6 6 我市否專注於目標而非過程？以完成的程度而非行動的多寡來作自我評估？我市否專注於目標而非過程？以完成的程度而非行動的多寡來作自我評估？ 7 7 我是否根據重要性、而非以緊急性來設定優先順序？我是否根據重要性、而非以緊急性來設定優先順序？ 8 8 我是否對於通勤時間作建設性的使用？我是否對於通勤時間作建設性的使用？ 9 9 我是否儘可能對工作作授權？我是否儘可能對工作作授權？ 1010 我對挑戰性工作是否和例常性工作一樣作授權？我對挑戰性工作是否和例常性工作一樣作授權？ 1111 除了責任外，我是否同時授以權力？除了責任外，我是否同時授以權力？ 1212 我是否防止部屬把他們感到困難、擔心的決定或工作往上授權？我是否防止部屬把他們感到困難、擔心的決定或工作往上授權？ 1313 我是否有效地利用部屬的助力，讓我自己的時間作更好的支配？我是否有效地利用部屬的助力，讓我自己的時間作更好的支配？ 1414 我是否採取行動以防止不必要的訊息和刊物侵入我的辦公桌，佔用我的時我是否採取行動以防止不必要的訊息和刊物侵入我的辦公桌，佔用我的時 間？間？ 1515 在爭議某件是否要存檔時，我是否遵照：在爭議某件是否要存檔時，我是否遵照：如果有疑問就丟掉如果有疑問就丟掉的原則？的原則？ 1616 參加會議時，我是否試圖將論題具體化，並對作成的決定和分派的責任作參加會議時，我是否試圖將論題具體化，並對作成的決定和分派的責任作 摘要？摘要？ 1717 當我有所決定時，我是否試著採用電話或親自處理，而只是指示已經很清當我有所決定時，我是否試著採用電話或親自處理，而只是指示已經很清 楚時才使用書面溝通？楚時才使用書面溝通？ 1818 是否除了緊急情況外，我在離開辦公室時，便試圖將工作暫時忘掉？是否除了緊急情況外，我在離開辦公室時，便試圖將工作暫時