《秘书角色浅析》doc版.doc

兰州大学就业模块“秘书学”培训论文 “秘书角色”浅析 资环05环科武文飞“ 秘 书 角 色 ” 浅 析（资源环境学院2005级环境科学 武文飞）摘 要：秘书职业在当今已经显得越来越重要，在新的时代环境下，我们应该对秘书这一角色赋予时代的涵义，知道秘书这一角色受到多种因素的影响，是多种因素共同作用的产物，它的运动轨迹是十分复杂的，并不是通过单一的函数模拟就能很好的理解并扮演着一角色的，而且在实际的工作当中还可能发生角色冲突而产生不适感，这就需要我们熟悉秘书职业的特点并掌握相关的理论，给秘书角色一个比较准确的定位，以利于工作顺利高效地完成。因此，本文就从富有时代涵义的秘书定义出发，通过分析秘书职业的特点，以及秘书角色的分工，提出秘书如何提高自身素质，科学定位自身秘书角色的有效途径。关键词：秘书 角色 定位众所周知，秘书的职能就是为领导工作服务，通过服务领导来体现为人民服务这一根本宗旨，秘书的特性，也因此决定了“秘书工作是很困难、很辛苦的工作”，“又是非常重要的工作，这是很多人不愿干、一般人又干不了的活”。因此，要成为一个优秀的秘书人员，就必须充分把握秘书的时代涵义，全面认识秘书这个职业的特点和要求，全面把握好所扮演的社会角色。一、 秘书的时代涵义“秘书”一词自20世纪80年代产生以来，不同的人对这一概念的理解均不一致，各有侧重点，下面先谈谈国外有关“秘书”的定义。（1）秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她（他）掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断力，并在给予的权力范围内做出决定。（2）秘书是指具有熟练的办公室工作能力，不需上级教促即能主动负贵，积极进取、干练果断，能在授权范围内做出正确决定的经理助手。下面再来看看我们国内秘书界关于“秘书”的若干理解。（1）秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。（2）秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。（3）秘书或秘书工作者是各级领导机关及领导人员的参谋和助手，主要职责是协助决策，承办业务，摘好行政工作。（4）秘书是专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。（5）秘书是指掌管文书并协助机关或部门负贵人处理日常工作的人员。可以看到，上述关于秘书的理解各有侧重点，但是同时我们又可以发现其中的共同特点，那就是秘书应该结合时代环境，结合时代的新的要求来努力掌握秘书的专业技能，并且学会操作现代办公技术，有效利用自身智慧，为自己的上级提供必要的综合服务和辅助性工作的工作人员。二、 秘书工作的特点从前面关于秘书的定义中我们也可以看出，秘书工作具有从属性和辅助性的特点。具体说来则主要有以下几点：（1）综合性领导工作是全面性的工作，其所涉及的管辖范围的深度和广度就决定了秘书工作的纷繁复杂特性。（2）服务性为领导工作服务，是文秘工作的永主题，因此秘书人员就需要对上级的合理要求来通过自己的努力工作来满足，并在具体的工作过程中表现出来。（3）事务性办文、办会、办信（电），收发公文，撰写文稿，接转电话，接待来访，安排日程，上传下达等，周而复始，大多是以办事形式表现出来。（4）政治性文秘工作必须坚持党的路线、方针、和国家的法规法令，因而文秘人员应具有政治敏锐性和判断力。（5）机要性文秘人员在领导身边工作，为领导服务，接触重要文件，经管机密、绝密事项，参加有关会议，提前知道某些重要决定和信息，这种机要性，要求有保密意识，遵守保密纪律。（6）服从性文秘人员办任何事情，处理任何事务，都只能根据领导的意图和指示精神，而不能擅自作主决定某项任务。三、 秘书的角色功能通过前文对秘书角色定义的理解和对秘书工作特性的理解，可知，秘书职责的综合性决定了秘书角色的多样性。而且在实际的工作过程中也表现出了这一特点。因此，下面就谈谈秘书的角色功能。为了讨论的简便，在这里将秘书的角色功能分为主角功能和配角功能。1.秘书的配角功能秘书职业的从属性，决定秘书工作的配角地位。对此，秘书必须对自己的配角角色有充分的认识，能自觉地把握。秘书角色是以直接为领导服务为重要前提的，其它一切行为和思想都应从这一前提出发。他的一切活动要服从领导活动的既定目标，按照领导活动的要求和意图调整自己的行动和想法。也正是秘书们以完成大量的具体事务性工作来维持整个管理机器的正常运转。秘书正是通过在领导身边默默无闻的工作来体现这种功能的。因此，也就对秘书提出了许多角色要求。在这些角色要求中，忠诚和谨慎无异是对秘书的首要要求。因为秘书是以获得领导的信任为存在的前提，而获得领导信任，又必须主动以自己的忠诚去换取。从根本上讲忠诚的应是党和人民的事业，而不是某一领导者。同时应当谨慎的处理各类事务，以协调好各方面的工作，避免出现不必要的失误和麻烦。2.秘书的潜在主角作用秘书在实际工作中扮演的是一个角色组，特殊场合下，也有充当主角的时候。即使在领导身边，也不是一成不变的配角，还可以发挥潜在的主角作用，即秘书通过对领导决策的辅助，间接地影响领导活动的日的和指向，作为领导支配地位的影像而显现。作为现代秘书，在领导的决策前后，应主动大胆地出谋划策。首先必须有敢于“标新立异”的勇气，大胆开拓创新的精神。其二，必须提高自己的政治思想素质，达到与真正的主角同样甚至高于的思想高度，培养临峰俯视的才气，宏观把握的眼光，同时又必须做到细致。其三，作为信息时代的秘书，还必须强化信息的综合分析和调查研究能力，为领导提供真实可靠的情报和决策的依据。四、 秘书角色的科学定位 根据现代汉语词典，定位有两种涵义：（1）用仪器对物体所在的位置进行测量；（2）经测量后确定的位置。关于定位秘书角色应采用第二种涵义，也即秘书应该是怎样的，应当充当什么角色。下面就从两个方面来探讨这一问题。1.明确秘书工作的特点，明确自己的职责，是准确定位秘书角色的前提（1）明确“对位”知道“该做什么”作为具体的操作者，秘书要经常思考这样一个问题，如何保质保量地完成工作任务要解决这个问题，一要做到三勤：勤学、勤想、勤干。二要做到三熟：政策规定熟知，工作环境熟悉，业务技能熟练。三要做到三清：清楚内外关系，清楚工作重点，清楚领导意图。（2）提前“就位”知道“先做什么”在纷繁复杂的秘书工作当中，如果分不出轻重、主次、缓急、就会因小失大。所以秘书应以目前迫切需要和必须解决的问题为急。这样就能理出工作主线，合理地做好各项工作；不急于办的事务可以缓办，为其他事情让路。日常工作要按时完成，以减少“塞车”现象。（3）灵活移位，知道“不做什么”秘书在履行督办，协调等职能时一定要明确督办不等于发号施令，协调不等于包办代替。所以，秘书在督办和协调时应将位置下移，在熟悉情况，理解别人的基础上完成任务。（4）转换角色，及时“补位”秘书人员固然要明确职责，找准位置。但相互之间的角色也并非绝对不能转换，同级之间其他人员不在岗，有关部门需要帮助时，可以随机制宜，及时补位，避免工作中出现失误。2.在工作中应当尽量避免角色冲突，合理解决角色的冲突问题（1）要摆正自己的位置首先必须认清“我是谁”这个问题。在工作中，秘书永远要遵循规则，为领导搞好服务。其次要知道“我在干什么”。秘书所从事的一般是基础性工作，包括资料收集、文件整理、材料写作、调查研究等，处于从属地位，其价值只有在为整体服务的过程中才能得到认同。（2）要保持角色系统的整体均衡秘书不能人为地给某一种或几种角色斌予功利色彩，或夸大其作用秘书的多样性角色并无主次之分，因此要协调好在不同环境下的各种角色的转换。（3）要善于换位思考秘书的换位思考主要针对领导而言。领导有时工作上会出现差错，可能在处理事务时采取感性的方式，使得秘书不理解或想不通。这时秘书最好保持冷静的态度，把自己放在领导的位上加以思考，这样就会对领导偶然的过失表示理解，同时向领导提出善意的补正意见。（4）要正确发挥各种角色的功能不同的角色具有不同的功能，角色主体只有自觉适应各种不断变化的环境，才能在实践中实现自我价值，从而极大地发挥自己的潜能。因此，秘书必须让自己的身份角色和职能角色同时体现在具体的行为上，共同发挥作用，这样就能不断提高自己的综合素质。因此，有人提出秘书还应做到“十要”和“七戒” ，即：十要：（1）脑要清：有清醒的头脑，有清晰的思维能力。（2）心要诚：对领导忠诚，对基层群众热诚，以诚待人，勤奋工作。（3）气要平：遇到困难和挫折，基层群众不理解时要平心静气，不发急、会制怒。（4）眼要明：目光敏锐，善于发现新事物。（5）耳要灵：及时收集各方面信息，及时了解群众的意见和反映并及时反馈给有关领导。（6）嘴要严：严格遵守保密纪律，不该说的坚决不说。（7）腿要长：经常深入基层了解情况、调查研究、掌握第一手材料。（8）手要短：廉洁奉公，不伸手捞个人好处，不借领导名义牟取私利。（9）行要正：作风正派，一举一动，一言一行都要起表率作用。（10）笔要直：论人衡事都要客观公正。七戒：（1）戒敷衍塞责不尽心：工作责任心的强弱是能否胜任本职工作的第一要素。（2）戒疲于应付脑不勤：能撰写出既符合政策规定又合乎领导口味的文稿。（3）戒夸夸其谈腿不勤：说空话不办实事。（4）戒飞短流长嘴不严：秘书工作要求其具有保密性。（5）戒稍遇挫折精神不振：要正视工作中的挫折。（6）戒飞扬跋扈定位不准：应认清角色、摆正位置，绝不目中无人、居高临下。（7）戒曲意讨好心不正：做好自己的本职工作。秘书角色的准确定位是做好秘书工作的前提，是秘书工作的指南。社会的高速发展要求我们必需准确定位自己，只有准确定位自己的角色才能取得人生和事业的成功。五、 提升综合素质，满足角色的定位要求（1）树立和培养相应的意识，提高政策水平有良好的意识才能在工作中保持良好的道德水平，贯彻落实党的基本方针政策。所以秘书应该牢牢掌握马克思主义中国化的精髓，提生政治素质，辅助领导决策，把工作做到实处。（2）实施严格有效的信息培训制度如今的网络环境是对秘书的一大挑战，因此需要采取相应的信息素质培训制度，加大对办公室秘书进行岗前和在职信息素质培训的力度，以增强各种应用、处理信息的能力。（3）进行自我教育，更新知识知识的更新是工作的创新的基础，因此秘书人员应该熟悉本专业的基本知识，积极扩大知识的涉猎范围，以满足秘书工作的需求。（4）培育创新思维秘书人员要在做好服务性、辅助性、协调性工作的基础上，充分发挥自己的主观能动性，积极开动脑筋，对工作任务、工作目标、工作方法有自己独立的思想和语言。以次更好的为秘书工作服务。（5）加强业务培训，提高工作水平目的是通过各种形式的理论学习、经验交流等活动，来有效的提高秘书的工作能力，以利于秘书工作高效有序地展开。 总之，秘书人员应该熟练掌握必备的专业技能，同时在具体的工作环境中不断通过各种途径和方式努力提升自己的综合素质，科学合理的看待秘书角色的多样性问题，并在不断处理秘书角色冲突的过程中全面的理解秘书这一角色，最终给自己的秘书角色一个科学合理的定位，顺利高效的展开自己的本职工作，最终取得事业上的成