人民邮电出版社—《execl在财务中的应用》.ppt

Excel在财务中的应用,项目一 认识电子表格软件Excel,项目一 认识电子表格软件Excel,学习目标,【知识目标】 了解Excel的工作界面，掌握各工具的功能和使用方法。 了解工作簿、工作表、数据清单、公式和函数的概念。 认识图表的基本样式，掌握公式输入的格式。 【能力目标】 学会用Excel创建和编辑表格，对数据进行输入、编辑、计算、复制、移动以及设置格式、打印等操作。 掌握Excel处理数据和分析数据的功能，可以运用公式和函数自动处理数据，能对工作表的数据进行排序、筛选、分类汇总、统计和查询等操作。 能够根据工作表中的数据快速生成图表，会编辑和修改常用图表。,李娜是某职业学院会计专业三年级学生，即将到山东丰源有限公司财务岗位实习。该公司未购买专用财务软件，计划从2010年9月开始使用Excel软件进行会计核算工作，李娜为了适应岗位需求，开始学习Excel基础操作知识及技能。,工作情境,一、Excel的启动与退出 1Excel的启动 Excel的启动有3种方法。 （1）单击“开始”菜单，指向“程序”菜单中“Microsoft Office”，然后单击“Microsoft Office Excel 2003”命令启动。 （2）双击“桌面”上的Excel快捷方式启动。 （3）右击“桌面”空白处，找“新建”Microsoft Excel工作表启动。,任务一 认识Excel窗口,2Excel的退出 有4种方法可退出Excel。 （1）单击“文件”菜单的“退出”命令。 （2）单击窗口右上角的关闭按钮。 （3）同时按下Alt + F4组合键。 （4）双击Excel标题栏最左边的控制菜单按钮。,任务一 认识Excel窗口,二、Excel的窗口界面 Excel工作窗口是由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作表编辑区和状态栏组成，如图1-1所示。下面对每个工作窗口作详细介绍。,任务一 认识Excel窗口,任务一 认识Excel窗口,任务二 认识工作簿和工作表,在Excel中，工作表是一个由行和列组成的表格，工作簿是工作表的集合。工作簿是存储并处理数据、数据运算公式、数据格式化等信息的文件。用户在Excel中处理的各种数据最终都是以工作簿文件的形式存储在磁盘上，其扩展名为.xls，文件名就是工作簿名。工作表是用来存储和处理数据的最主要的文档，所有对数据进行的操作都是在工作表上进行的。工作表是不能单独存盘的，只有工作簿才能以文件的形式存盘。每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此，可以在一个工作簿中管理各种类型的相关信息。工作表名称显示于工作簿窗口底部的工作表标签上。,任务二 认识工作簿和工作表,一、工作簿管理 1新建工作簿 Excel 2003中新建工作簿有以下4种方法。 （1）在启动Excel 2003后，将自动建立一个全新的工作簿Book1。 （2）选择“文件”菜单中的“新建”命令来创建。 （3）按快捷键Ctrl + N，或单击“常用”工具栏的“新建”按钮直接创建空白工作簿。 （4）通过窗口菜单中“新建窗口”命令来创建。,任务二 认识工作簿和工作表,一、工作簿管理 2打开工作簿 打开一个已经保存过的工作簿，可以用下面的任意一种方法。 （1）使用“常用”工具栏中的“打开”按钮。 （2）使用“文件”菜单中的“打开”命令。 （3）在“文件”菜单中单击最近使用过的文件，即可打开相应的工作簿。 （4）在“我的电脑”或者资源管理器中找到需要打开的工作簿，双击即可将其打开。,任务二 认识工作簿和工作表,一、工作簿管理 3保存工作簿 （1）保存未命名的新工作簿。单击“常用”工具栏的“保存”按钮（或者“文件”菜单中的“保存”或“另存为”命令，或者按快捷键Ctrl + S），在弹出的“另存为”对话框中，确定保存位置和文件名后，单击“保存”按钮。 （2）保存已有的工作簿。单击“常用”工具栏的“保存”按钮（或者“文件”菜单中的“保存”或“另存为”命令，或者按快捷键Ctrl + S）即可。,任务二 认识工作簿和工作表,一、工作簿管理 4隐藏工作簿和取消隐藏 在需要隐藏的工作簿“窗口”菜单上单击“隐藏”命令即可隐藏该工作簿。 取消隐藏，在“窗口”菜单上单击“取消隐藏”命令，在出现的“取消隐藏”对话框的“取消隐藏工作簿”列表框中，选中需要显示的被隐藏工作簿的名称，按“确定”按钮即可重新显示该工作簿。 5保护工作簿 可以选择“工具”菜单中“保护”选项，为工作簿和工作表设置密码，进行保护。,任务二 认识工作簿和工作表,一、工作簿管理 4隐藏工作簿和取消隐藏 在需要隐藏的工作簿“窗口”菜单上单击“隐藏”命令即可隐藏该工作簿。 取消隐藏，在“窗口”菜单上单击“取消隐藏”命令，在出现的“取消隐藏”对话框的“取消隐藏工作簿”列表框中，选中需要显示的被隐藏工作簿的名称，按“确定”按钮即可重新显示该工作簿。 5保护工作簿 可以选择“工具”菜单中“保护”选项，为工作簿和工作表设置密码，进行保护。,任务二 认识工作簿和工作表,二、工作表管理 1选择工作表 单击某个工作表标签，可以选择该工作表为当前工作表。按住Ctrl键分别单击工作表标签可同时选择多个工作表。,任务二 认识工作簿和工作表,二、工作表管理 2插入新工作表 方法一：首先单击插入位置右边的工作表标签，然后选择“插入”菜单中的“工作表”命令，新插入的工作表将出现在当前工作表之前。 方法二：右击插入位置右边的工作表标签，再选择快捷菜单中的“插入”命令，将出现“插入”对话框，如图1-2所示，选定工作表后单击“确定”按钮。,任务二 认识工作簿和工作表,二、工作表管理 3删除工作表 方法一：选择要删除的工作表，使用“编辑”菜单中的“删除工作表”命令。 方法二：右击要删除的工作表，选择快捷菜单中的“删除”命令。 4重命名工作表 方法一：双击要重命名的工作表标签，输入新的工作表名称即可。 方法二：右击要重命名的工作表标签，选择快捷菜单中的“重命名”命令，输入新的工作表名称即可。,任务二 认识工作簿和工作表,二、工作表管理 5移动或复制工作表 移动工作表的方法是：单击工作表标签选定工作表，然后拖动鼠标左键到目标位置即可。如果复制工作表，则在拖动鼠标左键到目标位置的同时按住Ctrl键。 6工作表标签添加颜色 给工作表标签添加颜色的步骤如下。 （1）右击想要改变颜色的工作表标签。 （2）从弹出的菜单中选择“工作表标签颜色”命令。 （3）选择颜色后，单击“确定”按钮。,任务二 认识工作簿和工作表,二、工作表管理 7隐藏工作表和取消隐藏 选定需要隐藏的工作表，打开“格式”菜单，指向“工作表”，选择“隐藏”命令即可隐藏工作表。 取消隐藏，在“格式”菜单上，指向“工作表”，选择“取消隐藏”命令，出现如图1-4所示的“取消隐藏”对话框；在该对话框的“取消隐藏工作表”列表框中，选中需要显示的被隐藏工作表的名称，单击“确定”按钮即可重新显示该工作表。,任务二 认识工作簿和工作表,三、编辑工作表 1选定工作区域 Excel在编辑工作表或执行命令之前，首先要选择相应的单元格或单元格区域。表1-1所示为常用的选定工作区域的操作。,任务二 认识工作簿和工作表,三、编辑工作表 2插入与删除单元格 选择想要插入与删除的单元格的位置，单击右键，选择“插入”可以插入一个单元格，选择“删除”可以删除一个单元格，如图1-5、图1-6和图1-7所示。,任务二 认识工作簿和工作表,三、编辑工作表 3插入与删除行和列 选定想要插入行或列的位置，单击右键，可以在该行的前面或该列的左边插入一行或一列。 选定想要删除行或列的位置，单击右键，可以删除一行或一列，如图1-8所示。,任务二 认识工作簿和工作表,三、编辑工作表 4合并单元格 选定区域，单击右键，选择“设置单元格格式”，打开“单元格格式”对话框，选择“对齐”中的“合并单元格”来合并单元格，如图1-9、图1-10所示。,任务二 认识工作簿和工作表,四、美化工作表 1设置数据格式与对齐方式 设置数据格式与对齐方式的步骤如下。 （1）选中表格中需要设置的单元格后击右键，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”选项。 （2）在此选项中，可改变数据在垂直和水平方向上的对齐方式，如图1-11所示。,任务二 认识工作簿和工作表,四、美化工作表 2设置边框和底纹 选中表格中需要设置的单元格后击右键，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”选项，就可以设置表格的边框和底纹，如图1-12所示。,任务二 认识工作簿和工作表,四、美化工作表 3使用自动套用格式美化工作表 可以单击“格式”菜单栏，选择“自动套用格式”来美化工作表。 4设置列宽和行高 设置列宽和行高的方法有3种。 （1）将指针放在两个列或行的标签分界线，拖动鼠标调整列宽或行高。 （2）右击列表标签“列宽”“行高”，来调整列宽或行高。 （3）选择“格式”菜单栏“列”或“行”，选择“列宽”或“行高”，调整列宽或行高。,任务三 编辑数据,一、输入数据 在工作表的单元格中，可以使用两种基本的数据格式，即常数和公式。常数是指文字、数字、日期、时间等数据；而公式则指包含“=”号的函数、宏命令等。 在向单元格中输入数据时，需要掌握3种基本输入方法。 方法一：单击目标单元格，然后直接输入。 方法二：双击目标单元格，单元格中会出现插入光标，将光标移到所需位置后，即可输入数据，这种方法多用于修改单元格中的数据。 方法三：单击目标单元格，再单击编辑栏，然后在编辑栏中编辑或修改数据。,任务三 编辑数据,二、编辑数据 单元格中的数据输入后可以修改、删除、复制和移动。 1修改数据 一是在编辑栏修改，只需先选中要修改的单元格，然后在编辑栏中进行相应的修改，按按钮确认修改，按按钮或Esc键放弃修改，此种方法适合内容较多时或者公式的修改。 二是直接在单元格内修改，此时需双击单元格，然后进入单元格修改，此种方法适合内容较少时的修改。,任务三 编辑数据,2删除数据 在Excel 2003中，数据删除有两个概念：数据清除和数据删除。 数据清除的对象是数据，单元格本身不受影响。在选取单元格或一个区域后，单击“编辑”菜单中“清除”命令，弹出一个级联菜单，选择“格式”、“内容”或“批注”命令将分别只取消单元格的格式、内容或批注；选择“全部”命令则将单元格的格式、内容、批注统统取消，数据清除后单元格本身仍保留在原位置不变。 选定单元格按Del键，相当于选择清除“内容”命令。,任务三 编辑数据,3复制和移动数据 Excel中数据复制的方法多种多样，可以利用剪贴板，也可以用鼠标拖放操作。 剪贴板复制数据与Word中的操作相似，稍有不同的是在源区域执行复制命令后，区域周围会出现闪烁的虚线。只要闪烁的虚线不消失，粘贴可以进行多次，一旦消失，粘贴则无法进行。如果只需粘贴一次，有一种简单的粘贴方法，即在目标区域直接按回车键。,一、创建数据清单 数据清单即常说的表格，它由一行文字作为区分数据类型的表头标志，在标志下是连续的数据区。数据清单的第1行必须为文本类型，为相应列的名称。用户只要执行了数据库命令，Excel会自动将数据清单认做是一个数据库。数据清单中的列是数据库中的字段，数据清单中的列标志是数据库中的字段名，数据清单中的一行则对应数据库中的一条记录。,任务四 认识数据清单,1创建数据清单应遵循的原则 （1）一个数据清单最好占用一个工作表。 （2）数据清单是一片连续的数据区域，不允许出现空行和空列。 （3）每一列包含相同类型的数据。 （4）将关键数据置于清单的顶部或底部：避免将关键数据放到数据清单的左右两侧，因为这些数据在筛选数据记录时可能会被隐藏。 （5）显示行和列：在修改数据清单之前，要确保隐藏的行和列已经被显示。如果清单中的行和列未被显示，那么数据有可能会被删除。 （6）使用带格式的列标。在输入列标前，将单元格设置为文本格式。对于列标请使用与清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、填充色等。 （7）使清单独立：在工作表的数据清单与其他数据间至少应留出一个空行和一个空列。在执行排序、筛选和自动汇总等操作时，这将有利于Excel 2003检测和选定数据清单。 （8）不要在单元格前面或后面输入空格，不然将影响排序和搜索。,任务四 认识数据清单,2创建数据清单 （1）创建字段名。创建字段名的步骤是：选定某行的第1个单元格并在其中输入文本；在与单元格相邻的右侧单元格中输入其他作为字段名的文字，创建字段名后，即可在各字段名下直接输入数据。 （2）输入数据记录。在输入数据时，除了可以直接在数据清单中输入数据外，还可以使用“记录单”命令来输入或追加数据。,任务四 认识数据清单,2创建数据清单 （3）设置数据的有效性。要为数据有效性设置数值和参数，操作步骤如下。 第1步：选定想应用数据有效性的字段所在的列。 第2步：选择“数据”菜单中“有效性”命令。 第3步：在“数据有效性”对话框有4个选项卡：设置、输入信息、出错警告和输入法模式。如果没有选定“设置”选项卡，则单击选定它，如图1-14所示。,任务四 认识数据清单,2创建数据清单 第4步：从“允许”下拉列表中选择一个数值。 第5步：从“数据”下拉列表中选择一个选项。 第6步：显示的参数依赖于在“允许”和“数据”中的选项。输入限制参数，很多情况下，仅仅是最小值和最大值，比如最小数字和最大数字，或者是允许的最早日期和最晚日期。 第7步：单击“确定”按钮完成操作。,任务四 认识数据清单,3删除或编辑记录 要删除记录，步骤是：选择数据清单中的任意一个单元格；选择“数据”菜单中“记录单”命令；在打开的对话框中，单击“上一条”或“下一条”按钮来查找所要删除的记录，也可以将对话框中间的滚动条移到要删除的记录，然后单击“删除”按钮将其删除。 编辑记录通常指的是对数据进行修改。在记录单中编辑记录的具体操作步骤与删除记录基本一致，只是在找到所要修改的记录后，直接在相应的文本框中进行编辑修改即可。,任务四 认识数据清单,二、数据排序和筛选 1排序 排序是将数字或汉字由小到大或由大到小进行排序。其中，数字是按照数字本身大小进行排序，文字是按照汉字拼音字母的先后顺序进行排序，并且可以将相同的内容放在一起，从而达到分类的目的。,任务四 认识数据清单,二、数据排序和筛选 2筛选 筛选是根据给定的条件从数据清单中找出并显示满足条件的记录，不满足条件的记录被隐藏。数据筛选包括自动筛选和高级筛选。与排序不同，筛选并不重排清单，只是暂时隐藏不必显示的行。,任务四 认识数据清单,三、数据的分类与汇总 对数据进行分析和统计时，分类汇总是对数据进行分析的一个非常有力的工具。例如，对一个包含上千条商品信息的数据清单，有产品名称、地区、销售量等字段信息，用户可以根据需要使用分类汇总功能，产生按产品名称、地区和销售量分类的数据清单。,任务四 认识数据清单,四、数据透视表 数据透视表是一种大量数据快速汇总和建立交互列表的交叉式表格，用于对多种来源的数据进行汇总。建立表格后，可以对其进行重排，以便从不同的透视角度观察数据。,任务四 认识数据清单,一、认识图表 数据图表就是将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示，使得数据更直观。Excel有14种标准图表类型，每一种类型又有27个子类型。同时，还有20种自定义图表类型，它们可以是标准类型的变异，也可以是标准类型的组合，每种类型主要是在颜色和外观上有所区别。,任务五 使用图表,二、创建图表 创建图表的过程很简单，下面通过一个实例说明图表的创建步骤。 （1）选择要用图表表示的范围，如图1-16所示。 （2）单击“常用”工具栏的“图表向导”按钮。 （3）在“图表类型”中，选择要创建的图表类型的种类，如图1-17所示。（4）（5）（6）（7）（8）（9）（10）见教材。,任务五 使用图表,三、图表的编辑与修改 1图表的编辑 （1）双击图表标题文字，在弹出对话框中设置为隶书、粗体、14号字、红色；双击X坐标轴，在弹出的对话框中设置字体为黑体、10号字、蓝色，如图1-24所示。 （2）右击图表区，选择“源数据”选项，使用源数据对话框中的“系列”选项，在图表中添加产品四数据系列，如图1-25所示。 2图表的修改 图表的修改方法与图表的编辑方法一致，修改哪则双击哪，或单击右键，选择修改位置，进行编辑修改。,任务五 使用图表,一、公式及其应用 1公式的概念 公式是Excel 2003最重要的内容之一。充分灵活地运用公式，可以实现数据处理的自动化。公式可以用来执行各种运算，如加法、减法或比较工作表数值。它可以引用同一工作表中的其他单元格、同一工作簿中不同工作表中的单元格，或者其他工作簿的工作表中的单元格。公式由运算符、常量、单元格引用值、名称、工作表函数等元素构成。,任务六 使用公式和函数,一、公式及其应用 2编辑公式 编辑公式的方法如下。 （1）选定需要输入公式的单元格。 （2）输入公式。输入公式时应以等号（=）或加号（+）开头，然后输入公式名或表达式。输入运算符时，注意优先级别和前后数据类型，公式中不能有多余的空格。 （3）回车或单击“输入”按钮，则完成输入，单击取消按钮则取消输入。,任务六 使用公式和函数,一、公式及其应用 3求和公式的使用 求和计算是一种最常用的公式计算，如图1-26所示。操作方法是：选中G3，输入“=D3 + E3 + F3”后回车，得到结果为277。,任务六 使用公式和函数,一、公式及其应用