虚拟团队管理制度

1 / 5 虚拟团队管理制度 前言： 信息技术的发展和经济全球化的趋势，尤其是通讯技术和互联网的快速发展，使移动办公和异地办公成为可能，并逐渐为各类组织所采纳，虚拟团队由此应运而生。虚拟团队是指以信息网络作为技术支持，实现团队成员间跨越时空及传统的组织职能边界进行沟通，拥有共同的团队目标，彼此信赖合作的新型组织形式。虚拟团队的应用已经是一个全球化的趋势，为知识型企业提供了新型的组织关系。 著名职业化教母李绘芳认为虚拟团队在选择成员时不必受家庭住址或身体因素的影响，扩大了组织的潜在劳动力 市场；虚拟团队的成员不必发生实质性的个体移动，可以节省办公费用，提高工作效率；借助现代化信息技术，虚拟团队更容易获得组织外部的专家顾问们的帮助，既节省了时间，又不必支付专家们的交通、住宿及招待费用；虚拟团队的工作方式为团队成员提供了更多的与客户沟通的时间，有利于为客户提供更好的服务。 虚拟团队的组建，对知识型企业的管理提出了新的要求，由传统的基于作业的过程管理转向基于结果的项目管理。由于虚拟团队不能像传统团队那样参与整个工作流程，给知识型企业的管理带来更多的不确定性，既要研究保证虚拟团队绩效，又要 降低虚拟团队的管理风险。作为一种新的2 / 5 组织形式，基于虚拟团队的组织和运作特性，对虚拟团队的管理必须采取针对性的管理措施，才能保证其运作的顺畅和效率。著名职业化教母李绘芳老师总结了一下几点措施如下： 1、沟通管理。 沟通对虚拟团队的工作展开起着关键性的作用，研究表明，虚拟团队的成员 80%的工作效率来自于良好的沟通。通过有效沟通，可以有效防止团队内部成员之间以及团队与客户之间由于文化语境的差异而带来的矛盾和冲突，维护团队目标的一致性。 由于虚拟团队的成员来自不同的地区，地域分割使得团 队成员之间面对面交流的机会较少，日常沟通主要通过电子邮件、电话会议及视频会议系统等方式进行，团队成员之间的信息处于不对称状态，加之各自 (续致信网上一页内容 )生活的环境与文化的差异，极容易产生沟通障碍和理解分歧。 不良的沟通会严重影响虚拟团队的绩效，因此虚拟团队必须积极寻求保持良好沟通的途径。例如运用多种电子沟通工具以克服跨地域、跨时区的沟通障碍，或者在不同的环境及任务条件下选择适当的沟通技术，以提高团队的沟通成效。同时，应制定具体的规章制度和工作章程以规定沟通的方式，保障成员间沟通的时间和频次，采 用统一收发信息的3 / 5 方式，形成对外一致的声音。此外，通过视频会议或现实的面对面的接触，也不失为解决团队沟通问题的有效方法。 2、信任管理。 信任是团队运作的基础，信任的建立和维系是虚拟团队管理工作的核心。在虚拟团队运作过程中，不同核心能力的成员在合作过程中会面临知识转移的问题，只有在相互尊重的基础上，成员间才能共享知识和资源，相互协作共同完成团队任务。然而在现实中，很多虚拟团队的组建往往因为需要解决一个短期项目，团队成员既有来自于其他已经解散的团 队，也可能有新招聘的员工，由于缺乏共同工作的经历，加上缺乏面对面的交流，信任问题便凸现出来。 信任危机存在的原因，主要在于虚拟团队成员之间缺乏面对面的沟通，导致成员之间现实的及心理的距离，同时团队成员无法收集到足够的信息来帮助他们建立同事间的信任。而虚拟团队的高效运作，恰恰需要比传统团队更高的信任水平，因此如何在团队中建立起有效的信任维度，最大限度地发挥团队的协同工作效应，就成为必须解决的管理问题。 虚拟团队可以通过以下方式来构筑成员间的信任关系。例如，构建一个信息平台，每个成员将自己的 履历、个性、爱好甚至家庭生活状况等信息公布在这个平台上，方便成员间相互了解，对彼此的性格及工作习惯形成初步的感性4 / 5 认识。而在团队运作期间，可采取进一步的措施来加深成员间的信任，比如通过举办公司派对、庆功酒会等方式，将虚拟团队的成员聚集起来，加深彼此间的了解和友谊。总而言之，要在虚拟团队中建立信任关系，就意味着要重视个体，即充分尊重和接受团队个体的知识、习惯、行为、文化和信仰等，只有在这个基础上才能有效维系成员间的信任关系。 3、激励与约束机制。 虚拟团队松散的组织形式，决定了远程管理是保障 其有效运作的主要管理方式，这就带来了一个新问题：成员可能利用自己的信息优势规避义务或责任。要有效地解决这个问题，必须建立起科学的激励与约束机制，既要鼓励团队成员积极进取，又要避免出现成员的道德风险。其中，激励和利益分配机制作为成员利益最基本的保障，在虚拟团队的管理中起到极为重要的作用。 虚拟团队的管理者可以在把握团队成员特点的基础上，根据个体不同的需求，构建有效的激励措施，如高薪激励、个性化管理、人本关怀、个体发展机遇等。而约束机制主要体现在承接项目之初，虚拟团队的每一位成员应与团队签订相关契约， 落实相应的权利与责任关系，以规避可能存在的成员道德风险。 知识企业在考虑采用何种组织形式来组建团队时，主要着眼点应放在哪种形式更利于最大化地利用企业内外的5 / 5 资源。当然，组建团队还需要充分考虑本企业的规模、资源特点及营销环境，在此基础上选择最适合于自身的组织形式，而不是一味追求新潮而脱离实际。 最后，李老师认为信息通畅是虚拟团队