在建及改扩建电力工程档案编制细则.doc

电力工程档案资料编制细则1范围本办法规定了档案编制的管理职责、管理内容与方法、检查与考核等。本办法适用于发电公司在建及改造工程。2职责2.1建设方全面负责工程的档案管理工作，建立档案管理网络，负责整个工程的竣工档案的全面组织、策划和管理。2.3各参建单位制定本单位的竣工档案管理制度，明确分管责任人、策划人以及竣工档案的职责分工，编制本单位的竣工档案，并对竣工档案的质量终身负责。3管理内容和方法3.1归档范围详见科技档案管理制度3.2编制要求3.2.1一般要求3.2.1.1提交业主竣工档案一份必须为原件，另一份可以是复印件，原件纸张表面干净，字迹清晰，不允许涂改，复印件必须清晰可辨认。3.2.1.2所有参建单位的名称必须用全称或规范性简称，资料编号按单位规范性简称拼音大写-专业代码-流水号（见附件），按施工单位竣工档案以单位工程组卷，工程的名称和编码应与现行电力标准一致。3.2.1.3竣工档案资料全部用激光打印机打印，但需签署的意见及签名必须是手签；需手写的地方必须使用蓝黑、碳碳素墨水或碳素签字笔，不得使用纯蓝墨水、圆珠笔或铅笔填写；纸张统一用80克A4纸，特殊资料需要大于A4纸张的，装订时要折成A4纸。3.2.1.4所有竣工资料的字体，一般情况下采用四号宋体，如果是表格，标头采用小二号宋体加粗居中，表号和编号为五号宋体字，格内文字采用小四号宋体，表格外备注为五号楷体。但检验批质量验收记录采用表头三号、宋体、加粗、居中；表号和编号为五号宋体字；格内小五号宋体，表格外备注为五号楷体。3.2.1.5一般资料的页边距要符合装订要求，单面打印的资料左侧25mm，右侧15mm，双面打印的资料左右边距均为25mm，上下边距分别25mm和20mm。3.2.1.6 各种汇总表、跟踪表必须有编制人员和审核人员签字，表式见附录。3.2.1.7表格格式统一。所有验评表格必须是最新电力行业标准，不得使用其他表式；关键的表格，由业主统一规定；技术记录表格有行规的，采用行业规定的表格，没有规定的，可从几家施工单位中选择最佳表格：隐蔽工程验收记录附表编号与对应的检验批验评表格编号相同；所有表格一经确定，各单位不得随意更改。3.2.1.8施工单位提交的原材料及构件、设备出厂证明等资料要符合存档要求，对开一些成批材料的质量证明书的复印件要加盖销售单位的红章，小于A4纸的合格证等资料要贴在A4纸上，如果一页纸贴多张合格证，页码按合格证数目算，每一张合格证为一页。为避免麻烦建议一页纸贴一张。3.2.1.9每一卷档案都需有竣工档案签字页，签字页为每一卷档案的第一页，竣工档案的页码用打码机打码，页码打在右下角，反面有文字的应打在左下角，页码从数字1开始。3.2.1.10对于验评等资料必须按规定确定签字人员，不可随意签字，质量验收评定表中施工单位自检记录不允许仅填写“符合要求”或“符合设计要求”，要填写具体内容和意见，资料必须有可追溯性。质量验收评定表中所验收项目未发生统一用小“/”表示。3.2.1.11卷内目录、案卷目录、备考表等的编写要符全相关规定，并通过业主的审核。3.2.1.12各单位竣工档案编制单位、监理和业主三方审核，并符合要求后，由形成单位录入档案管理软件，卷内目录、案卷目录、脊背条、备考表、卷皮等格式按业主要求统一从软件中打印并按业主要求装订、装盒、上架。3.2.2竣工草图编制要求3.2.2.1竣工草图由施工单位负责编制，监理单位及业主工程部负责审核。施工单位提供的竣工草图为两份。3.2.2.2施工单位将所有的设计修改项目的记录，按专业编制“工程设计变更汇总表”，汇总表需交监理和建设单位审核并签字。3.2.2.3“工程设计变更汇总表”中每一条设计修改都必须在草图中体现，并在图中加盖修改依据章。把每册图纸中涉及修改的设计变更或工程联系单复印件分别放入相应的图纸后，每一条修改都必须反映在竣工草图上。3.2.2.4凡按图施工没有变动的，可以不做竣工草图。3.2.2.5每张竣工草图修改后的文字和数字要与被修改部分的位置大致相对应，局部可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制并应与标题栏平行书写，改图必须用碳素墨水笔及绘图工具，严禁使用圆珠笔、铅笔或手工草绘。3.2.2.6无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。3.2.2.7竣工图章应盖在标题栏上方空白处，竣工图章符合“科技档案管理制度”的规定，印泥红色。3.2.3竣工图编制要求3.2.3.1由设计院提供的图纸其竣工图由设计单位编制，非电力设计单位提供的图纸其竣工图由施工单位提供。3.2.3.2竣工图的编制应及时、正确、完整。设计单位应及时做好设计变更记录，收集施工过程中的变更记录并将变更反映在图纸上，每一条修改都必须反映在竣工图上。3.2.3.3编制竣工图时，要严格执行电力工程竣工图文件编制规定。3.2.3.4竣工图编制完成后交监理审核并签字。3.2.3.5移交竣工图时需移交与图纸一样的电子版，电子版数量以合同为准。3.2.4声像档案编制要求3.2.4.1照片档案单独组卷，一式两份，与竣工资料同时移交。3.2.4.2照片档案内容应齐全，包括整个工程的全过程，照片按单位工程整理。3.2.4.3照片档案采用统一的照片档案盒，照片为6寸彩照，照片应真实，无修饰，胶片照片需有底片，数字照片同时移交与照片一致的光盘。 3.2.4.4照片的文字说明应简短、完整、明了，一般不超过200字，包括事由、时间、地点、人物、背景、职务、摄影者七要素。3.3组卷3.3.1土建、水工工程：土建单位工程竣工文件原则上分为四类：一、重要文件，二、工程质量验评记录，三、原材料出厂证件及试验报告 四、主要施工技术记录。在组卷时，每一类文件不能与其他类文件同时组成一卷。但在单位工程比较小时可组成二卷（重要文件一卷、其余并一卷）其它专业参照执行。3.3.1.1重要文件A工程概况：简介、特点、主要工程量、开、竣工日期、总结等B开工、停工、复工报告、竣工报告C重要项目施工技术措施、施工图纸会审记录、技术交底记录 D重要会议纪要E 竣工图及设计修改变更、工程更改洽商单、工程联系单汇总表（按设计、制造方、建设方、施工方顺序排列），及变更文件，如变更较多单独组卷。F质量记录。G 施工单位资质文件H单位工程总结3.3.1.2工程质量验评记录A 中间验收交接签证B 工程质量项目划分表C 单位工程质量验评表 D 观感质量验评表E 单位工程主要技术资料核查表F 分部、分项、检验批验评表G 隐蔽工程验收记录3.3.1.3 施工技术、试验记录A 测量放线及沉降观测记录B 地基处理及桩基施工记录C 预应力钢筋冷拉及张拉记录D 砼工程施工及养护记录（混凝土浇捣通知单、配合比设计报告）E混凝土施工热工计算及施工记录F大体积砼温测施工记录G焊接施工记录H土建、安装交接记录I 结构吊装记录J 预应力砼管道水压试验记录K 排水系统灌水、通水试验L 给水、采暖及生活热水系统通水冲洗及水压试验记录M 电气绝缘测试、接地电阻测试记录N 空调调试记录及制冷系统试验记录O 水池满水试验记录3.3.1.4 原材料、半成品、设备出厂合格证和试验报告A钢材使用跟踪记录B 钢材出厂合格证和试验报告C水泥使用跟踪记录D 水泥出厂合格证和试验报告E混凝土跟踪记录F混凝土数理统计G混凝土试块强度报告H沙、石、粉煤灰跟踪记录I沙、石、粉煤灰合格证和试验报告J 砖、砌块出厂合格证和试验报告K 防水材料出厂合格证和试验报告L 构件出厂合格证M 焊条出厂合格证 N 砂石试验报告 0回填土试验报告P其他有关检验记录3.3.2安装工程（除灰、燃料参照锅炉执行）3.3.2.1 锅炉专业A重要文件A.1 工程概况：简介、特点、主要工程量、开、竣工日期、大事记等A.2 开工、停工、复工报告、竣工验收报告A.3 重要项目施工技术措施、施工图纸会审记录、技术交底记录 A.4 重要会议记要A.5 竣工图及设计修改变更、工程更改洽商单、工程联系单汇总表（按设计、制造方、建设方、施工方顺序排列）及变更记录，A.6 中间验收交接签证、A.7 施工单位资质文件A.8 施工总结B 工程质量验评记录B.1 单位工程质量验评表B.2 单位工程质量验评主要技术资料核查表B.3 分部、分项工程验评表B.4 隐蔽工程验收记录B.5 严密性试验合格签证B.6 水压试验合格签证B.7 分部试运签证C 施工技术、试验记录C.1 安全阀校验记录C.2 主辅机安装记录C.3 小型设备及管件的安装记录C.4 设备缺陷处理记录C.5 电缆敷设记录C.6 其它施工记录C.7 压力容器安全性能校验报告C.8 硬度校验试验报告C.9 主辅机测振、超速试验报告C.10 系统调试、分部运转记录C.11 煤质试验报告C.12 钢结构高强度螺栓试验报告D原材料、半成品、设备出厂合格证和试验报告D.1 钢材出厂合格证和试验报告D.2 焊条出厂合格证和试验报告D.3 设备出厂合格证和试验报告D.4 保温材料出厂合格证和试验报告D.5 其它3.4分类编号3.4.1分类原则以火电企业档案分类表（69大类）国家电力公司总文档200229号文件为基础。3.4.1档号由三级数组成：目录号类目号案卷号。3.4.1有的类目是由多个承包商共同完成的，项目资料的形成和整理原则上以标段为单位，各单位在编制竣工档案时，分类号应严格按照分类表进行设置，案卷号则由公司档案室在各单位完成初步组卷的基础上进行派号。3.5装订3.5.1案卷各部分的排列顺序：案卷内封面-卷内目录-文件材料-备考表-案卷封底3.5.2案卷可采用整体装订和卷内文件分别装订两种形式。整体装订方式统一采用胶装方式。3.5.3整体装订或分别装订的案卷，应在卷内每份文件首页的右上侧加盖档号章。3.5.4装订采用三点一线结扣法，且为活结扣，绑扎绳使用白色棉线；一律采用左侧装订，孔距总长度160mm，中孔到边孔长度80mm，卷脊到装订线的垂直距离为15mm（见附录）。对于页数较少的文件则在文件左上角用棉线装订。（未定）3.5.4案卷内不允许有金属物；3.5.5装订厚度原则不上不超过30 mm（有特别要求的可达到40mm）。要求竣工资料以单位工程为一个整体进行整理，同一单位工程中的资料按类分别装订成一卷或多卷。3.5.7图纸一般不装订，但应分卷装入卷盒。3.5.8外文资料档案应保持原来案卷及文件排列顺序。3.5.9所有竣工资料必须经过施工单位、监理单位、建设单位三方审核，填写“竣工资料案卷质量审核表”（表式见附录），经验收后方可进行装订。3.6审核移交3.6.1竣工档案资料初审3.6.1.1施工单位的竣工资料（包括文字材料和竣工草图）编制完毕（暂不装订），先进行内部审核，在“竣工资料案卷质量审核表”内容和编制质量初审拦内分别签署审核意见（见附录十一）。3.6.1.2施工单位完成自审后，送建设监理单位初审（可只送一份原件），监理专业人员和档案人员对案卷内容完整性、准确性、系统性和案卷质量进行初审后签署审核意见。3.6.1.3建设监理初审完毕，由监理单位负责将竣工资料交业主专业部门负责人组织进行复审。公司专业部门对竣工资料的内容完整性、准确性系统性进行初审，公司档案室专业人员负责对案卷质量进行初审，同样签署审核意见。3.6.1.4施工单位的分包单位产生的竣工档案资料应由总承包单位负责审核、汇总，并交建设监理进行审核。3.6.2竣工档案资料复审3.6.2.1施工单位根据竣工档案资料初审意见进行修改、补充或重新制作。3.6.2.2施工单位对修改、补充后的竣工资料进行初步组卷、编写卷内目录、案卷题名和备考表，并进行内部审核签署复审意见。3.6.2.3施工单位完成复审后，交监理进行复审，并签署复审意见。3.6.2.4业主专业部门和档案室分别负责对案卷内容和符合性进行检查，包括案卷档案号与题名是否符合规定等，并分别签署复审意见。3.6.3移交3.6.2.5施工单位对复审合格的案卷，进行装订、移交、上架，并录入业主档案管理系统。3.6.3.1编制好的竣工档案资料（文字资料及其电子文件）由监理组织施工单位向业主档案室移交。移交清单一式两份，移交单位（施工单位）、接收单位（公司档案室）分别在移交清单上签字。3.6.3.2移交全部完成后，公司档案人员签写竣工档案移交签证，施工单位凭此证书办理决算。4检查与考核4.1每一工程必须按时移交竣工档案，如在规定时间内完成竣工资料交付工作，并且总体评价为优良标准，甲方将给予奖励。4.2甲方以质量保证金（合同款的5）作为对乙方的考核，乙方未能按时移交工程竣工资料，每滞后一天扣除考核款的5。4.3各单位进行工程款和设备款决算时，如无公司档案室签署的相应标段竣工档案或资料移交证明，公司财务部门不予决算。4.4在达标检查和竣工档案验收后如存在问题，应由原编制单位负责重新编制。直至验收合格后，施工单位方可领取工程质量保证金。5附录附录1：参见单位规范名称、专业代码及工程编码附录2：内卷皮附录3：卷内目录附录4：竣工档案签字页附录5：单位工程概况附录6：修改依据章附录7：工程变更资料一览表附录8：施工图汇总表附录9：主设备及主要辅助设备名称汇总表附录10：卷内备考表附录11：单位工程竣工资料预验接收单附录12：单位竣工资料复核情况表附录13：单位工程竣工档案案卷审查会签表附录14：单位工程竣工档案（质量审核）移交清单附录15：移交清单附录16：移交目录附录17：竣工档案移交签证附录18：案卷装订示意图附录19：档号章附录20：竣工图章附录21：跟踪记录表式附录1：参见单位规范名称、专业代码及工程编码1、常用资料表式编码原则如下：X1X2 X3X4X5X6X7X8X9X10 流水号 专业类别 单位代码X1X2 X3X4形成文件单位代码，根据参建单位名称拼音缩写编制，其定义如下：建设单位： 设计单位：监理单位：施工单位： X5X6专业类别，其定义如下：ZH 综合 TJ 土建GL 锅炉 QJ 汽机DQ 电气 RK 热控SG 水工 HX 化学SM 输煤 HJ 焊接BW 保温 JX 机械ZB 质保 WZ 物资 JJ 技经X7X8X9X10流水号2、工程编码按电力行业标准电力建设施工质量验收及评定规程的编码原则确定，在检验批的验收记录表格中，左侧表号，右侧填编号，编号采用机组加工程编码，其中公用系统在编码前加00，一号机组在编码前加01，二号机组在编码前加02，例如在单位工程定位放线检验批质量验收记录，左侧表521，右侧编号：01（1号机）01（系统）001（单位工程）01（子单位工程）01（分部工程）01（子分部工程）01（分项工程）01（检验批），如果没划分子单位或子分部工程相应的部分为00。3、隐蔽验收记录与相应的检验批编号相同。附录2 案卷封面档 号 档案馆号 案 卷 题 名立卷单位起止日期保管期限密 级35附录3 卷 内 目 录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注 附录4案卷题名竣工档案签字页批 准:审 核:编制人:编制单位(章): 年 月 日附录5 单 位 工 程 概 况 共 页 第 页单位工程名称工 程 部 位施 工 单 位业 主 单 位监 理 单 位设 计 单 位开 工 日 期竣 工 日 期工程概况工程技术要求设计技术要求施 验工 收规 标范 准施工质量概况单 位 工 程 概 况 共 页 第 页主要工程量劳动力和施工机械投入施工工期和进度主要施工方案和措施文 件 名 称编制人批准人单 位 工 程 概 况共 页 第 页工程竣工验收结论分项工程:分部工程单位工程施工大事记日 期大 事 记 摘 要编 制审 核批 准日 期附录6：修改依据章根据 号 设计修改通知单 960根据 号 工程联系单 960 附录7 工程变更资料一览表表号： 编号：序号 变 更 文 件 相 关 图 纸执行情况日期单 位文 号页数图 号版本附录8： 施 工 图 册 汇 总 表汇总人： 汇总日期： 年 月 日 序号图册编号图册名称张数备注附录9 主设备及主要辅助设备名称汇总表汇总人： 汇总日期： 年 月 日 序号设备型号设备名称制造厂名称备注附录10 卷 内 备 考 表互见号 说明： 立卷人： 年 月 日 检查人：年 月 日 附录11 竣工资料预验接收单 编号：项目名称提交日期资料名称提交单位接收单位初查情况：提交人联系电话接收人联系电话 备 注：说明：案卷内容情况：由各单位专业人员审核填写：案卷编制情况：由各单位档案人员审核填其它：由竣工资料编制单位填写。附录12 竣工资料复核情况表编号：项目名称资料名称提交单位接收单位复查情况：受检单位签名移交人员：年 月 日业主方签名技术人员：年 月 日质检人员:年 月 日档案人员年 月 日监理方签名技术人员：年 月 日档案人员：年 月 日附录13： 竣工档案案卷审查会签表单位工程名称单位工程代码案卷名称合同编号编制责任单位编制时间审查单位审查意见监理单位工程人员（对口专业） 审查人： 复核人： 档案人员审查人：建设单位工程人员（对口专业）审查人：复核人：安全人员审查人：复核人：档案人员审查人：复核人：附录14 单位工程竣工档案（质量审核）移交清单表号： 编号：专业： 单位工程名称： 档号竣工档案名称份数每 份 数 量文字(页)图纸(张)照片(张)光盘软盘备注移交单位单位名称技术负责人移交人移交时间审查单位及审查人员专业技术人员 质监部门负责人档案管理监理公司（工程部）负责人监理公司建设单位备注附录15： 建设项目案 卷 移 交 清 册 文字材料案卷数： 竣工图案卷数： 移交单位：（盖章） 接收单位：（盖章）移交人： 接收人： 年 月 日 年 月 日 附录1