房地产企业文档管理制度.docx

文档管理制度1. 总则1.1为规范公司文档管理工作，特制定本办法。1.2 本制度适用于总公司以及项目公司需要提交给总公司归档的文档管理，除总公司外的其他公司应根据实际情况另行制定文档管理制度。2. 公司文档范围2.1 本制度所指的文档指已经完成的、有保存价值的各种文件材料。2.2 本公司的文档分为三类：科技文档、会计文档、文书文档。 3. 公司文档管理体制根据有关档案法规精神，各部门/项目公司形成的文件材料原则上由本部门/公司负责立卷，并将已立卷的文档每年3月1日以前向总公司档案室移交保管。企业发展部负责主体文档的管理，并对其他部门/项目公司的文档管理工作进行督促和指导。企业发展部可设立专门档案室，配备档案员负责公司主体文档工作。4. 文档的立卷类目、保管期限及代码4.1 公司文档分为文书文档、科技文档、会计文档三大类。4.2 文书文档按公司统一划定的文书档案归档范围与保管期限（见附表）进行立卷归档，建立目录。4.2.1文书文档包括：董事会及公司正式行文、重要通知、重要事件的记录及来往信函、传真等；本公司的机构设置、规章制度、人力资源（含员工档案）、质量管理等相关文件，以及记录公司经营、发展、变更的有关资料；重要的会议纪要、内部或对外发行的刊物；项目策划方案、市场调查、营销活动策划方案、新闻媒介发布的有关公司的各种记录；销售业务的统计、分析、销售合同等；公司质量体系及运行的相关文件。4.3 会计文档指财务、会计及其管理方面的文件材料，分为凭证类、帐簿类、报表类。4.4 科技文档：科技文档是在项目工程建设中形成的各种文字材料，是工程建设竣工的必备条件，是对工程进行检查、维护、管理、使用、改、扩建的依据和凭证。平时由各业务部门保管，归档后，必须交企业发展部集中统一管理。4.4.1 科技文档的分类：综合类：上级批准文件（含决定、批示、领导重要讲话、会议纪要等）；计划任务书（含项目建议书、可研报告及批复、项目总投资及年度计划）；水文地质、工程地质、气象、地震等文件材料；规划、环保、消防、卫生防疫等部门审批文件材料及国土部门的土地使用证；工程监理、中投标文件及有关合同、协议书等；工程竣工验收及质量鉴定文件材料，工程竣工决算及审计批复等文件材料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。 设计文件：方案设计、初步设计、施工图设计的图纸及文件。 施工文件：施工组织设计、安装和施工委托单、协议书、合同、技术会审、交底施工质量检查和隐蔽工程记录、质量事故与处理报告、施工日志、图纸会审、变更设计通知单及图纸、施工照片、开工报告、施工技术总结、采购清单、计划、材料代用单、分承包调查表、合格承包方名单、设备监督记录、进货检验记录、过程检验记录及工程监理有关文件。竣工文件：项目竣工验收报告、峻工图、鉴定书、竣工决算、项目质量评审材料、设备安装、检修情况及质量保证资料。4.5 公司文档除纸质文档外，还包括声像资料和电脑存储的资料：4.5.1 照片文档：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成；4.5.2 影片文档：原版底片、拷贝及文字说明；4.5.3 录音文档：唱片、录音带；4.5.4 录像文档：政治、经济、科技、文娱、广告活动。4.5.5 以电子数据存储的各种资料（软盘、硬盘、MO等）5. 文档的保管期限5.1文书档案保管期限分为三种，永久：50年以上，长期：1650年，短期：115年。5.2会计档案保管期限分为四种，永久、25年、15年、5年。5.3科技档案保管期限分为三种，永久：永久保存，长期：保存期限等于该工程的使用寿命，短期：20年以下。6. 文档的年度归档整理规则6.1 归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。6.2 质量要求：归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合文档保护要求。6.3 整理办法（科技档案整理办法另附）6.3.1 装订：归档文件应按卷装订，装订时，每份文件正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。6.3.2 分类：归档文件采用年度保管期限进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。项目项下如果文件较多，可以再分项进行编目整理。6.3.3 排列：归档文件应在分类方案的最低一类内，按事由结合时间、重要程度排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。6.3.4 编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置项目选择项。6.3.5 编目：归档文件应逐件编目，来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。- 件号：文件的排列顺序号- 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者- 文号：文件的发文字号。- 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“ ”号。- 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20010402。- 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的为一页。- 备注：注释文件需说明的情况。6.3.6 归档文件目录应装订成册并编制封面，归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。6.3.7 装盒：将归档文件按件号顺序装入文档盒，并填写文档盒封面、盒脊及备考表项目。文档盒封面应标明全宗名称。盒脊或底边应设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“”号连接；盒号即文档盒的排列顺序号。6.3.8 备考表：备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。- 盒内文件说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。- 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。- 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。- 日期：归档文件整理完毕的日期。7. 文档的保管7.1 防止文档的损坏，延长文档的寿命，维护文档的安全；7.2 公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存文档，档案入库分年度，编号从上到下、从左到右；7.3 做好文档室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。8. 文档的鉴定与销毁8.1 对已失去保存价值的文档，应征得主管负责人的同意，组织有关人员与档案管理员进行鉴定，并造册报经总经理批准后方能销毁；8.2 销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字；8.3 公司终止、解散时，文档按股东会决议的要求进行移交。9. 密级文档的借阅、使用9.1 凡需使用密级文档者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和文档密级，经各级领导签批后方能调阅。具体权限如下：文件密级借阅权限审批权限绝密部门经理以上总经理机密秘密相关员工部门经理9.2 秘级文档一般仅供在档案室阅看。外借的须办理登记手续。9.3 借阅期限不得超过两星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续；文档借阅期内，因特殊需要，档案管理人员有权催还。9.4 借阅文档者应爱护文档，确保文档的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅文档交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。9.5 公司内文档利用的方式有：9.5.1 提供文档原件；9.5.2 提供文档复印件；9.5.3提供文献索引资料；9.6 文档管理人员应主动向各部门、员工提供公司文档编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。9.7 文档管理人员有义务接受公司有关部门、人员定期咨询要求。9.8 文档管理人员应依据国家文档、统计法律法规，做好公司文档统计工作。9.9 政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司文档，公司予以配合、协助。10员工人事档案管理10.1 员工人事档案管理是指员工进入公司后建立的人事档案管理。10.2员工人事档案属公司“秘密”级资料，由企业发展部指定专人管理。10.3 员工进入公司后，应由企业发展部及时建档。10.4 员工人事档案主要包括以下材料：1） 个人简历和应聘报名表2） 身份证、学历学位证书、职称证书、上岗资格证书复印件3） 体检报告4） 原单位解除劳动合同证明书5） 入职登记表6） 转正申请表7） 劳动合同8） 员工任免、考核等人事材料9）