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,OFFICE课程培训方案,培训企业：夏商集团 内容：office,第一部份：Excel,第一讲,一、选取的特殊技巧： 选定不相邻的文本矩形区域：按着ctrl”键，然后单击所选定的单元格（可拖拉） 选定相邻的多张工作表：单击要选择的第一工作表标签，然后按着shift键，再单击最后一张工作表，（不拖拉） 选定不相邻的多张工作表：先单击想要选定的第一张工作表的标签，按住ctrl键分别单击我们所要选定的工作表标签 扩展选取F8的使用(矩形选择) 特殊的光标区域移动：TAB（向右），TAB+SHIFT（向左移动），ENTER（向下），SHIFT+ENTER（向上），CTRL+方向键（定位第一个和最后一个相同的单元格） 每次选定同一单元格 直接按下Enter键会默认移到下一个单元格上，按“Ctrl+Enter”组合键，而活动单元格仍为当前单元格。 快速复制上面单元格内容填充。Ctrl+ Alt+向下键 用有效性定义数据系列 如何快速定位到单元格？ 方法一：按F5键，出现“定位”对话框，在引用栏中输入欲跳到的单元格地址，单市“确定”按钮即可。 方法二：单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可。 10、 如何快速选取特定区域？ 使用F5键可以快速选取特定区域。例如，要选取A2：A1000，最简便的方法是按F5键，出现“定位”窗口，在“引用”栏内输入需选取的区域A2：A1000。 11、 快速选定包含公式的单元格 执行“编辑定位”命令，（或按F5）在随后弹出的对话框中，按“定位条件”按钮，选中“公式”选项后确定，即可一次性选中包含“公式”的所有单元格。,制作电子表格的操作技巧,二、工作表的插入、删除、移动、复制及其它：,插入工作表：选择插入菜单中的工作表； 删除工作表：选择编辑菜单中的删除工作表 移动（在工作簿中）鼠标法: 单击标签，然后拖拉到相应位置. 复制（在工作簿中）鼠标法：按下 ctrl+拖拉到相应位置 移动和复制到另外一本工作簿菜单法“:编辑”菜单的“移动和复制”（如下图） 重新命名工作表：双击选中的工作表的标签或“格式”菜单下的“工作表”中的“重命名”. 隐藏和保护工作溥。 保护工作表。（保护部份单元格） 分割工作表：利用横向和竖向滚动条上的分割符号进行拖动；或窗口（菜单） 拆分窗口 取消拆分：双击拆分，冻结窗口。注：分割后的工作表还是一张工作表，对任一窗格内容的修改都会反映到另一窗格 隐藏表格线：工具（菜单） 选项 “视窗中的“网格线”（批注） 在工作表中增加注释：利用插入菜单中的批注 工具栏的显示/隐藏：“视图”菜单下的“工具栏”中的“各选项”,三、输入特殊数据的技巧：,文字方向。 一个单元格多行文字的方法。ALT+Enter 输入文字： （1）、默认的单元格宽度是8个字符宽,如果超过8个字符时,我们可以通过格式中的列中的列宽改变宽度，或者使用鼠标移动，但一个单元格最多可以输入122汉字 （2）、改变单元格内的汉字排列格式：格式中的单元格中的对齐,标题应采用“合并单元格“的方法。 （3）、对于以”0”开头的数字串, 实际属于字符串, 应按 0592方法输入（即先输入） 或者对选定的单元格设定为文字格式(通过”格式”菜单中的”单元格”中的“数字”下的“文本” 4. 输入数字：我们可以通过格式中的单元格中的数字来设置数字输入的各种格式，其中注意小数（7.89）科学记数（1.23E+0.8）12356789分数（0 或00 7/8） 输入日期和时间： （1）、我们在以12小时计时时，数字与字母之间必须有；空格，分别代表上午，下午，例：5:00 （2）、在既输入日期,又输入时间,日期与时间之间也必须有空格,键入日期时,我们可以使用斜杠()或连字符(-)，但我们可以选定不同的输出格式,6. 数字输入 对于分数，在输入可能和日期混淆的数值时，应在分数前加数字“0”和空格。例如，在单元格中输入“2/3”，Excel将夺天工认为你输入的是一个日期，在确认输入时将单元格的内容自动修改为“2月3日”。如果希望输入的是一个分数，就必须在单元格中输入“0 2/3”，请注意0后面的空格。 7. 输入的特殊技巧 “ctrl+” 复制上一单元格的内容；“ctrl+;”快速输入当前日期，“ctrl+:”快速输入当前时间 8. 单元格的快速复制（CTRL+右键拖拉复制单元格） 9. 从原有数据（文本）中选择字段输入：在数组下面单击右键-选择列表 10. 输入负数 在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-”作标识，也可将数字置在（）括号内来标识，比如在单元格中输入“（88）”，按一下回车键，则会自动显示为“-88”。 11. 自动定位小数位 因为有一大批诸如123.5之类的学生成绩需要录入，如果录入前先进行下面的设置，将会使你的输入速度成倍提高（可以不需要输入小数点）。 单击“工具”“选项”“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数。在此，我们键入“1”（如图3）。单击“确定”按钮。,四、相同数据的输入：,1、 同时对多个单元格输入相同的数据 （1）选定要输入相同数据的单元格区域 （2）输入数据（此数据会出现在选定单元格的左上角的第一单元格） （3）同时按下Ctrl+回车 2、同时选定工作表组 （1）选定工作表组 （2）在工作表组中的一张工作表内输入数据，那么该数据也会反映到这组工作表中 3、填充柄的应用。,五. 输入的自动化,1、对一些有规则的数据（等差，等比，星期星期日等）利用编辑菜单中的填充中的序列 其基本步骤： （1）在序列中的第一个单元格中输入初值，例如：1 （2）用拖拉选定区域 （3）选择“编辑”中的“填充”中的 ”序列”中的自动填充、等差、等比（步长值） （4）自定义序列：工具（菜单） 选项 自定义序列,六、编辑工作表,1、编辑（修改插入，删除）单元格内容，先选定所要编辑的单元格，然后双击 2、编辑栏中的数据：先选定所要编辑的单元格，然后单击上面的编辑栏 3、如何快速地复制单元格的格式？ 要将某一格式化操作复制到另一部分数据上，可使用“格式刷”按钮。 4、变单元格中的字体、大小、颜色和对齐方式（注意分散对齐、跨列居中、填充） 执行格式中的单元格中的各选项此项内容非常丰富如下图： 5、时间的加减运算 时间和时期可以相加、相减，并可以包含到其他运算中。如果要在公式中使用日期或时间，请用带引号的文本形式输入日期或时间值。例如，公式“2005/4/30”-“2002/3/20”，将得到数值1137。或=DATE(2006,4,7)-DATE(2006,3,28) 将得到数值10天， 6、单元格的数字自定义功能之一：格式-单元格-数字-自定义-如“abc！0#”格式：,第二讲,一、在公式中使用运算符号： （加法） （减法） *（乘法） （除法） （乘方） &(文字运算符号)， 例“本月”“销售”本月销售、 （不等于）、（小于等于）其运算的优先级跟数学上差不多，若要改变，请加括符其中要注意输入负数时，不能加括符，例：5*1050 二、公式位置的引用 1、单元格地址的输入：例：1+B2+C3 2、位置引用符号及说明,公式的输入及函数应用,3、相对地址引用：也就是当我们把一单元格里的公式拷贝到另外的单元格时，其格式会发生相对变化，也就是说公式的各个单元格地址会根据(2),相对于(1)的相对位置变化.,4、绝对地址引用：就是在我们要把公式拷贝或填入到新位置，并且使那些固定 单元格地址保持不变时使用，通常我们是在行号和列号前面添加美无 5、混合地址引用：混合地址是指只有行或者列变为绝对地址 6、三维地址引用：是指在一本工作簿中不同的工作表引用单元格，三维引用的一般格式为：工作表名！单元格地址， 例：sheet1！1+2(注意:其中的a2是指当前工作区的a2),7、数组：就是单元的集合或是一组处理的值集合 数组的输入： （1）输入公式 如：=B2：B4*C2：C4 结果放于三格。 =SUM（B2：B4*C2：C4） 结果放于一格 =B2:B4*120；140；160结果放于三格，逗号表示水平，分号表垂直。 （2）Ctrl+ shift+ Enter 数组的扩充：在使用数组时，其它运算对象应该和第一个数组具有相同的维数。必要是Excel会将运算对象扩展，以符合操作需要的维数。 如：=SUM（1，2，3+4）会自动将数值扩充成=SUM（1，2，3+4，4，4）,三、控制重算的方式:,主要是通过工具菜单中的选项中的重新计算里面的各种设置来改变它，在公式中之所以其结果能自动改变，是因为上述对话框中设为“自动重算”，若设为“人工重算”，其单元格的值被改变时，公式的值不会自动改变，还得设置“重算所有文档”,四使用自动求和按钮： 其中分四种情况：,1、把多个单元格的数值之和放在一个单元格中： 其步骤： （1）先选定放置求和结果的单元格 （2）按下自动求和按钮 （3）用鼠标改变虚框的范围 （4）按下确认或回车键 2、在Excel中,我们还能够利用自动求和按钮一次输入多个求和公式例如对图5-1表中的部门和产品分别求总计,我们只需先选定总计栏中的B5:D5”单元格区域,然后按下求和按扭，或选E2：E5”单元格区域,按下确认按钮即可对列或行求和 3、此外，我们还可以利用选定操作对不相邻的单元格自动求和 4、对行、列一起求和:全部选定,第二讲之二：函数,二、有关函数的约定：,1、当我们手工输入函数时，需要一个等号,例：A1-A3（Sum(B2:C3)*100）+100和sqrt(B1); 2、当我们直接使用函数指南f(x)或插入-函数中的函数进行运算，不需要人为输入等号，系统在编辑栏自动产生一个等号 在使用参数时，我们一定要注意必选项（粗体）和任选项（非粗体） 对于参数，我们可以用区域代表一个参数（如：Sum(A1：A5)因为函数中仅能带30个参数,三、其它规定：,1、参数名和参数类型： 参数名：我们可以根据参数的名称来判断参数的类型，以免输入的数据类型错误 参数类型：数，文字（需要用双引号），逻辑值（True, False）.错误值(#NAME? #Null!)；引用（A10）数组Sum(B2:D2*B3:D3). 2、参数表中使用逗号：（高级班才讲） 用户必须用逗号分隔单个参数，但应注意不要额外键入逗号，因为一个逗号将代表一个参数，例：Aver(1,2,3,4,5)返回值3, 而Aver(, , l,2,3,4,5)却返回2.14. 注意: 如果将引用作为一个参数, 而且这一引用使用逗号做合并运算,则用括弧将引用括起来.例：Areas(A1,C1). 注意：在公式中输入函数： 例：A1-A3Sum(B2:C3)*100)+100 3、错误值的意义：,四函数的操作方法,1、单击需要输入函数的单元格。 2、单击编辑栏中“插入函数“按钮 ，将会在编辑栏下面出现一个“插入函数选项板“，此时“名称“框将变成“函数“按钮 3、快捷输入函数的参数 如果你只记得函数的名称，而记不清它的所有格式，你可以先在单元格中输入一个等号及函数名，然后按下Ctrl+A键，Excel则自动打开“函数参数”对话框，引导你快速输入函数的参数。,五、函数,第三讲,一、记录单的创建 输入记录单的字段名 选定并执行数据/记录单 确定 在各字段中键入记录单的值 按“回车”即加入一条记录 记录的插入：执行插入/单元格 整行 确定 记录的查找：1，执行数据/记录单 键入欲查找记录的值 按“回车” 二、排序 执行数据菜单中的”排序，其中可以按照主关键字，次关键字，第三关键字，依次排列(也是说,首先按照主关键字排序,当主关键字中有相同字段时,再根据次关键字排序,依次类排).（图4-4）,对数据的排序、筛选、分类汇总,三、筛选 执行数据菜单中的“筛选”中的“自动筛选或高级筛选” 自动筛选：是指在分类汇总的基础上，选择某一部份（类别）的数据 步骤： （1）、选定要筛选的单元格。 （2）、数据（菜单） 筛选 自动筛选 自定义筛选： （1）、在建立筛选的基础上，利用向下的箭头，选择自定义选项 （2）、在自定义自动筛选方式对话框中进行条件设定（可同时设定两个条件） 高级筛选：一般用在于条件比较复杂的寻找。 设定条件区域 在数据清单的前方插入几个空行 输入要设定条件的字段名称及条件 若要对不同的列指定多重条件，请在条件区域的同一行输入所有的条件（条件标记必须和我们想评价的列标记相同） 若要相同的列指定不同的条件，请把条件输入不同的行上 2）数据（菜单） 筛选 高级筛选 根据对话框进行设置,四、分类汇总 1、对欲分类的字段进行排序 2、执行数据/分类汇总 3、选择分类字段及汇总方式和汇总项 确定 多级分类汇总： 1、进行两列以上排序 2、给主分类段分类汇总 3、给次分类段分类汇总并使“替换当前分类汇总”无效确定,五、模拟运算表 单模拟运算表： 单变量模拟运算表的结构特点是，其输入数值被排列在一列中（列引用）或一行中（行引用）。单变量模拟运算表中使用的公式必须引用输入单元格。 1、在一列或一行中，键入要替换工作表上的输入单元格的数值序列。 2、如果输入数值被排成一列，请在第一个数值的上一行且处于数值列右侧的单元格中，键入所需的公式。在同一行中，在第一个公式的右边，分别键入其它公式。 3、如果输入数值被排成一行，请在第一个数值左边一列且处于数值行下方的单元格内，键入所需的公式。在同一列中，在第一个公式的下方，分别键入其它公式。 4、选定包含公式和需要被替换的数值的单元格区域。 5、在“数据”菜单中，单击“模拟运算表”命令。 6、如果模拟运算表是列方向的，请在“输入引用列的单元格”编辑框中，为输入单元格键入引用。 7、如果模拟运算表是行方向的，请在“输入引用行的单元格”编辑框中，为输入单元格键入引用。,双模拟运算表： 双变量模拟运算表中的两组输入数值使用同一个公式。这个公式必须引用两个不同的输入单元格。 在工作表的某个单元格内，输入所需的引用两个输入单元格的公式。 在公式下面同一列中键入一组输入数值，在公式右边同一行中键入第二组输入数值。 选定包含公式以及数值行和列的单元格区域。 在“数据”菜单中，单击“模拟运算表”命令。 在“输入引用行的单元格”编辑框中，输入要由行数值替换的输入单元格的引用。 在“输入引用列的单元格”编辑框中，输入要由列数值替换的输入单元格的引用。 六、单变量求解 工具菜单-单变量求解,第四讲,数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉表的交互式格式表格，它是一种组织数据的软设备。用户可以在透视表中指定想显示的字段和数据项，以确定如何组织数据。,数据透视表、及图表的创,一、透视表的创建 1、单击工作表中的任意单元格 2、单击数据/数据透视表达式 下一步 下一步 3、拖动右边的字段按钮到图中来做成透视表的行列数据 例如把日期作为页字段，产品作为行字段，地区作为列字段，销售额作为数据项 如下图：,最后结果是：,一、修改透视表 1、行列互换 在列字段名单元格A4按下左键拖曳到行字段中即可。（行同上） 2、添加和删除字段 单击工具栏上的“数据透视表”/向导直接将欲添加的字段拖曳到透视表中将欲删 除的字段拖曳出来。 二、刷新透视表（有以上两种方法） 1、执行数据/更新数据 2、单击“数据透视表”工具栏上的“！” 三、对数据透视表排序 1、右单击字段名（如：地区）字段高级选择排序项确定确定 如下图：,四、改变透视表的汇总方式 单击工具栏上的“数据透视表”/字段 (如下图),五、创建计算字段 （1），右单击透视表公式计算字段弹出对话框 （2），在“名称”栏中输入计算字段的名称，在“公式”栏中输入计算字段的公式，如下图：,（3）、单击“添加”确定 最后的结果是：,二、图表的创建： 1、图表是将数据用图形的形式表示出来 使用向导创建图表 将光标定在表格中单击工具栏上的“图表向导”按钮选择图表的类型（如下图）,下一步按向导完成余下的操作 图表类型的更改： 右单击图表图表类型重新选择图表的类型 其它项的更改： 最快的方法是：需改什么就双什么 如改文字则双击文字 使用趋势线 （1）、激活图表执行“图表”菜单中“添加趋势线”选择类型选择数据系列确定,使用误差线： 1、单击图表中要添加误差线的数据系列 如“渔类”执行格式/数据系列选择“误差线Y” 2、选择“正负偏差”在“误差量”栏中选择百分比确定 地图数据将在电脑上演示,第五讲,数据高级分析与决策,一、规划求解 简介：规划求解是数学中的优化问题，它通过改变多个输入单元格求出最优解，同时保证工作表中的其他公式保持在设置的极限之内。 下一实例说明规划求解的应用的操作步骤。 某个厂家，在一段时间内生产两种产品，分别是产品A和产品B。受原材料的限制，产品A的产量不得超过4000，产品B的产量不超过4000；受机器和人员以及时间的限制，两种产量之和不得超过7000。产品A的单件利润为200元，每多生产100件，由于成本的降低，单件利润增加2元。产品B的单件利润为190元，每多生产100件单件利润增加3元。现在进行规划求解，求出产品A和产品B产量的最佳方案，使总利润最大。 （1）、新建一张表，其中B4单元格的