行政后勤工作手册.docx

行政后勤工作手册部 门： 文件编号： 版 本 号： 生效日期： 内部资料 妥善保管 请勿外传目录第一章 综合办公室组织结构1第二章 行政管理2第一节 制度建设2第二节 行政查房3第三节 假日值班管理4一、目的4二、值班安排4三、值班要求4四、行政值班职责5五、其它值班人员职责5六、附件5第四节 会议管理6一、会议分类、分级与组织6二、会议申请6三、会议计划、报批6四、会议计划执行6五、会议通知6六、会议资料和会务准备7七、会议进程管理7八、会议纪要8九、会议决议、决定的督办8第五节 会议室管理8一、使用范围：8二、使用管理8三、使用规定9四、使用注意事项9第六节 印章管理10一、总则10二、领取和保管10三、使用管理10第七节 档案管理11一、总则11二、档案整理、收集、归档、借阅11三、档案的保密12四、顾客档案管理12五、医疗仪器设备档案管理12六、文件收发13七、档案柜管理制度13八、档案借阅流程13九、档案的鉴定与销毁制度14第八节 证照管理14第九节 收发快递管理16一、总则16二、权责16三、寄件规定16四、收件规定17五、附件：快递件收发登记表17六、快递收发工作流程18第十节 关于办公文件柜、抽屉等的钥匙管理19第三章 后勤管理19第一节 物资管理19一、总则19二、物资采购19三、物资入库20四、物资仓库管理20五、物资领用20六、物资交接与收回21七、对讲机管理21八、工装管理21九、物资采购、报销工作流程22第二节 安全保卫管理23一、门卫安全管理23二、外来人员管理23三、门禁卡使用管理24四、消防安全管理24五、医用氧气的安全管理25六、财务安全管理25七、监控管理25八、安全培训管理26九、安全隐患排查与整改26第三节 环境卫生管理26第四节 车辆使用管理27第五节 关于医院水电、空调使用管理规定28一、空调28二、水电28三、污水处理管理29第六节 网络与信息安全管理29一、组织管理29二、技术管理30三、安全管理30四、工作站管理31五、计算机管理31六、安全监督32第七节 员工宿舍管理32一、总则32二、宿舍管理岗位职责32三、宿舍相关规定33四、宿舍管理34五、宿舍活动室管理36六、图书管理37七、员工宿舍检查标准38八、附件404第一章 综合办公室组织结构45第二章 行政管理第一节 制度建设一、行政部根据建立、健全并规范公司制度体系的需要，结合公司运营实际情况制定公司相应的管理制度。涉及到具体职能部门工作事项的，相应部门必须认真配合协助，确保所制定制度的合理性和可操作性。二、公司各项管理制度由总经理签发生效。三、初制定制度原则上第一个月为试行期，此期间公司所有人员均有权利和义务提出改进建议。在此期间的执行过程中遇到较大问题的，报请总经理进行核定和裁决。四、由行政部在总经理的授意下临时对公司制度进行修订。五、在无新的制度推出执行之前，按原有制度执行。六、如果旧有的管理制度出现了明显不合理但是新的管理制度又一时未能制定出台的，可由行政部制定临时条例报总经理签批后暂时执行。七、行政部定期对公司管理制度进行全面的整理和修订，修订周期原则上以一年为准。原则上每年的定期修订于次年3月20日前完成，3月20日至3月30日为讨论和内审期，报总经理签批后4月1日起正式开始执行。八、除临时修订和定期修订外，行政部有义务随时关注公司管理制度的实际执行情况，不断收集信息，进行管理制度的修订和完善。九、公司行政部负责管理制度执行情况的监督工作。十、凡针对管理制度执行过程中责任追究上出现了问题或者不到位的，行政部有权利和义务及时向总经理汇报反馈，报请处理，必要的直接报请董事长处理。十一、制度建设的基本原则：1、和国家相关法律法规或者通行法则保持一致原则。2、符合公司内部运作实际和管理需要原则。3、保障和促进公司安全原则。4、促进和提升公司运作效益原则。5、促进和推动公司长远发展原则。6、不破坏员工正常权益和公司口碑形象的人本原则。十二、行政部有权利和义务指导和协助其他部门进行内部制度条例制定。十三、行政部有义务关注国家相应法律法规的变动情况，从公司管理制度的角度保障和提升公司的运作安全。第二节 行政查房一、医院行政查房是领导带领行政各职能部门负责人定期深入科室，有计划、有重点地对科室各项工作进行全面检查、现场办公解决问题的一种管理形式。二、行政查房由行政部负责通知，参加人员一般由行政院长、行政部、医务部、护理部、后勤主任组成，参加行政查房的行政管理干部到办公室集中，进行查房前的安排部署准备工作。三、行政查房采取如下四种方式：1、集中听取科主任、护士长的近期工作汇报以及各科室存在工作困难的汇报，时间为510分钟；2、现场检查；3、办公环境5S规范管理的执行情况；4、检查各种记录或原始资料；5、随机抽查，抽查对象包括医生、护士、顾客及其家属。四、行政查房分组情况及检查内容：1、职能组主要检查科室行政管理、考勤和医德医风。具体包括：会议传达、执行情况；工作日志等各种记录；制度落实情况；管理措施；医德医风、服务态度、“红包”问题；考勤管理情况；顾客意见等。2、后勤组主要检查：电脑系统运行情况；物资管理；环境卫生；水、电、灯、空调等管理；维修问题；安全保卫、消防情况；药械供应和维修情况；医务人员及顾客用餐问题等。 五、行政查房的程序：先集中听取科室整体工作汇报，然后对口检查，检查完以后再汇总、反馈。六、行政查房的重点：管理环节、医护环节或后勤供应维修环节急待解决的问题以及上次查房未解决的遗留问题。七、行政查房工作由院办牵头组织，必要时提前通知被查科室，做好行政查房前的准备工作。八、各部门检查情况必须于当天汇总以表格形式简明向办公室主任汇报。第三节 假日值班管理一、目的在节假日（法定节假日、休息日）期间，为了确保公司的正常运营，妥善处理突发、紧急事宜，特安排全体人员轮流正常上班。现拟制本规定，对值班人员予以管理，以便促进节假日期间的管理工作更加规范。二、值班安排1、行政值班由综合办统一安排值班班次，值班人员应按规定的值班表执行。2、其它岗位值班人员由各部门主管各自安排本部门的值班人员，于节假日放假前（休息日于放假前一天、法定节假日于放假前三天）将值班人员名单上报综合办。3、值班时间安排：周日及国家法定节假日等非正常行政办公时间，早上9:00-下午17:00。三、值班要求1、遵守值班规定，有事先请假，以便安排临时代替人员。2、值班人员要提高认识，严守纪律，以高度认真负责的主人翁态度，积极主动地做好值班工作。3、值班人员要严格坚守工作岗位，严格履行工作职责，不得擅离职守，不做与工作无关的事情。4、值班期间确保手机畅通。5、值班人员须与行政值班多沟通、汇报，遇到紧急情况能立即取得联系。6、如遇有紧急或重大事件，值班人员要及时向行政值班报告，根据行政值班的意见迅速办理，并将办理结果予以反馈。7、值班人员遇到上级职能部门检查工作，及时通知行政值班，根据行政值班的要求，要积极主动配合、协助搞好相关工作。8、值班人员下班前，应将当天的工作情况（顾客接待、投诉等紧急情况）向行政值班汇报，并检查电灯、电脑、电器类设备是否关闭，确保安全。四、行政值班职责1、值班期间履行各项管理职能，认真做好防火、防盗、安全保卫工作。2、负责组织处理值班期间的医疗、行政、后勤等临时事宜及突发事件，并向主管领导上报并按照指示抓好落实，清楚记录办理过程及结果。3、认真巡视检查（一天不少于三次巡查），负责检查各岗位值班、各区域的用水、用电安全及火灾隐患的排查工作，认真做好值班记录。4、下班前要认真检查和关好各房间的门窗；关闭不需要的电源；关好水龙头等，消除一切隐患。五、其它值班人员职责1、负责本岗位的日常工作。2、负责承办和反馈领导交办的工作事项。3、维护公司正常运营秩序，及时联络、处理事务。4、负责相关来访人员的接待，接听电话，处理来电来函。5、在行政值班负责人的指导下，办理值班期间的突发、紧急事件。六、附件1、紧急联系电话2、医院平面图（水、电总开关位置图）3、突发事件应急预案4、值班工作记录表5、行政值班工作记录表6、突发事件记录表第四节 会议管理一、会议分类、分级与组织根据各类会议召开的议题、周期、频率、组织方式、适用范围等因素的不同，将会议分为几类：由公司组织的，需所辖各部门人员参加的会议，称为公司会议；公司高层组织召开的称为董事会议；所辖各部门召开的均称为部门会议。二、会议申请1、公司高层应于每周六前对下周需公司高层人员参加的会议，报办公室，并由办公室填写会议登记表报行政部登记。2、办公室应于每周六前对下周需要公司各部门参加的会议，填写会议登记表报行政部登记。3、公司各部门应于每周六前对下周需要本部门人员参加的会议，填写会议登记表报行政部登记。三、会议计划、报批1、公司行政部对上报登记的各类会议进行汇总和统筹协调，制定出每周会议计划。2、会议计划需报公司总经理审批，由公司行政部于周一前下发。四、会议计划执行1、会议严格按计划执行，一般不得调整；2、因各种原因，会议不能按计划召开的，发起部门必须提前一天通知行政部取消会议。五、会议通知1、会议通知责任：公司会议由办公室统一发布会议通知，负责通知到需参加会议的各部门参会人员。董事会议由办公室统一发布会议通知，负责通知到公司高层参会人员。部门会议由会议发起部门负责人直接通知参会人。2、会议通知方式：书面通知：以书面形式将会议信息发到集团各系统或所辖各公司。网上通知：直接在信息平台（微信、QQ）公共群中发布的会议。采用网上通知方式时，应对部分参会人员辅助以电话追踪核查确认。电话通知：以电话形式直接通知。会议承办部门应提前到达会议会场（视会议规模等合理安排到场时间），按时签到，及时催请未到者。3、会议通知时间：会议通知应至少提前一天进行发布。六、会议资料和会务准备1、会议资料准备会议资料由会议发起部门提供（明确发放及回收要求），交会议承办方备发和回收。2、会议资源和会议服务协调会议资源指会议所需的场地、设施、设备、文具、茶点、奖品、纪念品等。会议服务指会议所需的茶水供应、设备操控、多媒体调试、节目表演等。会议承办部门对会议登记表所需的会议资源和服务进行确认，如需集团会议资源和服务，则向集团或公司行政部门（综合办）申请；如需外部会议资源和服务，则由会议承办部门向总经理申请批准后自行联系解决。对在公司会议室举行的、有集团主要领导或重要客人参加的会议提供会议服务，其他会议原则上实行自助服务（即由参会人自理，行政部门提供支持和配合）或由会议承办方安排解决。七、会议进程管理1、会议签到会议必须进行会议签到，集团会议签到由集团人事行政部门派专人提前到会场负责会议签到工作，公司会议签到由公司行政部门（综合办）派专人提前到会场负责会议签到工作，由会议承办部门收集整理会议签到表。2、会议主持各种会议原则上应按本制度相关规定或会议承办部门预先定好的议程进行，会议主持人应控制好会议主题和议程。3、会议纪律各类大型重要会议、活动，会场秩序及座位安排由公司总经理、集团人事行政负责人牵头安排。参会人员不得无故缺席、迟到、早退，违者按照本会议管理办法进行处罚。会议请假，由会议发起部门负责人或指定专人负责受理和审批，并在会议通知中明确。会议进行中，参会人员不得在会场内使用通讯工具，其通讯工具必须保持静音、震动状态。会议进行中，参会人员不得进行任何与会议无关的活动。八、会议纪要1、工作计划协调会、总裁（总经理）办公会议须形成会议纪要；其他会议若需形成会议纪要，应由会议发起部门拟稿，应发布的会议纪要须在会后24小时内予以整理和发布。2、会议参会及工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人事、机构以及有争议的问题，形成的会议纪要严禁外传。3、会议记录（或录音）要集中管理，未经行政部批准不得外借。九、会议决议、决定的督办会议所形成的各项决议、决定等，由该会议发起方负责督办落实。第五节 会议室管理一、使用范围：公司会议、部门会议、培训、晨会、工作面谈、招聘面试、接待检查。二、使用管理1、由行政部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全及对室内设备物品的管理。2、会议室内的卫生每天至少清洁一次，确保地面无垃圾、无卫生死角、桌椅无灰尘、墙壁无污渍、洁净、门窗玻璃明亮、窗台窗槽无灰尘。3、每次会议之前，管理人员应进行电源、设备检查，确保正常运转，配备饮用水、水果（必要时）等工作。4、会议室管理人员要严格室内物品的管理和维护，要做到散会时电源关闭、门窗关好。三、使用规定1、部门或个人使用会议室时，需提前一天向行政部提出申请，经行政部批准后方可使用。2、遇公司层级及重要会议，任何部门或个人应给予让步，另行安排。3、按申请的先后顺序使用，特殊情况下，经相互协商后可以调整顺序使用，但行政部不负责协商。4、部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。5、部门及个人应按预约的时间内使用完毕 ，如需延长使用，请及时通知行政部。6、任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用；保持会议室清洁。用后应及时整理，并检查安全（电源），关好窗、空调，锁好门，将钥匙交还行政部。7、如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。四、使用注意事项会议室内所有器材，指定专人管理。1、所有器材打开前，请先开电源，再打开器材电源。2、所有器材关闭前，请先关闭器材电源，再关闭外接电源。3、使用前装上话筒电池，并测试话筒音量。4、使用前测试投影仪连接是否正常。5、使用前检查调音排及功放是否正常，如对声音进行调试，请缓慢滑动调音排上的音量控制键。6、使用后请关闭所有电源，包括电脑、投影仪、调音排、功放、灯、排气扇、空调等。7、使用后请将所有外接线路清理干净，并放在规定的位置。8、使用完后请将话筒电池及激光笔电池取出，并妥善保管。第六节 印章管理一、总则1、医院印章是行使医院权力的象征和标志，应严格按照有关规定使用，以维护其严肃性。2、总经理授权由办公室全面负责公司的印章管理工作，发放、回收印章，监督印章地保管和使用。二、领取和保管1、公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。2、印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。3、公司建立印章管理卡，专人领取和归还印章情况在卡上予以记录。4、印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章地，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。三、使用管理1、印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。2、公司总经理对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权。3、涉及法律等重要事项（例如合同、协议、订购单、行政许可申请等）需使用印章的，经总经理签字确认后，方可盖章。4、财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章。5、印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写印章使用单，载明事项，经公司总经理批准后由两人以上共同携带使用。6、公章的使用决定权归公司总经理，其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权。7、职能部门的印章对应外院（单位）相应的职能部门；临床科室与病区的印章只负责疾病诊断与建议（包括医嘱等）。8、凡私盖公章或利用公章舞弊者，发生违法事件的，由当事人承担法律责任，并予以辞退。第七节 档案管理一、总则1、本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公共宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史资料，会议形成的会议记录（或录音）以及客户资料。2、档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则进行管理，各部门指定专人负责档案管理工作，负责接收、收集、整理、立卷、保管。3、行政部应逐步完善档案制度，确保档案安全、保密和方便利用，采用科学手段逐步实现档案管理现代化。二、档案整理、收集、归档、借阅1、定期整理，归档各部门工作中形成的具有保存价值的文件、材料，认真整理，正确的划分期限，进行分类保管；对院部等形成的以及上级政府部门的发放文件进行编号归档。2、保持档案的系统性，做到收集齐全、完整，并保持档案之间的历史联系。3、定期检查档案的质量，有效地进行防盗、防火、防潮、防虫的工作。对破损的档案及时修补、保证档案的完整性。4、积极编写医院各种档案目录、检索工具，及时提供利用，掌握档案的利用效果。在行政部的审核后，对无价值的档案经领导批准后予以销毁。5、因工作需要借阅档案的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司档案。确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经行政部核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线、抽页等，更不能随意乱放，以免遗失。6、对存入电脑的资料、数据等档案自行做好备份，未经批准任何人不得复制、外传，无关人员不得调用电脑档案。三、档案的保密1、严格遵守档案登记和保密制度。保密档案存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的保密档案必须设置口令，并将口令报告公司董事会。2、严格遵守保密档案的借用管理制度，如需借用保密档案，须经公司董事批准，并按规定办理借用登记手续。3、保密档案不准私自翻印、复印、摘录、复制和外传。因工作需要翻印、复制时，应按经总经理批准后办理。4、会议形成的涉及到保密的会议记录（或录音）要集中由行政部统一管理，未经批准不得外借。5、调职、离职时，必须将自己经管的保密档案交至公司董事，切不可随意移交给其他人员。6、医院职工在流动时，5年内不得泄露保密档案。凡是外泄他人、外单位的当事人，医院将追究当事人的法律责任。四、顾客档案管理1、顾客档案是指与公司发生业务或即将发生业务的顾客（即企业的过去、现在和未来的直接顾客与间接顾客）的基本信息（姓名、性别、年龄、职业、区域、消费能力等个人信息）、客情分析（意向项目、成交比例、消费预算、邀约人、咨询、设计等信息）、顾客病历等关于顾客的所有信息资料。2、公司顾客档案管理由运营中心指定专人负责顾客资料的回收、整理、装订、归档、检查、索引、登记、编目和保管等管理工作，严格按照档案的保密管理制度执行。3、顾客档案，属于个人隐私，没有本人签名的同意（宣传、广告等）书，所有个人信息资料必须给与保密，一旦无故泄露，将追究当事人的法律责任。五、医疗仪器设备档案管理1、各种进口和国产的仪器设备都必须建立档案。2、凡属归档范围内的仪器设备的购置申请报告、批复文件、合同书、技术文件、设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料，均将原件存档。3、已建档的仪器设备在管理、使用、维修和改进工作中形成的文件材料应归档，不得遗失。4、仪器设备档案的原件一般不外借，如因特殊需要必须借用时应经部门负责人同意办理借阅手续，借出的档案材料要妥善保管，不得损坏和遗失，应按期归还。 六、文件收发1、公司的文件由行政办公室负责起草和审核，公司行政人事部签发；公司各部门的文件由各部门负责起草，人力资源部审核签发。2、文件签发后，送办公室文员统一安排打印，校队无误后复印盖章。3、文件由行政办公室分类存档，保存备查。4、属于保密的文件，核稿人应该注明“保密”字样，并确定报送范围。保密文件按保密规定，由专人印制派送，不得传真或带往。5、文件统一由管理办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文字签发人报告报送结果。保密文件由专人按核定的范围报送。6、外来的文件由行政办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误；属急件的，应在接件后即时报送。7、传阅文件由管理办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。七、档案柜管理制度 1、档案柜应牢固，及时关闭上锁，钥匙要专橱保管，不准随身携带。2、非档案保管人员不得擅自开启档案柜。3、档案柜内要排列整齐合理，要经常打扫和擦拭，保持柜内清洁卫生。4、做好“五防”（防火、防盗、防潮、防虫、防尘）；柜内不得放易燃易爆品及其它私人用品。八、档案借阅流程流程节点实施部门或人员流程内容收集资料管理员所有资料的接收整理资料管理员资料装订存档资料管理员资料分类编号存档，并录入电子档借出资料管理员办理借出登记，登记好借出人，日期，文件编号。保密档案须经公司董事批准。收回资料管理员还回时做了登记，写明接收人，日期，把资料放回文件柜。九、档案的鉴定与销毁制度l、对档案要认真进行鉴定，若无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。 2、档案的鉴定销毁工作，必须有组织有领导的进行。对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理。经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，经总裁批准后方可销毁。 3、档案销毁清册要妥善保管，由监销人员和档案保管员在销毁清册上签名，并注明销毁方式和日期，最后将所销毁档案在目录中注销。 第八节 证照管理一、证照管理适用于公司所有证照的管理，包括公司的法人营业执照、行业经营许可证、企业代码证、税务登记证及经营运转中所需的各类证件及公司统一为员工办理的健康证、执业证等。二、行政部是执行公司证照内部管理的职能部门，负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销；证照的保管、登记、备案。在办理证照过程中有关职能部门或者人员根据职责承办部分事项和全部事项。三、各类证照由行政部登记造册，实行专人统一管理。证件保管人必须妥善保管各类证照，如出现损坏或丢失，要立即向主管领导报告外，并与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续，同时追究其相关责任。四、所有证照实行分类保管。五、所有证照按照多种形式同步保管原则进行保管。1、所有证照按照原件、扫描电子文件、复印件三种形式进行同步保管。2、证照原件一律由行政部最高负责人进行保管。存在特殊情况的由总经理另外指定专人对部分或则全部证照原件进行保管。3、所有证照复印件文员处备档一份。4、重要证照复印件总经理办公室备档一份或者由总经理指定专人保存一份备档。5、所有证照的扫描电子文件由总经理办公室、行政主管、文员各保存一份。六、以任何形式保存的证照都必须为密级保存。即：原件必须存放于安全之处并随时保证上锁；复印件上锁保存；扫描电子文件加密保存。七、证照在以各种形式保存时均须一并保存同步更新的汇总目录。八、各类证照未经主管领导批准，任何人不得随意翻动、复印、外借，更不许擅自使用公司的证照进行各种担保。九、各部门如需使用证照必须经主管领导或行政部最高负责人同意批准，说明使用范围和使用时间，办理使用登记手续后，方可携带外出，使用完毕后，用件人和证件管理人应在登记表上注明领取（交回）时间并签字。十、凡进行一般性查阅的，原则上以电子文件为第一优先级，复印件为第二优先级。如无特殊需要，原则上一般不直接翻阅证照原件。证照查阅的，保管责任人须在场监督查阅操作情况。所有查阅须有主管领导或者行政部负责人批准方可进行查阅。十一、属于常用到复印件的证照的，原则上提前多制作复印件，由文员保管。（注：以备使用为前提的复印件不得与以保存备档为前提的复印件一起保存。）十二、证件保管人需对到期的证件，提醒主管领导安排相关人员及时验证。不及时验证者，造成的各类损失由相关责任人担负，并追究其责任。十三、证件主管人因工作需要而调动岗位时，应填制“证件移交清册”，移交人和接交人在与证件清单核对数目后，二人均在“证件移交清册”上签字。（注：证照移交的，须行政部负责人、总经理办公室、文员三处的汇总目录一起核对，确认无遗漏。）十四、公司为其他人员办理的健康证可另委派专人对原件妥善保管，不得遗失；公司为职工办理的执业证等证件原件由个人保管，复印件由证件主管人负责保管 。第九节 收发快递管理一、总则1、规范公司收、发快递管理，防止快递丢失，降低运行风险，控制物流成本，确保公司及员工快递的收发工作及时、准确、高效。2、快递物品：指公司员工寄送或收取的文件资料、产品样品、货物以及其他与工作相关或个人物品等。二、权责1、前台导诊负责快递签收工作，并对收取的快递件进行登记，及时通知收件人领取，对于未被领取的快递，赋有保管义务（保管期限为签收快递件当天17:00前）。2、收发快递相关人员必须遵照本规定执行。三、寄件规定1、快递公司的选择：选择的原则是高效率、低成本。寄件人必须根据所寄物品的性质与紧急程度，合理、准确地选择性价比高的快递公司。2、填写快递单：由寄件人用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料（地址、收件人、联系电话、邮编等等）。3、寄件人自行联系快递公司上门取件，并将快递件同快递单一起交给前台，并在快递件收发登记表上登记，快递公司在取件时须在快递件收发登记表上签名并详细注明签收时间，以便查验。4、物品分类与快递公司选择参照表：序号寄件类型选择快递公司1A类：紧急件如：顺丰快递2B类：贵重件（如票据、证件、贵重配件或物品等）如：EMS、顺丰快递等3C类：普通件（如资料、文件、普通产品样品与配件）发一般的快递公司4D类：普通信函、贺卡等邮政（发平信）5、严禁公费寄私人物品。6、严禁私自寄公司产品，情节严重者视同偷盗，并追究其刑事责任。四、收件规定1、不需支付到付快递费的快递收件由前台签收、登记后，应及时通知相关部门责任人（或代收人）签字领取。2、需支付到付快递费的快递收件，前台应及时通知收件人办理付款手续收件。如收件人休息或因外出不在公司等特殊原因无法签收时，由收件人委派一名代收人代其支付快递费并签收快递件。3、前台签收所有快递件须进行登记，并让收件人签收，若收件人不在，可通知其所在部门相关人员代收件人签收。4、为了保证前台已签收快递件的安全和维护公司前台的形象，要求收件人（代收人）必须在前台通知后即时将快递件从前台领走，最迟不能超过当日18:00，如当天未领走造成遗失或损坏由收件人自行负责。5、前台应在快递件收发登记表上签名并详细登记收发和签收时间，以备查验核对。如实登记，不得徇私舞弊。五、附件：快递件收发登记表序号快递公司快递单号寄件人姓名收件人姓名收发时间收件人签收时间领件人备注六、快递收发工作流程第十节 关于办公文件柜、抽屉等的钥匙管理一、所有钥匙均须留有备用件。二、一般钥匙的备用件由文员负责保管，重要钥匙的备用件由行政部负责人进行保管。三、同一钥匙的使用人和备用件保管人不得为同一人，出现为同一人的，另行指派第三人进行保管。四、备用件保管人无权启动备用钥匙的使用。五、凡办公钥匙备用件的启动使用以总经理批准为准。六、员工更衣柜备用钥匙的启动使用以行政部最高负责人批准为准。第三章 后勤管理第一节 后勤保障管理一、基本要求1、树立安全意识，严格执行安全制度，执行安全操作规范，定期进行安全教育；2、要把安全制度作为后勤保障制度中的重要内容，尤其要明确后勤部门的安全管理重点，制定安全管理标准，并切实落实；3、要立足于事先的防范，尤其是对一些关键性设备器材，要定期维修检查、保养完好、坚持“四定”制度(定岗位职责、定操作规程、定专人负责、定期检查维修)。4、充分提高后勤设备的使用率和使用效果，避免资源闲置或配置不当造成损失；做好维护保养，提高后勤设备的使用寿命，使设备始终处于良好的运转状态；在保证诊疗需求和医疗质量的前提下努力减少能源消耗。二、基本任务1、医院后勤工作必须根据医院的发展目标和各阶段医院的中心工作需要，根据医疗护理工作的需要，制定后勤工作计划，千方百计地保障各方面的后勤供应和服务。2、在树立服务指导思想的基础上，加强后勤工作的制度化、规范化、科学化管理，保证后勤工作的常规运行，尤其应坚持“四下四上”，即下收、下送、下修、下换，服务上门、送货上门、收物上门、维修上门，努力为医疗临床第一线排忧解难。3、后勤领导成员要坚持每周行政查房制度，深入科室了解情况，征求意见、发现问题、不断改进，使后勤工作始终为医疗工作发挥保障作用，主动、及时、准确、高效、优质、安全地提供后勤服务。4、建立健全各项规章制度，严格岗位责任制，明确职责范围；并在制度、规范和操作规程等约束和指导下开展工作；加强检查考核，制定奖惩措施，调动后勤人员的积极性、主动性和创造性。5、本着勤俭节约的原则，为医院开源节流，对物资设备的管理利用做到合理高效，使器械设备通过精心维修保养达到提高使用寿命的目的。6、建立审批制度、验收核对制度、严禁收受“红包”或私拿回扣等不正之风的相应规定，保证后勤人员始终清廉不染。第二节 物资管理一、总则1、公司行政部为物资采购及物资管理的归口管理部门，负责全院的家具、设备、办公、劳保、生活、取暖、电气、基建维修、五金材料、卫生材料等物资的管理、供应工作。2、负责人应根据医疗、教学、科研、预防、生活、修建工作的需要和消耗规律，熟悉和掌握各类物资供需，及各类材料的用量。对大量低值易耗品等必备物资的月计划，家具设备等应做好季计划，报总经理审批后，安排计划采购。3、采购员要熟悉本职业务，掌握市场信息及各类物资规格、质量和技术指标、价格变化，注意节约开支，减少支出。4、对医疗、教学、科研、生活等急需设备、物品材料等，在办好请购手续后，应全力以赴，积极采购。5、严格执行财务制度，及时报销，认真验收入库，手续做到物、钱、凭证三对口，一次交物、一次清账。各类发票必须经总经理签字后，报财务科。6、加强物资管理，库存物资要分类，按品种、规格合理堆放，坚持定期盘点，建立账本，做到账物相符，账账相符。入库物资要验收入账，细心保管，做到先进先出，防止积压浪费，防潮、防霉、防变质损坏，切实做好防火、防爆、防盗等安全工作。7、凡设备、家具等固定资产，均应对物资分类、登总账和分账，落实部分专管人员，对常用物品和低值易耗品等应储备一定的库存量和应急使用量，做到定期清点核对，防止遗失和外流，降低损耗，减少浪费。8、认真执行库房清点，每月物资盘点一次，做到账物、账卡、物卡相符。9、加强报废设备、物资的管理：（1）如各类家具、设备等，先由使用部门提出意见，由库房填写报废单，报总经理批准后，将所报废的各类设备、物资贴上“报废”标签，进行处理。（2）被服、家具、电气等低值易耗品设备，财产物资材料，凡无法修旧利废或改作他用的，必须报废。（3）各部门凡需报损、报废、更新各类设备、被服、家具，均由总务科批准，严禁随放乱丢，凡遗失或人为损坏，一律追究经济责任，原价赔偿。二、物资采购1、物资采购必须按批准的请购计划，组织货源，按规定进货。2、采购工作必须按急用先购、质量第一和节约的原则进行。3、各用物部门不许自行采购各类设备、家具及物资材料（抢修例外）。4、签订采购合同必须注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等，否则，造成的损失由采购人员负责。5、货到后应主动配合保管员验收入库，进货后如遇数量缺、质量劣的应及时联系退货。6、对特殊设备、物资等，采购员应同有关使用科室一起采购，外出采购必须注意交通安全。三、入库验收1、物品进库应先验收、后入库。保管员凭物和采购申请单、物品清单和发票等凭证验收入库。2、验收时应按照实际规格、数量、质量进行清点检查无误，填写物资入库单。3、验收时发现价格不符、损坏或缺少，应及时向供货单位索赔或退货。4、物品入库后，应分类堆放整齐。5、物品入库时，保管员应核对卡片上数字，保证账、卡、物相符。四、库房管理1、库房管理要做到三清、两齐、三号定位和九不。（1）三清：规格清、材质清、数量清。（2）两齐：库容整齐、摆放整齐。（3）三号定位：按物类或设备的架号、格号、位号存放。（4）九不：不锈、不潮、不冻、不腐、不霉、不变质、不坏、不漏、不爆。2、每月及时将入库单、领物单汇总，做部门分类账，报给会计。3、在每个季节交换前，及时做到充分准备工作，以免脱节，主动做好被服交换、周转工作。4、严格遵守库房安全制度，严禁将火种带入库内，无关人员不准随意进库。5、易燃、易爆物品，如煤油、油漆、香蕉水、汽油等，不能与其它物品混放在一起，做到勤检查，严防隐患。6、定期整理库房，保持库内清洁、整齐，要注意开门通风，及时检查翻晒物品，防止霉变、虫蛀。7、定期检查库房安全设施，库内不准会客吸烟，库内配置防火、防盗设施。五、物资领用1、库房领物必须先填写好领物单，再凭单发货。2、领用固定资产、被服、低值易耗品应随带部门分类账，手续不齐，库房不予发放。3、应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则领用：（1）对于墨盒、硒鼓、电池、笔及笔芯等物品的第二次申领，必须实行以旧换新。（2）对于洗衣粉（液）、洗洁精、洗手液（手消毒剂）、食碱等物品的供应从严掌握，特殊情况使用需批准后方可领用。（2）对于耐用品的重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。4、物品出库时，领物人员应当面点清、验收。5、领取物资，必须当场由领取人、物资管理人共同验货，填写物资出库单，双方签字确认。六、物资交接与收回员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品及固定资产的交接或收回时，应严格遵守交接回收程序。1、移交人需填写物品交接登记表，逐项列出物品清单，接收人在物资管理人的监督下，仔细点验，遇有毁损的要求移交人书面标明，视该物品金额的大小情况，是否追究移交人（保管人）的责任，另行处理。2、物品退回，保管员需仔细点验，并且做好登记入库工作。七、办公用品管理1、办公用品分为固定资产类办公用品、非消耗性办公用品、消耗性办公用品：（1）固定资产类办公用品，如：办公桌椅、公文柜、传真机、复印机、电脑、打印机等。（2）非消耗性办公用品，如：计算器、电话、打孔机、剪刀、纸刀、白板等。（3）消耗性办公用品，如：笔记本、签字笔、笔芯、铅笔、涂改液、橡皮、胶水、胶棒、回形针、订书钉、大头针、夹子、图钉、裁纸刀、复写纸、公司印刷品、名片、账册、卷宗、档案袋（盒）、标签、墨盒、信笺、信封、打印纸、复印纸、传真纸、印泥、水性笔、白板笔、纸杯、电池以及清洁用品等。2、保管员须建立和登记办公用品台账，定期核查领用物品登记，做好办公用品的购置、发放和库存管理。3、各部门申购办公用品时，需要部门负责人及相关分管领导进行签字。4、办公用品的采购应按照“物美价廉、货比三家”的原则，择优选定供货商，签订长期的供货协议。5、办公用品使用、领用要严格执行以旧换新制度，以最大限度地节省、节约，控制日常办公用品成本。6、保管员须根据办公用品的消耗和领用情况，确定和保证合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。7、保管员必须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。8、保管员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用与性能。9、员工离职或岗位变动等原因需进行办公用品及固定资产的交接或收回时，移交人需逐项列出物品清单，管理员清点核对台账确保办公用品损耗程度，书面标明，移交接收人。管理员需根据清单核实填写办公用品交接登记表存档备查。10、办公设备出现故障，由总务科负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜。八、劳保用品管理1、保管员负责按行业规定实施劳保用品的计划、采购、保管及发放。2、劳保用品的采购必须到指定经营单位或生产企业购买，且符合国家标准或行业标准。3、建立劳保用品领物卡，作为今后报领的凭证，不得遗失和损坏。4、使用年限到期后，本人写出报损申请，经总务科审核批准后，交旧换新。5、库房保管员对回收的旧劳保用品，能继续使用的，应妥善保管好，发放使用；不能继续使用的，应定期进行销毁处理。6、调换工作、调出者，应按规定办理移交或上缴，否则，按价扣款。九、对讲机管理1、各部门均需按要求领取、更换对讲机，并按规定进行合理的配备、使用和维护。2、为各部门配置的对讲机，由该部门负责日常维护管理。3、由个人使用的对讲机，须办理领用手续并负责日常维护，不得损坏和遗失，如有损坏由个人承担维修费用。4、正常上班期间应该保持开机状态，对相应的呼叫需做到有呼必应。5、未经行政部同意，任何部门、职员均不得擅自增装或拆除通信设备。6、所有员工禁止利用通信工具传播不健康、不文明、与工作无关的信息。十、工装管理1、管理员负责医院员工工装配发、换发及保管等管理工作。2、管理员须建立工装配发管理表，管理表的项目包括：类别、规格、购入日、购入价格、配发日、配发对象、上交日、换发日、换发负责人等。3、工装规格：工装分小、中、大和特大四种规格，分别以S、M、L和XL表示。4、管理员应准确把握库存工装数量，在正式换用新工装2个月前，统计各类及各种型号工装的需要数量，提交给总务部。5、工装到货后，由管理员负责验收。6、管理员负责对全体员工的身高、胸围、腰围及头围进行测量，并登记造表。7、配发工作：（1）根据体位记录，自各类工装穿用期间开始日前2天，开始配发工作服。（2）配发工装时，管理员应填制工装管理表。（3）配发新工装时，应收回旧工装，并在工装管理表上填写有关项目。（4）在配发工作结束后，管理员应及时向因故未领工装、未交旧工装或未办理换领手续的员工发出通知，督促其补办。8、管理员对由各科室上交的工装，应作下列项目的检查，填写有关记录后，入库保管。（1）实物与管理表记载项目是否一致；（2）实交数量；（3）是否成套；（4）清洗状况；（5）修补状况；（6）有无污损；（7）布料磨损程度。如经检查，上交工装无法穿用时，应将有关情况报告主管上级，由其作出处置决定。9、对于员工丢失工作服、不按要求穿着工作服、严重污损工作服等违纪行为，管理员应将详细情况报告主管上级，并提出详细处理意见。九、物资采购、报销工作流程第二节 安全保卫管理一、门卫安全管理1、医院设立门岗保卫，派专职保安人员值班，医院维护内部治安秩序。2、保安人员应坚守岗位，热情服务，熟悉医院各科室的分布情况和有关规章制度，认真做好有关引导和解释工作。3、发现可疑进出医院的人员，客户部要高度警惕，加强警戒，疑有问题发生时，及时通知行政部。4、医院大门、病房区域、财务科（包含收费室）、手术室等区域实行门禁管理，人员按身份识别进出。5、医院物资被携带出院，必须凭借行政部开具的出门证明，经保安核实出门单与实物一致后方可放行。6、做好安全巡查工作，做到脚勤、鼻闻、耳听、眼看，夜间巡查并做好关门、关窗、关灯、关水、关电等工作，发现问题及时向行政部报告，发现治安案件等情况及时拨打“110”报警。7、夜间对无人区域等重点安全保卫区域实行封闭式管理，禁止一切无关人员进入。二、外来人员管理1、外来人员指因工作需要，由外单位指派临时进驻医院工作的人员（包括建筑工程公司、绿化公司、物业公司、各类维保公司、志愿服务人员等）。2、外来人员在医院工作期间均应佩戴医院统一制作的临时胸牌识别标志，或以工作服区别。3、外来人员工作期间因自觉遵守医院的各项规章制度。如有违纪者，医院有权按照有关规定处理，根据情况可终止在本院的工作，请其离开医院；情节严重，构成犯罪者，将追究其刑事责任。4、外来单位携带施工工具及物资进入本院，应书面清单报保安处备案，便于携带出院后查验。5、外来人员的所在单位，应指派一名负责人，与医院行政部进行对接，并保持联系和协调工作。三、门禁卡使用管理1、门禁卡（指纹码）授权及领用由公司行政部统一负责；门禁卡仅限本人使用，不得转借他人，造成的一切后果均由领卡人一律承担。2、针对住院顾客出入病区，可办理临时门禁卡，供顾客出入方便；在顾客办理离院手续时，收回门禁卡。3、门禁卡禁止与强磁性物体放在一起，避免高温物体，以免失去磁性失效。4、门禁卡在使用期间如遗失或损坏无法继续使用，请及时到行政部备案登记，需补办者，应支付门禁卡工本费。5、门禁卡在使用期间不慎遗失，请及时办理挂失手续；否则，如他人冒用该卡片而造成损失，卡片持有者承担由此带来的一切责任，公司保留追究相关责任的权利。6、员工离职时须将门禁卡交回行政部（指纹码的员工要到行政部办理注销），方可办理离职的相关手续。四、消防安全管理1、医院是人群密集的公共场所，是消防安全重点单位，做好医院的消防安全工作，预防火灾的发生，确保单位消防安全。2、保持疏散通道、安全出口畅通，