采购合同履行(采购师培训讲稿.doc

第四章 采购合同履行（助）第一节订单管理【学习目标】通过学习，了解影响订单的因素及订单执行中易出现的问题，熟悉 ERP 系统下的订单处理过程，掌握采购订单的修改与撤消、订单说明书的拟订以及订单跟踪的程序和方法。【工作程序和方法】一、采购订单的修改与撤消（一）订单审核供应商发货前需要通知采购业务员发货计划。在使用采购管理软件的情况下，经过业务员同意执行计划的确认环节，则可在系统中根据合同自动生成采购订单。对于有些购进业务可以从手工输入采购订单开始采购流程处理。订单管理随即进入审核程序。1订单审核确认采购订单审核时在特定的采购管理制度下进行的，不同的企业审核权限下放的程度不同，一般由采购主管负责审核，但助理采购员需具备初审的能力。审核主要做到：订单符合采购计划安排、订单与合同尤其是合同主要条款一致。采购订单审核确认后，自动生成入库通知单和电子发票。其中，入库通知单和电子发票存储在中央数据库中，以便仓库调用入库通知单和财务部门调用电子发票。2 提出订单修改建议并报批采购人员根据市场的供求、企业的需求与库存，对现有的不适合企业需要的订单向采购主管或部门主管提出修改建议。由主管领导或组织相应的人员 进行讨论，提出订单修改意见，经审核交由采购部门进行修改，并通知供应商。如供应商提出补偿要求，则需酌情做出合理的补偿。（二）订单修改买卖双方生产计划和销售计划的变化、市场行情的变化和财务状况的变化等，是订单修改主要原因。其中，库存分析和价格分析是订单修改的基础性工作。11库存分析库存的主要作用在于能有效地促进供求平衡，保证生产正常进行。集中批量下达订单，减少采购成本，但会增加库存成本；如果小批量购进，则可以库存成本，但增加了订购费用，而且可能不能满足有些紧急需求。2价格分析对于市场价格的变动作出合理的预测，以使采购成本最低。如果价格上升，则应进行大批量采购，不仅可以降低采购成本，而且可以防止价格上涨带来的额外支出。如果价格下降，则应减少采购数量，减少因价格变动带来的损失。采购部门根据市场的供求变动情况与价格变化，综全平衡企业的需求与库存对经过审核后的采购订单进行合理的修正，并重新通知供应商，由供应商确认。（三）订单撤消企业有时因生产调节，采购订单的物品不能满足企业的需要，或者因生产工艺变化及市场需求变动等原因需削减订货量或取消时，请购部门应立即通知采购部门，经过核准之后，采购部门应及时通知供应商终止该订单，并采取相应的补救措施。二、执行订单管理流程（一）拟订采购订单说明书订单说明书主要包括说明书（项目名称、确认的价格、确认的质量标准、确认的需求量、是否需要扩展环境容量等方面，另附有必要的图纸、技术规范、检验标准等。1功能规格说明书商品必须有满足企业需求的功能，因此需要拟订采购订单说明书。编制功能规格说明书的好处是：利于供应商履约，充分发挥其技术和服务专长；利于获取新技术和采购人员所不熟悉的技术会；它客观上成为了一种标准，利于据此对供应商交货进行评价。2详尽的技术规范技术规范即商品的技术性能和特征，同时也包括供应商所要完成的活动。技术规范通常被详细地绘制在技术图纸上和用来监控供应商的活动的行动计划中。功能规格说明与技术规范都是订单说明书的一部分。订单说明书（通常是由一系列文件组成）主要包括下列内容：（1）质量标准，描述商品如何交付（是否有质量证书）和商品要满足什么技术规范和标准；（2）物流标准，说明2所需要的数量和要求交货的时间；（3）维修要求，描述商品如何由供应商进行维修和服务（和将来是否需要供应备件）；（4）法律和环境要求，决定了商品和生产流程两方面都必须服从健康、安全和环境法规；（5）目标预算，说明了在什么样的财务限制内，可能发现由未来的供应商提出的解决方案。（二）进行采购订单跟踪订单跟踪的主要内容有工艺文件跟踪、原材料跟踪、加工过程跟踪、组装测试跟踪、包装人库跟踪等内容。但是从采购的根本需要来说，跟踪的目的是保证订单内容可以按时、按量、按质地被实现。因此，订单跟踪也可以分为合同执行前、中、后的全程跟踪过程。1执行前跟踪采购人员应对供应商进行充分了解，确认本次商品可供应的供应商，如果供应商按时履行订单合同，则说明供应商的选择正确。在采购环境里，同一商品有几家供应商可供选择，独家供应商情况除外。虽然每个供应商都有分配比例，但在具体操作时可能会遇到因为各种原因的拒单现象，由于时间变化供应商可能要提出改变“认证合同条款”，包括价格、质量、货期等。如果供应商确实难以接受订单，可以在采购环境里另外选择其他供应商，必要时要求认证人员协助办理。与供应商签订的合同应作为企业档案进行保存。2执行中跟踪订单作为一种要约并无法律效力，所以要签订一份与供应商的正式合同。这份合同既是宣告双方合作关系的开始，也是一份双方承担责任与义务的责任书，也是规范双方合作关系的规范书，它具有法律效力，订单人员应全力执行跟踪，并且应和供应商相互协调，建立起相互之间业务衔接、作业规范的合作框架。合同跟踪应把握以下事项：（1）对供应商准备商品的行为进行反馈，保证订单正常执行。需要中途变更的要立即解决，不可贻误时间。不同种类的商品，其准备过程也不同，总体上可分为两类，一类是供应商需要按照样品或图纸定制的商品，存在加工过程，周期长，变数多；另一类是供应商有库存，不存在加工过程，周期短。对存在加工过程的供应商可以采用向供应商派驻代表的方式加以监控，其作用，就是沟通信息、技术指导、监督检查等。常驻代表应当深人到生产线各个工序、各个管理环节，帮助发现问题，提出改进措施，确实保证把有关问题彻底解决，对于不存在加工过程的供应商，则视情况分别采用定期或不定期到工厂进行监督检查，或者设监督点对关键工序或特殊工序进行监督检查；或者要求供应商自己报告生产条件情况、提供制程管制上的检验记录，让大家进行分析评议等办法实行监督控制。3（2）紧密响应生产需求形势。（3）慎重处理库存控制。（4）控制好商品验收环节。商品到达订单规定的交接地点，对于国内供应商一般是企业库房，对境外交货是企业国际物流中转中心。境外交货情况下，供应商在交货前会将到货情况表单传真给订单人员，订单操作者必须按照原先所下的订单对到货的物品、批量、单价及总金额等进行确认，并进行录人归档，开始办理付款手续。境外商品的付款条件可能是预付款或即期付款，一般不采用延期付款。与供应商进行一手交钱一手交货的方式，订单人员必须在交货前把付款手续办妥。3执行后的跟踪合同的执行是双方承诺行为各自得到兑现的过程。但是在货物运到并通过检验后，仍有可能在使用过程中出现问题，偶发性的小问题可由订单人员或现场检验者联系供应商解决，重要的问题可由质管人员、认证人员解决。在合同跟踪过程中，重要的是把握所供商品的质量和供货时间的变化情况。需要对认证合同的条款进行修改的，要及时提醒认证人员办理，以利于订单的操作。注意把合同、各种经验数据的分类保存工作做好。有条件的，可以采用计算机软件管理系统进行管理，将合同进展状况录人计算机中，借助计算机自动处理跟踪合同。供应商的历史表现数据对订单下达及合同跟踪起到重要的参考价值，因此注意利用供应商的历史情况决定对其实施的过程方法。【相关知识】一、订单管理需要考虑的几个关系（一）需求与订单的关系采购必须紧密响应生产需求形势。如果因市场生产需求紧急，要本批商品立即到货，你就应马上与供应商协调，必要时可帮助供应商解决疑难问题，保证需求商品的准时供应。有时市场需求出现滞销，企业经研究决定延缓或者取消本次订单物料供应，订单人员也应尽快与供应商进行沟通，确认可承受的延缓时间，或者中止本次订单操作，向供应商赔款。（二）价格与订单的关系4采购物品的价格，在绝大多数情况下是采购成本的主体，因此采购物品的价格应与物品的品质、规格、数量和交货期协调。因此在品质保证的前提下应该寻求低价格的供应商，这样可以保证用最低的价格实现供应。（三）库存与周转的关系慎重处理库存控制。应在库存的基础上进行订单的签订和执行。库存水平在某种程度上体现订单人员水平。必须保持与正常经营相适应的商品库存量。企业库存过大，占压资金，不利于改善经营管理，过小，品种不全，数量不足，容易脱销。库存量低，意味着必须小批量采购，而实现小批量采购，采购周期必须要短。（四）交货期与定货数量的关系采购方需要物料的数量与交货期，尽管有些企业可以循到一定的规律，但不是任何情况下都固定不变的。同样，供应商产品的生产周期、发货周期、资源量以及存货量也存在波动。这两方面的搭接、协调是关系到买卖双方的利益的大事。对采购方来说，需特别关注市场的情况，这此既影响买方取得资源的可靠性，又会影响商品的采购成本，从而影响订单的下达。二、订单执行中易出现的问题在实际订单操作过程中，合同、需求、库存三者之间会产生相互矛盾，突出的表现为：1、 因各种原因合同难以执行。2、 需求不能满足导致缺料。3、 库存难以控制。企业必须应对顾客的反映速度，保证正常的供应，改善服务质量。集中批量下达订单，减少订单次数，减少采购成本，提高企业动作效率。但库存不仅占用企业流动资金，而且占用存储场地，增加管理费用，此外由于库存的商品会成为呆料或三、ERP 系统下的订单处理（一）ERP 采购系统概要在 ERP 设计中体现系统灵活性的关键就在于系统的基本设置，主要包括：1定义公司及组织结构对于集团企业，其组织结构很复杂。所以设计企业管理软件时一定要考虑组织结构。定义组织结构包括定义集团企业（账套）、定义公司、定义组织或部门、定义库存组织。52定义业务类型用户可综合考虑采购对象有同和采购业务流程的不同，定义不同的业务类型。3定义状态码定义企业采购业务所经过的各种状态。状态码应该根据业务类型来定义，以便于某一业务类型，经过不同的单据处理后仍然可以通过状态码来查看该业务的执行状态。4定义单据类型定义采购业务所涉及的单据类型。主要单据包括采购申请、询价单、到货单、入库单、结算单、发票。5定义单据行类型采购订单、到货单、入库单、发票等单据处理时可能会遇到库存商品、固定资产、非库存商品、文本等。6定义业务处理流程7定义控制参数不同的系统设计会有不同的控制参数。控制参数应该分为不同层次的控制。第一个层次为整个系统的控制参数；第二个层次为运营单位的控制参数；第三个层次为采购组织的控制参数及库存组织的控制参数。8定义审批权限按照不同的业务类型、不同的采购金额设置不同的审核人。9定义允许误差规则设置采购业务执行过程中的误差控制。需要进行误差允许规则设置的有：数量、单位成本、总金额、允许迟到天数、允许早到天数。10定义采购申请及采购订单模板。设置采购申请及采购订单模板可以大大加快输入速度。最好按照不同的用户和不同的业务类型分别设置不同的模板。模板中可以设置经常采购的货品及数量等。在办入采购申请或采购订单时，可以选择模板中的采购货物。如果经常从某一供应商处采购某一些货物，可以在模板中指定具体的供应商。另外 ，不同的用户可以设置不同的模板。11定义单据下一编码设置单据自动编码时的控制。（二）采购订单的输入与生成6ERP 系统下采购订单管理一般支持如下输入方式：手工录入、根据采购合同生成采购订单、根据采购申请生成采购订单、根据 MRP 建议生成采购订单、根据订单模板生成采购订单。采购订单输入的内容繁多，一般包括：订单类型、采购组织、采购渠道、采购部门、订单编码、送达供应商、付款条件、交货库存组织、全部交货（选填，比如获至宝表示一张采购订单必须按整单交货，空白表示订单可按项目交货，几次完成）、交货冻结（选填，在空白处填写交货冻结的原因，则此订单无法交货。如果需要交货必须解除冻结，即删除冻结原因）、折扣原因（如果定价规则中用到折扣原因，且该类订单引用该折扣规则，就需要输入折扣原因）、币种、业务员、行类型、物料（录入已在物料主数据中维护好的物料编码或点击查询物料编码）、描述（系统自动从物料数据中带出，不允许修改）、订单数量（必填，录入采购部门订购物料的数量）、物料计量单位（系统自动从物料主数据中带出）、辅单位数量、辅助计量单位、税率、含税单价、不含税金额、税额、价税合计金额、拒绝原因（取消某种物料的原因，录入已经维护好的原因代码或单击查询代码）、交货日期（采购部门要求供应商交货的日期（在订单的一行存在分批交货的情况下该字段填写首次发运日期，在订单的一行一次全部发运的情况下就直接填写该订单的发运日期）、交货存在组织、交货仓库（商品存放的仓库，一个库存组织可有多个仓库）、装运点（商品进行发货装运的地点，一般情况下交货时的装运点应该和订单中的装运点一致）、承运商、运输方式、状态、操作人、使用机器、操作时间、发货计划（对于订单的同一行要求分批发货的情况下，进一步维护发货计划）、物料、发运数量、需求日期、承诺日期、计划发运日期、发运到货地点、到货方联系人、承运人。第二节 货款支付【学习目标】通过学习，熟悉常用支付方式，了解佣金、折扣和回扣的基本知识和一般处理程序，掌握不同支付方式下的货款支付手续和货款支付信息处理方法。【工作程序和方法】7一、不同支付方式下的货款支付手续（一）现金支付或同城支票转账的支付手续1.现金支付现金支付，即现金结算是指收款人和付款人之间使用现实的货币,即用现钞来进行的货币收付行为。现金结算主要有两种渠道：一种是付款人直接将现金支付给收款人,不通过银行等中介机构；另一种是付款人委托银行和非银行金融机构或非金融机构如邮局将现金支付给收款人。值得注意的是，由于现金结算具有不安全性、不易宏观控制和管理,费用较高等特点，所以国家实行现金管理,限制现金结算的范围。2.同城支票转帐同城转帐是指收付款单位在同城或同县内采取的转帐结算，可分为支票结算、委托付款结算和同城托收承付结算。支票结算是付款单位签发支票，通过银行从其帐户中支付款项给收款单位或个人的结算方式。目前它是同城结算应用最多的一种结帐方式，运用于同城之间商业贸易、工程价款结算和其他经济往来，支票分现金支票和转帐支票两种。使用支票结算应该遵守有关规定：支票有效期为 10 天；企业或单位不能开空头支票、远期支票；不准企业或单位出租、出借和转让支票以及由其他单位代签支票。（二）异地托收承付的支付手续1. 异地托收承付的适用范围异地托收承付，是根据购销合同由收款企业发货后，委托银行向异地付款单位收取款项，付款单位根据经济合同核对单位和验货后，由付款单位向银行承付的一种结算方式。根据规定，异地托收承付结算方式适用于国有企业、供销合作社以及经营管理较好，并经开户银行审查同意的城乡集体所有制工业企业 。办理托收承付结算的款项，必须是商品交易以及因商品交易而产生的劳务供应的款项。代 销、寄销、赊销商品的款项，不得办理托收承付结算。结算的每笔金额起点为 10000 元，新华书店系统的托收承付结算每笔的金额可降到 1000 元。验单付款的承付期为 3 天，验货付款的承付期为 10 天。2.支付手续收款单位在填写托收承付结算凭证时，应按照要求逐项认真填写凭证的各项内容，包括收款单位(即本单位)的全称、账号、开户银行，付款单位的全称、账号或地址、开户银行，托收金额的大、小写，随凭证附寄的单证的张数或册数，商品发运情况(如运单的号码等)，合同名称号码等，并在托收承付结算凭证的第二联“收款单位盖章”栏加盖本单位预8留银行印鉴。然后，将托收承付结算凭证连同发运单证或有关证件和交易凭证(如销货发票、代垫运杂费单据等)一并送交开户银行办理托收手续。如开户银行认为有必要，还需附送收、付款双方签订的经济合同。如果收款单位的发运证件经银行验证后需要取回的，应向银行说明。开户银行收到收款单位的托收凭证后，将按照托收承付结算的范围、条件和托收凭证的要求进行认真的审查，必要时还将查验收付款双方签订的经济合同。按照规定，开户银行审查时间最长不超过 2 天。经审查认为不符合要求的，银行将不予办理，退回托收凭证。审查无误的，办理托收手续，在托收承付结算凭证第一联上加盖业务用公章退还给收款单位。对收款单位提供发运证件交银行验证后，需要取回保管或寄存的，应在各联凭证和发运证件上加盖“已验发运证件”戳记，然后将发运证件退还给收款单位。（三）同城、异地的信用卡记帐的支付手续1.单位信用卡申领要申领单位信用卡，首先须在中国境内金融机构开立基本存款账户,并按规定填制申请表,连同有关资料一并送交发卡银行。符合条件并按银行要求交存一定金额的备用金以后 ,银行将为申领人开立信用卡存款账户,并发给信用卡。单位卡可以申领若于张,持卡人资格由申领单位法定代表人或其委托的代理人书面指定和注销。2.公司卡使用要求在单位卡的使用过程中,其账户的资金一律从其基本存款账户转账存入,不可交存现金,不得将销货收入的款项存入其账户。单位卡的持卡人不能用于 10 万元以上的商品交易、劳务供应款项的结算,也不能支取现金。如果需要向账户续存资金,单位卡的持卡人需按前述转账方式转账存入。单位卡的透支额度为 5000 元，透支利息自签单日或银行记账日起 15日内按日息 0.05%计算。超过 15 日按日息 0.1%。计算。超过 30 日或透支金额超过规定限额的,按日息 1.5计算,透支计息不分段,按最后期限或最高透支额的最高利率档次计算。我国目前发行的信用卡主要有：牡丹卡、长城卡、万事达卡、维萨卡、金穗卡、龙卡、太平洋卡等。各银行对于其发行的信用卡都有自己的规定。3.公司卡使用手续发卡银行的特约单位受理信用卡审查无误的,在签购单上压卡,填写实际结算金额、用途、持卡人身份证件号码,特约单位名称和编号。如超过支付限额的,应向发卡银行索取并填写授权号码,交持卡人签名确认,同时核对其签名与卡片背面签名是否一致。经审查无误后,对同意按经办人填写的金额和用途付款的,由持卡人在签购单亡签名确认并将信用卡、9身份证件和第一联签购单交还给持卡人。特约单位在每日营业终了,应将当日受理的信用卡签购单汇总,计算手续费和净计金额,并填写汇计单和进账单,连同签购单一并送交收单银行办理进账。收单银行接到特约单位送交的各种单据,经审查无误后,为特约单位办理进账。4.信用卡结算的特点一是方便，可以凭卡在全国各地大中城市的有关银行提取存入现金或在同城、异地的特约商场、商店、饭店、宾馆购物和消费。二是通用性，它可用于支取现金，进行现金结算，也可以办理同城、异地的的转账业务，代替支票、汇票等结算工具，具有银行户头的功能。三是在存款余额内消费，可以善意透支。信用卡的持卡人取现或消费以卡内存款余额为限度，当存款余额减少到一定限度时，应及时补充存款，一般不透支，如急需，允许在规定限额内小额善意透支，并计付透支利息。（四）承兑汇票支付的支付手续商业汇票按其承兑人的不同分为商业承兑汇票和银行承兑汇票。1.银行承兑汇票（1）出票。由付款客户签发银行承兑汇票，并加盖预留银行印鉴。（2）提示承兑。银行承兑汇票出票人持汇票向其开户银行申请承兑。（3）交纳手续费。银行受理并同意承兑后，申请客户应向银行交纳承兑金额 0.05%的手续费。（4）领取汇票。银行承兑后，申请客户领取已承兑的银行承兑汇票。（5）汇票流通使用。承兑申请客户持银行承兑汇票与收款人办理款项结算，交付汇票给收款人；收款人可根据交易的需要，将银行承兑汇票背书转让给其债权人；收款人或持票人可根据需要，持银行承兑汇票向银行申请质押或贴现，以获得资金。（6）提示付款。在提示付款期内，收款人或持票人持银行承兑汇票向开户银行办理委托收款，向承兑银行收取票款。超过提示付款期的，收款人或持票人的开户行不再受理银行承兑汇票的委托收款，但收款人或持票人可持有关证明文件直接向承兑银行提示付款。应注意的是：银行承兑汇票自出票日至到期日最长不得超过 6 个月，每张银行承兑汇票金额不得超过 1000 万元。在办理商业汇票承兑时，每张银行承兑汇票按承兑金额的万分之五向出票人收取承兑手续费。如果出票人到期未能兑付汇票款项，到期银行承兑汇票发生垫款的，对出票人尚未支付的汇票金额按照逾期贷款利率计收罚息。2.商业承兑汇票10商业承兑汇票的签发和兑付除以下几点外，其余手续和银行承兑汇票基本相同：(1)签发汇票。商业承兑汇票按照双方协定，可以由付款单位签发，也可以由收款人签发。商业承兑汇票一式三联，第一联为卡片，由承兑人 (付款单位)留存；第二联为商业承兑汇票，由收款人开户银行随结算凭证寄付款人开户银行作付出传票附件；第三联为存根联，由签发人存查。商业承兑汇票由付款单位承兑。付款单位承兑时，无须填写承兑协议，也不通过银行办理，因而也就无须向银行支付手续费，只需在商业承兑汇票的第二联正面签署“承兑”字样并加盖预留银行的印签后，交给收款单位。由收款人签发的商业承兑汇票，应先交付款单位承兑，再交收款单位专类保管。(2)到期兑付。商业承兑汇票到期，付款单位存款账户无款支付或不足支付时，付款单位开户银行将按规定按照商业承兑汇票的票面金额的 5收取罚金，不足 50 元的按 50 元收取，并通知付款单位送回委托收款凭证及所附商业承兑汇票。付款单位应在接到通知的次日起 2 天内将委托收款凭证第五联及商业承兑汇票第联退回开户银行。付款单位开户银行收到付款单位退回的委托收款凭证和商业承兑汇票后，应在其收存的委托收款凭证第三联和第四联“转账原因”栏注明“无款支付”字样并加盖银行业务公章后，一并退回收款单位开户银行转交给收款单位，再由收款单位和付款单位自行协商票款的清偿问题。如果付款单位财务部门已将委托收款凭证第五联及商业承兑汇票第二联作了账务处理因而无法退回时，可以填制一式二联“应付款项证明单”，将其第一联送付款单位开户银行，由其连同其他凭证一并退回收款单位开户银行再转交收款单位。(3)贴现。贴现的商业承兑汇票到期，由贴现银行向付款单位收取款项。如汇票到期而付款单位存款不足或无款支付时，按支付结算办法规定，银行将商业承兑汇票退回贴现申请人，并从贴现申请人(收款单位)账户收取已贴现票款，收款单位收到银行特种传票后，可立即向付款单位追索票款。如果申请贴现单位的银行存款余额不足，银行将作逾期贷款处理。因此，商业承兑汇票的申请贴现还存在着一个 “或有负债”的问题，即申请贴现的企业负有一种潜在的、可能发生的债务。(4)遗失及注销。商业承兑汇票遗失或未使用办理注销，不须向银行办理注销手续，而由收付款单位双方自行联系处理。（五）赊销支付手续赊销是以信用为基础的销售，即买方与卖方签订购货协议后，卖方让买方取走货物（或卖方送货），而买方按照协议在规定日期付款或以分期付款 ( Installment )形式逐渐付清货款的过程，也称为信用销售。赊销方式已被广泛使用，特别是在欧洲和北美市场。它降11低了成本，并简化了程序，给买方带来了高度的安全保障，也消除了更多现金流动的问题，同时，供货商承担了更多的风险。采用赊销方式，卖方把货物和相关单据直接寄给国内或者海外买方，买方同意等单据到达后，或者在发票签发后或装运（交货）后一段时间内付款。赊销方式下，采购方往往需要先付一笔小额款项作为押金，除此以外，其支付手续与非信用销售没有什么不同。长期以来由于我国企业缺乏信用管理机制，至使在赊销过程中造成逾期应收账款居高不下、呆账和坏帐大量发生的的不正常情性。因此，赊销中的采购方拖欠货款问题，成为了赊销支付中的关键问题，因为逾期应收帐款很容易转变成为坏账。据中华征信所对台湾企业的统计分析，被他人拖欠货款和替他人担保不当是造成企业破产的最主要因素。根据发达国家的经验，英国信用管理专家爱德华得出了“10 比 1 规律”，这个结论说明，由客户拖欠货款而造成的机会成本升高，通常超出坏帐损失的 10 倍。因此，为减少赊销成本，卖方都比较重视对应收账款的管理。从财务管理理论讲，只要采用赊销方式进行销售，企业就会发生和持有应收账款。企业持有应收账款是有成本的，其成本包括：管理成本、收账成本、机会成本、坏帐损失和短缺成本，其中的机会成本和坏帐损失是企业信用管理部门最关心的问题。为此，采购方在处理赊销支付时，要面对卖方的信用管理。卖方信用管理体系下的赊销支付手续是：当达成赊销交易后，信用管理部便开始通过各种渠道全面了解采购方信息，进行信用状况审查，以确定使用的赊销条件是否合理。 对此，采购方应予配合；货物发出后，信用管理部要对发货单和发票等凭据的开出和寄给客户的时间做详细登记和跟踪，到货后要求采购方出具书面的确认说明货物已到达并且符合要求，以保证采购方不会因单据问题或货物质量问题而拖延或拒付货款 ；在信用期内，信用管理部要在适当的时候与采购方进行联系，一方面提醒按时付款；另一方面可以对采购方的经营状况做及时的了解；信用期过后，信用管理部将该业务置于收账流程之中 ，利用各种可能的手段进行货款的回收，包括内部催收和外部的追讨 ；收到货款之后，作为一项业务已经结束了，但信用管理部的工作没有结束。信用管理部应对整个业务过程中有关 采购方的信用信息、付款习惯和拖欠的行为整理归档。（六）信用证的支付手续信用证支付方式是国际采购当中最为常见的支付方式。其支付流程如下图 4-1 所示：12受益人（出口人） 议付行通知行图 4-1信用证支付程序开证人（进口人） 付款行开证行进口人（开证人）与出口人（受益人）订立买卖合同，规定以信用证方式支付货款。进口人向当地银行提出申请，填写开证申请书，交纳押金或提供其他担保，请开证行开证。开证行根据申请书内容，向出口人（受益人）开出信用证，并寄发给通知行请其通知受益人。通知行核对印鉴（或密押）无误后，将信用证通知受益人。出口人（受益人）审核信用证与合同相符后，按信用证规定装运货物，并背齐各项货运单据，开立汇票，在信用证有效期内送交当地银行（议付银行）请求议付。议付银行按信用证条款审核单据无误后，按照汇票金额扣除利息，把货款垫付给受益人（押汇）。议付行将汇票和货运单据寄开证行或其指定的付款行索偿。开证行或其指定的付款行核对单据无误后，付款给议付行。开证行通知开证人付款赎单，开证人验单无误后付清货款。开证行将货运单据送交进口人（开证人）。二、佣金、折扣和回扣等手续的处理1佣金佣金的支付一般有两种做法：一种是由中间代理商直接在货价中包括佣金；另一种是在委托人收清货款之后，再按事先约定的期限和佣金比率，另行付给中间代理商。在支付13佣金时，应防止错付、漏付和重付等事故发生。按照一般惯例，在独家代理情况下，如委托人同约定地区的其他客户达成交易，即使未经独家代理过手，也得按约定的比率付给其佣金。计算佣金的方法不一：有的按成交金额约定的百分比计算，以发票总金额作 为计算佣金的基数；也有的按成交商品的数量来计算，即按每一单位数量收取若干佣金计算。在按成交金额计算时，有的以发票总金额作为计算佣金的基数，有的则以 FOB 总值为基数来计算佣金。佣金的基本计算公式是：单位货物佣金额=含佣价*佣金率净价=含佣价*（l 一佣金率）假如已知净价，则含佣价的计算公式应为：含佣价=净价/（1-佣金率）2 折扣折扣是指经营者为了销售或者购买商品，以公开明示的方式向交易对象支付的一定数额的财物的行为。折扣支付对象是经营者之间，不能是经营者的法定代表人、代理人或者其他内部工作人员。我国反不正当竞争法规定：可以以明示方式给对方折扣，可以给中间人佣金。经营者给对方折扣、给中间人佣金的，必须如实入帐。接受折扣、佣金的经营者必须如实入帐。折扣通常是以成交额或发票金额为基础计算出来的。 打折扣有两种形式，分别为百分比方式和固定金额方式。百分比方式的计算方法为：单位货物折扣额=原价（或含折扣价）*折扣率卖方实际净收入=原价一单位货物折扣额例如：有一个客户要买 100 辆大客，签订销售订单，其总价是 200000 元。现在，根据该订单的总金额，若采用百分比折扣方式，打 2的折扣，则该订单总金额将变成 200000（12）196000 元。固定金额方式的计算方法为：卖方实际净收入=订单总金额固定折扣金额例如：有一个客户要买 100 辆大客，签订销售订单，其总价是 200000 元。若按照固定金额的打折扣方式，打 20000 元的折扣，则该订单总金额将变成 20000020000180000元。14折扣率可按购买数量而定，购买数量越多，折扣率越高。例如：若一个客户 A 买 120辆客车，另外一个客户 B40 辆，则按定购的数量打折，A 客户可以享受 3的折扣，而 B 客户只有 1的折扣。若单价都为 15000 元，那么 A 应付 1746000 元，B 应付 594000 元。折扣率也可按购买金额而定，购买金额越大，折扣率越高。例如：若一个客户 A 买 120辆车单价 5000 元60 万元；客户 B 买 40 辆单价 20000 元80 万元，若按金额打折，A 客户可有 2的折扣；B 客户可有 3的折扣。3 回扣回扣是指经营者为了销售或者购买商品，在帐外暗中给予交易对象或有关人员财物的行为。从世界各国来看，对回扣的态度并不一致。有的国家禁止回扣，但允许向中间人提供劳务报酬性质的佣金，有的国家允许回扣存在，但规定必须以书面形式予以明确。我国反不正当竞争法制定过程中曾经有过激烈的争论，分成两派意见：一派认为回扣败坏社会风气，应当禁止；第二派意见认为：回扣是市场经济的润滑剂，国际贸易中接受或者支付回扣是一种商业惯例，不应当禁止。4折扣和回扣的财务处理从日常经济业务中发生折扣或折让的时间看,可分两种情况。第一种情况是折扣或折让与采购业务同时发生，此分三种情况处理：一是销售时直接给予采购方的价格折扣或折让，卖方直接减少开票和收款金额，或将销售额和折扣（折让）额在同一张发票上注明，企业按照销售净额做销售并缴纳流转税，无需进行其他帐务处理；二是采购时将折扣（折让）另开发票，则不论财务上如何处理，均不能从销售额中减除折扣（折让）额缴纳流转税；三是采购时双方谈妥按照现金折扣的形式进行优惠，则销售方可以选择按照总价法或净价法予以确认。在按总价法处理时，销货方先全额确认销售额，待实际发生现金折扣时再做冲减应收账款和增加财务费用的会计处理。在按净价法处理时，先按扣除现金折扣后的余额确认应收账款，如果后来实际未发生现金折扣，则将预计现金折扣冲减财务费用 。（2）第二情况是折扣或折让发生在销售确认后，如果由于货物本身的原因（如质量、规格等问题）不符合要求，则需给予一定的减让，这种情况下，采购方要么退回增值税专用发票，要么采购方主管税务机关开具“企业进货退出及索取折让证明单”，以使卖方可以进行相应的财务处理。另外，企业支付的销售佣金不得抵减相关销售业务的销售额和应纳流转税，符合规定的销售佣金计入销售费用（或营业费用）并在所得税前前扣除。企业支付的销售回扣不管如何进行财务处理，均不得抵减销售额，不得少缴流转税，也不得在所得税税前扣除。15【相关知识】一、支付方式支付方式主要有：汇付、银行托收和银行信用证三种方式。其中，国际贸易中使用最多的是银行信用证方式。（一） 汇付1.概念汇付(REMITTANCE)是指付款人（买方）根据合同中约定的条件将货款通过银行汇寄给收款人（卖方）的支付方式。汇付主要是用于贸易中的货款、预付款、佣金等方面，是支付货款最简便的方式。2.汇付的当事人1）汇款人（REMITTER）：汇出钱的人，一般是进口商。2）收款人（PAYEE or BENEFICIARY）：收到款项的人，也叫受益人，一般是出口商。3）汇出行(REMITTING BANK)：办理汇出款的银行。4）汇入行(PAYING BANK)：汇出行委托支付汇款的银行，一般是收款人的账银行。如由付款方主动向收款人汇款，称为顺汇法；如由收款方开出以付款人为抬头的汇票，主动向付款方索取，叫做逆汇法，又称出票法。3.汇付方式汇付的方式一般情况下有三种：电汇(TELEGRAPHIC TRANSFER(T/T)、票汇(DEMANDDRAFT(D/D)、信汇(MAIL TRANDFER(M/T)，由于电子化的高速发展，现在汇款主要使用电汇方式。电汇俗称“T/T”，是进口方委托银行，通过加押电报或电传的方式将款项支付给收款人，这种方式快捷、简便。以后的汇款业务一般就是指电汇。4.汇款业务流程1、签定合同进口商（申请人）3、申请汇款汇出行2、发送货物4、发送汇款指令出口商（受益人）5、解付汇款汇入行16图 4-2 汇款业务流程（二）、托收1.概念托收（COLLECTION）是指由顾客委托银行代为收取货款或劳务款项的一种结算方式。即出口商（卖方）开出以进口商（买方）为抬头的汇票，委托卖方所在地银行（托收行）通过它在买方所在地的分行或代理行（代收行），代为向买方收款。2托收当事人托收当事人有四个，委托人与托收行之间、托收行与代收行之间都是委托代理关系，托收行和代收行对于会款人是否付款不承担责任。托收是建立在商业信用上，风险较大。各当事人主要责任如下：1）委托人(PRINCIPAL)：也称出票人，一般是出口商，主要是行使与进口商签订的合同上的条款，履行与银行签订的委托收款的合同。2）寄单行(REMITTING BANK)：也称托收行，是委托代收款项的银行，主要是按照委托人的要求和国际惯例进行处理业务。3）代收行(COLLECTING BANK)：托收行是在进口地的代理人，根据托收行的委托书向付款人收款的银行。4）付款人(DRAWEE)：一般是进口商。主要是支付款项的人。3.托收方式托收分为跟单托收(DOCUMENTARYCOLLECTION)和光票托收，其中跟单托收根据交单时间和交单条件不同还区分为即期付款交单、远期付款交单和承兑交单方式。即期付款交单(DOCUMENT AGAINST PAYMENT AT SIGHT)：俗称 D/P AT SIGHT，指开出的汇票是即期汇票，进口商见票，只有付完货款，才能拿到商业单据。远期付款交单(DOCUMENTS AGAINST PAYMENT OF USANCE BILL)：出口商开出远期汇票，进口商向银行承兑于汇票到期日付款交单的付款交单方式。承兑交单方式(DOCUMENT AGAINST ACCEPTANCE)：俗称 D/A，代收银行在进口商承兑远期汇票后向其交付单据的一种方式。17光票托收(CLEANCOLLECTION)指汇票不附带货运票据的一种托收方式。主要用于货款的尾数、样品费用、佣金、带垫费用、贸易从属费用、索赔以及非贸易的款项。4.托收业务流程1、签定合同进口商2、发送货物出口商6、付款5、提交单据3、提交单据8、付款4、提交单据代收行7、付款托收行图 4-3托收业务流程（二） 信用证及其特点1.概念信用证（Letter of Credit, 简写 L/C）是以银行信用为基础，付款由银行担保。它是由进口地银行应进口商（买方）的请求，开给出口商（卖方）一种保证支付货款的书面凭证。在这种凭证中开列了买方购货所规定的条件，如货物的品种、规格、数量、发货凭证等，只要卖方按所列条件会货，就有权凭此证向开证行或其指定的银行取得货款。2.信用证支付的特点信用证方式是银行信用介入国际货物买卖价款结算的产物。它的出现不仅在一定程度上解决了买卖双方之间互不信任的矛盾，而且还能使双方在使用信用证结算货款的过程中获得银行资金融通的便利，从而促进了国际贸易的发展。因此，被广泛应用于国际贸易之中，以致成为当今国际贸易中的一种主要的结算方式。其主要特点。第一，信用证是一项独立文件。信用证虽以贸易合同为基础，但它一经开立，就成为独立于贸易合同之外的另一种契约。贸易合同是买卖双方之间签订的契约，只对买卖双方有约束力；信用证则是开证行与受益人之间的契约，开证行和受益人以及参与信用证业务的其他银行均应受信用证的约束，但这些银行当事人与贸易合同无关，故不受合同的约束。对此，跟单信用证统一惯例第 3 条明确规定：“信用证与其可能依据的销售合约或其他合约是性质上不同的业务。即使信用证中包含有关于该合约的任何援引，银行也与该合约18完全无关，并不受其约束。”第二，开证行是第一性付款人。信用证支付方式是一种银行信用，由开证行以自已的信用作出付款保证，开证行提供的是信用而不是资金，其特点是在符合信用证规定的条件下，首先由开证行承担付款的责任。跟单信用证统一惯例第 2 条明确规定，信用证是一项约定，根据此约定，开证行依照开证申请人的要求和指示，在规定的单据符合信用证条款的情况下，向受益人或其指定人进行付款，或支付或承兑受益人开立的汇票；也可授权另一银行进行该项付款，或支付、承兑或议付该汇票。这后一种情况并不能改变开证行作为第一性付款人的责任。第三，信用证业务处理的是单据。跟单信用证统一惯例第 4 条明确规定：“在信用证业务中，各有关方面处理的是单据，而不是与单据有关