Excel的数据管理与分析.doc

Excel的数据管理和分析一、数据列表1.定义：每一列有一个列标题，相当于数据库的“字段名”。列相当于字段，行相当于记录。2.数据列表与一般工作表的区别：（1） 数据列表必须有列名，且每一列必须是同类型的数据。（2） 避免在一张工作表中建立多个数据表。（3） 在工作表的数据列表与其他数据之间至少留出一个空行和空列。（4） 避免在数据列表的各记录或各个字段之间入置空行和空列，因此可以说数据列表是一种特殊的工作表。3.数据列表的编辑：数据菜单记录单来查看、更改、添加及删除工作表数据列表的记录。二、数据排序1、 简单数据排序：（按一列排序）单击要排序的字段列任意单元格，再按常用工具栏的升降序按钮2、 复杂数据排序：（按多列排序，不允许超过三列）（1） 选择数据列表中的任一单元格。（2） 选择数据菜单排序，出现排序对话框（3） 单击主要关键字的下拉箭头“专业”，选中升序按钮（4） 单击次要关键字的下拉箭头“平均分”，选中降序按钮（5） 为避免字段也成为排序对象，可选中有标题行，按确定按钮。三、数据筛选1、 简单自动筛选 如果只想看到所有女生的记录，操作步骤如下：（1） 单击数据列表的任一单元格；（2） 选择数据菜单筛选自动筛选；（3） 在每个标题左边出现一个向下的筛选箭头，单击“性别”列的筛选箭头，选择下拉列表中“女”； 2、 自定义自动筛选平均分在6080分之间的学生记录，操作步骤如下：（1）单击数据列表的任一单元格；（2）选择数据菜单筛选自动筛选；（3）单击“平均分”列的筛选箭头，在下拉列表中选择“（自定义）”，自己设置；如果要显示最大或最小的几项，可以使用自动筛选器的“前10个”来实现。如果想取消自动筛选功能，操作步骤如下：选择数据菜单筛选自动筛选，则所有列标题旁的筛选箭头消失，所有数据恢复显示。选择数据菜单筛选全部显示，则所有列标题旁的，则数据恢复显示，但筛选箭头并不消失。3、 高级筛选（条件区域和数据区域至少用一个空行分开）数据列表的字段很多，又要筛选出符合多个条件的记录，用高级筛选，一定要先建立一个条件区域。条件区域用来指定筛选的数据必须满足的条件。在条件区域的首行包含要筛选的字段名，字段名的下面紧接的行用于输入筛选条件。筛选笔试80分以上并且机试60分以上的学生（1） 建立条件区域，在条件区域中设置筛选条件；（2） 单击数据列表中任一单元格，再选择数据菜单筛选高级筛选；（3） 在高级筛选中，用鼠标在条件区域右边的文本框中单击，然后再用鼠标选择条件区域，单击确定按钮。在高级筛选中，还可以把筛选的结果一次性复制到表的其他位置，即在工作表中既显示原始数据，又显示筛选后的结果。只需在高级筛选对话框中选中将筛选结果复制到其他位置单选按钮“复制到”文本框右侧的按钮在数据区域和条件区域所在行外单击任一单元格。四、分类汇总适用于：对一个字段进行分类，对一个或多个字段进行汇总。特点：首先要进行分类，将同类别数据放在一起，然后再进行数量求和的汇总计算。1、 简单的分类汇总（分类汇总前必须对分类的字段进行排序）以各专业的计算机平均成绩的例子说明分类汇总（1） 以“专业”字段排序（2） 单击数据区域中的任一单元格数据菜单分类汇总（3） 在分类汇总对话框中设置：分类字段选择专业，汇总方式选择“平均值”，选择汇总结果显示在数据下方。2、创建多级多类汇总既希望求各专业学生的计算机平均成绩，又希望了解各专业中男、女生的语文平均成绩情况（1） 以“专业”为主关键字、“性别”为次关键字排序（2） 单击数据区域中的任一单元格数据菜单分类汇总（3） 在分类汇总对话框中设置：分类字段选择专业，汇总方式选择“平均值”，选择汇总结果显示在数据下方（4） 再次单击数据区域中的任一单元格数据菜单分类汇总（5） 在分类汇总对话框中设置，分类字段选择“性别”，汇总方式选择“平均值”，选定汇总项选择“语文”，取消替换当前分类汇总复选框3、分级显示数据4、清除分类汇总：数据菜单分类汇总全部删除五、数据透视表适用于：对多个字段进行分类并汇总。1、 建立数据透视表：（1） 单击数据列表中任一单元格数据菜单数据透视表和数据透视图；（2） 指定数据源和创建的报表类型；（3） 选定数据区域；（4） 决定数据透视表的放置位置和数据透视表的布局；2、 编辑数据透视表：（1） 更改数据透视表的布局 ：单击任一单元格数据数据透视表和数据透视图布局；（2） 改变汇总方式：单击任一单元格快捷菜单的字段设置 汇总方式平均值；（3） 格式化数据透视表的数据：右击任一单元格字段设置 数字 设置后，确定即可。（4） 数据视表的删除：1)删除包含数据透视表的整个工作表；2)按DEL键清除整个数据透视表。（5） 更新数据透视表：1)单击数据透视表中任一单元格数据菜单 刷新数据。2)右击数据透视表中任一单元格