《档案室与文件中心》PPT课件.ppt

第八章 档案室与文件中心,重点掌握： 档案室的性质与职责 文件中心的概念与性质 文件生命周期理论及其发展 文件连续体理论,第一节 中国档案室的建立和发展,一、档案室的草创阶段（建国初期1959年） 1、党委机关档案室 2、政府机关档案室 3、军事机关档案室 二、档案室的改进与发展阶段（19591965年） 三、档案室停滞发展阶段（19661976年） 四、档案室的恢复与发展阶段（1976.10现在）,第二节 档案室的性质、功能与职责,一、档案室的性质 1、依附性 2、内向性 3、机要性 4、过渡性 5、服务性,二、档案室的功能 1、枢纽功能 档案室处于生产、经济建设第一线，能及时传递档案信息，是各单位工作的枢纽。 2、中转功能 档案室是文件材料处理部门、业务部门与档案馆的中转站。 3、基础功能 档案室保存的档案是档案馆档案的源泉，档案室工作是国家档案事业的基础。,三、档案室的职责和任务,1、负责收集、管理本单位在工作活动中形成的全部档案和资料，积极提供档案为本单位的工作、生产和科研服务。 2、监督和指导本单位及其所属机构的档案工作。 3、按有关规定把具有长久保存价值的档案，向国家档案馆移交。,四、档案室档案的管理程序 五、档案室工作与文书处理工作和档案馆工作的关系,第三节 档案室的类型及其设置,一、档案室的类型 1、从档案室所属领域可划分为 （1）机关档案室 （2）学校档案室 （3）企业档案室 （4）医院档案室,2、根据档案室保存的档案内容性质，可分为 （1）文书档案室 （2）科技档案室 （3）人事档案室 （4）艺术档案室 （5）军事档案室 （6）病历档案室 （7）声像档案室,3、根据档案室的收藏范围可分为,（1）综合档案室 （2）联合档案室 （3）专门档案室,二、档案室的设置,1、各机构办公室下设档案室，管理文书档案与科技档案。 2、文书档案室与科技档案室分开设置。 3、设综合档案室。 4、设综合信息中心,思考,综合档案室的优势有哪些？ 联合档案室在我国应当如何发展？目前没有充分发展的原因何在？,第四节 文件中心及文件生命周期理论概述 一、文件中心的起源：美国海军部 二、文件中心的任务 三、文件中心的性质：中间性、过渡性保管半现行文件的机构,四、文件中心的作用 1、是文件运动过程的中间阶段必须采取的措施 2、可以节省保管费用，解决库房问题 3、有利于对档案文件信息的开发利用 五、文件中心的设置 国外一般是独立设置，需要三个条件：地理位置、管理手段、机构参与。主要有两种类型：政府性、商业性。 我国一般是在档案馆内部设置,五、文件中心的设置,国外一般是独立设置，需要三个条件：地理位置、管理手段、机构参与。主要有两种类型：政府性、商业性。 我国一般是在档案馆内部设置,讨论题,中外文件中心的共性与差异表现在哪些方面？ 文件中心与档案室比较，哪一种机构在中国更具有发展潜力？ 中国的文件中心建设应该走什么样的发展道路？,第五节 文件生命周期理论与文件连续体理论,一、基本概念 文件生命周期理论(Theory of Recods Life Cycle)是在20世纪文件数量急剧增长的专业背景下提出的，现已成为西方档案学理论的重要支柱之一。,二、文件生命周期理论产生的专业背景,1.文件数量的急剧增长基本因素 2.文件管理的出现及其专门化推动因素 3. 文件中心的建立直接因素,三、 文件生命周期理论的形成与发展,萌芽概念的提出。美国档案学者菲利普.布鲁斯（Philip Brooks）最早提出 形成与文件中心的出现密切相关。 发展1950年英国伦敦大学教授罗吉尔.艾利斯（Roger Ellis）在第一届国际档案大会上提出了文件运动的三阶段论，认为文件有现行阶段暂时保存阶段和永久保存阶段。当时并未引起足够的重视。20世纪80年代西方档案界对文件生命周期理论的研究日趋完整和系统，并发表了一些颇有深度的论著。,四、文件生命周期理论的基本内容,1.文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程。 2.这一完整过程可划分为若干阶段。 3.文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象保管场所和管理形式之间存在一种内在的对应关系。,五、文件生命周期理论的理论意义和实践价值,1.为文件的全过程管理奠定了理论基础 2.为文件的阶段式管理提供了实践原则 3.为实现从现行文件到档案一体化管理，为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论依据和实践指导。,六、文件生命周期理论的发展,电子文件的大量产生，中外档案学者对电子文件生命周期的概念、含义、阶段、对应关系等方面提出了一些新的认识，认为电子文件时代文件生命周期理论面临挑战与修正，应有新的发展。,在电子文件时代面临的挑战及自身的修正,挑战新的理解，阶段划分有不同看法，有些方面不太适应电子文件，阶段划分太过分明 修正文件运动的整体性保持不变，阶段性特点发生变化，对应关系发生一些变化，需要补充在电子文件运动过程中进一步加强全程管理和前端控制，起点需要延伸到电子文件管理系统的设计之中。有的学者提出了文件连续体理论。,七、文件连续体理论,（一）概念 文件连续体理论（Records continuum），以澳大利亚档案学者弗兰克.阿普沃德为代表。提出将文件的运动过程视为一个连续统一体。此体系包括四个坐标体系文件保管形式轴，价值表现轴，业务活动轴，形成者轴。,（二）发展历程,澳大利亚是其形成、发展、壮大的主阵地，其发展历程可分为三个阶段： 1、萌芽阶段（20世纪五六十年代）。首先由澳大利亚国家档案馆的专家提出档案管理与文件管理连续性的问题，后来又进一步重视两者的连续关系。 2、初步成型阶段（20世纪八十年代）。加拿大档案工作者协会1985年的年会上，加拿大档案学者杰伊阿瑟顿（Jay Atherton）详细论述了连续体概念。 3、建立与应用阶段（20世纪八十年代）。澳大利亚档案学者弗兰克.阿普沃德构建了文件连续体模式，提出了文件连续体管理的思想方法。,（三）进步之处,此体系包括四个坐标体系文件保管形式轴，价值表现轴，业务活动轴，形成者轴。 进步之处可归结为四个方面： 1、独特的研究视角文件保管形式与业务活动、环境的互动； 2、立体多维的研究方法全方位地考察文件运动过程及规律； 3、突出文件运动的联系性和整体性适用范围更广、生命力更强； 4、不再要求文件管理相关因素的机械对应顺应电子文件时代的发展要求。,第五节 其他新型档案机构,档案寄存中心 档案事务所 档案科技服务公司 档案咨询服务公司,第八章思考题,1、简述档案室的性质、功能与职责 2、简述档案室工作与文书处理工作和档案馆工作的关系 3、简述文件中心的概念、任务与职责 4、文件生命周期理论主要包括哪些内容？具有什么理论价值和实践意义？ 5 、什么叫文件连续体理论？它与文件生命周期理论具有何种关系？,辨论题,1、在电子文件时代，文件中心还有存在的必要吗？（世界范围内思考。正方：必要；反方：不必要） 2、中国的文件中心应该设在档案馆内还是应该独立于档案馆外（中国范围内考虑。正方：档案馆内部设置；反方：档案馆外单独设置） 3、有的学者认为这