《行政公文的格式》doc版.doc

工作总结 规章制度 情况汇报 教学教案 办公应用第三节 行政公文的格式 一、眉首眉首由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人六个部分组成。1公文份数序号。是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。一般用七位阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行。在行政公文中，份号只适用于密级较高的或需要如数收回的公文。2秘密等级和保密期限。秘密等级是指公文秘密程度的等级。国家规定保密文件，分为秘密、机密、绝密三级。保密期限是指公文保密的时间期限。3紧急程度。是对公文送达和办理的时间要求。紧急公文根据紧急程度分为“特急”、“急件”两种。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”等字样。4发文机关标识。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。5发文字号。发文字号是发文机关编排的文件序号，便于公文登记、分类、保存和查询。它由发文机关代字、年份和序号组成。6签发人。即代表机关最后审核并批准公文生效的领导人姓名。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。二、主体 主体是公文的主要写作部分，由公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等几个部分。 1公文标题。公文标题应当准确简要地概括行政公文的主要内容并标明公文种类。一般由发文机关、事由和文种三要素组成。2主送机关。指公文的主要受理机关，即负责承办、贯彻执行、答复的收文机关。主送机关要求使用全称或规范化简称、统称。在标题下空1行，左侧顶格标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关后加冒号。公文的主送机关一般有以下两种情况：（1）上级机关制发的下行公文，如是普发的，主送机关可以是多个，但必须是同一级别。（2）下级机关发送的上行文，一般只有一个主送机关，不可多头主送，以免责任不明，互相推诿，贻误工作。如需同时报送另一上级机关，可采取抄送形式。 3正文。正文是公文的核心部分，反映公文的具体内容，表明制发机关的行文意图。主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。不同文种的公文正文写法、要求不同。正文总的要求：符合党和国家法规、政策，内容正确，实事求是，文字简练，合乎文法，逻辑严密，文理通顺。4附件说明。附件说明只适用于有附件的公文，用于说明附属在公文正件之后的有关文字材料的名称、件数和顺序号等。公文如有附件说明，在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标冒号和名称。附件如有序号应使用阿拉伯数码（如“附件：1”）；附件名称后不加标点符号。5成文日期。成文日期用于表明公文开始正式发挥效用的时间。成文日期以机关负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准；经过会议通过的，以会议通过日期为准。成文日期必须用汉字将年、月、日标全，“零”写成“”。6印章。印章是发文机关对公文生效负责的标志。公文除“会议纪要”或以电报形式发出以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。印章与公文正文必须同处一页，不得采取标志“此页无正文”的方式处理。7附注。附注是指公文的传达范围、使用范围的规定及应当说明的其他事项。如“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。公文如有附注，在成文日期和印章之下居左空2字并加圆括号。8附件。附件是附属于公文正文的其他公文或文字材料，是公文的重要组成部分。有附件的公文在正文之后有附件说明。常见的附件有两种：一种是公文正文很短，只起批准、发布、印发、转发、批转作用，公文的主要内容是附件。如公布令，转发、批转性通知；另一种是作为补充说明公文正文的文字图表或数据材料等。公文的附件和公文正文具有同等效力。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标志“附件”。三、版记版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分。1主题词。主题词就是能表达公文内容特点和归属类别的规范化名词或名词性词组。为了便于公文的立卷归档，适应公文处理规范化、信息化的需要，办法要求行政公文标注主题词。标注主题词的原则是准确、规范，不能随意而定，主要依据国家公文主题词表以及各地根据实际情况编制的地方性公文主题词表进行标注。一份公文主题词一般35个，最多不超过7个，最后一个词必须说明公文的文种。主题词用3号黑体字居左顶格标识，后标冒号，主题词词目用3号小标宋体字标识，词目之间空1字，不用标点符号。2抄送机关。抄送机关指除主送机关外需要执行或需要协助承办或需要知晓公文内容的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。在主题词下1行，左右各空1字标识“抄送”，后标冒号；抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。3印发机关和印发日期。印发机关指负责制发公文的办公部门；印发日期指公文印制的时间。印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；印发机关居左空1字，印发日