采购与付款循环的审计.ppt

采购与付款循环的审计,概 要,第一部分 采购与付款循环 审计的简介,第二部分 采购与付款循环 审计程序的 操作提示,本循环基本业务流程,本循环可能存在风险的环节,本循环涉及的会计科目,本循环常规经济业务与会计分录,以会计科目为切入点,以经济活 动为依托,具体介绍如何选择执 行审计程序,第一部分 采购与付款循环审计的简介,一、本循环基本业务流程 生产 采购 仓储 财务 部门 部门 部门 部门 请购 订货 验收 付款,（一）不相容职务应分离，采购与付款业务不相容岗位至少包括： 1、请购与审批； 2、询价与确定供应商； 3、采购合同的订立与审核； 4、采购、验收与相关会计记录； 5、付款审批与付款执行。,（二）基本流程中涉及的业务活动及主要凭证 1、请购商品和劳务-请购单； 2、订货-订购单； 3、验收商品-验收单； 4、储存已验收的商品存货-入库单； 5、编制付款凭单、确认与记录负债-采购发票、付款凭单； 6、付款-付款凭证（现金、银行存款等）。,1、 请购商品和劳务-请购单 相关制度： 采购申请制度、预算制度、授权文件等。 请购权与审批权具有级次化。 “请购单”是采购交易轨迹的起点；请购单是采购交易的“发生”认定的凭据之一；审批后的请购单应送至“采购部门” 。,2、订货-订购单 采购部门在收到请购单后，只能对经过批准的请购单发出订购单。 相关制度：采购制度、相关的合同文件。 “ 订购单”是确定今后是否收到商品并正确认帐的证据之一；与采购交易的“完整性”认定有关。 正常情况下，订购单应一式若干份，至少要送交“供应商”一份，送至“验收部门”、“应付凭单部门”、“请购部门”各一份 。,3、验收商品-验收单 有效的订购单代表企业已授权验收部门接受供应商发运来的商品。 相关制度：验收制度。 “验收单”是支持资产或费用以及与采购有关的负债的“存在或发生”的重要凭证。定期独立检查验收单的顺序以确定每笔采购交易都已编制凭单是与采购交易的“完整性”认定有关。 “验收单”至少应送至仓库部门和请购部门各一份。,4、储存已验收的商品存货-入库单 将储存已验收的商品存货与采购的其他职责相分离，可减少未经授权的采购和盗用商品的风险，这些控制是与商品的“存在”认定有关。,5、编制付款凭单、确认与记录负债-采购发票、付款凭单 注师在审计时应关注以下的控制点是否设置、执行： A 确定采购发票的内容与验收单、订购单一致； B 确定采购发票、付款凭单计算的正确性； C 编制有预先编号的付款凭单，并附上支持性凭证； D 在付款凭单上填入应借的资产或费用账户名称； E 由被授权人员在付款凭单上签字，以示批准按此凭单要求付款。 以上的控制是与“存在、发生、完整性、权力和义务、计价和分摊”的认定有关。,“付款凭单”（付款汇总表）是企业内部记录和支付负债的授权证明文件，编制付款凭单（付款汇总表）通常由“应付凭单部门”根据采购发票的内容（发票内容要与验收单、订购单一致），在确保商品和劳务已验收（核查购置的资产）、已接受的前提下编制的；定期将已批准的付款凭单（付款汇总表）送达会计部门，据以编制有关记帐凭证和登记有关帐簿。,6、付款-付款凭证（现金、银行存款等） 相关制度：付款审批制度、预付账款和定金授权批准制度、退货管理制度，定期核对制度、支票管理制度。 付款的日期通常由“应付凭单部门”负责确定，会计部门负责执行付款。,注师在审计时应关注以下的控制点 A 关于支票的签发-由经授权的人员（财务负责人）签署；支票金额要与付款凭单的金额、受款人的名称一致 ；对已付款的付款凭单要做以标记，避免重复付款；支票时连续编号的，对每一张支票的用途等情况做以记录，保证其完整性。 B 关于单证的核对-会计部门在办理付款业务时，应当对采购合同、请购单、采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格的审核。,二、本循环可能存在风险的环节 （一）虚拟采购业务 主要是指管理层舞弊和主要采购人员舞弊，其做法是虚构采购行为，作为企业的营业外支出或虚转入产品成本，达到个人侵吞单位资金的目的。 此行为如是个人行为，通过控制测试，各原始单据的相关审批是否完整等的检查，可以查出；如是管理层集体舞弊，则只能通过了解所处行业的整体售价、利润率、被审单位在业内所处地位、整个销售收入和回款情况，毛利率的分析等方法检查是否与整个行业的情况明显存在区别来判断。,（二）采购业务不完整记录的判断 已经验收的商品和劳务未入账，将直接影响应付账款余额，不能反映企业的实际负债情况，并存在挪用及个人侵吞的可能，此时可通过资金流出的年度横向比较分析来判断资金支付是否存在较大的变动，查明主要的变动原因。,（三）资产计价与实际支付的差别 企业为提高主营的利润率，粉饰业绩，将采购成本计入其他成本费用支出，误导报表使用人，对此可以检查采购合同，了解所购商品的市场价格，并结合其他费用科目的检查来验证。,三、本循环涉及的会计科目,固定资产 固定资产清理 在建工程 工程物资 无形资产 投资性房地产,预付账款 应付票据 应付账款,？,第二部分 采购与付款循环审计程序的 操作提示,一、本循环常规经济业务与会计分录,借：固定资产 固定资产清理 在建工程 工程物资 无形资产 投资性房地产 贷：预付账款 应付票据 应付账款 货币资金,采 购,付 款,二、固定资产 （一）分析性程序 1、目标分析固定资产增减变动的原因是否合理；财务报告内相关数据是否吻合。 2、获取或编制的相关证据,以前年度相关数据（修理及维护费和固定资 产增减变动）； 被审计单位今后的生产经营目标或市场趋势 分析报告； 审计期间相关数据（如：现流表内投资活动 的数据）。,3、工作底稿 4、审计思路与如何形成工作底稿 4-1 比较本期与以前各期之间的修理及维护费，旨在发现资本性支出和收益性支出区分上可能存在错误。,分析性复核表,4-2 比较本期与以前各期的固定资产增加和减少，旨在发现被审计单位以往和今后的生产经营趋势、结构，判断差异产生的原因是否合理。,利用债务重组的形式，虚增利润,新购设备后，长期闲置幕后 可能存在的问题,4-3 分析固定资产的构成及其增减变化与在建工程、现金流量表等相关信息交叉复核。,固定资产增减变动与现金流量表中投资 活动的现流不一致时该如何判断？,不一致肯定有问题吗？,产生不一致的原因包括那些情况？,（二）检查固定资产所有权的证明文件 1、目标确定固定资产的归属权。 2、需要获取的证据 3、工作底稿所有权检查表,固定资产的原始凭证（凭据）,4、审计思路与如何形成工作底稿 4-1 账证检查获取并检查有关所有权证明文件，与明细账核对。 检查权证上权利人名称是否与被审计单位名称一致； 检查权证的可靠性； 检查产权证上所记录的资产相关明细信息与账面记录是否相符； 账证金额是否一致；,例：A注师获取固定资产的所有权证时，发现了以下账证不符的情况： 1、固定资产账面的车号为京A0456的宝马汽车的“行驶证” 的所有者不是被审计单位，而是被审计单位的领导李某； 2、固定资产账面中第五仓库无房产证明； 3、A注师获取了车号为CE876的捷达汽车的所有权证（汽车行驶证上的所有者非被审计单位），账面无此辆资产。,请谈谈你的审计思路？,分析： 1、审计说明： 1999年，被审计单位进口一辆宝马轿车（车号京A0456）用于经营活动，根据当时国家规定，进口轿车不能以公司名义购买，故，被审计单位先按公司李某的名义进行个人购买。购买后，该车一直归被审计单位所拥有并使用。 在审计期间，被审计单位正在办理汽车所有权的变更手续，尚未完结。 李某关于该轿车的权属声明索引C1-*-1。,2、审计说明： 被审计单位第五仓库建造初期被规划为临时建筑，未办理房屋产权证明；后期，随着生产经营的需要，逐步对其进行改造、加固而形成的，至今未办理相关证明。 根据检查第五仓库初建和后续建造的原始凭据(索引c1-*-2)，可证明其应归属于被审计单位。,3、审计说明 我们向资产管理部门的部门经理张*询问获知，车号为CE876的捷达汽车为债务重组所得（债务重组协议索引B-*-*），被审计单位账面未反映该笔重组所得，应进行调整，调整分录如下。,4-2 关注有无抵押、质押、担保、查封、冻结等权利受限制事项 。 例：A注师检查了所取得的房产证中的“他项权利事项”的记录，该房产证未记录任何他项权利事项。（底稿见索引C1-4-1）。 但从B注师获知，短期借款合同中订有房产抵押的条款（底稿见“短期借款”索引F1）。,请谈谈你的审计思路？,发现的问题：房产证的“他项权利”记录不完整； 审计说明： 在房产证的“他项权利”记录可能存在不完整情况下，我们到房地产交易登记中心查询了被审计单位房产所有权属状况。 查询结果为确实有以“浏河口路厂房”作抵押向农业银行贷款的记录，系由农业银行向房地产交易登记中心办理的登记手续，被审计单位的房产证信息未及时更新。,披露,（三）检查本期增加的固定资产 1、目标检查本期固定资产的增加情况，被审计单位如果不能正确核算固定资产，将对资产负债表和利润表产生长期的影响。 2、需要获取的证据 3、工作底稿增加固定资产抽查表,购货合同、发票、保险单、运单、竣工决算、 验收单、移交报告、评估报告等,获取本期新增固定资产明细表， 检查固定资产原值是否符合确 认标准，如有不符，提请客户 调整或做审计调整。,4、审计思路与如何形成工作底稿 4-1 通过收集会计政策，获取被审计单位固定资产确认标准与分类。,常常被忽略,由于增加固定资产的途径不同， 我们所获取的证据也不相同。,4-2 抽查新购入（外购）的固定资产。 检查购货合同，发票，保险单，运单等文件，测试文件上单位名称是否与客户单位一致，其入账时间、价值是否正确，授权批准手续是否齐备，会计处理是否正确。,示例：关于本期新增固定资产的凭证抽查，如下： 2007-6-27 转账3# 债务人以新纪商厦3楼A座300M2三年的房屋租赁权抵135万元债务。 借 固定资产-房屋建筑物 1,350,000.00 贷 应收账款-新纪商厦 1,350,000.00 附件：被审计单位与新纪商厦签订的抵债协议（复印件见索引C1-1C1-2）,审计说明： 经核实，上述凭证所记录的经济业务系债务重组，经重组后，被审计单位仅获取了房屋租赁权，非房屋所有权，其会计处理不符合会计准则的规定，应将其调整至“长期待摊费用”，并调整已计提的折旧费。调整分录如下。,4-3 检查在建工程转入的固定资产。 检查在建工程转入固定资产的竣工决算报告、移交验收报告，与在建工程相关记录核对相符。,已开始使用的固定资产（如房屋），仍在 “在建工程”中核算如何调整？,暂估入账的目的,注意： 固定资产与在建工程两个科目相结 转的数据是否相符。,4-4 检查投资投入的固定资产。,关注 投资 合同,入账 情况,价格,所有权、交接手续,名称、数量,4-5 查明更新改造而增加的固定资产。,查明更新改造的目的和功效是否确实提 高了固定资产的效用或延长了使用寿命。,如何重新确认剩余折旧年限判断被审计 单位确认的剩余折旧年限是否恰当。,了解会计准则资本化的要求判断被审计 单位新增的固定资产计价是否正确。, ,4-6 通过其他途径而增加的固定资产。,通过债务重组而增加的固定资产,通过非货币性交易而增加的固定资产,通过融资租入而增加的固定资产,（四）检查本期减少的固定资产。 1、目标 2、需要获取的证据 3、工作底稿减少固定资产抽查表,处置、转让、出租、出售、投出、重 组固定资产的相关合同及审批文件等,4、审计思路与如何形成工作底稿 4-1 判断固定资产减少的原因是否合理。 示例：某企业将其主要生产线出售给公司。 请分析该公司出售资产在何种情况属于合理情况？在何种情况下属于不合理的情况？,转产,套现,与生产经营战略的相关性,4-2 固定资产减少的会计处理是否正确。 涉及的主要会计科目：,固定资产,累计折旧,固定资产清理,营业外收支,应交税金（营业税）,货币资金,请谈谈如何运用,（五）固定资产的监盘 1、目标确定资产是否实际存在 2、需要获取、编制的证据 3、工作底稿固定资产监盘相关底稿,盘点计划、盘点表、台账 抽盘计划、抽盘表、监盘总结,4、审计思路与如何形成审计底稿 4-1 监盘前的工作,财 务 部 门,设 备 管 理 部,资 产,财务账,业务账,实物,账账,账实,检查被审计单位盘点计划、盘点表,编写监盘计划，确定抽盘范围,初次审计,连续审计,从设备管理部门取得固定资产台账， 与财务部门的固定资产明细清单核对。,4-2 监盘现场应注意的情况,请判断（一）： 审计人员在企业经营地观察到的资产 的所有权不一定归属于企业。,例如 经营性租入的固定资产；其他企业存放 在本企业的资产等。,请判断（二）： 针对抽盘的固定资应同时监盘？,答案 针对可移动的固定资应同时监盘，以发 现舞弊行为。如图书、小型设备。,请判断（三）： 审计人员应确保监盘或抽盘使用器件 的合规性。,例如 丈量土地的尺子。,请判断（四） ： 某企业在审计年度内，新增一批挖煤 机组，购入后立即投入井底作业。审计人员 无法进行实地盘点，经审计小组讨论决定， 该批机组不纳入监盘范围？,答案 首先，视“重要性水平”确认该机组是否 纳入监盘范围。 如果应纳入监盘范围，但，审计人员 确实无法进行实地盘点时，应向井下作业 资产管理人员进行函证。,请注意： 利用专家意见的风险由注师承担，运用专家 意见需要注意三点：其一，专家的资格、独立性； 其二，专家的工作过程；其三，对专家的结果的合 理确认。,请注意： 审计人员在监盘或抽盘之前，应了解资产的质量特征，如企业的主要生产设备。,4-2 监盘后期工作 汇总监盘记录，统计监盘结果，形成监盘小结。对盘点中存在的盘盈、盘亏情况，查明原因，形成追查记录。 示例：审计人员的部分监盘记录如下（审计期间为2007年度）： 盘盈厂区内第七厂房1座；盘亏老厂房1座。,进一步审计追查后而形成的底稿,审计说明： 审计人员根据上述监盘结果，经进一步追查获知： 盘盈的第七厂房为2007年10月竣工交付使用的，因工程决算审价报告书在2008年1月15日才送达（底稿见索引C1-）而列在“在建工程”项目。经与“在建工程”项目审计人员核实后，予以结转为“固定资产”处理，调整分录如下。 盘亏的老厂房为2007年11月份已被拆除，被审计单位未及时作账务处理，应进行调整，调整分录如下。,（六）测算折旧费用 运用函数简便折旧的测算，提供其正确性。,（七）减值准备的测算 可收回金额低于其账面价值称为固定资产减值。 可收回金额是根据公允价值减去处置费的净额与预计未来现金流的现值两者间较高者确定。 账面价值是原值减去累计折旧和已提减值后的金额。,（八）披露 1、目标检查被审计单位披露的内容是否正确、合规，是否完整。 2、需要获取的证据 3、工作底稿,被审计单位提供的会计报表附注； 审计业务委托人、监管部门明确的披露要求。,披露的基本框架： 表格部分年初数、本期增减数、年 末数 文字部分设定抵押的情况，已提足 折旧仍在使用的情况，在 建工程转固的情况，减值 准备计提的情况，固定资 产处置、出售、转让的情 况等。,表格部分,文字部分,二、应付账款 应付账款是随着企业赊购交易的发生而发生的，我们应结合赊购交易进行审计。 关注长期的应付账款，是否存在隐瞒利润的情况。 分析当期发生的应付账款与现金流量表的相关列示是否吻合。 结合固定资产、存货的监盘情况，检查是否存在未入账的应付账款，避免低估负债。 核对往来，确保应付账款的真实性，完整性。,（一）分析性程序 1、目标 2、需要获取、编制的证据 3、工作底稿分析性复核表,应付账款明细表，存货和固定资产等资产 类明细表等。,4、审计思路与如何形成工作底稿 4-1 将期末应付账款余额与期初余额进行比较，分析波动原因。 示例：2007年，某公司应付账款期初余额为3,000,000元，期末余额为100,000元。,请说说你的审计思路,审计思路： 2007年度应付账款减少2,900,000元，如果是货币支付产生的原因而致，那