文秘面试问题及答案

1 / 29 文秘面试问题及答案 文秘面试问题及答案 问题 1：当你在嘈杂环境中忽然接到电话，你会？ 无所谓，留在原地，继续接听 立刻找一个比较安静的地方 附近没有安静的地方，请对方留下联系方式，然后迅速打过去 附近没有安静的地方，请对方留下联系方式，第二天再打 问题 2：对方自我介绍之后，你并不记得自己曾经给该公司投过简历，这时你会： “ 抱歉，能再说一遍贵公司的名称吗？我刚才没有听太清楚，谢谢！ ” 迅速回想有关信息 很热情地说： “ 对，对，我投过， 很希望能有机会到你们公司工作！ ” 语气平淡，先虚与委蛇，套个面试机会再说 疑惑地问： “ 我给你们投过简历吗？真的吗？请问我投的是什么职位？ ” 问题 3：对方要求你用英语立刻进行一场电话面试，而你英语口语水平一般，在紧张的情况下，你会？ 很紧张，支支吾吾，连平时练得滚瓜烂熟的句子也说不顺畅 2 / 29 前 2 分钟很慌张，但很快我会平静下来，发挥正常水平 哈哈，越是紧张，我反而越能够超常发挥 用 “ ” 询问，并把对方的问题用自己的方式复述一遍，在这个 过程中用纸笔写下回答要点，然后根据要点回答 问题 4：对方要求你于某日某时到该公司面试，但并未告诉你该公司详细地址，你会？ 在电话中向对方询问公司的具体地址 若对方态度和善，不但会问具体地址，还会询问行车路线 挂断电话后才想起来，没办法，按照刚才的号码再打回去询问吧 挂断电话后才想起来，没关系，我上网查查去，如有好几个地址，那就再打电话询问 问题 5：接到面试通知后，你会？ 欣喜若狂，一整天都在不断幻想自己被录取之后的情况，一直到面试时间 很沮丧： 么烂的公司，还敢让我去面试！一直怒到面试时，准备摆臭脸色给面试官看！ 心情有点激动，这个公司不怎么有名，但是如果我连这个面试都过不了，我怎么冲刺五百强！所以，看面经吧！ 3 / 29 有喜悦，也很忐忒，像怀揣了只小兔子，紧张的不得了，等到终于平复下来，才发现面试时间快到了 无喜无悲，照样上网打游戏、看片，不把这面试当作什么大问题，反正是我的跑不掉，不是我的也不会落我身上 问题 6：面试前，你是否会特地整理一下个人形象和卫生？ 不会，我对自己的形象 很有信心，恩，明天打算穿那套看起来很青春的牛仔装 不会，我相信面试官会更看重我衣衫滥屡的外表下，那出色的才能 会，洗洗头发洗洗澡，以干净、清爽、利落的形象出现在面试官面前 说不定，看心情还有要去面试的公司，知名外企我会适当修饰以下，小公司就算了 会，我会洗洗头发洗洗澡，再洒点香水，画个装，这让我更有信心 问题 7：面试当天，你是否会选择如下哪种形象出现？ 时尚、性感的装扮（女性） 大方素雅的职业装（女性） 朴素、清纯的装扮（女士） 西服领带，西装革履（男士） 穿最合体的便装（男士） 4 / 29 休闲服配牛仔装（男士） 问题 8：根据你查询到的路线乘车之后，你发现那家公司并不在车站附近，这时你会： 立刻打电话给通知你面试的人询问 先找几位周围的人问问，问不到就立刻打电话问通知面试的人！ 找个知道路的出租车司机，打车去 没事，我打印了一份小地图，根据方位，一定能找到，实在不行，就再找人问 问题 9：当你历尽千辛万苦终于赶到公司之后，你发现你比预定时间早到了半个小时 ，这时你会 直接进公司找前台，平静地联系面试人员 先在公司附近晃一晃，熟悉一下环境，整理好心情，顺带想想可能遇见的面试问题，提前 5钟再进去 先观察一下公司附近的环境，食堂远不远，购物方不方便，周围的人形象气质怎样 安静的坐在公司前台处，什么也不想，等到面试时间再询问前台联系面试官 问题 10：很遗憾，当你到达面试地点时，你比预定时间迟到了 15 分钟，这时，你会 迅速冲到前台，急忙赶到面试房间，一边面试一边整理心情 5 / 29 在进入公司之前，先镇 定一下情绪，冷静地进入面试房间，很郑重地道歉 轻轻推开面试房间的门，悄悄找个角落坐下来，不打扰正在进行的面试 平静地推门进去，对面试官点头示意，就找个他附近的位置坐下 问题 11：在进入面试房间之前，你是否会先到卫生间整理一下自己的仪表？ 不会，没那必要，用人单位主要是看你的能力，又不是你的长相 不会，我对自己的仪表很有信心，还是自然状态最好 会，仪表不但能给面试官留下好印象，而且可以增强自信 看有没有时间，有的话就整理下，没的话也无所谓 问题 12：陆续进来了几个竞争者，这时你会 很热情地跟他们打招呼，顺带套套竞争对手的情况 抬头看一眼，觉得能对自己形成威胁的几率不大，就继续埋头苦写面试提纲 很热情，大家闲聊一会，反正闲着也是闲着 彻底无视 问题 13：面试官迟到了，这时，你会 觉得很不耐烦，暗自嘀咕：这面试官素质也太差了6 / 29 吧？ 无所谓，没有感觉，还处于高度紧张状态 微笑，表示理解，面试官可能这会正忙 跟周围一同面试的人聊天聊的太热火，没注意面试官进来，大家安静后，才发现 问题 14：你被通知进入面试房间面试，你会： 轻轻敲门，等听到回应的时候再进去 敲门示意之后，就直接推门进去 不敲门，径自推门进去 门掩着就直接进去，门关着就敲门 问题 15：进入面试房间后，你如何跟面试官们打招呼？ 有些紧张、脸红，不太敢直视考官的眼睛，小声地打招呼 点头示意之后，径自在指定座位坐下 进门之后，鞠躬，很自信地看着考官大声说：各位好！ 低头望着自己的脚尖，蹑手蹑脚地走到座 位上坐下 问题 16：面试官示意你坐下，但你可能需要挪动椅子才能坐下，这时你会： 尽量不挪椅子，在现有空隙下挤坐进去 往后拖一下，然后坐进去 尽量抬高椅子，不让它发出声音 7 / 29 以上都不能实现，只能使劲拖一下，如果发出声响，再向面试官道歉 问题 17：请在 1 分钟内做下自我介绍，并让我能在如此众多的应聘者中，很快能记住你。 你好，我叫李明，某高校本科毕业，所学专业是新闻学，之前在 司工作，有 2 年的行政文秘工作经验。谢谢！ 面试官先生你好 ，我是李明，虽然我没有经过专业的文秘训练，但实践给了我充分的锻炼空间，三年的相同工作经历和对贵公司所在行业的熟悉与热爱，我认为我可以胜任您工作的这份工作。 你好，我是李明，我不了解其他工作，但是如果您让我安排行程、管理文档、招待来宾、会议组织的话，我会让您看到一个专业而高效的行政助理！ 面试官你好，我叫李明，有三年文秘工作经历，熟悉外企文化，能够熟练使用英语交流。如果您录用我，我一定不会让您失望！ 问题 18：为什么想离开目前的公司（或原公司）？ 目前所在行业前景不好， 希望换一个行业发展。 遇到个人问题，我不得不离职，请原谅我不能详细诉说 公司管理和制度使得我的发展空间越来越小 8 / 29 我很希望能够转到这个行业中来，同时，很希望能在贵公司工作 问题 19：与其他应聘者相比，你的优势和劣势在哪？ 我没有太多优势，唯一的优势可能是我的细致。 专业、敬业并热爱这份职业是我最大的优势。劣势在于我不够精通其他专业和职业 我相信其他应聘者也都很优秀，我相信我的英语表达能力和组织协调能力能让我更好的完成这份职责。 问 题 20：为什么选择来我公司应聘？ 贵公司是业内知名的公司，我一直都很心仪贵公司，希望能够到贵公司工作 我希望能够转到这个行业，而贵公司在这个行业一直都做的很出色 您可以从我的简历中看到，在过去的几年中，我在互联网、咨询、房地产和制造业等几个行业中都做过行政助理，并且都获得了雇主的肯定。这主要是基于我对职业的规划。在向贵公司投递简历前，我用了将近三个月的时间，对贵公司所在行业和几个主要公司的情况做了一个比较详细的了解。在考察中我发现，这个行业很适合我，而且贵公司在这个行业很有发展 前途。 我非常愿意加入到一个我喜欢的企业，我相信我会为企业提供自己的贡献，企业也会给我提供更多的机会。 9 / 29 问题 21：你怎么看待你的上一份工作 因为刚毕业，所以没有太多选择而去了上一个公司，但是很快我发现我其实不适合那个行业，所以有了我今天的选择 上一份工作给我提供了非常多的机会，同事相处也很融洽，由于我个人职业规划和发展的原因，我离开上一份工作，其实还是很遗憾的。 我很感谢上一份工作给我提供的机会 上一份工作不太合适我，福利和工资没有兑现承诺。这也是 我离职的一个原因。 问题 22：我们希望能够详细了解每个应聘者的家庭背景，请你也介绍一下吧 对不起，如果这不是获得这份工作的必要条件，我想我不方便告诉您，这属于个人隐私 我父母都是公务员，我是家里的独身子女，还没有结婚。 我的家庭背景比较简单，你想了解哪一方面的呢？ 我家很有意思，我爸妈都在企业做事，还没退休，我们每周都出去玩，家里还养了一条叫 猫 问题 23：你在前任岗位上的主要工作职责是什么？能否详细介绍下你某个典型工作日的工作安排？ 我主要为公司总经理提供工作助理和事务安排。每天10 / 29 收发邮件、查看日程安排、接待访客和老板的约会，我的工作大概如此。 很难用一个典型的状态来描述我的工作，因为文秘的工作经常是不确定和突发性的。但是我会把所有工作都做到最好。 我每天最主要的工作是为老板做好日程安排和文件准备。文件收发我一般在上午 9 点完成。约会记录和安排我会在电脑上做 格，并定时提醒。安排来访和嘉宾接待一般会在下午三点开始。其他时候处理日常邮件和老板需要的材料。 我带了一张每天工作的行事历，您可以看一下 。我简单介绍一下，我的工作分两部分，一部分包括每天例行的工作，如邮件签收和日程提醒。另外一部分是处理每天的特别事情。如访客、访问和老板的临时安排。总体来说我会提前为老板做好尽可能的准备。 问题 24：你认为一个出色的秘书必须要具备哪些素质？你在之前的工作中，最出色的成绩是什么？你认为自己还有哪些不足？ 认真细致、时间管理能力和恪守公司机密是最重要的素质。我最出色的成绩是在老板休假期间协调公司各部门之间的关系，确保公司正常运作。不足之处，有时候会比较真。 我认为良好的气质、善解人意 和干练的工作作风是秘11 / 29 书必备的技能。我之前最出色的成绩是在公司所有秘书中被大家评选为最 秘书。不足之处在于我的工作还不过干练，比较软。 认真负责、资源分配能力、计划能力、沟通理解能力和良好的职业操守是优秀的秘书必备的能力。秘书工作比较平淡无奇，往往显示不出优秀的成绩，我认为我最大的成就是三年来的经历，没有一次失职或者工作失误。不足之处是以上能力我都没有做到最好，需要努力。 秘书就是老板的管家，所以她需要的综合素质比较高。最重要的可能是形象气质和处理问题的能力。我做的最好的就是我在一 次公司管理会议上的提议被采纳，为公司带来很大变化。不足之处是这样的灵光一现比较少。 问题 25：在老板休假期间，公司的一项重要产品忽然出现重大技术故障，目前只能召回产品并给用户购买该产品升级版的优惠券。你如何撰写一封给所有用户说明情况的邮件？ 此为公司重大事件，我会第一时间通知老板。根据老板的示意来完成邮件写作。 我会首先承认公司产品的故障并向用户致歉。然后提出解决方案，召回产品并提供优惠劵，最后再次表明我们的歉意。事件紧急，我会在第一时间将信发给用户。 虽然老板在休假 ，但按照公司惯例，此为重要问题，12 / 29 所以我会起草信件，声明由于我们产品给客户带来的不便致歉，并请大家配合我们召回产品，我们会免费邮寄优惠券和公司纪念品一份。将此信件发给老板，并给他打电话，请他确认。确认之后我和相关部门负责人一起发送邮件，处理后续事宜。 这样的事情应属于危机公关，公关部应当处理。我们把这个问题反馈到公关部，让他们处理，并同事通报老板相关进展。信件的起草也应该是他们拿手的工作。 问题 26： “ 邮件门 ” 事件曾经轰动一时，假如你是的老板要求你在休息时间紧急处理一项跟 工作不太相关的事情，你会怎样做？ 不认同她的做法。我会按照老板的需要去处理。毕竟这样的事情不是每天都发生。 我认为可以拒绝，但有更合适的方式。我会和老板说明我现在有事，不能马上处理，并询问其是否改时再处理。 我比较在乎我个人的休闲时间，无论是谁都非常不希望被打扰。所以我也比较同情 是她的做法我不认同，如果每天如此我会受不了，但如果偶尔如此，还是应当沟通解决。 文秘的工作就是这样。你的时间必须和管理层时间统一，我认为老板的要求不是不可接受的。换成是我，我 会做好这一次，并和老板沟通，给出我的看法。希望这样的事情13 / 29 不要经常发生。 问题 27：一位声称是公司大客户的人打电话过来，他态度很差，指控公司产品质量有问题，要求跟你的上司联络。但他不愿告诉自己是哪家客户，也不肯告诉你产品质量究竟有什么问题，这种状况，你如何处理？ 这明显是越过秘书的骚扰电话，我会以老板开会为由拒绝之。 我会和他说，我们很重视这件事情，但需要明确他头购买了我们什么批次的什么产品。否则我很难和老板沟通。 按规则办事，只有在明确来电人身份和事由的情况下我才会转 给老板，否则我会挡回。 如果这些都不愿意给，我希望他给我一个联系方式和联系人，并和他说老板现在确实不方便听电话，我们稍后会回电了解情况。我们非常重视大客户需求和意见，请他放心，一定会解决问题。 问题 28：在会议召开前的 5 分钟，你忽然想起还未通知某个部门负责人，该负责人与你关系很差，你非常不愿意直接跟他联络，但他的助手电话和手机无人接听，这时候，你该怎么办？ 公事公办，电话通知到本人 短信通知，并且表示歉意，开会最重要 短信通知，并且电话通知，表示歉意。确保会 议正常14 / 29 召开 如果离的不远，我会跑一趟口头通知。如果离的远，请附近通知代为通知，必须确保通知到人 问题 29：在洗手间，你偶然听到几个同事在背后议论你的缺点，通过声音，你也判断出了她们是谁，其中有一个还是平时跟你关系看起来很好的一位，今后，你会如何跟这几个同事相处？ 作为有过多年职场经验的我来说，我认为同事之间第一关系是工作关系。无论他们怎么看待我，我认真完成工作即可。 看来我有些地方做的欠妥，需要努力改进，这也是一次听真话的机会 我似乎还没有遇到这样的情况，如 果遇到了，以后会谨慎行事，交友谨慎 这也是公司文化的一种体现，我认为出现这样的情况在于公司的制度和关系有些问题，我会认真思考一下，有必要会反馈给老板 问题 30：你的前公司的大客户都有哪些？他们为什么会选择你们公司的产品和服务？请把他们的名称和高层负责人的联系方式写在这张纸上。 我们的大客户主要集中在 500 强在华企业，大约有 50个客户。据我了解，他们选择我们产品的原因在于品牌因素。15 / 29 具体名单我没有带过来，如果可以，我下次能够带来。 对不起，这个问题涉及公司机密，处于职业操 守，请原谅我不能告知 这个情况我还真不是很了解，我认为，市场部的同事更清楚，我回去后可以和他们了解一下。 你给我留下一个联系方式吧，我回去将信息了解之后给您发过来。 问题 31：当面试官将您引到你未来上司面前，那位上司的桌子很乱，电话响个不停，各种东西放的乱七八糟，这时候，还有邻桌的同事过来告诉他，前台有个快递需要本人签收，等等。 处于礼貌，我会静静得等待，不会过分主动，毕竟这是一个面试 我立即参加战斗，去签收前台快递 我会告诉领导，您去签收快递吧， 我帮您整理一下桌子 我会征求对方意见， “ 如果您有事，这里就交给我吧，我帮您收拾一下？ ” 问题 32：面试结束，在走出面试房间之前，你会 鞠躬，向面试官道谢，然后转身离开 点头示意之后，就转身离开 边将椅子还原、水杯收好，边询问是否需要代叫下一16 / 29 位候选人，得到否定答复后，点头道谢，离开 将椅子还原，收好水杯，跟面试官握手致谢，然后离开 问题 33：回到住所之后，你是否会给你的面试官发邮件 会，回去就立刻发，顺带自我表扬一下，加强一下他对 我的印象 不会，打扰别人挺不好的，还会让他觉得我很功利 会，表示感谢是种必要的礼节，顺带真诚地请他为我提点意见，即使这次没通过，也是一种长进 不会，除非很多天都没有收到 样我才会发邮件委婉地提醒一下他 问题 34：面试过去五天了，但你仍没有收到任何回复，这时，你会 放弃，继续寻找其他的机会 尝试面试官的私人联系方式，询问他结果 直接打电话到公司，要求询问有关部门负责人 继续等，不会主动联系，那样会显得自己很没面子 问题 35：你认为如下哪个时间段询问结果会最合适？ 面试完后的第二天 面试之后 3 面试的一周之后 17 / 29 我从来都不询问 文秘面试问题与答案 文秘或助理工作是公司运作中必不可少的环节，其工作范围往往涉及诸多细微且重要的方面。一般而言，招聘方会从两个方面来设置面试问题： 关于应聘者的性格特征和工作态度； 关于应聘者的工作技能和经验。在本文中笔者将针对以上两方面来探讨文秘或助理面试中的常见问题，并提供应答思路和参考回答。 关于应聘者的性格特 征和工作态度 1. is it in (考察应聘者的优势 ) 应答思路：在回答这一问题前，应聘者应首先了解文秘或助理工作人员必备的常见技能，例如安排策划能力、信息处理能力、时间管理能力、人际沟通能力以及电脑技能等。然后，应聘者可根据自身的情况从中选择一两个方面作为自己的优势，并进行举例说明。 参考回答： My of my In my I to it to in a 8 / 29 in m to in a of 2. do is (考察应聘者的弱点 ) 应答思路：对于这一问题，常见的回答误区是提供一些 “ 并非缺点的缺点 ” 或 “ 不相关的缺点 ” ，诸如 “I m 一类的答 案。这样的回答方式不仅容易误导主考官，也让提问失去了应有的意义。正确的应答思路是如实地说明自己以往的一个缺点，并告诉主考官你是如何克服这一缺点的。最关键的是，应聘者应强调自己在弥补这一缺点的同时，努力把劣势转变成了优势。如果这个优势正好是应聘职位所要求具备的素质之一，则会给应聘者的面试加很多分。 参考回答： I a I to on 周 转 时 间 ), to by a my in me a of am or 9 / 29 it 3. do to in (考察应聘者的细心程度 ) 应答思路：细心是文秘或助理必备的素养。应聘者在回答这类问题时，切忌笼统地强调自己有多么细心，这样的回答缺乏说服力。应聘者应借助自己以往工作中的实例加以说明，以达到令人信服的效果。 参考回答： I as a 国零售商联合会 ). to my t t on or to 校对 ) my in my 4. (考察应聘者的工作激 应答思路：针对这一问题，应聘者不宜随意谈论自己生活中对之怀有激 应围绕应聘岗位的要求来回答这一问题。应聘者可以从以下几方面组织答案：乐于助人、 喜爱团队工作、积极迎接挑战、善于学习新事物等，20 / 29 这些都是文秘或助理必备的素质。 参考回答： of my is I my to as I 5. Do (考察应聘者对加班的态度 ) 应答思路：这是一个颇为棘手的问题。应聘者倘若长篇大论地说明自己如何愿意加班，明显不合常理，也显得很虚伪；但应聘者又不能赘述自己不愿加班的理由，否则同样得不到主考官的认同。总之，应聘者针对这一问题说得越多，就越尴尬，言简意赅为妙。 参考回答： no I of on 6. to do a (考察应聘者的工作动力 ) 应答思路：应聘者在回答这一问题时要避免走两个极端：一是自己的工作动力来源过于现实，譬如为了挣钱、谋生、养家等；二是自己的工作动力来源过于高尚，例如说自己非常热爱工作等。比较妥当的回答是介于二者之间，应聘21 / 29 者可着重强调自己的敬 业精神等。 参考回答： I ve by to do a at m I to to be in my my my 7. (考察应聘者对文秘或助理工作的喜恶 ) 应答思路：关于对以往文秘或助理工作的喜爱之处，应聘者可以选择谈论与这一岗位的特征相一致的方面，例如可以学到新东西、锻炼团队合作能力等。关于对其的厌恶之处，应聘者不宜抱怨诸如加班过多、工作环境不佳、薪水低等与工作条件或待遇相关的因素。 参考回答： my me in my of I t to me s to 关于应聘者的工作技能和经验 22 / 29 1. a a of (考察应聘者的电话接听能力 ) 应答思路：应聘者应强调自己擅于电话沟通，并适当描述自己在接听电话时会注意哪 些方面，例如说话的语气要让对方感到你很友好、耐心、乐于助人等。 参考回答： m so in I its to be No am I to be I of 2. do (考察应聘者的电脑技能 ) 应答思路：在回答这一问题时，应聘者可以列举一些常见的应用软件，并说明自己能熟练使用这些软件。如果应聘者还会使用其他软件，尤其是应聘公司使用的专业软件，应着重强调一下。如果应聘者不会使用该专业软件，可以告诉主考官自己善于并勤于学习新事物。 23 / 29 参考回答： I m I m a of I m to to of as I m m 3. me a (考察应聘者的信息处理能力 ) 应答思路：信息处理是文秘或助理的主要工作内容，但应聘者如果只说明自己每天都处理哪些信息或资料，就会因回答得不够深入而无法显示出自己的优势。应聘者可以着重谈论自己曾参与过的一个重要项目或任务，并说明自己为此整理过的具体信息或资料，同时强调自己从中获益匪浅。 参考回答： at DC of my to T to 证券交易委员会 ) I at an of as 4 / 29 a 4. of (考察应聘者的文书能力 ) 应答思路：关于这一问题，应聘者首先可以如实说明或列举自己以往所从事过的文书工作，然后再强 调自己在撰写任何文书时都会仔细检查，避免因文书出现错误而导致沟通出现障碍。 参考回答： In my I to I up 记录 ) at to I to my I to in 5. s (考察应聘者的日程安排能力 ) 应答思路：秘书或助理时常需要为上司安排日程。回答这一问题时，应聘者可以强调自己熟知上司的工作日程，会为其做好相应的安排工作；也可以提及自己会使用某种工25 / 29 具或系统来管理上司的日程安排。 参考回答： I to of my s I to I my to a a I to my to do be 6. do (考察应聘