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1 超市采购管理系统设计说明书超市采购管理系统设计说明书 目录目录 概概 述述2 1.系统的基本任务.2 2.系统涉及的主要业务.2 3.系统开发的目标.2 系系 统统 分分 析析3 1.用户需求.3 1.1 系统现状.3 1.2 解决的主要问题3 1.3 达到的具体目标3 2.可行性分析.3 2.1 技术可行性.4 2.2 经济可行性.4 2.3 社会可行性.4 3.现状调查.5 3.1 组织机构调查5 3.2 业务流程调查5 3.3 信息流程调查7 3.4 现状评价9 4.目标分析.10 4.1 基本项分析10 4.2 实体联系图10 4.3 改进实体联系图11 4.4 一般关系模型的导出15 4.5 数据字典（DD）表： 21 4.6 功能层次（FHD）图：23 2 概概 述述 1. 系统的基本任务系统的基本任务 xx 是一家连锁超市。本系统以一个统一的界面，给采购员和管理人员提供了不同的操作及 管理功能。数据库服务器可配置在独立的服务器上，也可配置在一台运行本系统的计算机 上。 适用于中小型无连锁店，或连锁店间经济独立的超市的物流管理。 本采购管理系统的基本任务是，开发一个能进行进货管理，库存管理的管理系统。利 用 IT 技术解决日常的业务来往，能进行相关的业务处理，业务数据的存储，各类的报表的 打印，数据的统计分析以及财务信息等。 2. 系统涉及的主要业务系统涉及的主要业务 针对中小型超市的运营模式，有三类核心员工：收银员、采购员和管理人员，分别有 三个核心功能需要实现，销售功能，采购功能，库存管理和员工管理功能。 管理人员的功 能应该在此基础上进行扩展，实现销售记录查询，采购记录查询，商品信息查询、添加、 删除和修改，以及促销活动的设置。本系统的主要功能则是实现采购功能，采购记录查询， 商品信息查询 综上所述，主要的业务为商品采购。 3. 系统开发的目标系统开发的目标 根据用户的需求及公司的实际状况，本系统的开发主要目标有： 建立一套功能完整、高效、安全、稳定的采购管理系统。 系统能够准确地反映进货、库存、等方面的各种信息，以帮助决策者制定适宜的 销售策略。 界面简洁、操作方便、简单易学，用户不需要有太多的专业知识。 为用户使用进行采购管理系统的信息化与电子化打下一个较为良好的软件基础。 3 系系 统统 分分 析析 1. 用户需求用户需求 1.1 系统现状系统现状 近年来，IT 技术在企业管理中的应用快速发展，企业的各类业务都利用计算机技术 支持、管理。由于公司的销售业务来往繁忙，单据、数据繁多，已超出人工所能处理的范 围，为了更好的管理公司的采购，将他们集成一体，便是本系统所要解决的问题。 1.2 解决的主要问题解决的主要问题 基本资料管理：用计算机代替人工对一些基本资料的管理。例如，供应厂商资料，客 户信息，商品信息，员工档案等。 采购管理：自动生成采购单据，用计算机管理商品采购退货等业务。 库存管理：管理仓库的入库，库存，出库，支持库存台账，盘存等操作。 销售管理：管理销售业务，包括批发与零售，生成相关的单据，报表，支持各类查询。 数据统计：对各类数据的统计与分析。 财务功能：日常业务的财务方面的管理与查询。 1.3 达到的具体目标达到的具体目标 基本资料管理：提供供应商地址、电话、联系人等管理资料库功能；提供货品的分类 管理、货品编码自动生成、查询、打印等功能。 采购管理：包括请购资料自动生成、各类采购入库、采购退回、流程审核；系统记录 供应商交货的历史纪录作为比价及拟价的依据，并可生成相关的采购统 计分析报表。 库存管理：包含各类入出库操作,可处理多仓库、多单位的货品管理、存货核算、库存 调整、盘点、调拨、流程审核等 销售管理：包含各类销售出库、销售退回、流程审核、销售分析、销售业绩排行及相 关统计分析功能。 数据统计：能进行对各类数据进行日，月，季，年等进行统计分析以及相关的对比。 打印设计：灵活的报表生成工具,用户可以自由定义各种单据样式、财务报表、管理汇 总表、统计分析表等。 2. 可行性分析可行性分析 可行性分析是依据初步调查的结果做出系统开发可行与否的结论过程。任何一个工程的立 项都需要进行项目的可行性分析。可行性研究的目的就是用最小的代价在尽可能短的时间 内确定问题是否能够解决、是否值得去解决。根据调查分析，系统设计方案有以下三个可 行性：经济可行性分析、技术可行性分析、社会可行性分析。 1） 、经济可行性分析 4 超市管理系统的投入，能够提高工作效率，减少工作人员，从而减少劳力资本的投入，根 据核算，系统投入 10 个月之后，就能够收回开发系统的投资，所以从经济角度来说，本系 统开发完全必要。 2） 、技术可行性分析 本系统开发涉及到的技术因素有： A.管理系统的开发方法。使用生命周期法开发系统。 B. 网络和通信技术。 超市网络与通讯即使可靠，不存在问题。 C 构规划和技术设计。开 发小组有应用数据库开发经验。 D.数据库技术。开发小组能都使用熟悉使用一种编程语言。 E.生命周期法开发技术。开发小组具有相应能力。 综上，本系统开发不存在技术问题。 3）社会可行性分析 目前超市管理系统已经在大型的超市中得到了广泛的应用，超市商品需要现代化和信息化， 只有合理的运用信息化的管理，才能在市场竞争中立于不败。超市管理系统不超市管理系 统不仅能够提高经营者的回报，而且能够随时掌握市场的动向，为经营者提供必要的市场 信息，解决了经营者最需要解决的迫切问题，同时超市管理系统对操作人员的要求不高， 也合理的节约了成本的投入。 可行性研究结论 ： 通过经济、技术、和社会等方面的可行性研究，可以确定本系统的开发完全必要，而且是 可行的，可以立项开发。 3. 现状调查现状调查 3.1 组织机构调查组织机构调查 Xx 连锁超市是直线职能制组织机构，上面是连锁超市门店总经理，在门店总经理的管 理下设置相应的职能部门从事专业管理工作，主要有副经理，商品部，企划部，客服部， 销售部，财务部，行政部，后勤部等。其中副经理协助门店总经理的工作，负责公司的日 常事务；行政部负责公司的行政、人事、档案等方案的工作；财务部是负责公司的财务核 算；销售部负责公司商品的批发销售等；后勤部是负责一些日常的后勤工作。 5 总经理 副经理 商品部 后勤部 销售部 财务部 企划部 客服部 行政部 xxx 公司的组织机构 3.2 业务流程调查业务流程调查 本系统所涉及的业务主要是商品的入库，商品的库存管理是一个较综合性采购管理系 统。该系统由进货管理、盘存管理构成。各个部分的业务流程简述如下： 进货管理：接受供应厂商交来的进货单，同时进行相关的审核，如果出错则退回给 供应商，不接受商品；无错则与已到货物核对，单据数据如果与所送来的商品不符则退回 给供应厂商，相符则把货物入库，登记入库单，在库存台账各相关账页中登记进货栏并修 改库存栏。 盘存管理：接受仓务部门交来的盘存通知，进行相关的审核，出错则退回给仓务部， 无错则依库存台账盘点商品，填写盘存明细表，按处理意见，登记库存台账相应货物页， 对现存少于最小存量者，登记采购单，交给仓务部进行处理。 6 3.3 现状评价现状评价 从以上分析看来，大部分管理或操作还处于手工处理阶段，不利于业务的处理效率及 质量。例如，进货管理及库存管理都是靠人工进行检查，核对，入账，其效率低下，查询 要花费相当大的时间。最重要的是，日常统计工作靠手工来完成，其工作量相当大，且容 易出错。对数据的保存不全，且容易丢失。 上面的分析看出，有一些单据重复或不必要，例如可以将客户的配货直接交给库管员， 业务员不用填写领货单；库管员将配好的单据送给业务员，无需填写发货单，因而可以提 高工作的效率，减少差错的概率。还有，客户的退货单也可以直接交由库管员进行处理， 由于库管理决定将货物入库还是退还给供应商。 总的来说，海纳公司的进销存系统流程基本顺畅，有许多可取的地方，能够正确处理 各个单据，进行相关的信息存储查询。销售档口的 POS 系统有许多可利用的数据，公司内 部的 ERP 系统亦有许多可利用的地方。 4. 目标分析目标分析 4.1 基本项分析基本项分析 在本采购系统中，各单据资料的数据项列举如下： 采购单：供方名称、采购单号、采购日期、编号、品牌、类别、颜色、数量、单价、金额、 备注、已执行、制单人、财务审核、仓管员。 采购退货单：退货单号、退货日期、供方名称、编号、类别、颜色、类量、单价、金额、 备注、已执行、制单人、财务审核、仓管员。 库存单：仓库、款号、品牌、款式、单位、仓号、颜色、数量、进货价、销售价。 入库单：单号、仓库、日期、款号、品牌、款式、单位、色号、颜色、数量、进货价、已 入库、填表人、收货人、审核。 出库单：单号、仓库、日期、款号、品牌、款式、单位、色号、颜色、数量、销售价、已 发货、填表人、收货人、审核。 盘点单：日期、仓库、日期、序号、款号、品牌、类别、颜色、盘存数、盈余数、已审核、 制单人、备注。 4.2 实体联系图实体联系图 原则原则 1（确定实体）：（确定实体）：能独立存在的事物，例如人、物、事、地、团体、活动、事项等， 在其有多个由基本项描述的特性需要关注时，就应把它作为实体。 在本系统中，实体主要有客户、供应商、员工、商品、仓库。 原则原则 2(确定联系确定联系)：两个或多个实体间的关联与结合，如主管，从属，组成，占有，作用， 配合，协同等，当需要予关注时，应作为联系。联系通常是某类行为动作，ERD 中关注的 是其状态与结果而非过程。 本系统中，客户与商品之间的联系是“购买”联系。一个客户可以购买多种商品，同 时一种商品也可以被多个客户购买，它们之间的联系是多对多的“购买”联系。供应商与 商品之间的联系是“供应”联系，一个供应商可以提供多种商品，而一种商品只能由一个 供应商提供，所以供应商与商品之间的联系是一对多的联系。员工与商品之间的联系是 “管理”联系，一个员工可以管理多种商品，同时一种商品可以实多名员工管理，它们之 间的联系是多对多的“管理”联系。仓库与商品之间的联系是“存放”联系，一个仓库可 以存放多种商品，一个商品只存放于一个仓库中，所以它们之间的联系是一对多的联系。 7 原则原则 3（确定属性）：（确定属性）：实体的属性是实体的本质特征。实体应有标识属性（能把不同 个体区分开来的属性组） ，并指定其中一个作为标识。联系的属性是联系的结果或状态。属 性具有如下几个特点：（1）非多值性（2）非复合性（3）非导出性（4）实体的属性还应 有非关联性，只有一个实体的基本特征，与其他实体无关；联系的属性应具有关联性，是 对联系结果或状态的描述。 从这条原则可得到实体和联系的属性如下： 商品（编号，款号，款式，品牌，颜色，类别，库存上限，库存下限，计量单位，采购批 量，停用标志） 员工（工号，职位，姓名，性别，电话，手机，身份证号，地址，入职日期） 供应商（名称，联系人，电话，手机，传真，地址，尚欠金额） 客户（名称，联系人，电话，手机，传真，地址，尚欠金额） 仓库（编号，名称，负责人，电话，手机，地址，是否计算库存） 供应（日期，数量、价格） 购买（日期，数量，价格） 存放（库存量，库存价） 原则原则 4(一事一地一事一地)：信息分析中得到的基本项要在且仅在实体联系图中的一个地方作为 属性出现。 根据以上的分析，可以画出本系统的原始 ERD 的基本结构。如下： 商 品 员 工 供 应 采购退货 所 采经 办 办 理采购所退 采购单 供应商 采购退货单 原始实体联系图（ERD） 4.4 一般关系模型的导出一般关系模型的导出 通过 ERD 转换为一般关系模型四条原则分析，数据库中进行存储的一般关系模型如 下： 商品（款号，品牌，计量单位，库存上限，库存下限，采购批量，存放仓库，现存量，库 存价） 供应商（名称，联系人，电话，手机，传真，地址，尚欠金额） 仓库（代号，名称，负责人，电话，传真，地址， ） 采购单（单号，日期，经办人，供应商） 8 采购退货单（单号，日期，办理人，供应商） 发货单（单号，日期，经手人，客户） 销售退货单（单号，日期，处理人，客户） 盘存单（单号，日期，清点人，仓库） 入库单（单号，日期，经手入库人，仓库） 出库单（单号，日期，经手出库人，仓库） 所采商品（商品编号，数量，进货价，采购单号） 采购退货（商品编号，数量，退货价，采购退货单号） 所发商品（商品编号，数量，销售价，销售类型，发货单号） 销售退货（商品编号，数量，退货价，销售退货单号） 所盘商品（商品编号，实存数量，盘存单号） 入库商品（商品编号，数量，入库价，入库单号） 出库商品（商品编号，数量，出库价，出库单号） 4.5 数据字典（数据字典（DD）表：）表： 基本项表： 编号项名类型长度小数位值域从属说明 J001款号字符20商品 J002采购批量数据400商品 J003停用标志布尔11,0商品 J004库存价货币840商品 J005是否计算库存布尔11，0仓库 J006单号字符20入库单 J007日期日期8入库单 J008已完成布尔11,0入库单 J009数