关于报送专升本材料的规范标准及要求.doc

关于报送专升本材料的规范标准及要求为了使学院专升本材料的整理、收集和移交工作有序、顺利地进行。同时，为了避免工作的盲目性和重复性，特提出以下规范标准和要求一、材料整理要求(一)材料种类 1.文字材料:文件、规划、方案、纪要、制度、工作计划和总结、记录及教学基本文件和教学档案等。2.统计材料:统计表格、报表和名册。3.声像材料:照片、录像带、声像光盘等。4.证书材料:荣誉证书、获奖证书、锦旗、奖杯、奖牌、成果鉴定证书等。5.实物材料:获奖作品、科技作品、著作、教材、高级别论文期刊等。6.其它材料:能反映教学工作水平和人才培养质量的其它类型材料。（二）材料形成要求各部门要按照各自承担的工作任务，组织人员按照学院专升本工作任务，将材料充实完善和细化。原始材料（如各类证书、图纸等）一般不得改动，可以复制、放大或缩小；原始材料丢失或保存不全的，应补充完整；所有文字材料和复印材料（原始材料除外）统一用A4纸，同一类材料按时间先后顺序进行编排。报送材料时，经本部门领导审核同意后、指派专人送达负责部门审核。所有上报材料，须同时报送文字材料和相应的电子文档，各负责部门应对所有上报材料备份保存。各类材料应按照普通本科学校设置暂行规定（教发200618号文）中设置标准所要求的七个方面进行分类整理并形成材料目录，即1.办学规模 2.学科与专业 3.师资队伍 4.教学与科研水平 5.基础设施 6.办学经费 7.领导班子。二、材料编目及书写规范各类材料可根据暂行规定七个方面的具体要求，进一步分类细化。原则上各类材料按照三级目录整理。（一）目录格式一级目录：小2 号字，黑体；编号为“1”、“2”、“3”、等；二级目录：3 号字，黑体；编号为“1.1”、“1.2”,“2.1”、“2.2”等；三级目录：小3 号字，黑体；编号为“1.1.1”、“1.1.2”，“1.2.1”、“1.2.2”，“2.1.1”、“2.1.2”等；四级目录：4 号字，宋体；编号为“（l）”、“（2）”四级目录为佐证材料。五级目录：小4 号字，宋体；编号为“”、“”、“”、等。如果五级目录下面的内容比较多时，根据需要可以在五级目录下设置六级目录。（二）文档格式1标题一般来说文件标题居中排列，字号大于正文。标题由名称、主要内容、文种组成。例如，在国务院办公厅关于调整中国人民银行货币政策委员会组成人员的通知这一标题中，“国务院办公厅”是发文机关名称，“关于调整中国人民银行货币政策委员会组成人员”是主要内容，“通知”是文种。根据我院实际情况，迎评材料所形成的文档一般标题用小二号宋体加粗（如有副标题，用三号宋体加粗）。可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题与正文之间需保持一行的距离。2正文正文用宋体四号字（表格内文字的字号可适当调整），页码在页面底端居中，格式为1、2、3、4。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“(1)”,禁止使用自动生成的层次序数。如有多级层次，均用宋体四号字，第一次层次标题加粗，其他层次标题与正文一致，所有标题独立成行并空两格书写，结尾不加标点。3附件文件资料如有附件，在正文下空一行标明附件标题，具体内容附正文落款后。左空两字用宋体四号字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。4落款文字材料应在正文右下方落款，将公章盖在成文日期上，署成文单位(部门)全称，在下一行相应处标识成文日期，落款用宋休四号字；表格材料在表格与表格标题之间一行右侧落款，单位(部门)全称与成文日期在同一行。单位(部门)全称落在成文日期前方，公章盖在成文日期上，落款字体和大小与表格中文字相同。成文日期一般以成文或领导人签发的日期为准；如系联合行文，以最后签发的领导人签发日期为准。会议通过的重要文件，以会议通过日期为准。成文日期要写明年、月、日，不得简写。文字材料成文日期应用文字表示，如“二九年四月二十日”；表格材料成文日期用阿拉伯数字表示，如“2009年4月20日”。有附件的正文，附件标题写在正文下一行空两格处，下落成文日期并在此加盖公章，附件附后。（三）页面设置纸张大小：目录、文字资料均用A4纸打印；版面格式可根据内容选择适当的格式，一般来说，文档采用纵向打印，WORD排版。表格类文件可根据内容采用纵向或横向打印，电子表格（Excel排版）。页边距：上、下、右、左均为2.5厘米，装订线位置为“左” （横向排版的材料装订线位置为“上”），宽度设为0.5厘米；行间距：固定值24磅，段前段后0行，用Excel排版的表格，可根据材料内容做适当调整。三、材料报送要求（一）各部门及时按专升本工作任务提供相应材料，报送的各类材料应与学院统一发布的文件精神和数据保持一致，材料报送前本部门应同时存档1份（如为原始材料可酌情报送复印件，原件保留），交本部门负责人认真审阅后报送专升本迎评办公室，（二）报送的材料须列出目录清单，经本部门各级负责人审定，并在材料目录清单上签字，加盖单位章。（三）材料除报送纸质文档外，需同时报电子文档（或通过网络办公系统发送到迎评办）。材料的统计表格，采用Excel电子表格平台。（四）报送的材料应符合规范要求，凡零乱、无序的材料将不予接收。（五）要加强日常工作材料（特别是原始档案材料）的建设，做到及时整理，及时归档，所有收集整理的材料必须有据可查，各部门须自己留有底稿。（六）所有录入文本材料都要保存电子文档(Word格式)，电子文档按“材料目录设”的要求编排汇总。照片资料要有简要说明（时间、地点、人物）。(五) 原始材料整理 1.文字材料的整理教学工作中形成的材料一般应按照学年进行分类、整理、汇总；其他材料一般按照自然年度收集、整理、汇总。所有材料要求分类准确，编目清楚，整齐美观，保证评估时专家调用材料的方便、快捷。总结性材料应能全面、准确地反映我院教学与管理工作的特色、优势，要对有关支撑材料进行充分的提炼，确保能够充分反映评估关键要素要求。2.声像、证书、实物材料整理照片等声像材料装袋后分类保存，并标明内容与数量。各类证书由收集